従業員の監視。気づかれずに怠け者を見分ける方法

従業員の監視。気づかれずに怠け者を見分ける方法

多くの経営者は、遅かれ早かれ、会社に従業員監視システムを導入することを決めます。しかし、オフィスに監視システムが設置されているという事実は、対立を避けるために、従業員に隠されてはならない。

ティモシー・メイソン(オフィススタッフ管理専門家

この記事では、従業員監視を整理する方法、労働時間監視のどのシステムがより効果的であるかについて見ています。従業員監視は、すべてを管理下に置きたいと考える管理者に広く利用されています。現代の技術設備は、あらゆる会話の盗聴、構内の監視、あらゆるチャンネルでのネットワークトラフィックのキャプチャを可能にします。

問題はコストの妥当性だけです。従業員監視システムは、そのタスクに適したものでなければなりません。では、最小限の予算で導入するにはどうすればいいのか。従業員監視システムの導入を決定する場合、まず、その存在を従業員に隠さないことが必要です。すべての従業員がそれを知っているようにします。

これは、第一に、この種の監視の法的根拠を提供し、ほとんどの場合、結果を合法的なものにします。(多くの国では、私立探偵でさえもこのようなことはできません。法執行機関だけが秘密裏に監視を行う権利を持っており、そのためには許可が必要です)第二に、この方法によってセキュリティコストを大幅に削減することができます。つまり、ビデオやオーディオの監視装置を設置したことを隠すことは、不要であるだけでなく、逆効果になるということです。

大手銀行や携帯電話会社などのコールセンターに電話をかけると、こんな警告を目にしたことがあるのではないだろうか。"サービスの質を向上させるため、通話を録音させていただく場合があります"。社員は、自分が録音されるのか、されないのか、録音されることがあるのか、全く知りません。しかし、監視される可能性があるということは、そのチャンネルで犯罪的な通信が行われる確率を即座に排除することになるのです。会議室でのビデオやオーディオの監視で得られる同様の状況。監視が継続されていることを警告する看板を掛ける。このような場所で会社のルールに反することが起こらないようにするには、サインだけで十分なこともあるのです。

理論的には、この場合、カメラにかかる費用を節約して、偽物をぶら下げるだけでいいのです。ただし、スーパーマーケットなど公共の場では、安価な模造品がお客さんには効果的です。多少なりとも知識のある人なら、このカメラが本物でないことはすぐにわかるでしょう。レンズがないのだから、レンズがまぶしくないのだ。また、従業員は通常、警備員も含めて互いにコミュニケーションをとっており、監視がないことについては通常、承知している。

監視の必要性を正当化し、書面による承諾を得ること。

従業員監視システムを不信感の表れだと思われるとまずい(たとえそれが事実であっても)。そのため、適切に提示する必要があります。例えば、監視は罰するためではなく、困難な状況下で公正な判断を下すために行われることを説明すればよいでしょう。監視」という言葉にはネガティブなイメージがあるので避け、タイムトラッキングシステムやインシデント防止システムといった言い方をするのがよいでしょう。同様に、電子メールが監視されることを直接伝える必要はない。機密情報漏洩防止のために、管理者は送受信メッセージを監視することができるとスタッフに説明する。しかし、法律上の問題を完全に回避するためには、口頭だけでなく、書面でも監視について警告する必要があります。

同時に、特定の監視システム(例えば、ビデオ監視、インターネットトラフィック監視、電子メール監視)の存在を社内規定に反映させ、その導入の必要性を正当化する必要があります。同時に、オフィスでの通話録音やビデオ監視に関する警告によって、これらの種類の監視がほとんどの場合正当化されるとすれば、電子メールや通信の監視は別であることを考慮する必要があります。

一方では、会社のメールによる通信は、理論的には、プライベートなものであるはずがありません。一方、通信には二人の人間が関わっており、そのうちの一人は、第一に、監視について警告されていないかもしれないし、第二に、あなたの社員ではないかもしれないので、あなたはその人のメールを見る権利がありません。法的には、このような監視は違法となります。また、従業員の個人アカウント(Skype、ICQなど)を経由する通信を確認することも不適切です。したがって、個人情報を扱うチャンネルを減らすことは、時には意味がある。例えば、勤務時間中のSkypeやICQの使用を禁止する。一方、社員が3G回線に接続したタブレット端末を使用する場合、社内ネットワークの外でも通信が可能です。携帯電話の会話も含め、オフィス内のすべての電子機器からのトラフィックを傍受することは理論的には可能だが、実際には非常に高価である。多くの企業にとって、そのようなシステムの導入は現実的ではない(言うまでもなく、違法である)。

そのため、選択的なモニターを実践するのがよいでしょう。すべてを見たり聞いたりすることは不可能である。そのため、通常はいくつかの録音だけを選択する。一般的には、キーワードのあるものである。例えば、「キックバック、偽造、キャッシュ、ハンドオーバー、スティッフアウト、マネー、バックス」などであるが、企業によって警戒すべき言葉は異なる。これは、オフィスの電話の監視や、電子メールの監視、その他あらゆる電子通信システムの制御にも適用される。

ターゲットモニタリングの実施

録画されたビデオやオーディオのデータをすべて見るのは、たとえ選択的であっても非常に時間がかかる。それよりも、疑いのある人、あるいは情報提供者から情報を得た人を対象にした監視の方が、はるかに効果的です。例えば、ある企業で営業部長がこの方法で摘発された。毎日オフィスにいるのに、何をやっているのかわからないようなひどい仕事をしている。

この営業部長は、仕事は忙しいが、自分のためだけに働いていることがわかった。その立場を利用して、数軒の店を開き、会社の商品を大幅な値引きをして、しかも前払いなしで供給していたのである。また、どんな会社にもいわゆる「ブラックホール」と呼ばれる、気づかぬうちに気をつけなければならないことがある。例えば、喫煙室や階段の吹き抜けなど、社員が私語をする場所を管理することです。そんな階段の吹き抜けで、営業部長が購買部の社員に札束を渡しているところがカメラに映っていたことがある。

このため、二人を監視していたのだが、後に二人で副業を組織し、利益を折半していることが判明した。

監視システム導入のリスクを考える

VisConsulting Ltd.CEOのHelen Richards氏。管理職は部下を信頼できないので、従業員の監視に頼ることがよくあります。しかし、過度のスタッフ管理は、時に反動を引き起こします。不法行為を行おうとして、しかし非常にこっそりと、追跡システムで発見できないようにするのです。これが第一のリスクです。第二のリスクは、労働市場がそれほど大きくないため、どの企業でもこの種の監視に関する情報が(ブラックリストを作成したり噂を流したりして)非常に早く広まるという事実に関連するものである。最も興味深い候補者は、通常、そのような企業のオファーを拒否するか、非常に高い給与のためにのみそのポジションを受け入れる。

その結果、離職率が上がり、仕事の質にも影響する可能性があります。ですから、私はこのような社員監視には反対です。監視を必要としないためには、上司と部下が信頼関係を築き、お互いを尊重し合うことが必要です。そのためには、まず、ある種の個性と、会社の価値観に合ったモチベーションを持った社員を選ぶこと。そして、幹部は社員と頻繁にコミュニケーションを取り、チームの雰囲気を把握し、仕事上の問題を解決する手助けをしなければなりません。そうして初めて、社員は隠れて何かをする必要がなくなるのです。

適切なモニタリングツールの選択

監視ツールの選択は、主に監視したい対象によって異なります。例えば、販売員、倉庫員、ウェイターなどを監視するのであれば、ビデオ監視システムの導入が最も適切な選択肢でしょう。しかし、事務職の管理には、ビデオ監視は有効ではありません。それなら、コンピュータのプログラムを使って、従業員のコンピュータの使用状況を収集したり、電話の会話を録音したりする方が効率的だ。では、どのような方法があるのか、詳しく見ていきましょう。CCTVまず、店舗にビデオ監視装置を適切に設置するためには、どれだけのカメラが必要かを理解する必要がある。

一般的に、カメラは盗難の多い商品の近くや、レジの近くに設置されます。次に、カメラの種類を決める必要があります。色付きの方が情報量が多いので、色付きの方が良いでしょう。商品通路には、ドームカメラが最適でしょう。小型ですっきりした外観と、小さなレンズが特徴です。このカメラには、固定レンズカメラ(視野角90~100°)とバリフォーカルカメラの2種類があります。通路には、数台の固定式カメラが設置されることが多い。しかし、倉庫にはバリフォーカルカメラがより適しています。レジの上には、紙幣やレジのディスプレイを見ることができる、鮮明な固定角度と高い解像度を持つカメラを設置するのがよいでしょう。電話の会話の監視

固定電話の会話を録音する機器は、複数の電話回線をカバーできるものから、固定電話1台ずつに対応するものまで、選択肢が非常に広い。商業部門では、携帯電話も監視している場合があります。これは主に、営業部長や販売員など、遠隔地や出張先で働く従業員に適用されます。この場合、従業員に無料の携帯電話接続を提供するのが適切でしょう。このようにすれば、企業はロイヤリティの向上とモニタリングの提供という一石二鳥を得ることができる。インターネット活動の監視。リアルタイムで実施することができる。いわゆるモニタリング・エージェントは、従業員のモニターに今現在表示されているものだけでなく、どのサイトを訪れたか、どのプログラムを使ったか、どの情報を外部ドライブにダウンロードしたか、さらにはオンラインでの通信を読んだり保存したりすることも可能です。このようなプログラムは複数のコンピュータにインストールされ、取得した情報はすべてサーバーに保存されます。

非稼働エリアの管理。ここでは原則として、喫煙室やキッチンなどを対象としています。このような場所では、カメラを設置するのは必ずしも好都合ではありません。隠しマイクやミニテープレコーダーを設置する方が安上がりでしょう。後者は特別な工事を必要とせず、スイッチを入れて隠れるだけで十分です。情報提供者を使ったデータ収集情報提供者から入ってくる情報の8割は、純粋なゴシップであることを率直に書いておくが、それでも、すべてはチェックされるべきものである。内部告発者は通常、ボランティアとリクルートの2種類に分けられる。前者は、ただ単にそのためだけに保安庁に情報を伝えているのかもしれない。

だから、彼らの有効性は非常に低い。採用された情報提供者は、はるかに有用です。通常、彼らは、セキュリティサービスによって、刑事事件に十分な量の商品の窃盗などの違法行為をしているところを捕らえられた従業員である。この従業員と話をすると、セキュリティ・サービスは2つの選択肢を提示することができる。すべての損失を弁済して犯罪調査を受けるか、単にお金を返すだけでなく、...」。2番目の選択肢を可能にするために、セキュリティサービス担当者は、今後の協力のための条件を説明する必要があります。

従業員の目の前にカメラを設置する

PVTechnologies Inc.の共同設立者であるブライアン・ライリー氏は、次のように述べています。多くのお客様から、オフィスに隠し撮りした監視カメラを設置したいという要望があります。例えば、天井にカメラを取り付ける、家電製品や警報装置に隠すなどです。しかし、従業員の監視を隠蔽することは現実的ではありません。それよりも、透明性のある監視を確立する方がはるかに効果的です。ここで一例をご紹介しましょう。

食品スーパーにビデオ監視装置を設置し、盗難防止とシステム的な不備を解消したいとのご要望をいただきました。お客様のご要望により、設置は日中、従業員の目の前で行われました。設置場所は、路上に2台(店舗の入り口を撮影)、入り口に1台(入退室を記録)、各レジ付近に1台(レジと両替を管理)、レジエリアとそこに近づくお客様を撮影するカメラ2台、商品通路を撮影するカメラ4台、倉庫に2台でした。

また、遠隔で録画を確認したいというお客様の要望も取り入れました(このような対象には、通常8~16台のカメラが設置されます)。このような慎重かつ思慮深いカメラの配置が功を奏し、店内の盗難や赤字は1週間で解消されました。店員は身バレを恐れて不正なことはできない。