Monitorizarea angajaților: Cum să identificați Slackers fără a fi observați

Mulți directori decid mai devreme sau mai târziu să introducă în compania lor un sistem de monitorizare a angajaților. Cu toate acestea, faptul că există un sistem de urmărire instalat în birou nu trebuie ascuns angajaților, pentru a evita conflictele.

În acest articol analizăm: cum se organizează monitorizarea angajaților, ce sistem de monitorizare a timpului de lucru este mai eficient. Monitorizarea angajaților este utilizată pe scară largă de către managerii care doresc să țină totul sub control. Echipamentele tehnice moderne permit ascultarea oricărei conversații, vizualizarea spațiilor și captarea traficului de rețea pe orice canal.

Singura întrebare este adecvarea costurilor - sistemul de monitorizare a angajaților trebuie să fie adecvat sarcinii. Deci, cum să îl implementați cu un buget minim? Atunci când decideți să utilizați sistemul de monitorizare a angajaților, în primul rând, este necesar să nu ascundeți existența sa de personal. Faceți în așa fel încât fiecare angajat să știe despre el.

Acest lucru vă va oferi, în primul rând, temeiul juridic pentru acest tip de monitorizare, în majoritatea cazurilor, ceea ce face ca rezultatele să fie legitime. (În multe țări, nici măcar detectivii particulari nu pot face acest lucru. Doar agențiile de aplicare a legii au dreptul de a efectua supraveghere sub acoperire, și chiar și acestea au nevoie de un permis pentru asta) În al doilea rând, în acest fel puteți reduce semnificativ costurile de securitate. Să ne reamintim: scopul oricărei securități este prevenirea infracțiunilor și crearea de dificultăți pentru a comite vreodată una, ceea ce înseamnă că ascunderea faptului că instalarea supravegherii video și audio este nu numai inutilă, ci și contraproductivă.

Surely when dialing call centers of large banks, mobile operators, and so on, you have noticed warnings similar to this one: "Your call might be recorded in order to improve the quality of service." Employees do not know whether they will or will not be recorded or whether they are ever recorded at all. But the possibility of surveillance instantly eliminates the probability of criminal communications on that channel. Similar situation we get with video and audio surveillance in meeting rooms. Hang a sign with a warning of the ongoing monitoring. Sometimes the sign itself is enough for preventing anything contradicting corporate rules from occurring in these areas.

Teoretic, în acest caz, puteți economisi costul camerelor de luat vederi și puteți agăța doar unele false. Deși există o capcană - imitațiile ieftine funcționează bine pentru clienții din zonele publice, cum ar fi supermarketurile. Cei, care sunt mai mult sau mai puțin versați în acest domeniu, își vor da seama cu ușurință că camerele nu sunt reale. Nu există lentile în ele, iar acest lucru se vede - obiectivul nu strălucește. În plus, angajații comunică de obicei între ei, inclusiv cu paznicii, care sunt de obicei conștienți de lipsa de supraveghere.

It is bad if the staff considers employee monitoring system as an expression of distrust (even if this is true). Therefore, you need to properly present it. For example, you can explain that the monitoring will be carried out not to punish, but to make fair decisions in difficult situations. Avoid the word "surveillance", it has a negative connotation, it is better to talk about time tracking system or incidents prevention system. Similarly, it is not necessary to tell directly that e-mail will be monitored – explain to the staff, that for the purposes of confidential information leakage prevention, management can monitor incoming and outgoing messages. But to completely avoid the problems with the law you should warn employees about monitoring not only verbally but in writing too – get the personal signature of each employee's on a consent form.

În același timp, în regulamentul intern ar trebui să reflectați prezența unui sistem de monitorizare specific (de exemplu, supraveghere video, monitorizare a traficului pe internet, monitorizare a e-mailurilor) pentru a justifica necesitatea implementării acestuia. În același timp, trebuie să aveți în vedere că, dacă un avertisment privind înregistrările convorbirilor de la birou sau supravegherea video face ca aceste tipuri de monitorizare să fie legitime în majoritatea cazurilor, atunci monitorizarea e-mailului și a corespondenței este diferită.

Pe de o parte, comunicarea prin intermediul corespondenței corporative, în teorie, nu poate fi privată. Pe de altă parte, corespondența implică două persoane, iar una dintre ele, în primul rând, s-ar putea să nu fie avertizată cu privire la monitorizare și, în al doilea rând, s-ar putea să nu fie angajatul dumneavoastră, astfel încât nu aveți dreptul să vedeți e-mailul său. Din punct de vedere juridic, acest tip de monitorizare este ilegal. De asemenea, este inadecvat să verificați corespondența care trece prin contul personal al oricărui angajat (Skype, ICQ etc.). Prin urmare, uneori este logic să se reducă numărul de canale cu informații personale: de exemplu, interzicerea utilizării Skype, ICQ în timpul programului de lucru. În timp ce, pe de altă parte, dacă un angajat folosește, de exemplu, o tabletă de calculator personal cu conexiune 3G, el sau ea poate comunica în afara rețelei corporative. Interceptarea traficului de la toate dispozitivele electronice din birou, inclusiv a conversațiilor de pe telefoanele mobile, este teoretic posibilă, dar, în practică, este foarte costisitoare. Pentru majoritatea companiilor, instalarea unor astfel de sisteme nu este practică (ca să nu mai vorbim că este ilegală).

Therefore it is better to practice selective monitoring. Viewing and listening to everything is impossible. Therefore, only several recordings are usually selected. Generally, they are the ones with keywords. For example, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", but each company has its own set of alert words. This applies to office phones surveillance, and e-mail monitoring, and controlling any other electronic communication system.

Vizualizarea tuturor datelor video și audio înregistrate, chiar și în mod selectiv, este foarte consumatoare de timp. O modalitate mult mai eficientă este abordarea țintită a datelor, adică monitorizarea persoanelor, despre care există suspiciuni sau despre care s-au primit informații de la informatori. De exemplu, în acest fel, într-o companie, șeful departamentului de vânzări a fost demascat. Directorul comercial al acestei organizații a apelat la Serviciul de Securitate cu solicitarea de a-l verifica pe acest angajat: în fiecare zi era prezent la birou, dar lucra prost făcând cine știe ce.

It turned out that this sales manager was very busy with work, but only working for himself. By using his position, he opened a few shops and supplied them with company’s goods with large discounts and without prepayment. In addition, every company has so called "black holes", which should be paid attention to without reminding. For example, controlling the smoking room, stairs cubbyholes or other places where employees go to have private conversations. In one instance, which was caught on a camera in such a stairwell, a sales manager gave a bundle of money to an employee of purchasing department.

Acesta a fost motivul pentru care au fost monitorizați amândoi, ceea ce a arătat ulterior că împreună au organizat o afacere în paralel, împărțind profiturile în proporție de 50/50.

Helen Richards, CEO, VisConsulting Ltd. Adesea, managerii nu au încredere în subordonații lor, așa că recurg la monitorizarea angajaților. Dar controlul excesiv al personalului poate provoca uneori o reacție de respingere - dorința de a comite acte ilegale, dar foarte pe furiș, astfel încât sistemul de urmărire să nu poată fi detectat. Acesta este primul risc. Al doilea risc este legat de faptul că piața muncii nu este atât de mare până la urmă, iar informațiile despre acest tip de monitorizare în orice companie se răspândesc foarte repede (prin crearea de liste negre și răspândirea de zvonuri). Cei mai interesanți candidați refuză, de obicei, ofertele unor astfel de companii sau acceptă posturi acolo doar pentru un salariu foarte mare.

Acest lucru ar putea duce la o creștere a fluctuației de personal, ceea ce afectează cu siguranță calitatea muncii. Prin urmare, mă opun unei astfel de monitorizări a angajaților. Pentru a nu fi nevoiți să se angajeze în supravegherea personalului, managerii și subordonații trebuie să construiască relații bazate pe încredere și respect reciproc. Acest lucru poate fi realizat prin selectarea inițială a angajaților cu anumite caracteristici personale și cu o motivație care coincide cu valorile companiei. Iar executivul, la rândul său, trebuie să comunice mai des cu angajații, să surprindă starea de spirit din echipă și să ajute la rezolvarea oricăror probleme legate de muncă. Doar atunci angajații nu vor mai fi nevoiți să facă nimic în secret.

Alegerea instrumentului de monitorizare depinde în principal de persoana pe care doriți să o monitorizați. Pentru a urmări, de exemplu, personalul de vânzări, personalul din depozit și chelnerii, cea mai potrivită opțiune ar fi instalarea supravegherii video. Dar este puțin probabil ca aceasta să fie eficientă pentru controlul personalului de birou. Pentru aceștia este mai eficientă instalarea unui program special de calculator care va colecta informații despre activitatea pe calculator a angajaților și va înregistra conversațiile telefonice. Să examinăm în detaliu toate metodele. CCTV. În primul rând, pentru a configura în mod corespunzător supravegherea video într-un magazin, este necesar să înțelegeți de câte camere veți avea nevoie.

De obicei, camerele sunt montate în apropierea produselor care sunt furate cel mai frecvent și în apropierea culoarelor de la casele de marcat. În al doilea rând, trebuie să stabiliți tipul de camere. Este mai bine să le folosiți pe cele colorate, deoarece sunt mai informative. Pentru culoarele de marfă, camerele dome vor fi optime. Aceasta are aspect estetic: mică și îngrijită, cu o lentilă mică. Aceste camere pot fi de două tipuri: camere cu obiectiv fix (unghi de vizualizare 90-100°) și camere varifocale. Pe culoarele de trecere se instalează adesea seturi de mai multe camere fixe. Dar pentru magazie sunt mai potrivite camerele varifocale. Deasupra caselor de marcat este mai bine să se instaleze camere cu un unghi fix clar și o rezoluție mai mare, care va permite să se vadă bancnotele și afișajul casierului. Monitorizarea conversațiilor telefonice.

Alegerea echipamentelor pentru înregistrarea convorbirilor de pe telefonul fix este destul de largă: de la dispozitive care pot acoperi mai multe linii telefonice până la dispozitive individuale pentru fiecare telefon fix. În unele departamente comerciale sunt monitorizate și telefoanele mobile. Acest lucru se aplică în principal angajaților care lucrează la distanță sau în călătorii de afaceri: directori de vânzări, reprezentanți de vânzări. În acest caz, ar fi indicat să se ofere angajaților o conexiune mobilă gratuită. În acest fel, o companie va lua doi iepuri dintr-o lovitură - va crește loialitatea și va oferi monitorizare. Monitorizarea activității pe internet. Se poate efectua în timp real. Așa numiții agenți de monitorizare vă permit să știți nu numai ce afișează în acest moment monitoarele angajaților, ci și ce site-uri au fost vizitate, ce programe au fost folosite, ce informații au fost descărcate pe unități externe și, de asemenea, vă permit să citiți și să salvați corespondența online. Astfel de programe sunt instalate pe mai multe calculatoare, iar toate informațiile obținute sunt stocate pe un server.

Controlul zonelor nefuncționale. De regulă, aici este vorba despre camere de fumat, bucătării și așa mai departe. În aceste locuri nu este întotdeauna oportună instalarea de camere. Ar fi mai ieftin să se instaleze microfoane ascunse sau minicasetofoane. Acestea din urmă nu necesită o instalare specială, este suficient să le porniți și să vă ascundeți. Colectarea datelor cu ajutorul informatorilor. Vom observa imediat că 80% din informațiile primite de la aceștia sunt pure bârfe, dar, cu toate acestea, totul trebuie verificat. Informatorii sunt de obicei împărțiți în două categorii: voluntari și recruți. Cei dintâi pot spune pur și simplu informații Serviciului de Securitate doar de dragul de a o face.

So their effectiveness is very low. Recruited informants are much more useful. Usually they are the employees, which were caught by security service doing something illegal, such as thieving of goods in the amount sufficient for a criminal case. After a conversation with this employee Security Service can offer him or her two options: reimburse all losses and undergo a criminal investigation or simply return the money, but also...". For the second option to be possible, security service agent has to explain the conditions for future cooperation.

Brian Riley, co-fondator al PVTechnologies Inc. Mulți dintre clienții noștri ne cer să instalăm sisteme de supraveghere ascunse în birourile lor. De exemplu, să monteze camera pe tavan, să le ascundă în aparatele de uz casnic sau în sistemele de alarmă. Cu toate acestea, o monitorizare ascunsă a angajaților este impracticabilă. Este mult mai eficient să se stabilească o monitorizare transparentă. Iată un exemplu.

Clientul ne-a cerut să instalăm supraveghere video la un magazin alimentar, pentru a preveni furturile și a elimina deficiențele sistematice. La cererea clientului, instalarea a avut loc în timpul zilei, în fața angajaților. Au fost instalate două camere pe stradă (pentru a vedea intrările în magazin), una - la intrarea propriu-zisă (pentru a înregistra toți vizitatorii care intră și ies), o cameră plasată lângă fiecare culoar de casă (pentru a controla casa de marcat și schimbul de bani), două camere pentru a vedea zona generală de casă și clienții care se apropie de ea, patru camere pentru înregistrarea culoarelor de marfă și alte două în depozit.

De asemenea, a fost luată în considerare cererea clientului de a examina înregistrările de la distanță (în cazul unor obiecte, cum ar fi acesta, se instalează de obicei un sistem de 8-16 camere). O astfel de amplasare atentă și chibzuită a camerelor și-a dat rezultatele - furtul și deficitul din magazin au fost eliminate într-o săptămână. Personalul nu a putut face nimic lipsit de scrupule, din cauza fricii de a fi expus.