Surveillance des employés : Comment identifier les paresseux sans se faire remarquer

De nombreux dirigeants décident tôt ou tard d'introduire un système de suivi des employés dans leur entreprise. Cependant, le fait qu'un système de suivi soit installé au bureau ne doit pas être caché aux employés, afin d'éviter les conflits.

Dans cet article, nous examinons : comment organiser le contrôle des employés, quel système de contrôle du temps de travail est le plus efficace. La surveillance des employés est largement utilisée par les managers qui souhaitent garder tout sous contrôle. Les équipements techniques modernes permettent d'écouter n'importe quelle conversation, de visualiser les locaux et de capturer le trafic réseau sur n'importe quel canal.

La seule question qui se pose est celle de l'adéquation des coûts - le système de suivi des employés doit être adapté à la tâche. Alors comment le mettre en place avec un budget minimum ? Lorsque vous décidez d'utiliser un système de contrôle des employés, il est tout d'abord nécessaire de ne pas cacher son existence au personnel. Faites en sorte que chaque employé en ait connaissance.

Tout d'abord, cela vous fournira la base juridique de ce type de surveillance et, dans la plupart des cas, cela rend les résultats légitimes. (Dans de nombreux pays, même les détectives privés ne peuvent pas faire cela. Seules les forces de l'ordre ont le droit de mener une surveillance secrète, et même elles ont besoin d'un permis pour cela) Deuxièmement, de cette façon, vous pouvez réduire considérablement les coûts de sécurité. Rappelons-le : l'objectif de toute sécurité est de prévenir le crime et de créer des difficultés pour qu'il soit jamais commis, ce qui signifie que cacher l'installation d'une surveillance vidéo et audio est non seulement inutile, mais aussi contre-productif.

En composant le numéro des centres d'appels des grandes banques, des opérateurs de téléphonie mobile, etc., vous avez certainement remarqué des avertissements semblables à celui-ci : "Votre appel pourrait être enregistré afin d'améliorer la qualité du service". Les employés ne savent pas s'ils seront ou non enregistrés, ni même s'ils le sont un jour. Mais la possibilité de surveillance élimine instantanément la probabilité de communications criminelles sur ce canal. La situation est similaire avec la surveillance vidéo et audio dans les salles de réunion. Accrochez un panneau avertissant de la surveillance en cours. Parfois, le panneau lui-même suffit à empêcher tout ce qui est contraire aux règles de l'entreprise de se produire dans ces zones.

En théorie, vous pouvez économiser sur le coût des caméras dans ce cas et vous contenter d'accrocher de fausses caméras. Mais il y a un hic : les imitations bon marché fonctionnent bien pour les clients dans les lieux publics comme les supermarchés. Ceux qui sont plus ou moins versés dans ce domaine se rendront facilement compte que ces appareils ne sont pas réels. Elles ne comportent pas d'objectif et cela se voit : l'objectif ne brille pas. En outre, les employés communiquent généralement entre eux, y compris les gardiens, qui sont généralement conscients de l'absence de surveillance.

Il n'est pas bon que le personnel considère le système de contrôle des employés comme une expression de méfiance (même si c'est vrai). Par conséquent, vous devez le présenter correctement. Par exemple, vous pouvez expliquer que le contrôle sera effectué non pas pour punir, mais pour prendre des décisions justes dans des situations difficiles. Évitez le mot "surveillance", il a une connotation négative, il est préférable de parler de système de suivi du temps ou de système de prévention des incidents. De même, il n'est pas nécessaire de dire directement que les e-mails seront surveillés - expliquez au personnel qu'à des fins de prévention des fuites d'informations confidentielles, la direction peut surveiller les messages entrants et sortants. Mais pour éviter tout problème avec la loi, vous devez avertir les employés de la surveillance non seulement verbalement mais aussi par écrit - obtenez la signature personnelle de chaque employé sur un formulaire de consentement.

En même temps, dans le règlement intérieur, vous devez refléter la présence d'un système de surveillance spécifique (par exemple, la vidéosurveillance, la surveillance du trafic Internet, la surveillance du courrier électronique) pour justifier la nécessité de sa mise en œuvre. En même temps, vous devez considérer que si un avertissement concernant l'enregistrement des appels au bureau ou la surveillance vidéo rend ces types de surveillance légitimes dans la plupart des cas, il en va différemment pour la surveillance du courrier électronique et de la correspondance.

D'une part, la communication via la messagerie d'entreprise ne peut, en théorie, être privée. D'autre part, la correspondance implique deux personnes et l'une d'entre elles, d'une part, peut ne pas être avertie de la surveillance et, d'autre part, peut ne pas être votre employé, vous n'avez donc aucun droit de voir son courrier électronique. D'un point de vue juridique, ce type de surveillance est illégal. Il est également inapproprié de vérifier la correspondance passant par le compte personnel d'un employé (Skype, ICQ, etc.). Par conséquent, il est parfois judicieux de réduire le nombre de canaux contenant des informations personnelles : par exemple, en interdisant l'utilisation de Skype, ICQ pendant le temps de travail. En revanche, si un employé utilise, par exemple, une tablette informatique personnelle avec une connexion 3G, il peut communiquer en dehors du réseau de l'entreprise. Intercepter le trafic de tous les appareils électroniques du bureau, y compris les conversations sur les téléphones portables, est théoriquement possible, mais en pratique, c'est très coûteux. Pour la plupart des entreprises, l'installation de tels systèmes n'est pas pratique (sans compter qu'elle est illégale).

Il est donc préférable de pratiquer une écoute sélective. Il est impossible de tout voir et de tout écouter. Par conséquent, seuls quelques enregistrements sont généralement sélectionnés. En général, ce sont ceux qui contiennent des mots-clés. Par exemple, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", mais chaque entreprise a son propre ensemble de mots d'alerte. Cela s'applique à la surveillance des téléphones de bureau, à la surveillance des e-mails et au contrôle de tout autre système de communication électronique.

Le visionnement de toutes les données vidéo et audio enregistrées, même de manière sélective, prend beaucoup de temps. Une méthode beaucoup plus efficace est l'approche ciblée des données, c'est-à-dire la surveillance des personnes sur lesquelles il existe des soupçons ou qui ont reçu des informations d'informateurs. Par exemple, dans une entreprise, le chef du département des ventes a été démasqué de cette manière. Le directeur commercial de cette organisation a fait appel au service de sécurité en lui demandant de contrôler cet employé : tous les jours, il était présent au bureau, mais travaillait mal en faisant on ne sait quoi.

Il s'est avéré que ce directeur commercial était très occupé par son travail, mais qu'il ne travaillait que pour lui-même. En profitant de sa position, il a ouvert quelques magasins et leur a fourni des produits de l'entreprise avec des remises importantes et sans paiement préalable. En outre, chaque entreprise a ce que l'on appelle des "trous noirs", auxquels il faut prêter attention sans les rappeler. Il s'agit par exemple de contrôler le fumoir, les cagibis des escaliers ou d'autres endroits où les employés se rendent pour avoir des conversations privées. Dans un cas, qui a été filmé par une caméra dans une telle cage d'escalier, un directeur commercial a donné un paquet d'argent à un employé du service des achats.

C'est pour cette raison qu'ils ont été contrôlés tous les deux, ce qui a montré par la suite qu'ils avaient organisé ensemble un commerce à côté, en partageant les bénéfices à 50/50.

Helen Richards, PDG, VisConsulting Ltd. Souvent, les managers ne font pas confiance à leurs subordonnés, ils ont donc recours au contrôle des employés. Mais un contrôle excessif du personnel peut parfois provoquer un retour de bâton : l'envie de commettre des actes illégaux, mais de manière très furtive, afin que le système de suivi ne puisse pas le détecter. C'est le premier risque. Le second risque est lié au fait que le marché du travail n'est finalement pas si vaste, et que l'information sur ce type de contrôle dans une entreprise se propage très rapidement (via la création de listes noires et la diffusion de rumeurs). Les candidats les plus intéressants refusent généralement les offres de ces entreprises, ou n'acceptent un poste que contre un salaire très élevé.

Cela pourrait ensuite augmenter la rotation du personnel, ce qui affecte définitivement la qualité du travail. Par conséquent, je suis opposé à une telle surveillance des employés. Pour ne pas avoir à recourir à la surveillance du personnel, les managers et les subordonnés doivent établir des relations fondées sur la confiance et le respect mutuel. Cela peut se faire en sélectionnant au départ des employés ayant certaines caractéristiques personnelles, et une motivation qui coïncide avec les valeurs de l'entreprise. Et le cadre, à son tour, doit communiquer plus souvent avec les employés, capter l'humeur de l'équipe et aider à résoudre tout problème lié au travail. Ce n'est qu'alors que les employés n'auront plus besoin de faire quoi que ce soit en secret.

Le choix de l'outil de surveillance dépend principalement des personnes que vous souhaitez surveiller. Pour suivre, par exemple, le personnel de vente, le personnel d'entrepôt et les serveurs, l'option la plus appropriée serait l'installation de la vidéosurveillance. Mais il est peu probable qu'elle soit efficace pour le contrôle du personnel de bureau. Pour eux, il est plus efficace d'installer un programme informatique spécial qui recueillera des informations sur l'activité informatique des employés et enregistrera les conversations téléphoniques. Examinons toutes les méthodes en détail. CCTV. Tout d'abord, pour mettre en place correctement la vidéosurveillance dans un magasin, il est nécessaire de comprendre de combien de caméras vous aurez besoin.

En général, les caméras sont installées près des produits qui sont le plus souvent volés, et près des allées de caisses. Deuxièmement, vous devez déterminer le type de caméras. Il est préférable d'utiliser des caméras de couleur, car elles sont plus informatives. Pour les allées de marchandises, les caméras dômes seront optimales. Elles ont un aspect esthétique : petites et soignées, avec un petit objectif. Ces caméras peuvent être de deux types : les caméras à objectif fixe (angle de vue de 90-100°) et les caméras à objectif variable. Dans les allées, on installe souvent des ensembles de plusieurs caméras fixes. Mais pour les magasins, les caméras à foyer progressif sont plus adaptées. Au-dessus des caisses enregistreuses, il est préférable d'installer des caméras avec un angle fixe clair et une résolution plus élevée, ce qui permettra de voir les billets de banque et l'écran de la caissière. Surveillance des conversations téléphoniques.

Le choix d'équipements pour l'enregistrement des conversations téléphoniques fixes est assez large : des appareils pouvant couvrir plusieurs lignes téléphoniques aux appareils individuels pour chaque téléphone fixe. Dans certains services commerciaux, les téléphones portables sont également surveillés. Cela concerne principalement les employés travaillant à distance ou en déplacement professionnel : directeurs commerciaux, représentants des ventes. Dans ce cas, il serait opportun de fournir aux employés une connexion mobile gratuite. De cette façon, l'entreprise fera d'une pierre deux coups : fidéliser les employés et assurer une surveillance. Surveillance de l'activité Internet. Elle peut être effectuée en temps réel. Les agents de surveillance vous permettent de savoir non seulement ce que les écrans des employés affichent en ce moment, mais aussi quels sites ont été visités, quels programmes ont été utilisés, quelles informations ont été téléchargées sur des disques externes, et ils vous permettent également de lire et d'enregistrer la correspondance en ligne. Ces programmes sont installés sur plusieurs ordinateurs, et toutes les informations obtenues sont stockées sur un serveur.

Contrôle des zones non travaillées. En règle générale, il s'agit ici des fumoirs, des cuisines, etc. Dans ces endroits, il n'est pas toujours opportun d'installer des caméras. Il est plus économique d'installer des microphones cachés ou des enregistreurs à mini-cassettes. Ces derniers ne nécessitent pas d'installation particulière, il suffit de les allumer et de se cacher. La collecte de données à l'aide d'informateurs. Nous noterons d'emblée que 80 % des informations reçues de leur part sont de purs ragots, mais, néanmoins, tout doit être vérifié. Les dénonciateurs sont généralement divisés en deux catégories : les volontaires et les recrues. Les premiers peuvent se contenter de communiquer des informations au service de sécurité pour le plaisir.

Leur efficacité est donc très faible. Les informateurs recrutés sont beaucoup plus utiles. Il s'agit généralement d'employés qui ont été surpris par le service de sécurité en train de faire quelque chose d'illégal, comme le vol de marchandises pour un montant suffisant pour une affaire criminelle. Après une conversation avec cet employé, le service de sécurité peut lui proposer deux options : rembourser toutes les pertes et subir une enquête criminelle ou simplement rendre l'argent, mais aussi...". Pour que la deuxième option soit possible, l'agent du service de sécurité doit expliquer les conditions d'une future coopération.

Brian Riley, cofondateur de PVTechnologies Inc. Beaucoup de nos clients nous demandent d'installer une surveillance cachée dans leurs bureaux. Par exemple, monter la caméra au plafond, la cacher dans les appareils ménagers ou les systèmes d'alarme. Cependant, une surveillance cachée des employés n'est pas pratique. Il est beaucoup plus efficace d'établir une surveillance transparente. Voici un exemple.

Le client nous a demandé d'installer une vidéosurveillance dans une épicerie, afin de prévenir les vols et de remédier aux lacunes systématiques. À la demande du client, l'installation a eu lieu de jour, devant les employés. Deux caméras ont été installées dans la rue (pour voir les entrées du magasin), une - à l'entrée même (enregistrant tous les visiteurs entrants et sortants), une caméra placée près de chaque allée de caisse (contrôlant la caisse enregistreuse et l'échange d'argent), deux caméras pour voir la zone générale des caisses et les clients qui s'en approchent, quatre caméras pour enregistrer les allées de marchandises, et deux autres dans l'entrepôt.

La demande du client de pouvoir visionner les enregistrements à distance a également été prise en compte (dans des objets tels que celui-ci, un système de 8 à 16 caméras est généralement installé). Un emplacement aussi minutieux et réfléchi des caméras a donné ses résultats - le vol et le déficit dans le magasin ont été éliminés en une semaine. Le personnel ne pouvait rien faire de peu scrupuleux, par peur d'être exposé.