Παρακολούθηση εργαζομένων: Πώς να εντοπίσετε τους τεμπέληδες χωρίς να γίνουν αντιληπτοί

Πολλά στελέχη αργά ή γρήγορα αποφασίζουν να εισαγάγουν ένα σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων στην εταιρεία τους. Ωστόσο, το γεγονός, ότι υπάρχει εγκατεστημένο στο γραφείο ένα σύστημα παρακολούθησης, δεν πρέπει να αποκρύπτεται από τους εργαζόμενους, προκειμένου να αποφευχθούν συγκρούσεις.

Σε αυτό το άρθρο εξετάζουμε: πώς να οργανώσετε την παρακολούθηση των εργαζομένων, ποιο σύστημα παρακολούθησης του χρόνου εργασίας είναι πιο αποτελεσματικό. Η παρακολούθηση των εργαζομένων χρησιμοποιείται ευρέως από τους διευθυντές που επιθυμούν να έχουν τα πάντα υπό έλεγχο. Ο σύγχρονος τεχνικός εξοπλισμός επιτρέπει την ακρόαση οποιασδήποτε συνομιλίας, την προβολή των χώρων και την καταγραφή της κίνησης δικτύου σε οποιοδήποτε κανάλι.

Το μόνο ερώτημα είναι η καταλληλότητα του κόστους - το σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων πρέπει να είναι επαρκές για το έργο. Πώς λοιπόν να το υλοποιήσετε με ελάχιστο προϋπολογισμό; Όταν αποφασίζετε να χρησιμοποιήσετε σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων, πρώτα απ' όλα, είναι απαραίτητο να μην κρύψετε την ύπαρξή του από το προσωπικό. Φροντίστε ώστε κάθε εργαζόμενος να γνωρίζει γι' αυτό.

Αυτό, πρώτον, θα σας παράσχει τη νομική βάση για αυτό το είδος παρακολούθησης, στις περισσότερες περιπτώσεις, καθιστά τα αποτελέσματα νόμιμα. (Σε πολλές χώρες ούτε οι ιδιωτικοί ντετέκτιβ δεν μπορούν να το κάνουν αυτό. Μόνο οι υπηρεσίες επιβολής του νόμου έχουν το δικαίωμα να διεξάγουν μυστική παρακολούθηση, και ακόμη και αυτές χρειάζονται άδεια γι' αυτό) Δεύτερον, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το κόστος ασφαλείας. Ας θυμηθούμε: ο στόχος κάθε ασφάλειας είναι η πρόληψη του εγκλήματος και η δημιουργία δυσκολιών για να διαπράξει ποτέ κάποιος ένα τέτοιο έγκλημα, πράγμα που σημαίνει ότι η απόκρυψη του γεγονότος της εγκατάστασης της βιντεοεπιτήρησης και της ηχητικής επιτήρησης δεν είναι μόνο περιττή, αλλά και αντιπαραγωγική.

Surely when dialing call centers of large banks, mobile operators, and so on, you have noticed warnings similar to this one: "Your call might be recorded in order to improve the quality of service." Employees do not know whether they will or will not be recorded or whether they are ever recorded at all. But the possibility of surveillance instantly eliminates the probability of criminal communications on that channel. Similar situation we get with video and audio surveillance in meeting rooms. Hang a sign with a warning of the ongoing monitoring. Sometimes the sign itself is enough for preventing anything contradicting corporate rules from occurring in these areas.

Θεωρητικά, μπορείτε να γλιτώσετε το κόστος των καμερών σε αυτή την περίπτωση και να κρεμάσετε απλώς ψεύτικες κάμερες. Αν και υπάρχει μια παγίδα - οι φτηνές απομιμήσεις λειτουργούν καλά για τους πελάτες σε δημόσιους χώρους όπως τα σούπερ μάρκετ. Εκείνοι, οι οποίοι είναι λίγο ή πολύ εξοικειωμένοι με αυτό, θα καταλάβουν εύκολα ότι οι κάμερες δεν είναι πραγματικές. Δεν υπάρχουν φακοί σε αυτές, και αυτό φαίνεται - ο φακός δεν αντανακλά. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι συνήθως επικοινωνούν μεταξύ τους, συμπεριλαμβανομένων των φρουρών, οι οποίοι συνήθως γνωρίζουν για την έλλειψη παρακολούθησης.

It is bad if the staff considers employee monitoring system as an expression of distrust (even if this is true). Therefore, you need to properly present it. For example, you can explain that the monitoring will be carried out not to punish, but to make fair decisions in difficult situations. Avoid the word "surveillance", it has a negative connotation, it is better to talk about time tracking system or incidents prevention system. Similarly, it is not necessary to tell directly that e-mail will be monitored – explain to the staff, that for the purposes of confidential information leakage prevention, management can monitor incoming and outgoing messages. But to completely avoid the problems with the law you should warn employees about monitoring not only verbally but in writing too – get the personal signature of each employee's on a consent form.

Ταυτόχρονα, στους εσωτερικούς κανονισμούς θα πρέπει να αποτυπώνεται η παρουσία ενός ειδικού συστήματος παρακολούθησης (για παράδειγμα, βιντεοεπιτήρηση, παρακολούθηση της κυκλοφορίας στο Διαδίκτυο, παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), ώστε να αιτιολογείται η ανάγκη εφαρμογής του. Ταυτόχρονα, πρέπει να λάβετε υπόψη σας ότι αν μια προειδοποίηση σχετικά με την καταγραφή των τηλεφωνικών κλήσεων στο γραφείο ή την παρακολούθηση μέσω βίντεο καθιστά αυτά τα είδη παρακολούθησης νόμιμα στις περισσότερες περιπτώσεις, τότε η παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της αλληλογραφίας είναι διαφορετική.

Από τη μία πλευρά, η επικοινωνία μέσω εταιρικού ταχυδρομείου, θεωρητικά, δεν μπορεί να είναι ιδιωτική. Από την άλλη πλευρά, η αλληλογραφία αφορά δύο άτομα και το ένα από αυτά, πρώτον, μπορεί να μην έχει προειδοποιηθεί για την παρακολούθηση και, δεύτερον, μπορεί να μην είναι ο υπάλληλός σας, οπότε δεν έχετε δικαίωμα να βλέπετε το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο. Από νομικής άποψης, αυτό το είδος παρακολούθησης είναι παράνομο. Είναι επίσης ακατάλληλο να ελέγχετε την αλληλογραφία που περνάει μέσα από τον προσωπικό λογαριασμό οποιουδήποτε υπαλλήλου (Skype, ICQ κ.λπ.). Ως εκ τούτου, μερικές φορές είναι λογικό να μειωθεί ο αριθμός των καναλιών με προσωπικές πληροφορίες: για παράδειγμα, απαγορεύοντας τη χρήση Skype, ICQ κατά τη διάρκεια του χρόνου εργασίας. Ενώ από την άλλη πλευρά, εάν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί, για παράδειγμα, ένα tablet προσωπικού υπολογιστή με σύνδεση 3G, μπορεί να επικοινωνεί εκτός του εταιρικού δικτύου. Η υποκλοπή της κίνησης από όλες τις ηλεκτρονικές συσκευές στο γραφείο, συμπεριλαμβανομένων των συνομιλιών σε κινητά τηλέφωνα, είναι θεωρητικά δυνατή, αλλά στην πράξη είναι πολύ δαπανηρή. Για τις περισσότερες εταιρείες, η εγκατάσταση τέτοιων συστημάτων δεν είναι πρακτική (για να μην αναφέρουμε ότι είναι παράνομη).

Therefore it is better to practice selective monitoring. Viewing and listening to everything is impossible. Therefore, only several recordings are usually selected. Generally, they are the ones with keywords. For example, "kickback, counterfeit, cash, hand over, stiff out, money, bucks", but each company has its own set of alert words. This applies to office phones surveillance, and e-mail monitoring, and controlling any other electronic communication system.

Η προβολή όλων των καταγεγραμμένων δεδομένων βίντεο και ήχου, ακόμη και επιλεκτικά, είναι πολύ χρονοβόρα. Ένας πολύ πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι η στοχευμένη προσέγγιση των δεδομένων, δηλαδή η παρακολούθηση ατόμων, για τα οποία υπάρχουν υποψίες ή έχουν ληφθεί πληροφορίες από πληροφοριοδότες. Για παράδειγμα, με αυτόν τον τρόπο σε μια εταιρεία εκτέθηκε ο επικεφαλής του τμήματος πωλήσεων. Ο εμπορικός διευθυντής αυτού του οργανισμού απευθύνθηκε στην Υπηρεσία Ασφαλείας με το αίτημα να ελεγχθεί αυτός ο υπάλληλος: κάθε μέρα ήταν παρών στο γραφείο, αλλά δούλευε άσχημα κάνοντας ποιος ξέρει τι.

It turned out that this sales manager was very busy with work, but only working for himself. By using his position, he opened a few shops and supplied them with company’s goods with large discounts and without prepayment. In addition, every company has so called "black holes", which should be paid attention to without reminding. For example, controlling the smoking room, stairs cubbyholes or other places where employees go to have private conversations. In one instance, which was caught on a camera in such a stairwell, a sales manager gave a bundle of money to an employee of purchasing department.

Αυτός ήταν ο λόγος για την παρακολούθηση και των δύο, η οποία αργότερα έδειξε ότι μαζί είχαν οργανώσει μια επιχείρηση στο περιθώριο, μοιράζοντας τα κέρδη 50/50.

Helen Richards, CEO, VisConsulting Ltd. Οι διευθυντές συχνά δεν εμπιστεύονται τους υφισταμένους τους, οπότε καταφεύγουν στην παρακολούθηση των εργαζομένων. Όμως, ο υπερβολικός έλεγχος του προσωπικού μπορεί μερικές φορές να προκαλέσει μια αντεπίθεση - την επιθυμία να διαπράξουν παράνομες πράξεις, αλλά πολύ κρυφά, ώστε το σύστημα παρακολούθησης να μην είναι σε θέση να το εντοπίσει. Αυτός είναι ο πρώτος κίνδυνος. Ο δεύτερος κίνδυνος σχετίζεται με το γεγονός ότι η αγορά εργασίας δεν είναι τελικά τόσο μεγάλη και οι πληροφορίες σχετικά με αυτό το είδος παρακολούθησης σε οποιαδήποτε εταιρεία διαδίδονται πολύ γρήγορα (μέσω της δημιουργίας μαύρων λιστών και της διάδοσης φημών). Οι πιο ενδιαφέροντες υποψήφιοι συνήθως αρνούνται τις προσφορές τέτοιων εταιρειών ή δέχονται θέσεις εκεί μόνο για πολύ υψηλό μισθό.

Αυτό μπορεί στη συνέχεια να αυξήσει τον κύκλο εργασιών, ο οποίος σίγουρα επηρεάζει την ποιότητα της εργασίας. Ως εκ τούτου, είμαι αντίθετος σε μια τέτοια παρακολούθηση των εργαζομένων. Για να μην χρειάζεται να επιτηρούν το προσωπικό, οι διευθυντές και οι υφιστάμενοι πρέπει να οικοδομούν σχέσεις που βασίζονται στην εμπιστοσύνη και τον αμοιβαίο σεβασμό. Αυτό μπορεί να γίνει με την αρχική επιλογή εργαζομένων με συγκεκριμένα προσωπικά χαρακτηριστικά, και κίνητρα που συμπίπτουν με τις αξίες της εταιρείας. Και το στέλεχος, με τη σειρά του, πρέπει να επικοινωνεί συχνότερα με τους υπαλλήλους, να καταγράφει τη διάθεση στην ομάδα και να βοηθά στην επίλυση τυχόν προβλημάτων που σχετίζονται με την εργασία. Μόνο τότε οι εργαζόμενοι δεν θα χρειάζεται πλέον να κάνουν τίποτα στα κρυφά.

Η επιλογή του εργαλείου παρακολούθησης εξαρτάται κυρίως από το ποιον θέλετε να παρακολουθείτε. Για την παρακολούθηση, για παράδειγμα, του προσωπικού πωλήσεων, του προσωπικού αποθήκης και των σερβιτόρων, η καταλληλότερη επιλογή θα ήταν η εγκατάσταση βιντεοεπιτήρησης. Αλλά είναι απίθανο να είναι αποτελεσματική για τον έλεγχο του προσωπικού γραφείου. Για αυτούς είναι πιο αποτελεσματική η εγκατάσταση ενός ειδικού προγράμματος υπολογιστή που θα συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τη δραστηριότητα του υπολογιστή του υπαλλήλου και θα καταγράφει τις τηλεφωνικές συνομιλίες. Ας εξετάσουμε όλες τις μεθόδους λεπτομερώς. CCTV. Κατ' αρχάς, για να εγκαταστήσετε σωστά τη βιντεοεπιτήρηση σε ένα κατάστημα, είναι απαραίτητο να καταλάβετε πόσες κάμερες θα χρειαστείτε.

Συνήθως, οι κάμερες τοποθετούνται κοντά στα προϊόντα που κλέβονται συχνότερα και κοντά στους διαδρόμους των ταμείων. Δεύτερον, πρέπει να καθορίσετε τον τύπο των καμερών. Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε έγχρωμες, επειδή είναι πιο κατατοπιστικές. Για τους διαδρόμους των εμπορευμάτων οι κάμερες θόλου θα είναι οι βέλτιστες. Έχει αισθητική εμφάνιση: μικρή και προσεγμένη, με μικρό φακό. Αυτές οι κάμερες μπορούν να είναι δύο τύπων: κάμερες με σταθερό φακό (γωνία θέασης 90-100°) και κάμερες με μεταβλητό φακό. Στους διαδρόμους εγκαθίστανται συχνά σύνολα από πολλές κάμερες σταθερού φακού. Αλλά για τους αποθηκευτικούς χώρους είναι πιο κατάλληλες οι κάμερες με πολυεστιακό φακό. Πάνω από τις ταμειακές μηχανές είναι προτιμότερο να εγκαθίστανται κάμερες με σαφή σταθερή γωνία και υψηλότερη ανάλυση, οι οποίες θα επιτρέπουν να βλέπουν τα χαρτονομίσματα και την οθόνη του ταμία. Παρακολούθηση των τηλεφωνικών συνομιλιών.

Η επιλογή του εξοπλισμού για την καταγραφή συνομιλιών σταθερών τηλεφώνων είναι αρκετά μεγάλη: από συσκευές που μπορούν να καλύψουν πολλαπλές τηλεφωνικές γραμμές έως μεμονωμένες συσκευές για κάθε σταθερό τηλέφωνο. Σε ορισμένα εμπορικά τμήματα παρακολουθούνται επίσης τα κινητά τηλέφωνα. Αυτό ισχύει κυρίως για υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως ή σε επαγγελματικά ταξίδια: διευθυντές πωλήσεων, αντιπρόσωποι πωλήσεων. Στην περίπτωση αυτή, θα ήταν σκόπιμο να παρέχεται στους υπαλλήλους δωρεάν σύνδεση κινητής τηλεφωνίας. Με αυτόν τον τρόπο μια εταιρεία θα χτυπήσει δύο τρυγόνια με ένα σμπάρο - θα αυξήσει την αφοσίωση και θα παρέχει παρακολούθηση. Παρακολούθηση της δραστηριότητας στο Διαδίκτυο. Μπορεί να πραγματοποιηθεί σε πραγματικό χρόνο. Οι λεγόμενοι πράκτορες παρακολούθησης σας επιτρέπουν να γνωρίζετε όχι μόνο τι εμφανίζουν οι οθόνες των εργαζομένων αυτή τη στιγμή, αλλά και ποιους ιστότοπους επισκέφθηκαν, ποια προγράμματα χρησιμοποίησαν, ποιες πληροφορίες κατέβασαν σε εξωτερικούς δίσκους, και επίσης σας επιτρέπουν να διαβάσετε και να αποθηκεύσετε την ηλεκτρονική αλληλογραφία. Τέτοια προγράμματα εγκαθίστανται σε πολλούς υπολογιστές και όλες οι πληροφορίες που λαμβάνονται αποθηκεύονται σε έναν διακομιστή.

Έλεγχος των μη εργασιακών χώρων. Κατά κανόνα, εδώ μιλάμε για χώρους καπνίσματος, κουζίνες κ.ο.κ. Σε αυτούς τους χώρους δεν είναι πάντα σκόπιμο να εγκατασταθούν κάμερες. Θα ήταν φθηνότερο να εγκαταστήσετε κρυφά μικρόφωνα ή μίνι μαγνητόφωνα. Τα τελευταία δεν απαιτούν ειδική εγκατάσταση, αρκεί απλώς να τα ενεργοποιήσετε και να κρυφτείτε. Συλλογή δεδομένων με τη χρήση πληροφοριοδοτών. Θα σημειώσουμε ευθύς αμέσως ότι το 80% των εισερχόμενων πληροφοριών από αυτούς είναι καθαρό κουτσομπολιό, αλλά, παρ' όλα αυτά, όλα πρέπει να ελέγχονται. Οι πληροφοριοδότες χωρίζονται συνήθως σε δύο κατηγορίες: τους εθελοντές και τους νεοσύλλεκτους. Οι πρώτοι μπορεί να λένε απλώς πληροφορίες στην Υπηρεσία Ασφαλείας μόνο και μόνο για το καλό.

So their effectiveness is very low. Recruited informants are much more useful. Usually they are the employees, which were caught by security service doing something illegal, such as thieving of goods in the amount sufficient for a criminal case. After a conversation with this employee Security Service can offer him or her two options: reimburse all losses and undergo a criminal investigation or simply return the money, but also...". For the second option to be possible, security service agent has to explain the conditions for future cooperation.

Ο Brian Riley, συνιδρυτής της PVTechnologies Inc. Πολλοί από τους πελάτες μας ζητούν να εγκαταστήσουμε κρυφή παρακολούθηση στα γραφεία τους. Για παράδειγμα, να τοποθετήσουν την κάμερα στην οροφή, να τις κρύψουν σε οικιακές συσκευές ή συστήματα συναγερμού. Ωστόσο, μια κρυφή παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ανέφικτη. Είναι πολύ πιο αποτελεσματική η καθιέρωση διαφανούς παρακολούθησης. Ακολουθεί ένα παράδειγμα.

Ο πελάτης μας ζήτησε να εγκαταστήσουμε σύστημα βιντεοεπιτήρησης σε ένα παντοπωλείο, για να αποτρέψουμε τις κλοπές και να απαλλαγούμε από τις συστηματικές ελλείψεις. Κατόπιν αιτήματος του πελάτη η εγκατάσταση πραγματοποιήθηκε κατά τη διάρκεια της ημέρας, μπροστά στους υπαλλήλους. Εγκαταστάθηκαν δύο κάμερες στο δρόμο (για να βλέπουν τις εισόδους του καταστήματος), μία - στην ίδια την είσοδο (καταγράφοντας όλους τους εισερχόμενους και εξερχόμενους επισκέπτες), μία κάμερα τοποθετημένη κοντά σε κάθε διάδρομο του ταμείου (για τον έλεγχο της ταμειακής μηχανής και της ανταλλαγής χρημάτων), δύο κάμερες για να βλέπουν το γενικό χώρο του ταμείου και τους πελάτες που το πλησιάζουν, τέσσερις κάμερες για την καταγραφή των διαδρόμων των εμπορευμάτων και άλλες δύο στην αποθήκη.

Το αίτημα του πελάτη για επανεξέταση της καταγραφής από απόσταση έχει επίσης ληφθεί υπόψη (σε αντικείμενα, όπως αυτό, συνήθως εγκαθίσταται σύστημα 8-16 καμερών). Η τόσο προσεκτική και μελετημένη τοποθέτηση των καμερών έδωσε τα αποτελέσματά της - η κλοπή και το έλλειμμα στο κατάστημα εξαλείφθηκαν μέσα σε μια εβδομάδα. Το προσωπικό δεν μπορούσε να κάνει τίποτα αδίστακτο, λόγω του φόβου ότι θα εκτεθεί.