Παρακολούθηση εργαζομένων: Πώς να εντοπίσετε τους τεμπέληδες χωρίς να γίνουν αντιληπτοί

Πολλά στελέχη αργά ή γρήγορα αποφασίζουν να εισαγάγουν ένα σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων στην εταιρεία τους. Ωστόσο, το γεγονός, ότι υπάρχει εγκατεστημένο στο γραφείο ένα σύστημα παρακολούθησης, δεν πρέπει να αποκρύπτεται από τους εργαζόμενους, προκειμένου να αποφευχθούν συγκρούσεις.

Σε αυτό το άρθρο εξετάζουμε: πώς να οργανώσετε την παρακολούθηση των εργαζομένων, ποιο σύστημα παρακολούθησης του χρόνου εργασίας είναι πιο αποτελεσματικό. Η παρακολούθηση των εργαζομένων χρησιμοποιείται ευρέως από τους διευθυντές που επιθυμούν να έχουν τα πάντα υπό έλεγχο. Ο σύγχρονος τεχνικός εξοπλισμός επιτρέπει την ακρόαση οποιασδήποτε συνομιλίας, την προβολή των χώρων και την καταγραφή της κίνησης δικτύου σε οποιοδήποτε κανάλι.

Το μόνο ερώτημα είναι η καταλληλότητα του κόστους - το σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων πρέπει να είναι επαρκές για το έργο. Πώς λοιπόν να το υλοποιήσετε με ελάχιστο προϋπολογισμό; Όταν αποφασίζετε να χρησιμοποιήσετε σύστημα παρακολούθησης εργαζομένων, πρώτα απ' όλα, είναι απαραίτητο να μην κρύψετε την ύπαρξή του από το προσωπικό. Φροντίστε ώστε κάθε εργαζόμενος να γνωρίζει γι' αυτό.

Αυτό, πρώτον, θα σας παράσχει τη νομική βάση για αυτό το είδος παρακολούθησης, στις περισσότερες περιπτώσεις, καθιστά τα αποτελέσματα νόμιμα. (Σε πολλές χώρες ούτε οι ιδιωτικοί ντετέκτιβ δεν μπορούν να το κάνουν αυτό. Μόνο οι υπηρεσίες επιβολής του νόμου έχουν το δικαίωμα να διεξάγουν μυστική παρακολούθηση, και ακόμη και αυτές χρειάζονται άδεια γι' αυτό) Δεύτερον, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το κόστος ασφαλείας. Ας θυμηθούμε: ο στόχος κάθε ασφάλειας είναι η πρόληψη του εγκλήματος και η δημιουργία δυσκολιών για να διαπράξει ποτέ κάποιος ένα τέτοιο έγκλημα, πράγμα που σημαίνει ότι η απόκρυψη του γεγονότος της εγκατάστασης της βιντεοεπιτήρησης και της ηχητικής επιτήρησης δεν είναι μόνο περιττή, αλλά και αντιπαραγωγική.

Σίγουρα όταν καλείτε τα τηλεφωνικά κέντρα μεγάλων τραπεζών, παρόχων κινητής τηλεφωνίας κ.ο.κ., έχετε παρατηρήσει προειδοποιήσεις παρόμοιες με αυτή: "Η κλήση σας ενδέχεται να καταγραφεί προκειμένου να βελτιωθεί η ποιότητα των υπηρεσιών". Οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν αν θα καταγραφούν ή όχι ή αν καταγράφονται ποτέ. Αλλά η πιθανότητα παρακολούθησης εξαλείφει αμέσως την πιθανότητα εγκληματικών επικοινωνιών σε αυτό το κανάλι. Παρόμοια κατάσταση έχουμε με την παρακολούθηση βίντεο και ήχου σε αίθουσες συνεδριάσεων. Κρεμάστε μια πινακίδα με προειδοποίηση για τη συνεχιζόμενη παρακολούθηση. Μερικές φορές η ίδια η πινακίδα είναι αρκετή για να αποτρέψει οτιδήποτε αντιβαίνει στους εταιρικούς κανόνες να συμβεί σε αυτούς τους χώρους.

Θεωρητικά, μπορείτε να γλιτώσετε το κόστος των καμερών σε αυτή την περίπτωση και να κρεμάσετε απλώς ψεύτικες κάμερες. Αν και υπάρχει μια παγίδα - οι φτηνές απομιμήσεις λειτουργούν καλά για τους πελάτες σε δημόσιους χώρους όπως τα σούπερ μάρκετ. Εκείνοι, οι οποίοι είναι λίγο ή πολύ εξοικειωμένοι με αυτό, θα καταλάβουν εύκολα ότι οι κάμερες δεν είναι πραγματικές. Δεν υπάρχουν φακοί σε αυτές, και αυτό φαίνεται - ο φακός δεν αντανακλά. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι συνήθως επικοινωνούν μεταξύ τους, συμπεριλαμβανομένων των φρουρών, οι οποίοι συνήθως γνωρίζουν για την έλλειψη παρακολούθησης.

Είναι κακό αν το προσωπικό θεωρεί το σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων ως έκφραση δυσπιστίας (ακόμη και αν αυτό είναι αλήθεια). Ως εκ τούτου, πρέπει να το παρουσιάσετε σωστά. Για παράδειγμα, μπορείτε να εξηγήσετε ότι η παρακολούθηση θα γίνεται όχι για να τιμωρείτε, αλλά για να λαμβάνετε δίκαιες αποφάσεις σε δύσκολες καταστάσεις. Αποφύγετε τη λέξη "επιτήρηση", έχει αρνητική χροιά, είναι προτιμότερο να μιλάτε για σύστημα παρακολούθησης χρόνου ή σύστημα πρόληψης περιστατικών. Ομοίως, δεν είναι απαραίτητο να πείτε άμεσα ότι θα παρακολουθείται το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - εξηγήστε στο προσωπικό, ότι για τους σκοπούς της πρόληψης της διαρροής εμπιστευτικών πληροφοριών, η διοίκηση μπορεί να παρακολουθεί τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα. Αλλά για να αποφύγετε εντελώς τα προβλήματα με το νόμο θα πρέπει να προειδοποιήσετε τους υπαλλήλους σχετικά με την παρακολούθηση όχι μόνο προφορικά αλλά και εγγράφως - πάρτε την προσωπική υπογραφή κάθε υπαλλήλου σε ένα έντυπο συγκατάθεσης.

Ταυτόχρονα, στους εσωτερικούς κανονισμούς θα πρέπει να αποτυπώνεται η παρουσία ενός ειδικού συστήματος παρακολούθησης (για παράδειγμα, βιντεοεπιτήρηση, παρακολούθηση της κυκλοφορίας στο Διαδίκτυο, παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), ώστε να αιτιολογείται η ανάγκη εφαρμογής του. Ταυτόχρονα, πρέπει να λάβετε υπόψη σας ότι αν μια προειδοποίηση σχετικά με την καταγραφή των τηλεφωνικών κλήσεων στο γραφείο ή την παρακολούθηση μέσω βίντεο καθιστά αυτά τα είδη παρακολούθησης νόμιμα στις περισσότερες περιπτώσεις, τότε η παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και της αλληλογραφίας είναι διαφορετική.

Από τη μία πλευρά, η επικοινωνία μέσω εταιρικού ταχυδρομείου, θεωρητικά, δεν μπορεί να είναι ιδιωτική. Από την άλλη πλευρά, η αλληλογραφία αφορά δύο άτομα και το ένα από αυτά, πρώτον, μπορεί να μην έχει προειδοποιηθεί για την παρακολούθηση και, δεύτερον, μπορεί να μην είναι ο υπάλληλός σας, οπότε δεν έχετε δικαίωμα να βλέπετε το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο. Από νομικής άποψης, αυτό το είδος παρακολούθησης είναι παράνομο. Είναι επίσης ακατάλληλο να ελέγχετε την αλληλογραφία που περνάει μέσα από τον προσωπικό λογαριασμό οποιουδήποτε υπαλλήλου (Skype, ICQ κ.λπ.). Ως εκ τούτου, μερικές φορές είναι λογικό να μειωθεί ο αριθμός των καναλιών με προσωπικές πληροφορίες: για παράδειγμα, απαγορεύοντας τη χρήση Skype, ICQ κατά τη διάρκεια του χρόνου εργασίας. Ενώ από την άλλη πλευρά, εάν ένας εργαζόμενος χρησιμοποιεί, για παράδειγμα, ένα tablet προσωπικού υπολογιστή με σύνδεση 3G, μπορεί να επικοινωνεί εκτός του εταιρικού δικτύου. Η υποκλοπή της κίνησης από όλες τις ηλεκτρονικές συσκευές στο γραφείο, συμπεριλαμβανομένων των συνομιλιών σε κινητά τηλέφωνα, είναι θεωρητικά δυνατή, αλλά στην πράξη είναι πολύ δαπανηρή. Για τις περισσότερες εταιρείες, η εγκατάσταση τέτοιων συστημάτων δεν είναι πρακτική (για να μην αναφέρουμε ότι είναι παράνομη).

Ως εκ τούτου, είναι προτιμότερο να ασκείται επιλεκτική παρακολούθηση. Η θέαση και η ακρόαση των πάντων είναι αδύνατη. Ως εκ τούτου, επιλέγονται συνήθως μόνο αρκετές ηχογραφήσεις. Γενικά, είναι αυτές με τις λέξεις-κλειδιά. Για παράδειγμα, "μίζα, παραχάραξη, μετρητά, παράδοση, σκληρό έξω, χρήματα, δολάρια", αλλά κάθε εταιρεία έχει το δικό της σύνολο λέξεων συναγερμού. Αυτό ισχύει για την παρακολούθηση των τηλεφώνων γραφείου και την παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον έλεγχο οποιουδήποτε άλλου συστήματος ηλεκτρονικής επικοινωνίας.

Η προβολή όλων των καταγεγραμμένων δεδομένων βίντεο και ήχου, ακόμη και επιλεκτικά, είναι πολύ χρονοβόρα. Ένας πολύ πιο αποτελεσματικός τρόπος είναι η στοχευμένη προσέγγιση των δεδομένων, δηλαδή η παρακολούθηση ατόμων, για τα οποία υπάρχουν υποψίες ή έχουν ληφθεί πληροφορίες από πληροφοριοδότες. Για παράδειγμα, με αυτόν τον τρόπο σε μια εταιρεία εκτέθηκε ο επικεφαλής του τμήματος πωλήσεων. Ο εμπορικός διευθυντής αυτού του οργανισμού απευθύνθηκε στην Υπηρεσία Ασφαλείας με το αίτημα να ελεγχθεί αυτός ο υπάλληλος: κάθε μέρα ήταν παρών στο γραφείο, αλλά δούλευε άσχημα κάνοντας ποιος ξέρει τι.

Αποδείχθηκε ότι ο εν λόγω διευθυντής πωλήσεων ήταν πολύ απασχολημένος με τη δουλειά, αλλά δούλευε μόνο για τον εαυτό του. Χρησιμοποιώντας τη θέση του, άνοιξε μερικά καταστήματα και τα προμήθευε με τα προϊόντα της εταιρείας με μεγάλες εκπτώσεις και χωρίς προπληρωμή. Επιπλέον, κάθε εταιρεία έχει τις λεγόμενες "μαύρες τρύπες", στις οποίες πρέπει να δίνεται προσοχή χωρίς υπενθύμιση. Για παράδειγμα, ο έλεγχος της αίθουσας καπνιζόντων, των κουβουκλίων της σκάλας ή άλλων χώρων όπου οι εργαζόμενοι πηγαίνουν για να κάνουν ιδιωτικές συζητήσεις. Σε μια περίπτωση, η οποία καταγράφηκε από κάμερα σε ένα τέτοιο κλιμακοστάσιο, ένας διευθυντής πωλήσεων έδωσε μια δέσμη χρημάτων σε έναν υπάλληλο του τμήματος αγορών.

Αυτός ήταν ο λόγος για την παρακολούθηση και των δύο, η οποία αργότερα έδειξε ότι μαζί είχαν οργανώσει μια επιχείρηση στο περιθώριο, μοιράζοντας τα κέρδη 50/50.

Helen Richards, CEO, VisConsulting Ltd. Οι διευθυντές συχνά δεν εμπιστεύονται τους υφισταμένους τους, οπότε καταφεύγουν στην παρακολούθηση των εργαζομένων. Όμως, ο υπερβολικός έλεγχος του προσωπικού μπορεί μερικές φορές να προκαλέσει μια αντεπίθεση - την επιθυμία να διαπράξουν παράνομες πράξεις, αλλά πολύ κρυφά, ώστε το σύστημα παρακολούθησης να μην είναι σε θέση να το εντοπίσει. Αυτός είναι ο πρώτος κίνδυνος. Ο δεύτερος κίνδυνος σχετίζεται με το γεγονός ότι η αγορά εργασίας δεν είναι τελικά τόσο μεγάλη και οι πληροφορίες σχετικά με αυτό το είδος παρακολούθησης σε οποιαδήποτε εταιρεία διαδίδονται πολύ γρήγορα (μέσω της δημιουργίας μαύρων λιστών και της διάδοσης φημών). Οι πιο ενδιαφέροντες υποψήφιοι συνήθως αρνούνται τις προσφορές τέτοιων εταιρειών ή δέχονται θέσεις εκεί μόνο για πολύ υψηλό μισθό.

Αυτό μπορεί στη συνέχεια να αυξήσει τον κύκλο εργασιών, ο οποίος σίγουρα επηρεάζει την ποιότητα της εργασίας. Ως εκ τούτου, είμαι αντίθετος σε μια τέτοια παρακολούθηση των εργαζομένων. Για να μην χρειάζεται να επιτηρούν το προσωπικό, οι διευθυντές και οι υφιστάμενοι πρέπει να οικοδομούν σχέσεις που βασίζονται στην εμπιστοσύνη και τον αμοιβαίο σεβασμό. Αυτό μπορεί να γίνει με την αρχική επιλογή εργαζομένων με συγκεκριμένα προσωπικά χαρακτηριστικά, και κίνητρα που συμπίπτουν με τις αξίες της εταιρείας. Και το στέλεχος, με τη σειρά του, πρέπει να επικοινωνεί συχνότερα με τους υπαλλήλους, να καταγράφει τη διάθεση στην ομάδα και να βοηθά στην επίλυση τυχόν προβλημάτων που σχετίζονται με την εργασία. Μόνο τότε οι εργαζόμενοι δεν θα χρειάζεται πλέον να κάνουν τίποτα στα κρυφά.

Η επιλογή του εργαλείου παρακολούθησης εξαρτάται κυρίως από το ποιον θέλετε να παρακολουθείτε. Για την παρακολούθηση, για παράδειγμα, του προσωπικού πωλήσεων, του προσωπικού αποθήκης και των σερβιτόρων, η καταλληλότερη επιλογή θα ήταν η εγκατάσταση βιντεοεπιτήρησης. Αλλά είναι απίθανο να είναι αποτελεσματική για τον έλεγχο του προσωπικού γραφείου. Για αυτούς είναι πιο αποτελεσματική η εγκατάσταση ενός ειδικού προγράμματος υπολογιστή που θα συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τη δραστηριότητα του υπολογιστή του υπαλλήλου και θα καταγράφει τις τηλεφωνικές συνομιλίες. Ας εξετάσουμε όλες τις μεθόδους λεπτομερώς. CCTV. Κατ' αρχάς, για να εγκαταστήσετε σωστά τη βιντεοεπιτήρηση σε ένα κατάστημα, είναι απαραίτητο να καταλάβετε πόσες κάμερες θα χρειαστείτε.

Συνήθως, οι κάμερες τοποθετούνται κοντά στα προϊόντα που κλέβονται συχνότερα και κοντά στους διαδρόμους των ταμείων. Δεύτερον, πρέπει να καθορίσετε τον τύπο των καμερών. Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε έγχρωμες, επειδή είναι πιο κατατοπιστικές. Για τους διαδρόμους των εμπορευμάτων οι κάμερες θόλου θα είναι οι βέλτιστες. Έχει αισθητική εμφάνιση: μικρή και προσεγμένη, με μικρό φακό. Αυτές οι κάμερες μπορούν να είναι δύο τύπων: κάμερες με σταθερό φακό (γωνία θέασης 90-100°) και κάμερες με μεταβλητό φακό. Στους διαδρόμους εγκαθίστανται συχνά σύνολα από πολλές κάμερες σταθερού φακού. Αλλά για τους αποθηκευτικούς χώρους είναι πιο κατάλληλες οι κάμερες με πολυεστιακό φακό. Πάνω από τις ταμειακές μηχανές είναι προτιμότερο να εγκαθίστανται κάμερες με σαφή σταθερή γωνία και υψηλότερη ανάλυση, οι οποίες θα επιτρέπουν να βλέπουν τα χαρτονομίσματα και την οθόνη του ταμία. Παρακολούθηση των τηλεφωνικών συνομιλιών.

Η επιλογή του εξοπλισμού για την καταγραφή συνομιλιών σταθερών τηλεφώνων είναι αρκετά μεγάλη: από συσκευές που μπορούν να καλύψουν πολλαπλές τηλεφωνικές γραμμές έως μεμονωμένες συσκευές για κάθε σταθερό τηλέφωνο. Σε ορισμένα εμπορικά τμήματα παρακολουθούνται επίσης τα κινητά τηλέφωνα. Αυτό ισχύει κυρίως για υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως ή σε επαγγελματικά ταξίδια: διευθυντές πωλήσεων, αντιπρόσωποι πωλήσεων. Στην περίπτωση αυτή, θα ήταν σκόπιμο να παρέχεται στους υπαλλήλους δωρεάν σύνδεση κινητής τηλεφωνίας. Με αυτόν τον τρόπο μια εταιρεία θα χτυπήσει δύο τρυγόνια με ένα σμπάρο - θα αυξήσει την αφοσίωση και θα παρέχει παρακολούθηση. Παρακολούθηση της δραστηριότητας στο Διαδίκτυο. Μπορεί να πραγματοποιηθεί σε πραγματικό χρόνο. Οι λεγόμενοι πράκτορες παρακολούθησης σας επιτρέπουν να γνωρίζετε όχι μόνο τι εμφανίζουν οι οθόνες των εργαζομένων αυτή τη στιγμή, αλλά και ποιους ιστότοπους επισκέφθηκαν, ποια προγράμματα χρησιμοποίησαν, ποιες πληροφορίες κατέβασαν σε εξωτερικούς δίσκους, και επίσης σας επιτρέπουν να διαβάσετε και να αποθηκεύσετε την ηλεκτρονική αλληλογραφία. Τέτοια προγράμματα εγκαθίστανται σε πολλούς υπολογιστές και όλες οι πληροφορίες που λαμβάνονται αποθηκεύονται σε έναν διακομιστή.

Έλεγχος των μη εργασιακών χώρων. Κατά κανόνα, εδώ μιλάμε για χώρους καπνίσματος, κουζίνες κ.ο.κ. Σε αυτούς τους χώρους δεν είναι πάντα σκόπιμο να εγκατασταθούν κάμερες. Θα ήταν φθηνότερο να εγκαταστήσετε κρυφά μικρόφωνα ή μίνι μαγνητόφωνα. Τα τελευταία δεν απαιτούν ειδική εγκατάσταση, αρκεί απλώς να τα ενεργοποιήσετε και να κρυφτείτε. Συλλογή δεδομένων με τη χρήση πληροφοριοδοτών. Θα σημειώσουμε ευθύς αμέσως ότι το 80% των εισερχόμενων πληροφοριών από αυτούς είναι καθαρό κουτσομπολιό, αλλά, παρ' όλα αυτά, όλα πρέπει να ελέγχονται. Οι πληροφοριοδότες χωρίζονται συνήθως σε δύο κατηγορίες: τους εθελοντές και τους νεοσύλλεκτους. Οι πρώτοι μπορεί να λένε απλώς πληροφορίες στην Υπηρεσία Ασφαλείας μόνο και μόνο για το καλό.

Επομένως, η αποτελεσματικότητά τους είναι πολύ χαμηλή. Οι στρατολογημένοι πληροφοριοδότες είναι πολύ πιο χρήσιμοι. Συνήθως πρόκειται για υπαλλήλους, οι οποίοι πιάστηκαν από την υπηρεσία ασφαλείας να κάνουν κάτι παράνομο, όπως η κλοπή αγαθών σε ποσότητα ικανή για ποινική υπόθεση. Μετά από μια συζήτηση με αυτόν τον υπάλληλο η Υπηρεσία Ασφαλείας μπορεί να του προσφέρει δύο επιλογές: να επιστρέψει όλες τις απώλειες και να υποβληθεί σε ποινική έρευνα ή απλώς να επιστρέψει τα χρήματα, αλλά και...". Για να είναι δυνατή η δεύτερη επιλογή, ο πράκτορας της υπηρεσίας ασφαλείας πρέπει να εξηγήσει τους όρους για μελλοντική συνεργασία.

Ο Brian Riley, συνιδρυτής της PVTechnologies Inc. Πολλοί από τους πελάτες μας ζητούν να εγκαταστήσουμε κρυφή παρακολούθηση στα γραφεία τους. Για παράδειγμα, να τοποθετήσουν την κάμερα στην οροφή, να τις κρύψουν σε οικιακές συσκευές ή συστήματα συναγερμού. Ωστόσο, μια κρυφή παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ανέφικτη. Είναι πολύ πιο αποτελεσματική η καθιέρωση διαφανούς παρακολούθησης. Ακολουθεί ένα παράδειγμα.

Ο πελάτης μας ζήτησε να εγκαταστήσουμε σύστημα βιντεοεπιτήρησης σε ένα παντοπωλείο, για να αποτρέψουμε τις κλοπές και να απαλλαγούμε από τις συστηματικές ελλείψεις. Κατόπιν αιτήματος του πελάτη η εγκατάσταση πραγματοποιήθηκε κατά τη διάρκεια της ημέρας, μπροστά στους υπαλλήλους. Εγκαταστάθηκαν δύο κάμερες στο δρόμο (για να βλέπουν τις εισόδους του καταστήματος), μία - στην ίδια την είσοδο (καταγράφοντας όλους τους εισερχόμενους και εξερχόμενους επισκέπτες), μία κάμερα τοποθετημένη κοντά σε κάθε διάδρομο του ταμείου (για τον έλεγχο της ταμειακής μηχανής και της ανταλλαγής χρημάτων), δύο κάμερες για να βλέπουν το γενικό χώρο του ταμείου και τους πελάτες που το πλησιάζουν, τέσσερις κάμερες για την καταγραφή των διαδρόμων των εμπορευμάτων και άλλες δύο στην αποθήκη.

Το αίτημα του πελάτη για επανεξέταση της καταγραφής από απόσταση έχει επίσης ληφθεί υπόψη (σε αντικείμενα, όπως αυτό, συνήθως εγκαθίσταται σύστημα 8-16 καμερών). Η τόσο προσεκτική και μελετημένη τοποθέτηση των καμερών έδωσε τα αποτελέσματά της - η κλοπή και το έλλειμμα στο κατάστημα εξαλείφθηκαν μέσα σε μια εβδομάδα. Το προσωπικό δεν μπορούσε να κάνει τίποτα αδίστακτο, λόγω του φόβου ότι θα εκτεθεί.