Alkalmazottak megfigyelése: Hogyan lehet észrevétlenül azonosítani a lazsálókat?

Sok vezető előbb-utóbb úgy dönt, hogy bevezet egy munkavállalói megfigyelőrendszert a vállalatánál. A konfliktusok elkerülése érdekében azonban nem szabad eltitkolni a dolgozók elől, hogy az irodában nyomon követési rendszer van telepítve.

Timothy Mason, az irodai személyzet ellenőrzésének szakértője

Ebben a cikkben a következőket vizsgáljuk meg: hogyan szervezzük meg a munkavállalói felügyeletet, melyik munkaidő-ellenőrzési rendszer a hatékonyabb. A munkavállalói megfigyelést széles körben használják azok a vezetők, akik mindent ellenőrzés alatt szeretnének tartani. A modern technikai berendezések lehetővé teszik bármely beszélgetés lehallgatását, a helyiségek megtekintését és a hálózati forgalom rögzítését bármely csatornán.

Az egyetlen kérdés a költségek megfelelősége - a munkavállalói felügyeleti rendszernek megfelelőnek kell lennie a feladathoz. Hogyan lehet tehát minimális költségvetéssel megvalósítani? Amikor úgy dönt, hogy alkalmazotti megfigyelőrendszert használ, először is nem szabad elrejteni a létezését a személyzet elől. Tegye úgy, hogy minden alkalmazott tudjon róla.

Ez először is jogalapot biztosít az ilyen jellegű megfigyeléshez, és a legtöbb esetben jogszerűvé teszi az eredményeket. (Sok országban még a magánnyomozók sem tehetik ezt meg. Csak a bűnüldöző szerveknek van joguk titkos megfigyelést végezni, és még nekik is engedélyre van szükségük) Másodszor, így jelentősen csökkentheti a biztonsági költségeket. Emlékeztetjük magunkat: minden biztonság célja a bűncselekmények megelőzése és nehézségek megteremtése a bűncselekmények esetleges elkövetése számára, ami azt jelenti, hogy a video- és hangmegfigyelés telepítésének tényét eltitkolni nemcsak felesleges, hanem kontraproduktív is.

Bizonyára a nagy bankok, mobilszolgáltatók stb. hívóközpontjainak tárcsázása során Ön is észrevett már ehhez hasonló figyelmeztetéseket: "A hívását rögzíthetjük a szolgáltatás minőségének javítása érdekében". Az alkalmazottak nem tudják, hogy rögzítik-e őket vagy sem, vagy egyáltalán rögzítik-e egyáltalán. De a megfigyelés lehetősége azonnal kizárja a bűnügyi kommunikáció valószínűségét azon a csatornán. Hasonló helyzetet kapunk a tárgyalótermek video- és hangfelügyeletével. Akasszon ki egy táblát, amely figyelmeztet a folyamatos megfigyelésre. Néha már maga a tábla is elég ahhoz, hogy megakadályozza, hogy ezeken a területeken bármi, a vállalati szabályoknak ellentmondó dolog történjen.

Elméletileg ebben az esetben megspórolhatja a kamerák költségeit, és csak hamisakat akaszthat fel. Bár van egy csapda - az olcsó utánzatok jól működnek a vásárlók számára a nyilvános helyeken, például a szupermarketekben. Azok, akik többé-kevésbé járatosak ebben, könnyen rájönnek, hogy a kamerák nem valódiak. Nincs bennük lencse, és ez meg is látszik - a lencse nem vakít. Ráadásul az alkalmazottak jellemzően kommunikálnak egymással, beleértve az őröket is, akik általában tisztában vannak a felügyelet hiányával.

Indokolja a megfigyelés szükségességét és szerezze be az írásbeli hozzájárulást.

Nem jó, ha a személyzet a bizalmatlanság kifejeződésének tekinti a munkavállalói felügyeleti rendszert (még akkor is, ha ez igaz). Ezért megfelelően kell bemutatni. Például elmagyarázhatja, hogy az ellenőrzés nem büntetés céljából történik, hanem azért, hogy nehéz helyzetekben igazságos döntéseket hozzon. Kerülje a "felügyelet" szót, negatív konnotációja van, jobb, ha időkövető rendszerről vagy incidensmegelőző rendszerről beszél. Hasonlóképpen, nem szükséges közvetlenül elmondani, hogy az e-maileket megfigyelik - magyarázza el a személyzetnek, hogy a bizalmas információk kiszivárgásának megelőzése érdekében a vezetőség figyelemmel kísérheti a bejövő és kimenő üzeneteket. A törvényi problémák teljes elkerülése érdekében azonban nemcsak szóban, hanem írásban is figyelmeztetnie kell a munkavállalókat a megfigyelésre - kérje minden egyes alkalmazott személyes aláírását egy beleegyező nyilatkozaton.

Ugyanakkor a belső szabályzatokban tükröznie kell egy speciális megfigyelőrendszer (például videómegfigyelés, internetes forgalomfigyelés, e-mail megfigyelés) meglétét, hogy igazolja annak szükségességét. Ugyanakkor figyelembe kell vennie, hogy ha az irodai hívásfelvételekre vagy a videómegfigyelésre vonatkozó figyelmeztetés a legtöbb esetben jogszerűvé teszi az ilyen típusú megfigyelést, akkor az e-mail és a levelezés megfigyelése más.

Egyrészt a vállalati levelezésen keresztül történő kommunikáció elméletileg nem lehet magánjellegű. Másrészt a levelezésben két ember vesz részt, és az egyikük egyrészt nem biztos, hogy figyelmeztetve van a megfigyelésre, másrészt pedig lehet, hogy nem az Ön alkalmazottja, így Önnek nincs joga megnézni az ő e-mailjeit. Jogi szempontból ez a fajta megfigyelés illegális. Ugyancsak helytelen az alkalmazott személyes fiókján (Skype, ICQ stb.) keresztül folyó levelezés ellenőrzése. Ezért néha érdemes csökkenteni a személyes információkat tartalmazó csatornák számát: például a Skype, ICQ használatának megtiltása munkaidőben. Míg másrészt, ha egy munkavállaló például 3G-kapcsolattal rendelkező személyes számítógépes táblagépet használ, akkor a vállalati hálózaton kívül is kommunikálhat. Az irodában lévő összes elektronikus eszköz forgalmának lehallgatása, beleértve a mobiltelefonokon folytatott beszélgetéseket is, elméletileg lehetséges, de a gyakorlatban nagyon költséges. A legtöbb vállalat számára az ilyen rendszerek telepítése nem praktikus (arról nem is beszélve, hogy illegális).

Ezért jobb a szelektív megfigyelés gyakorlása. Mindent nézni és hallgatni lehetetlen. Ezért általában csak néhány felvételt választanak ki. Általában ezek azok, amelyek kulcsszavakat tartalmaznak. Például "kickback, hamisítás, készpénz, átadás, átnyújtás, merevedés, pénz, dolcsik", de minden vállalatnak megvan a maga riasztószavai. Ez vonatkozik az irodai telefonok megfigyelésére és az e-mail megfigyelésére, valamint bármely más elektronikus kommunikációs rendszer ellenőrzésére.

Célzott megfigyelés

Az összes rögzített video- és hangadat megtekintése, még szelektíven is, nagyon időigényes. Sokkal hatékonyabb módszer az adatok célzott megközelítése, azaz olyan személyek megfigyelése, akikről gyanú merül fel, vagy akikről informátoroktól kapott információk alapján. Az egyik vállalatnál például így bukott le az értékesítési osztály vezetője. A szervezet kereskedelmi igazgatója azzal a kéréssel fordult a biztonsági szolgálathoz, hogy ellenőrizzék ezt az alkalmazottat: minden nap jelen volt az irodában, de rosszul dolgozott, ki tudja, mit csinált.

Kiderült, hogy ez az értékesítési vezető nagyon elfoglalt volt, de csak magának dolgozott. Pozícióját kihasználva nyitott néhány üzletet, és nagy kedvezményekkel, előre fizetés nélkül látta el őket a vállalat árujával. Ezenkívül minden vállalatnak vannak úgynevezett "fekete lyukai", amelyekre emlékeztető nélkül kell figyelni. Például a dohányzóhelyiség, a lépcsőházak vagy más olyan helyek ellenőrzése, ahová az alkalmazottak magánbeszélgetések folytatására mennek. Az egyik esetben, amelyet egy ilyen lépcsőházban rögzített a kamera, egy értékesítési vezető egy köteg pénzt adott át a beszerzési osztály egyik alkalmazottjának.

Ez volt az oka annak, hogy mindkettőjüket megfigyelték, és később kiderült, hogy közösen egy mellékállású vállalkozást szerveztek, és a nyereséget fele-fele arányban osztották el.

Vegye figyelembe a felügyeleti rendszer bevezetésének kockázatait

Helen Richards, vezérigazgató, VisConsulting Ltd. A vezetők gyakran nem bíznak beosztottjaikban, ezért folyamodnak az alkalmazottak megfigyeléséhez. A túlzott személyzeti ellenőrzés azonban néha visszahatást okozhat - a vágyat, hogy törvénytelen cselekedeteket kövessenek el, de nagyon lopakodva, hogy a nyomon követési rendszer ne legyen képes észlelni azt. Ez az első kockázat. A második kockázat azzal a ténnyel kapcsolatos, hogy a munkaerőpiac mégsem olyan nagy, és az ilyen jellegű megfigyelésről szóló információk bármely vállalatnál nagyon gyorsan terjednek (feketelisták létrehozásán és pletykák terjesztésén keresztül). A legérdekesebb jelöltek általában visszautasítják az ilyen cégek ajánlatait, vagy csak nagyon magas fizetésért fogadják el az ottani pozíciókat.

Ez később növelheti a fluktuációt, ami határozottan kihat a munka minőségére. Ezért ellenzem az ilyen jellegű munkavállalói felügyeletet. Ahhoz, hogy ne kelljen a munkatársak felügyeletét igénybe venni, a vezetőknek és a beosztottaknak a bizalmon és kölcsönös tiszteleten alapuló kapcsolatot kell kiépíteniük. Ezt úgy lehet elérni, hogy kezdetben olyan alkalmazottakat választanak ki, akik bizonyos személyes tulajdonságokkal rendelkeznek, és motivációjuk egybeesik a vállalat értékeivel. A vezetőnek viszont gyakrabban kell kommunikálnia az alkalmazottakkal, meg kell ragadnia a csapat hangulatát, és segítenie kell a munkával kapcsolatos problémák megoldásában. Csak akkor a munkavállalóknak már nem kell titokban tenniük semmit.

Megfelelő felügyeleti eszköz kiválasztása

A felügyeleti eszköz kiválasztása főként attól függ, hogy kit szeretne felügyelni. Ha például az értékesítési személyzetet, a raktári személyzetet és a pincéreket szeretné nyomon követni, akkor a legmegfelelőbb megoldás a videómegfigyelés telepítése lenne. Az irodai személyzet ellenőrzésére azonban valószínűleg nem lesz hatékony. Számukra hatékonyabb egy speciális számítógépes program telepítése, amely információkat gyűjt az alkalmazottak számítógépes tevékenységéről és rögzíti a telefonbeszélgetéseket. Vizsgáljuk meg részletesen az összes módszert. CCTV. Először is, ahhoz, hogy megfelelően fel lehessen állítani a videofelügyeletet egy üzletben, meg kell érteni, hogy mennyi kamerára lesz szükség.

A kamerákat általában a leggyakrabban ellopott termékek és a pénztárfolyosók közelében szerelik fel. Másodszor, meg kell határoznia a kamerák típusát. Jobb, ha színeseket használ, mert azok informatívabbak. Az árufolyosókhoz a dómkamerák lesznek az optimálisak. Esztétikus megjelenésű: kicsi és takaros, kis lencsével. Ezek a kamerák kétfélék lehetnek: fix lencsés kamerák (látószög 90-100°) és varifokális kamerák. A folyosókon gyakran több fix kamerából álló készleteket telepítenek. Raktárhelyiségekbe azonban a varifokális kamerák alkalmasabbak. A pénztárgépek fölé jobb, ha tiszta fix látószögű és nagyobb felbontású kamerákat telepítenek, amelyek lehetővé teszik a bankjegyek és a pénztáros kijelzőjének megtekintését. A telefonbeszélgetések megfigyelése.

A vezetékes telefonbeszélgetések rögzítésére szolgáló berendezések választéka meglehetősen széles: a több telefonvonalat lefedő készülékektől az egyes vezetékes telefonokhoz tartozó egyedi készülékekig. Egyes kereskedelmi osztályokon a mobiltelefonokat is figyelik. Ez főként a távolról dolgozó vagy üzleti úton lévő alkalmazottakra vonatkozik: értékesítési vezetők, értékesítési képviselők. Ebben az esetben célszerű lenne ingyenes mobilkapcsolatot biztosítani az alkalmazottak számára. Így a vállalat két legyet üt egy csapásra - növeli a lojalitást és biztosítja a felügyeletet. Az internetes tevékenység nyomon követése. Ez valós időben is elvégezhető. Az úgynevezett monitoring-ügynökökkel nemcsak azt lehet megtudni, hogy az alkalmazottak monitorja éppen mit mutat, hanem azt is, hogy milyen oldalakat látogattak meg, milyen programokat használtak, milyen információkat töltöttek le külső meghajtókra, valamint az online levelezést is el lehet olvasni és el lehet menteni. Az ilyen programokat több számítógépre telepítik, és az összes megszerzett információt egy szerveren tárolják.

A nem munkaterületek ellenőrzése. Itt általában dohányzóhelyiségekről, konyhákról stb. beszélünk. Ezeken a helyeken nem mindig célszerű kamerákat telepíteni. Olcsóbb lenne rejtett mikrofonok vagy mini-kazettás magnók felszerelése. Ez utóbbiak nem igényelnek speciális telepítést, elég csak bekapcsolni és elrejteni őket. Adatgyűjtés informátorok segítségével. Rögtön megjegyezzük, hogy a tőlük beérkező információk 80%-a puszta pletyka, de ettől függetlenül mindent ellenőrizni kell. A besúgókat általában két kategóriába sorolják: önkéntesek és beszervezettek. Az előbbiek lehet, hogy egyszerűen csak úgy, csak úgy mondanak információkat a biztonsági szolgálatnak.

Tehát a hatékonyságuk nagyon alacsony. A beszervezett informátorok sokkal hasznosabbak. Általában azok az alkalmazottak, akiket a biztonsági szolgálat rajtakapott valami illegális cselekedeten, például olyan mennyiségű áru ellopásán, amely elegendő egy büntetőügyhöz. Az ilyen alkalmazottal folytatott beszélgetés után a biztonsági szolgálat két lehetőséget kínálhat neki: megtéríti az összes veszteséget és aláveti magát egy büntetőeljárásnak, vagy egyszerűen csak visszaadja a pénzt, de azt is...". Ahhoz, hogy a második lehetőség lehetséges legyen, a biztonsági szolgálat ügynökének el kell magyaráznia a jövőbeli együttműködés feltételeit.

Helyezzen kamerákat az alkalmazottak elé

Brian Riley, a PVTechnologies Inc. társalapítója. Sok ügyfelünk kéri, hogy rejtett megfigyelőrendszereket telepítsünk az irodáikba. Például, hogy szereljék fel a kamerát a mennyezetre, rejtsék el a háztartási készülékekben vagy a riasztórendszerekben. A rejtett munkavállalói megfigyelés azonban kivitelezhetetlen. Sokkal hatékonyabb az átlátható megfigyelés kialakítása. Íme egy példa.

Az ügyfél arra kért bennünket, hogy telepítsünk videómegfigyelést egy élelmiszerboltban, hogy segítsünk megelőzni a lopásokat és megszüntetni a rendszeres hiányosságokat. Az ügyfél kérésére a telepítés nappal, az alkalmazottak szeme láttára történt. Két kamerát telepítettünk az utcára (az üzlet bejáratainak megtekintésére), egyet - magánál a bejáratnál (az összes bejövő és kimenő látogató rögzítésére), egy kamerát helyeztünk el minden egyes pénztári folyosó közelében (a pénztárgép és a pénzváltás ellenőrzésére), két kamerát az általános pénztári terület és az azt megközelítő vásárlók megfigyelésére, négy kamerát az áruforgalmak rögzítésére, és további kettőt a raktárban.

Figyelembe vették az ügyfelek azon kérését is, hogy a felvételeket távolról is megtekinthessék (az ehhez hasonló objektumoknál általában 8-16 kamerából álló rendszert telepítenek). Az ilyen gondos és átgondolt kameraelhelyezés meghozta az eredményét - egy hét alatt megszüntették a lopásokat és a hiányt az üzletben. A személyzet nem tehetett semmi gátlástalant, mert féltek a lelepleződéstől.