Monitorização dos empregados: Como identificar os preguiçosos sem serem notados

Muitos executivos mais cedo ou mais tarde decidem introduzir um sistema de monitorização de empregados na sua empresa. Contudo, o facto de existir um sistema de monitorização instalado no escritório, não deve ser escondido dos empregados, a fim de evitar conflitos.

Neste artigo analisamos: como organizar a monitorização dos empregados, que sistema de monitorização do tempo de trabalho é mais eficaz. A monitorização dos empregados é amplamente utilizada por gestores que desejam manter tudo sob controlo. O moderno equipamento técnico permite ouvir qualquer conversa, ver as instalações, e captar o tráfego da rede em qualquer canal.

A única questão é a da adequação dos custos - o sistema de monitorização dos empregados deve ser adequado à tarefa. Então como implementá-lo com um orçamento mínimo? Ao decidir utilizar o sistema de monitorização dos funcionários, antes de mais, é necessário não esconder a sua existência ao pessoal. Faça-o de modo a que todos os funcionários o conheçam.

Isto, em primeiro lugar, fornecer-lhe-á a base legal para este tipo de controlo, na maioria dos casos, torna os resultados legítimos. (Em muitos países, nem mesmo os detectives privados podem fazer isso. Só as agências de aplicação da lei têm o direito de realizar vigilância encoberta, e mesmo elas precisam de uma autorização para isso) Em segundo lugar, desta forma, é possível reduzir significativamente os custos de segurança. Lembremo-nos: o objectivo de qualquer segurança é prevenir o crime e criar dificuldades para cometer um, o que significa que esconder o facto de instalação de vigilância vídeo e áudio não só é desnecessário, como também contraproducente.

Certamente que ao marcar centros de chamadas de grandes bancos, operadores móveis, etc., tem notado avisos semelhantes a este: "A sua chamada poderá ser registada para melhorar a qualidade do serviço". Os funcionários não sabem se serão ou não gravados ou se alguma vez serão gravados. Mas a possibilidade de vigilância elimina instantaneamente a probabilidade de comunicações criminais nesse canal. Situação semelhante acontece com a vigilância por vídeo e áudio nas salas de reunião. Pendurar um sinal com um aviso de vigilância contínua. Por vezes, o próprio sinal é suficiente para evitar que algo contraditório com as regras corporativas ocorra nestas áreas.

Teoricamente, pode poupar no custo das câmaras neste caso e apenas pendurar câmaras falsas. Embora haja um senão - imitações baratas funcionam bem para clientes em áreas públicas como supermercados. Aqueles, que são mais ou menos versados nisto, descobrirão facilmente que as câmaras não são reais. Não há lentes nelas, e isso mostra - a lente não brilha. Além disso, os empregados comunicam tipicamente entre si, incluindo os guardas, que estão normalmente conscientes da falta de vigilância.

É mau se o pessoal considerar o sistema de monitorização dos empregados como uma expressão de desconfiança (mesmo que isto seja verdade). Por conseguinte, é necessário apresentá-lo devidamente. Por exemplo, pode explicar que a monitorização será realizada não para punir, mas para tomar decisões justas em situações difíceis. Evite a palavra "vigilância", tem uma conotação negativa, é melhor falar de sistema de seguimento do tempo ou de sistema de prevenção de incidentes. Da mesma forma, não é necessário dizer directamente que o correio electrónico será controlado - explicar ao pessoal, que para efeitos de prevenção de fugas de informação confidencial, a administração pode controlar as mensagens recebidas e enviadas. Mas para evitar completamente os problemas com a lei, deve avisar os funcionários sobre a monitorização não só verbalmente mas também por escrito - obter a assinatura pessoal de cada funcionário num formulário de consentimento.

Ao mesmo tempo, nos regulamentos internos deve reflectir a presença de um sistema de monitorização específico (por exemplo, vigilância por vídeo, monitorização do tráfego na Internet, monitorização do correio electrónico) para justificar a necessidade da sua implementação. Ao mesmo tempo, deve considerar que se um aviso sobre gravações de chamadas de escritório ou videovigilância torna este tipo de monitorização legítima na maioria dos casos, então a monitorização do correio electrónico e da correspondência é diferente.

Por um lado, a comunicação via correio empresarial, em teoria, não pode ser privada. Por outro lado, a correspondência envolve duas pessoas e uma delas, em primeiro lugar, pode não ser avisada sobre a monitorização, e em segundo lugar, pode não ser o seu empregado, pelo que não tem o direito de ver o seu e-mail. De um ponto de vista legal, este tipo de monitorização é ilegal. Também não é apropriado verificar a correspondência que passa pela conta pessoal de qualquer funcionário (Skype, ICQ, etc.). Por conseguinte, por vezes faz sentido reduzir o número de canais com informação pessoal: por exemplo, proibir a utilização do Skype, ICQ durante o tempo de trabalho. Por outro lado, se um funcionário utilizar, por exemplo, um tablet de computador pessoal com ligação 3G, ele ou ela pode comunicar fora da rede da empresa. Interceptar tráfego de todos os dispositivos electrónicos do escritório, incluindo conversas em telemóveis, é teoricamente possível, mas na prática, é muito caro. Para a maioria das empresas, a instalação de tais sistemas não é prática (para não mencionar que é ilegal).

Por conseguinte, é melhor praticar a monitorização selectiva. Ver e ouvir tudo é impossível. Por conseguinte, apenas várias gravações são geralmente seleccionadas. Geralmente, são as que têm palavras-chave. Por exemplo, "kickback, contrafacção, dinheiro, entrega, rigidez, dinheiro, dólares", mas cada empresa tem o seu próprio conjunto de palavras de alerta. Isto aplica-se à vigilância de telefones de escritório, e à monitorização de correio electrónico, e ao controlo de qualquer outro sistema de comunicação electrónica.

A visualização de todos os dados de vídeo e áudio gravados, mesmo selectivamente, é muito demorada. Uma forma muito mais eficaz é a abordagem direccionada aos dados, ou seja, a monitorização de indivíduos, sobre os quais existem suspeitas ou que receberam informações de informadores. Por exemplo, desta forma, numa empresa, o chefe do departamento de vendas foi exposto. O director comercial desta organização apelou ao Serviço de Segurança com um pedido para verificar este empregado: todos os dias ele estava presente no escritório, mas trabalhava mal fazendo quem sabe o quê.

Verificou-se que este gerente de vendas estava muito ocupado com o trabalho, mas apenas a trabalhar para si próprio. Ao utilizar o seu cargo, abriu algumas lojas e forneceu-lhes os produtos da empresa com grandes descontos e sem pré-pagamento. Além disso, todas as empresas têm os chamados "buracos negros", aos quais se deve prestar atenção sem se lembrar. Por exemplo, controlar a sala de fumo, os cubículos das escadas ou outros locais onde os empregados vão para ter conversas privadas. Num caso, que foi apanhado numa câmara em tal escadaria, um gerente de vendas deu um pacote de dinheiro a um empregado do departamento de compras.

Esta foi a razão para monitorizar os dois, o que mais tarde mostrou que juntos organizaram um negócio do lado a dividir os lucros 50/50.

Helen Richards, CEO, VisConsulting Ltd. Os gestores muitas vezes não confiam nos seus subordinados, pelo que recorrem à monitorização dos empregados. Mas o controlo excessivo do pessoal pode por vezes causar uma reacção negativa - o desejo de cometer actos ilegais, mas muito furtivamente, de modo que o sistema de monitorização não será capaz de o detectar. Este é o primeiro risco. O segundo risco está relacionado com o facto de o mercado de trabalho afinal não ser tão grande, e a informação sobre este tipo de monitorização em qualquer empresa espalha-se muito rapidamente (através da criação de listas negras e da disseminação de rumores). Os candidatos mais interessantes geralmente recusam ofertas de tais empresas, ou aceitam aí posições apenas por um salário muito elevado.

Isto pode subsequentemente aumentar a rotação, o que afecta definitivamente a qualidade do trabalho. Por conseguinte, oponho-me a tal monitorização dos empregados. Para não ter de envolver a vigilância do pessoal, os gestores e subordinados devem construir relações baseadas na confiança e no respeito mútuo. Isto pode ser feito seleccionando inicialmente funcionários com determinadas características pessoais, e motivação que coincida com os valores da empresa. E o executivo, por sua vez, deve comunicar mais frequentemente com os empregados, captar o estado de espírito da equipa e ajudar a resolver quaisquer questões relacionadas com o trabalho. Só então os empregados deixarão de precisar de fazer algo em segredo.

A escolha da ferramenta de monitorização depende principalmente de quem se pretende monitorizar. Para localizar, por exemplo, o pessoal de vendas, pessoal de armazém e empregados de mesa, a opção mais apropriada seria a instalação de vigilância por vídeo. Mas é pouco provável que seja eficaz para o controlo do pessoal de escritório. Para eles é mais eficiente instalar um programa de computador especial que recolherá informações sobre a actividade informática do funcionário e gravará conversas telefónicas. Vamos examinar todos os métodos em pormenor. CCTV. Em primeiro lugar, para instalar correctamente a videovigilância numa loja, é necessário compreender a quantidade de câmaras de vídeo de que necessitará.

Normalmente, as câmaras são montadas perto dos produtos que são roubados com mais frequência, e perto dos corredores de caixa. Em segundo lugar, é necessário determinar o tipo de máquinas fotográficas. É melhor utilizar câmaras coloridas, porque são mais informativas. Para os corredores de mercadorias, as câmaras de cúpula serão óptimas. Tem uma aparência estética: pequena e limpa, com uma lente pequena. Estas câmaras podem ser de dois tipos: câmaras de lente fixa (ângulo de visão 90-100°) e câmaras varifocais. Nos corredores, são frequentemente instalados conjuntos de várias câmaras fixas. Mas para as câmaras varifocais de armazém são mais adequadas. Acima das caixas registadoras é melhor instalar câmaras com um ângulo fixo claro e maior resolução, o que permitirá ver as notas e o visor da caixa registadora. Monitorização das conversas telefónicas.

A escolha de equipamento para gravar conversas de telefones fixos é bastante ampla: desde dispositivos que podem cobrir várias linhas telefónicas até dispositivos individuais para cada telefone fixo. Em alguns departamentos comerciais, os telemóveis são também monitorizados. Isto aplica-se principalmente aos empregados que trabalham remotamente ou em viagens de negócios: gestores de vendas, representantes de vendas. Neste caso, seria apropriado fornecer aos empregados uma ligação móvel gratuita. Desta forma, uma empresa matará dois coelhos com uma cajadada só - aumentar a lealdade e fornecer monitorização. Monitorização da actividade da Internet. Pode ser realizada em tempo real. Os chamados agentes de monitorização permitem-lhe saber não só o que os monitores dos funcionários exibem no momento, mas também quais os sites visitados, que programas foram utilizados, que informações foram descarregadas para unidades externas, e também lhe permitem ler e guardar correspondência online. Tais programas são instalados em vários computadores, e toda a informação obtida é armazenada num servidor.

Controlo de áreas não trabalhadoras. Como regra, aqui estamos a falar de salas de fumo, cozinhas, e assim por diante. Nestes locais, nem sempre é conveniente instalar câmaras. Seria mais barato instalar microfones escondidos ou mini-gravadores de cassetes. Estes últimos não requerem instalação especial, basta ligá-los e escondê-los. Recolha de dados utilizando informadores. Notaremos de imediato que 80% da informação recebida deles é pura fofoca, mas, no entanto, tudo deve ser verificado. Os informadores são normalmente divididos em duas categorias: voluntários e recrutas. A primeira pode ser simplesmente contar informações ao Serviço de Segurança apenas por causa disso.

Por isso, a sua eficácia é muito baixa. Os informadores recrutados são muito mais úteis. Normalmente são os empregados, que foram apanhados pelo serviço de segurança a fazer algo ilegal, como o roubo de bens na quantidade suficiente para um caso criminal. Após uma conversa com este empregado, o Serviço de Segurança pode oferecer-lhe duas opções: reembolsar todas as perdas e submeter-se a uma investigação criminal ou simplesmente devolver o dinheiro, mas também...". Para que a segunda opção seja possível, o agente do Serviço de Segurança tem de explicar as condições para uma cooperação futura.

Brian Riley, co-fundador da PVTechnologies Inc. Muitos dos nossos clientes pedem para instalar vigilância oculta nos seus escritórios. Por exemplo, para montar a câmara no tecto, escondê-la em electrodomésticos ou sistemas de alarme. No entanto, uma vigilância oculta de empregados é impraticável. É muito mais eficaz estabelecer uma vigilância transparente. Aqui fica um exemplo.

O cliente pediu-nos que instalássemos vigilância vídeo numa mercearia, para ajudar a evitar roubos e para nos livrarmos de insuficiências sistemáticas. A pedido do cliente, a instalação teve lugar durante o dia, na frente dos empregados. Duas câmaras foram instaladas na rua (para ver as entradas da loja), uma - na própria entrada (registando todas as entradas e saídas de visitantes), uma câmara colocada perto de cada corredor de caixa (controlando a caixa registadora e a troca de dinheiro), duas câmaras para ver a área de caixa geral e os clientes que se aproximavam, quatro câmaras para registar os corredores de mercadorias, e outras duas no armazém.

O pedido do cliente para rever a gravação à distância também foi tido em conta (em objectos, como este, é normalmente instalado um sistema de 8-16 câmaras). Uma localização tão cuidadosa e ponderada das câmaras deu os seus resultados - o roubo e o défice na loja foram eliminados numa semana. O pessoal não podia fazer nada sem escrúpulos, devido ao medo de ser exposto.