Toezicht op werknemers: Hoe Slackers te identificeren zonder opgemerkt te worden

Veel leidinggevenden besluiten vroeg of laat een personeelsvolgsysteem in hun bedrijf in te voeren. Het feit dat er een volgsysteem op kantoor is geïnstalleerd, mag echter niet verborgen blijven voor de werknemers, om conflicten te voorkomen.

Timothy Mason, deskundige op het gebied van personeelscontrole

In dit artikel bekijken we: hoe organiseer je werknemerscontrole, welk systeem van werktijdcontrole is effectiever. Personeelstoezicht wordt veel gebruikt door managers die alles onder controle willen houden. Moderne technische apparatuur maakt het mogelijk elk gesprek af te luisteren, het pand te bekijken en het netwerkverkeer op elk kanaal vast te leggen.

De enige vraag is de geschiktheid van de kosten - het personeelsbewakingssysteem moet geschikt zijn voor de taak. Dus hoe het te implementeren met een minimaal budget? Als u besluit een personeelsmonitoringsysteem te gebruiken, is het allereerst noodzakelijk het bestaan ervan niet te verbergen voor het personeel. Maak het zo dat elke werknemer ervan op de hoogte is.

Dit verschaft u ten eerste de wettelijke basis voor dit soort controle, in de meeste gevallen maakt het de resultaten legitiem. (In veel landen mogen zelfs privédetectives dit niet doen. Alleen wetshandhavers hebben het recht om heimelijke controles uit te voeren, en zelfs zij hebben daarvoor een vergunning nodig). Laten we onszelf eraan herinneren: het doel van elke beveiliging is het voorkomen van misdaad en het creëren van moeilijkheden voor het plegen ervan, wat betekent dat het verbergen van de installatie van video- en audiobewaking niet alleen onnodig is, maar ook contraproductief.

Wanneer u belt naar call centers van grote banken, mobiele operators, enzovoort, hebt u ongetwijfeld waarschuwingen gezien die lijken op deze: "Uw gesprek kan worden opgenomen om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren." Werknemers weten niet of ze wel of niet worden opgenomen en of ze überhaupt ooit worden opgenomen. Maar de mogelijkheid van bewaking elimineert onmiddellijk de kans op criminele communicatie op dat kanaal. Een soortgelijke situatie krijgen we met video- en audiosurveillance in vergaderruimtes. Hang een bord op met een waarschuwing voor de voortdurende bewaking. Soms is het bord zelf al voldoende om te voorkomen dat in deze ruimten iets gebeurt dat in strijd is met de bedrijfsregels.

Theoretisch kunt u in dit geval besparen op de kosten van camera's en gewoon nepcamera's ophangen. Hoewel er een addertje onder het gras zit - goedkope imitaties werken goed voor klanten in openbare ruimtes zoals supermarkten. Wie hier min of meer in thuis is, komt er gemakkelijk achter dat de camera's niet echt zijn. Er zitten geen lenzen in, en dat is te zien - de lens schittert niet. Bovendien communiceren de werknemers gewoonlijk met elkaar, inclusief de bewakers, die meestal op de hoogte zijn van het gebrek aan toezicht.

De noodzaak van toezicht rechtvaardigen en schriftelijke toestemming verkrijgen

Het is slecht als het personeel het personeelsmonitoringsysteem beschouwt als een uiting van wantrouwen (zelfs als dit waar is). Daarom moet u het goed presenteren. U kunt bijvoorbeeld uitleggen dat het toezicht niet wordt uitgevoerd om te straffen, maar om eerlijke beslissingen te nemen in moeilijke situaties. Vermijd het woord "toezicht", het heeft een negatieve connotatie, het is beter om te spreken over een tijdregistratiesysteem of een systeem ter voorkoming van incidenten. Evenzo is het niet nodig rechtstreeks te vertellen dat e-mail wordt gecontroleerd - leg het personeel uit dat het management ter voorkoming van het uitlekken van vertrouwelijke informatie de inkomende en uitgaande berichten kan controleren. Maar om problemen met de wet volledig te vermijden, moet u de werknemers niet alleen mondeling, maar ook schriftelijk waarschuwen voor het toezicht - zorg voor een persoonlijke handtekening van elke werknemer op een toestemmingsformulier.

Tegelijkertijd moet u in het huishoudelijk reglement de aanwezigheid van een specifiek bewakingssysteem (bijvoorbeeld videobewaking, controle van het internetverkeer, controle van e-mail) weergeven om de noodzaak van de toepassing ervan te rechtvaardigen. Tegelijkertijd moet u bedenken dat als een waarschuwing over opnames van kantoorgesprekken of videobewaking dit soort bewaking in de meeste gevallen legitiem maakt, de bewaking van e-mail en correspondentie anders ligt.

Enerzijds kan communicatie via bedrijfsmail in theorie niet privé zijn. Anderzijds is de correspondentie tussen twee personen en een van hen, ten eerste, is misschien niet gewaarschuwd voor toezicht, en ten tweede, is misschien niet uw werknemer, zodat u niet het recht hebt zijn of haar e-mail in te zien. Vanuit juridisch oogpunt is dit soort toezicht illegaal. Het is ook ongepast om de correspondentie te controleren die via de persoonlijke account van een werknemer verloopt (Skype, ICQ, enz.). Daarom is het soms zinvol om het aantal kanalen met persoonlijke informatie te beperken: bijvoorbeeld een verbod op het gebruik van Skype, ICQ tijdens werktijd. Anderzijds, als een werknemer bijvoorbeeld een persoonlijke computertablet met 3G-verbinding gebruikt, kan hij of zij buiten het bedrijfsnetwerk communiceren. Het onderscheppen van verkeer van alle elektronische apparaten op kantoor, inclusief gesprekken op mobiele telefoons, is theoretisch mogelijk, maar in de praktijk is het erg duur. Voor de meeste bedrijven is de installatie van dergelijke systemen niet praktisch (om niet te zeggen dat het illegaal is).

Daarom is het beter om selectief toezicht te houden. Alles bekijken en beluisteren is onmogelijk. Daarom worden gewoonlijk slechts enkele opnamen geselecteerd. Meestal zijn dat die met sleutelwoorden. Bijvoorbeeld "smeergeld, vals geld, contant geld, overhandigen, stijf staan, geld, bokken", maar elk bedrijf heeft zijn eigen set waarschuwingswoorden. Dit geldt voor bewaking van kantoortelefoons, en e-mailbewaking, en controle van elk ander elektronisch communicatiesysteem.

Doelgericht toezicht houden

Het bekijken van alle opgenomen video- en audiogegevens, zelfs selectief, is zeer tijdrovend. Een veel effectievere manier is de gerichte benadering van gegevens, d.w.z. het controleren van personen over wie een vermoeden bestaat of die informatie hebben gekregen van informanten. Zo werd bijvoorbeeld in een bedrijf het hoofd van de verkoopafdeling ontmaskerd. De commercieel directeur van deze organisatie deed een beroep op de veiligheidsdienst met het verzoek deze werknemer te controleren: elke dag was hij op kantoor aanwezig, maar werkte slecht en deed wie weet wat.

Het bleek dat deze verkoopleider het erg druk had met werk, maar alleen voor zichzelf werkte. Door gebruik te maken van zijn positie opende hij een paar winkels en voorzag deze van goederen van het bedrijf met grote kortingen en zonder vooruitbetaling. Bovendien heeft elk bedrijf zogenaamde "zwarte gaten", waaraan zonder meer aandacht moet worden besteed. Bijvoorbeeld het controleren van de rookruimte, de trapkastjes of andere plaatsen waar werknemers naartoe gaan om privégesprekken te voeren. In één geval, dat op een camera werd vastgelegd in zo'n trappenhuis, gaf een salesmanager een bundel geld aan een medewerker van de inkoopafdeling.

Dit was de reden om hen beiden te controleren, waaruit later bleek dat zij samen een nevenbedrijf hebben opgezet waarbij de winst 50/50 wordt verdeeld.

Overweeg de risico's van de invoering van het monitoringsysteem

Helen Richards, CEO, VisConsulting Ltd. Managers vertrouwen hun ondergeschikten vaak niet, dus nemen ze hun toevlucht tot personeelscontrole. Maar overmatige controle van het personeel kan soms een terugslag veroorzaken - de wens om onwettige handelingen te verrichten, maar heel heimelijk, zodat het volgsysteem het niet kan ontdekken. Dit is het eerste risico. Het tweede risico houdt verband met het feit dat de arbeidsmarkt toch niet zo groot is, en dat informatie over dit soort controle in een bedrijf zich zeer snel verspreidt (via het aanleggen van zwarte lijsten en het verspreiden van geruchten). De meest interessante kandidaten weigeren meestal aanbiedingen van dergelijke bedrijven, of aanvaarden er alleen een functie tegen een zeer hoog salaris.

Dit kan vervolgens het verloop verhogen, wat zeker ten koste gaat van de kwaliteit van het werk. Daarom ben ik tegen een dergelijke personeelscontrole. Om geen personeel te hoeven controleren, moeten managers en ondergeschikten relaties opbouwen die gebaseerd zijn op vertrouwen en wederzijds respect. Dit kan door in eerste instantie werknemers te selecteren met bepaalde persoonlijke kenmerken, en een motivatie die overeenkomt met de waarden van het bedrijf. En leidinggevenden moeten op hun beurt vaker met werknemers communiceren, de stemming in het team opvangen en eventuele werkgerelateerde problemen helpen oplossen. Alleen dan hoeven werknemers niets meer in het geheim te doen.

Kies een geschikt controle-instrument

De keuze van het controle-instrument hangt voornamelijk af van wie u wilt controleren. Om bijvoorbeeld verkooppersoneel, magazijnpersoneel en obers te volgen, zou de installatie van videobewaking de meest geschikte optie zijn. Maar voor de controle van kantoorpersoneel is dit waarschijnlijk niet effectief. Voor hen is het efficiënter om een speciaal computerprogramma te installeren dat informatie verzamelt over de computeractiviteiten van de werknemer en telefoongesprekken opneemt. Laten we alle methoden in detail bekijken. CCTV. Om videobewaking in een winkel goed op te zetten is het allereerst noodzakelijk te weten hoeveel camera's u nodig heeft.

Gewoonlijk worden camera's gemonteerd in de buurt van de producten die het vaakst worden gestolen, en in de buurt van kassa's. Ten tweede moet u het type camera's bepalen. Het is beter om gekleurde te gebruiken, omdat die meer informatie geven. Voor de goederengangen zijn koepelcamera's optimaal. Ze zien er esthetisch uit: klein en netjes, met een kleine lens. Er zijn twee soorten camera's: camera's met een vaste lens (kijkhoek 90-100°) en camera's met een varifocus. In gangen worden vaak sets van meerdere vaste camera's geïnstalleerd. Maar voor het magazijn zijn varifocale camera's geschikter. Boven de kassa's is het beter om camera's te installeren met een duidelijke vaste hoek en een hogere resolutie, waardoor de bankbiljetten en het display van de kassier te zien zijn. Toezicht op telefoongesprekken.

De keuze aan apparatuur voor het opnemen van gesprekken met vaste telefoons is vrij groot: van apparaten die meerdere telefoonlijnen kunnen bestrijken tot individuele apparaten voor elke vaste telefoon. In sommige commerciële afdelingen worden ook mobiele telefoons gecontroleerd. Dit geldt vooral voor werknemers die op afstand of op zakenreis werken: verkoopmanagers, vertegenwoordigers. In dit geval zou het passend zijn om werknemers een gratis mobiele aansluiting te bieden. Op die manier slaat een bedrijf twee vliegen in één klap - de loyaliteit verhogen en zorgen voor monitoring. Monitoring van internetactiviteiten. Het kan in real time worden uitgevoerd. De zogenaamde monitoring agents laten u niet alleen weten wat de monitors van de werknemers op dat moment weergeven, maar ook welke sites werden bezocht, welke programma's werden gebruikt, welke informatie werd gedownload naar externe schijven, en ook laten ze u online correspondentie lezen en opslaan. Dergelijke programma's worden geïnstalleerd op meerdere computers, en alle verkregen informatie wordt opgeslagen op een server.

Controle van niet-werkruimten. In de regel gaat het hier om rookruimtes, keukens, enz. Op deze plaatsen is het niet altijd zinvol camera's te installeren. Het zou goedkoper zijn om verborgen microfoons of mini-tape-recorders te installeren. Deze laatste vereisen geen speciale installatie, het is voldoende ze aan te zetten en zich te verstoppen. Verzameling van gegevens met behulp van informanten. We merken meteen op dat 80% van de binnenkomende informatie van hen pure roddel is, maar toch moet alles worden gecontroleerd. Klokkenluiders worden gewoonlijk in twee categorieën verdeeld: vrijwilligers en rekruten. De eersten vertellen misschien gewoon informatie aan de veiligheidsdienst, gewoon voor de lol.

Hun doeltreffendheid is dus zeer gering. Gerekruteerde informanten zijn veel nuttiger. Meestal zijn het werknemers die door de veiligheidsdienst zijn betrapt op iets illegaals, zoals het stelen van goederen voor een bedrag dat voldoende is voor een strafzaak. Na een gesprek met deze werknemer kan de veiligheidsdienst hem of haar twee opties aanbieden: alle verliezen terugbetalen en een strafrechtelijk onderzoek ondergaan of gewoon het geld teruggeven, maar ook...". Om de tweede optie mogelijk te maken, moet de agent van de veiligheidsdienst de voorwaarden voor toekomstige samenwerking uitleggen.

Plaats camera's voor de werknemers

Brian Riley, medeoprichter van PVTechnologies Inc. Veel van onze klanten vragen om verborgen bewaking in hun kantoren te installeren. Bijvoorbeeld om de camera aan het plafond te monteren, te verbergen in huishoudelijke apparaten of alarmsystemen. Een verborgen bewaking van werknemers is echter onpraktisch. Het is veel effectiever om een transparante bewaking in te stellen. Hier is een voorbeeld.

De klant vroeg ons videobewaking te installeren in een kruidenierszaak, om diefstal te helpen voorkomen en systematische tekortkomingen weg te werken. Op verzoek van de klant vond de installatie overdag plaats, in het bijzijn van de medewerkers. Er werden twee camera's in de straat geïnstalleerd (om de ingangen van de winkel te zien), één - bij de ingang zelf (die alle inkomende en uitgaande bezoekers registreert), één camera bij elk kassagebied (die de kassa en het wisselen van geld controleert), twee camera's om de algemene kassazone en de klanten die deze naderen te bekijken, vier camera's voor het registreren van de goederengangen, en nog eens twee in het magazijn.

Er is ook rekening gehouden met het verzoek van de klant om de opnamen op afstand te bekijken (in objecten zoals deze wordt gewoonlijk een systeem van 8-16 camera's geïnstalleerd). Zo'n zorgvuldige en doordachte cameralocatie gaf zijn resultaat - diefstal en tekort in de winkel werden binnen een week uitgebannen. Het personeel kon niets gewetenloos doen, uit angst te worden ontmaskerd.