Guide étape par étape pour la mise en œuvre d'un système de contrôle des employés

La mise en œuvre d'un système de suivi efficace est plus complexe que le simple achat du logiciel de suivi le plus puissant et son installation sur les ordinateurs du bureau.

La première étape cruciale consiste à définir les raisons pour lesquelles le système de contrôle des employés est nécessaire dans votre organisation. Pour mieux identifier la nécessité d'un contrôle, posez-vous la question suivante :

• Quels sont les problèmes que nous essayons de résoudre ?
• Les employés respectent-ils systématiquement les délais ?
• Sommes-nous préoccupés par l'engagement et la motivation des employés ?
• Existe-t-il des risques de violation de données ou d'accès non autorisé à des informations sensibles ?
• Notre organisation est-elle tenue de surveiller l'activité des employés pour des raisons de conformité légale ou réglementaire ?
• Quels sont les objectifs de la surveillance ? (par exemple, améliorer la productivité, accroître la satisfaction des employés, garantir la conformité, etc.)

Les réponses à ces questions définiront les caractéristiques de votre futur système de contrôle.

Maintenant que vous avez déterminé les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce au contrôle, vous pouvez classer par ordre de priorité les caractéristiques les plus importantes de votre système. En règle générale, les systèmes de contrôle des employés peuvent présenter les groupes de caractéristiques suivants :

• Suivi du temps :pointage, feuilles de temps manuelles ou automatisées, calcul des heures supplémentaires, gestion et approbation des congés annuels et des congés de maladie, etc.
• Programmation :la gestion des horaires des employés, le suivi de leur disponibilité, les échanges d'équipes et les rappels et notifications d'équipes.
• Suivi des présences :le suivi des absences des employés, les demandes et les autorisations d'absence, les rapports sur les schémas de présence et les taux d'absentéisme.
• Surveillance de l'activité sur l'ordinateur :captures d'écran, enregistrement d'écran, suivi de l'historique de navigation, enregistrement des touches, contrôle de l'activité de l'imprimante, surveillance des périphériques de stockage externes, enregistrement du temps actif/inactif, etc.
• Gestion des performances :détermination des activités productives et improductives, statistiques sur les applications et les sites les plus utilisés, calcul des scores de productivité individuels, etc.
• Gestion de projet :créer des projets, les diviser en tâches et les assigner à des employés, suivre le temps passé sur une tâche, suivre les étapes et les budgets, etc.

En outre, certains systèmes de contrôle des salariés ont des capacités d'intégration. Ils peuvent s'intégrer à vos systèmes actuels de paie, de gestion de projet ou d'information sur les ressources humaines (SIRH). L'intégration permet de rationaliser le calcul des salaires, d'évaluer les performances et de simplifier les processus administratifs.

Les activités des employés que vous souhaitez contrôler peuvent être illégales dans votre juridiction. C'est pourquoi il est essentiel d'étudier les réglementations applicables en matière de protection de la vie privée et de droit du travail. Nous vous recommandons de consulter votre conseiller juridique avant de mettre en œuvre la surveillance des employés dans votre organisation.

Au cours de la première étape, vous avez développé l'idée des problèmes que le futur outil de surveillance devrait résoudre et des caractéristiques qu'il devrait idéalement posséder. Il est maintenant temps d'explorer le marché et de choisir la solution qui répond le mieux à vos besoins.

Outre les caractéristiques et les capacités d'intégration, les facteurs suivants doivent être pris en compte lors du choix de l'outil :

• Votre budget pour le logiciel, le matériel, la mise en œuvre et la maintenance ;
• Évolutivité : la solution idéale doit pouvoir évoluer avec votre entreprise ;
• Convivialité ;
• Assistance à la clientèle ;
• Sécurité des données et protection de la vie privée ;
• Respect des réglementations en vigueur en matière de travail et de protection de la vie privée.

En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir des options de surveillance logicielle ou matérielle.

Les logiciels de contrôle des employés diffèrent selon le modèle de déploiement : sur site ou dans le nuage.

Logiciel en nuage est hébergé par le développeur du logiciel sur des serveurs distants et accessible via l'internet. Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier de l'achat et de la maintenance des serveurs. Les logiciels en nuage sont généralement plus conviviaux et leur mise en œuvre ne nécessite que trois étapes : la création d'un compte, l'installation d'un agent de surveillance et l'ouverture d'une session pour suivre les résultats. Ces logiciels sont associés à des coûts initiaux moins élevés et à une accessibilité et une évolutivité accrues. Vous pouvez contrôler l'activité des employés même si vous êtes en dehors du réseau de l'entreprise. Les logiciels basés sur l'informatique en nuage sont parfaits pour les entreprises qui emploient des salariés à distance ou qui souhaitent bénéficier d'une plus grande commodité.

Logiciel sur site est installé et exploité sur le site physique d'une organisation. Ce type de logiciel nécessite des coûts initiaux plus élevés (matériel, licences logicielles et installation) et des ressources informatiques dédiées à la maintenance et aux mises à jour. En contrepartie, vous bénéficiez d'un contrôle total sur le système, les données collectées et les mises à jour. Les logiciels sur site offrent potentiellement une plus grande souplesse de personnalisation et une sécurité accrue. Cependant, ils peuvent ne pas être aussi évolutifs et accessibles que les logiciels sur site. Les logiciels sur site sont parfaits pour les secteurs soumis à des exigences réglementaires strictes.

Les systèmes de contrôle des salariés peuvent être autonomes ou intégrés au SIRH.

Les logiciels autonomes se concentrent sur une fonction spécifique ou une combinaison de fonctions : suivi du temps, suivi du temps et évaluation des performances, gestion de projet, etc. Le SIRH offre une suite complète de fonctions RH, y compris la gestion du temps et des présences, la paie, les avantages sociaux, etc. Les systèmes autonomes sont souvent plus abordables mais peuvent ne pas avoir les capacités d'intégration des solutions plus complètes.

Enfin, vous pouvez commander une solution personnalisée adaptée aux besoins et aux flux de travail de votre organisation. Toutefois, ces solutions sont généralement plus coûteuses et plus longues à développer et à maintenir, ce qui explique qu'elles soient moins populaires que les outils prêts à l'emploi.

CleverControl est un puissant logiciel de contrôle des employés Il suit toute l'activité de l'ordinateur, y compris le texte tapé et copié, l'activité sur les sites web et les médias sociaux, le temps d'inactivité, l'activité de l'imprimante, et bien plus encore. La plateforme offre également des fonctions de surveillance en direct : diffusion en temps réel des écrans des employés et webcam en direct. CleverControl enregistre le début et la fin de la journée de travail ainsi que le temps actif/inactif, ce qui rend le suivi du temps de travail automatisé et facile. La puissante fonction AI Scoring fournit des scores de productivité individuels et de brefs commentaires sur l'activité des employés, ce qui allège la charge administrative des évaluations de performance.

CleverControl sera une solution parfaite pour les organisations qui souhaitent contrôler le flux de travail quotidien, suivre le temps de travail et s'assurer que les employés se concentrent sur des activités productives. En savoir plus sur les fonctionnalités de CleverControl ici.

Vos objectifs de surveillance peuvent nécessiter l'utilisation de systèmes matériels de contrôle des employés. Il peut s'agir de scanners biométriques, de lecteurs de cartes, d'applications mobiles permettant de pointer à distance, de systèmes de contrôle d'accès, de vidéosurveillance, etc.

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Commencez par élaborer une politique de suivi détaillée. Cette politique doit énoncer les objectifs de la surveillance et en définir la portée : quelles activités seront surveillées, quelles données seront collectées et comment elles seront utilisées. Elle doit également décrire les mesures de confidentialité et de sécurité des données et permettre aux employés d'accéder aux données collectées.

Que votre juridiction vous oblige ou non à informer les employés de l'existence d'un contrôle, l'honnêteté est toujours la meilleure politique. Informez votre équipe de la surveillance à venir et communiquez la politique susmentionnée à tous les employés. Veillez à ce que chacun comprenne ses droits et ses responsabilités en matière de surveillance. Vous pouvez également fournir aux employés une copie de la politique pour leurs dossiers.

Dans certaines juridictions, l'autorisation des employés est requise pour certains types de surveillance, tels que l'enregistrement des frappes ou la surveillance des courriels. Dans ce cas, vous devez obtenir le consentement écrit ou électronique des employés avant de mettre en œuvre toute méthode de surveillance.

La transparence permet de maintenir la confiance des employés et de répondre à temps aux éventuelles préoccupations et plaintes.

Les employés, les chefs d'équipe et les directeurs doivent savoir comment utiliser le système de suivi des employés le plus efficacement possible. Des manuels d'utilisation complets, des didacticiels, des présentations et des formations pratiques aideront l'équipe à comprendre le fonctionnement du système et à obtenir des réponses aux questions qu'elle pourrait se poser.

Vous souhaiterez peut-être mener un programme pilote avant de déployer le système dans l'ensemble de l'organisation. Choisissez un petit groupe d'employés ou un service spécifique et installez l'agent de surveillance sur leurs ordinateurs. Vérifiez que le système fonctionne comme prévu et qu'il répond aux objectifs de surveillance, et recueillez les réactions des participants au projet pilote et des responsables. Si des problèmes surviennent, il sera plus facile d'apporter les ajustements nécessaires à un petit groupe qu'à l'ensemble de l'organisation.

Lorsque vous vous êtes assuré que le système de contrôle des salariés fonctionne comme prévu, vous pouvez le mettre en œuvre progressivement dans les départements ou les groupes de salariés. À ce stade, nous vous recommandons de surveiller de près le système pour détecter les problèmes techniques ou inattendus.

Si vous voulez que votre système de contrôle des employés soit vraiment efficace, vous ne devez pas vous arrêter à l'étape de la mise en œuvre. Votre logiciel de contrôle peut nécessiter des ajustements supplémentaires ; les réglementations en matière de travail et de protection de la vie privée évoluent et de nouvelles technologies de contrôle apparaissent. C'est pourquoi le suivi et l'optimisation continus sont essentiels pour garantir le succès à long terme de votre système de contrôle des employés.

Outre le suivi des performances des employés, nous recommandons de suivre les performances du système pour détecter les problèmes techniques ou les améliorations potentielles.

Une autre méthode efficace consiste à recueillir les commentaires des employés sur leur expérience du système. S'il y a des préoccupations ou des plaintes, vous devez y répondre et ajuster les paramètres du système, les flux de travail ou la formation en fonction des commentaires des employés.

Il est essentiel de se tenir au courant des nouvelles technologies, des meilleures pratiques et des changements réglementaires liés à la surveillance des employés. Si vos pratiques de surveillance sont en contradiction avec les dernières mises à jour de la législation, vous devez les modifier dès que possible pour éviter les conséquences juridiques.

N'oubliez pas de mettre régulièrement à jour le logiciel de suivi afin d'améliorer ses performances, de renforcer la sécurité des données ou d'ajouter de nouvelles fonctionnalités.

Nous espérons que ce guide complet vous aidera à répondre à la question : "Comment contrôler mes employés ?". La mise en œuvre réussie d'un système de contrôle des employés exige un effort et une attention continus. Elle nécessite une planification minutieuse, la définition d'objectifs, le choix et l'affinage pour s'assurer qu'elle répond à l'évolution des besoins de votre entreprise, améliore la productivité des employés et les performances globales de l'organisation.