Průvodce krok za krokem k zavedení systému kontroly zaměstnanců

Zavedení účinného monitorovacího systému je složitější než pouhý nákup nejvýkonnějšího sledovacího softwaru a jeho instalace do kancelářských počítačů.

Prvním zásadním krokem je definovat, proč je systém kontroly zaměstnanců ve vaší organizaci potřebný. Pro lepší identifikaci nutnosti kontroly si položte následující otázky:

• Jaké problémy se snažíme vyřešit?
• Dodržují zaměstnanci důsledně termíny?
• Zajímá nás angažovanost a motivace zaměstnanců?
• Existuje riziko narušení bezpečnosti dat nebo neoprávněného přístupu k citlivým informacím?
• Je naše organizace povinna sledovat činnost zaměstnanců z důvodu dodržování právních předpisů nebo nařízení?
• Čeho chceme monitorováním dosáhnout? (například zvýšit produktivitu, zvýšit spokojenost zaměstnanců, zajistit dodržování předpisů atd.)

Odpovědi na tyto otázky určí, jaké funkce by měl mít váš budoucí řídicí systém.

Nyní, když jste určili, čeho chcete monitorováním dosáhnout, můžete stanovit priority nejdůležitějších funkcí systému. Obecně mohou mít systémy kontroly zaměstnanců následující skupiny funkcí:

• Sledování času:příchod a odchod, manuální nebo automatizované pracovní výkazy, výpočet přesčasů, správa a schvalování dovolené a nemocenské atd.
• Plánování:správa rozvrhů zaměstnanců, sledování jejich dostupnosti, výměna směn a upozornění na směny.
• Sledování docházky:sledování nepřítomnosti zaměstnanců, žádostí o nepřítomnost a jejich schvalování, zpráv o struktuře docházky a míře absence.
• Sledování činnosti v počítači:snímky obrazovky, nahrávání obrazovky, sledování historie procházení, zaznamenávání kláves, kontrola činnosti tiskárny, sledování externích úložných zařízení, zaznamenávání aktivního/neaktivního času atd.
• Řízení výkonnosti:určování produktivních/neproduktivních činností, statistiky nejpoužívanějších aplikací a webů, výpočet individuálního skóre produktivity atd.
• Řízení projektů:vytváření projektů, jejich rozdělování na úkoly a jejich přidělování zaměstnancům, sledování času stráveného na úkolu, sledování milníků a rozpočtů atd.

Kromě toho mají některé systémy kontroly zaměstnanců integrační funkce. Mohou se integrovat s vašimi stávajícími mzdovými systémy, systémy pro řízení projektů nebo informačními systémy pro lidské zdroje (HRIS). Integrace pomáhá zefektivnit výpočty mezd, vyhodnocovat výkonnost a zjednodušit administrativní procesy.

Činnosti zaměstnanců, které chcete sledovat, mohou být v rámci vaší jurisdikce nezákonné. Proto je nezbytné prostudovat platné předpisy o ochraně osobních údajů a pracovněprávní předpisy. Před zavedením monitorování zaměstnanců ve vaší organizaci doporučujeme konzultaci s právním poradcem.

V první fázi jste si vytvořili představu o tom, jaké problémy by měl budoucí monitorovací nástroj řešit a jaké funkce by měl ideálně mít. Nyní je čas prozkoumat trh a vybrat řešení, které nejlépe vyhovuje vašim požadavkům.

Kromě funkcí a integračních schopností zvažte při výběru nástroje následující faktory:

• Váš rozpočet na software, hardware, implementaci a údržbu;
• Škálovatelnost: ideální řešení by mělo být schopné růst spolu s vaší firmou;
• Uživatelská přívětivost;
• Zákaznická podpora;
• Funkce zabezpečení dat a ochrany soukromí;
• Dodržování příslušných pracovněprávních předpisů a předpisů o ochraně osobních údajů.

V závislosti na svých potřebách můžete zvolit softwarové nebo hardwarové možnosti monitorování.

Software pro kontrolu zaměstnanců se liší podle modelu nasazení: on-premise nebo cloudový.

Cloudový software je umístěn u vývojáře softwaru na vzdálených serverech a je přístupný přes internet. To znamená, že se nemusíte starat o nákup a údržbu serverů. Cloudový software je obvykle přívětivější a jeho implementace vyžaduje pouze tři kroky: nastavení účtu, instalaci monitorovacího agenta a přihlášení ke sledování výsledků. Takový software je spojen s nižšími počátečními náklady a větší dostupností a škálovatelností. Aktivitu zaměstnanců můžete kontrolovat, i když se nacházíte mimo firemní síť. Cloudový software je ideální pro firmy se vzdálenými zaměstnanci nebo pro firmy, které chtějí větší pohodlí.

On-premise software je instalován a provozován v rámci fyzického umístění organizace. Tento typ softwaru vyžaduje vyšší počáteční náklady (hardware, softwarové licence a instalace) a vyhrazené IT zdroje pro údržbu a aktualizace. Na oplátku získáte plnou kontrolu nad systémem, shromážděnými daty a aktualizacemi. On-premise software má potenciálně větší flexibilitu pro přizpůsobení a vyšší zabezpečení. Nemusí však být tak škálovatelný a dostupný jako on-premise software. On-premise software je ideální pro odvětví s přísnými regulačními požadavky.

Systémy kontroly zaměstnanců mohou být samostatné nebo mohou být integrovaným systémem HRIS.

Samostatný software se zaměřuje na konkrétní funkci nebo kombinaci funkcí: sledování času, sledování času a hodnocení výkonu, řízení projektů atd. HRIS nabízí komplexní sadu funkcí v oblasti lidských zdrojů, včetně evidence pracovní doby a docházky, mezd, benefitů a dalších. Samostatné systémy jsou často cenově dostupnější, ale mohou postrádat integrační schopnosti komplexnějších řešení.

Nakonec si můžete objednat řešení vyvinuté na míru potřebám a pracovním postupům vaší organizace. Taková řešení jsou však obvykle dražší a časově náročnější na vývoj a údržbu, a proto jsou méně oblíbená než hotové nástroje.

CleverControl je výkonný software pro kontrolu zaměstnanců Sleduje veškerou činnost v počítači, včetně psaného a kopírovaného textu, aktivit na webových stránkách a sociálních sítích, doby nečinnosti, činnosti tiskárny a dalších. Platforma nabízí také funkce živého monitorování: streamování obrazovek zaměstnanců v reálném čase a živé webové kamery. CleverControl zaznamenává začátek a konec pracovního dne a aktivní/neaktivní čas, takže sledování pracovní doby je automatizované a snadné. Výkonná funkce AI Scoring poskytuje individuální skóre produktivity a krátké komentáře k činnosti zaměstnanců, čímž je zbavuje administrativní zátěže spojené s hodnocením výkonu.

CleverControl bude dokonalým řešením pro organizace, které chtějí sledovat denní pracovní postupy, sledovat pracovní dobu a zajistit, aby se zaměstnanci soustředili na produktivní činnosti. Další informace o funkcích CleverControl zde.

Vaše účely monitorování mohou vyžadovat použití hardwarových systémů kontroly zaměstnanců. Patří mezi ně biometrické skenery, čtečky karet, mobilní aplikace pro vzdálené odměřování, systémy kontroly přístupu, kamerové systémy atd.

náš nedávný článek

Začněte vytvořením podrobných zásad monitorování. Tato politika by měla stanovit účel monitorování a definovat jeho rozsah: jaké činnosti budou monitorovány, jaké údaje budou shromažďovány a jak budou použity. Měla by také popisovat opatření na ochranu soukromí a zabezpečení dat a umožnit zaměstnancům přístup k jejich shromážděným údajům.

Ať už vám vaše jurisdikce ukládá povinnost informovat zaměstnance o monitorování, upřímnost je vždy tou nejlepší politikou. Informujte svůj tým o nadcházejícím monitorování a sdělte výše uvedené zásady všem zaměstnancům. Ujistěte se, že všichni chápou svá práva a povinnosti týkající se monitorování. Můžete také zaměstnancům poskytnout kopii zásad pro jejich záznamy.

V některých jurisdikcích je pro určité typy monitorování, jako je například sledování kláves nebo e-mailů, vyžadován souhlas zaměstnance. V takovém případě byste měli před zavedením jakýchkoli metod monitorování získat od zaměstnanců písemný nebo elektronický souhlas.

Transparentnost pomůže udržet důvěru zaměstnanců a včas řešit případné obavy a stížnosti.

Zaměstnanci, vedoucí týmů a manažeři by měli vědět, jak systém sledování zaměstnanců co nejefektivněji používat. Komplexní uživatelské příručky, výukové programy, prezentace a praktická školení pomohou týmu pochopit, jak systém funguje, a získat odpovědi na případné otázky.

Před zavedením systému v celé organizaci můžete provést pilotní program. Vyberte malou skupinu zaměstnanců nebo konkrétní oddělení a nainstalujte monitorovacího agenta do jejich počítačů. Ověřte, zda systém funguje tak, jak má, a slouží k dosažení cílů monitorování, a shromážděte zpětnou vazbu od účastníků pilotního projektu a vedoucích pracovníků. Pokud se vyskytnou nějaké problémy, provedení potřebných úprav bude snazší u menší skupiny než u celé organizace.

Když se ujistíte, že systém kontroly zaměstnanců funguje podle vašich představ, můžete jej postupně zavádět v jednotlivých odděleních nebo skupinách zaměstnanců. V této fázi doporučujeme systém pečlivě sledovat, zda nedochází k technickým problémům nebo neočekávaným potížím.

Pokud chcete, aby byl váš systém kontroly zaměstnanců skutečně efektivní, neměli byste se zastavit u kroku implementace. Váš monitorovací software může vyžadovat další úpravy; mění se pracovní předpisy a předpisy na ochranu osobních údajů a objevují se nové monitorovací technologie. Proto je pro zajištění dlouhodobého úspěchu vašeho systému kontroly zaměstnanců zásadní průběžné monitorování a optimalizace.

Vedle sledování výkonnosti zaměstnanců doporučujeme sledovat i výkonnost systému z hlediska technických problémů nebo možných zlepšení.

Další účinnou metodou je získávání zpětné vazby od zaměstnanců o jejich zkušenostech se systémem. Pokud se objeví obavy nebo stížnosti, měli byste se jimi zabývat a na základě zpětné vazby zaměstnanců upravit nastavení systému, pracovní postupy nebo školení.

Zásadní je udržovat aktuální informace o nových technologiích, osvědčených postupech a regulačních změnách souvisejících s monitorováním zaměstnanců. Pokud jsou vaše postupy monitorování v rozporu s nejnovějšími aktualizacemi právních předpisů, měli byste je co nejdříve změnit, abyste se vyhnuli právním důsledkům.

Nezapomeňte sledovací software pravidelně aktualizovat, abyste zlepšili jeho výkon, zvýšili zabezpečení dat nebo přidali nové funkce.

Doufáme, že vám tento komplexní průvodce pomůže odpovědět na tuto otázku: "Jak mám kontrolovat své zaměstnance?". Úspěšné zavedení systému kontroly zaměstnanců vyžaduje trvalé úsilí a pozornost. Vyžaduje pečlivé plánování, stanovení cílů, výběr a zdokonalování, aby odpovídal vyvíjejícím se potřebám vašeho podniku, zvyšoval produktivitu zaměstnanců a zvyšoval celkovou výkonnost organizace.