Покрокове керівництво по впровадженню системи контролю співробітників

Впровадити ефективну систему моніторингу складніше, ніж просто купити найпотужніше програмне забезпечення для відстеження та встановити його на офісні комп'ютери.

Перший важливий крок - визначити, навіщо потрібна система контролю працівників у вашій організації. Щоб краще визначити потребу в контролі, запитайте себе:

• Які проблеми ми намагаємося вирішити?
• Чи дотримуються працівники дедлайнів?
• Чи турбуємося ми про залучення та мотивацію співробітників?
• Чи існують ризики витоку даних або несанкціонованого доступу до конфіденційної інформації?
• Чи зобов'язана наша організація контролювати діяльність співробітників на відповідність законодавчим або нормативним вимогам?
• Чого ми хочемо досягти за допомогою моніторингу? (наприклад, підвищити продуктивність, підвищити задоволеність працівників, забезпечити дотримання вимог тощо)

Відповіді на ці питання визначать, якими функціями повинна володіти ваша майбутня система управління.

Тепер, коли ви визначили, чого ви хочете досягти за допомогою моніторингу, ви можете визначити пріоритети найбільш важливих функцій вашої системи. Як правило, системи контролю співробітників можуть мати наступні групи функцій:

• Відстеження часу:облік робочого часу, ручний або автоматизований облік робочого часу, розрахунок понаднормових, управління відпустками та лікарняними листками, їх затвердження тощо.
• Складаю розклад:управління графіками співробітників, відстеження доступності співробітників, обмін змінами, а також нагадування та сповіщення про зміни.
• Відстеження відвідуваності:моніторинг відсутності працівників, запитів на відпустку та погоджень, звітів про відвідуваність та рівень прогулів.
• Моніторинг активності на комп'ютері:скріншоти, запис екрану, відстеження історії переглядів, клавіатурний логгер, контроль активності принтера, моніторинг зовнішніх накопичувачів, запис часу активності/неактивності тощо.
• Управління ефективністю:визначення продуктивних/непродуктивних дій, статистика найчастіше використовуваних додатків і сайтів, розрахунок індивідуальних показників продуктивності тощо.
• Управління проектами:створювати проекти, розбивати їх на завдання і призначати співробітникам, відстежувати час, витрачений на виконання завдання, відстежувати проміжні результати і бюджети тощо.

Крім того, деякі системи контролю співробітників мають можливості інтеграції. Вони можуть інтегруватися з вашою поточною системою розрахунку заробітної плати, управління проектами або інформаційною системою управління персоналом (HRIS). Інтеграція допомагає впорядкувати розрахунки заробітної плати, оцінити ефективність роботи та спростити адміністративні процеси.

Діяльність співробітників, яку ви хочете відстежувати, може бути незаконною у вашій юрисдикції. Ось чому важливо вивчити чинне законодавство про конфіденційність і трудове законодавство. Ми рекомендуємо проконсультуватися з юрисконсультом, перш ніж впроваджувати моніторинг працівників у вашій організації.

На першому етапі ви сформували уявлення про те, які проблеми має вирішувати майбутній інструмент моніторингу та які функції він повинен мати в ідеалі. Тепер настав час вивчити ринок і обрати рішення, яке найкраще відповідає вашим вимогам.

Окрім функцій та можливостей інтеграції, при виборі інструменту враховуйте наступні фактори:

• Ваш бюджет на програмне забезпечення, обладнання, впровадження та обслуговування;
• Масштабованість: ідеальне рішення повинно мати можливість рости разом з вашим бізнесом;
• Зручність для користувача;
• Підтримка клієнтів;
• Функції захисту даних і конфіденційності;
• Дотримання відповідних норм трудового законодавства та законодавства про конфіденційність.

Залежно від ваших потреб, ви можете обрати програмні або апаратні варіанти моніторингу.

Програмне забезпечення для контролю співробітників відрізняється за моделлю розгортання: локальне або хмарне.

Хмарне програмне забезпечення розміщується розробником програмного забезпечення на віддалених серверах і доступний через Інтернет. Це означає, що вам не потрібно турбуватися про придбання та обслуговування серверів. Хмарне програмне забезпечення, як правило, є більш дружнім і вимагає лише трьох кроків для впровадження: створення облікового запису, встановлення агента моніторингу та входу в систему для відстеження результатів. Таке програмне забезпечення пов'язане з меншими початковими витратами та більшою доступністю і масштабованістю. Ви можете контролювати діяльність співробітників, навіть якщо перебуваєте за межами мережі компанії. Хмарне програмне забезпечення ідеально підходить для компаній з віддаленими співробітниками або для тих, хто хоче підвищити зручність.

Локальне програмне забезпечення встановлюється та експлуатується у фізичному приміщенні організації. Цей тип програмного забезпечення вимагає більших початкових витрат (апаратне забезпечення, ліцензії на програмне забезпечення та інсталяцію) і виділених ІТ-ресурсів для обслуговування та оновлень. Натомість ви отримуєте повний контроль над системою, зібраними даними та оновленнями. Локальне програмне забезпечення має потенційно більшу гнучкість у налаштуванні та підвищену безпеку. Однак воно може бути не таким масштабованим і доступним, як локальне програмне забезпечення. Локальне програмне забезпечення ідеально підходить для галузей із суворими регуляторними вимогами.

Системи контролю співробітників можуть бути окремими або інтегрованими в HRIS-систему.

Автономне програмне забезпечення фокусується на конкретній функції або комбінації функцій: облік робочого часу, облік робочого часу та оцінка ефективності, управління проектами тощо. HRIS пропонує комплексний набір функцій управління персоналом, включаючи облік робочого часу, нарахування заробітної плати, пільг тощо. Автономні системи часто є більш доступними, але їм може бракувати інтеграційних можливостей більш комплексних рішень.

Нарешті, ви можете замовити індивідуально розроблене рішення, пристосоване до потреб і робочих процесів вашої організації. Однак такі рішення зазвичай дорожчі та більш трудомісткі в розробці та підтримці, тому вони менш популярні, ніж готові інструменти.

CleverControl це потужний програмне забезпечення для контролю співробітників Вона відстежує всю активність на комп'ютері, включаючи набраний і скопійований текст, активність на веб-сайтах і в соціальних мережах, час простою, роботу принтера тощо. Платформа також пропонує функції моніторингу в реальному часі: трансляцію екранів співробітників і веб-камеру в реальному часі. CleverControl реєструє початок і кінець робочого дня, а також активний/неактивний час, роблячи облік робочого часу автоматизованим і простим. Потужна функція AI Scoring надає індивідуальні оцінки продуктивності та короткі коментарі щодо діяльності співробітників, знімаючи адміністративне навантаження з оцінювання продуктивності.

CleverControl стане ідеальним рішенням для організацій, які хочуть контролювати щоденний робочий процес, відстежувати робочий час і забезпечувати концентрацію співробітників на продуктивній діяльності. Дізнайтеся більше про можливості CleverControl тут.

Для ваших цілей моніторингу може знадобитися використання апаратних систем контролю співробітників. До них належать біометричні сканери, зчитувачі карток, мобільні додатки для віддаленого обліку робочого часу, системи контролю доступу, відеоспостереження тощо.

нашу нещодавню статтю

Почніть зі створення детальної політики моніторингу. Ця політика повинна містити цілі моніторингу та визначати його обсяг: які види діяльності будуть відстежуватися, які дані будуть збиратися і як вони будуть використовуватися. Вона також повинна описувати заходи щодо захисту даних і безпеки, а також надавати працівникам доступ до зібраних ними даних.

Незалежно від того, чи зобов'язує ваша юрисдикція повідомляти співробітників про моніторинг, чесність завжди є найкращою політикою. Повідомте свою команду про майбутній моніторинг і доведіть вищезгадану політику до відома всіх співробітників. Переконайтеся, що кожен розуміє свої права та обов'язки щодо моніторингу. Ви також можете надати працівникам копію цієї політики для ознайомлення.

У деяких юрисдикціях дозвіл працівника потрібен для певних видів моніторингу, таких як прослуховування клавіатури або моніторинг електронної пошти. У цьому випадку ви повинні отримати письмову або електронну згоду від працівників перед застосуванням будь-яких методів моніторингу.

Прозорість допоможе зберегти довіру працівників і вчасно вирішувати можливі проблеми та скарги.

Працівники, керівники та менеджери повинні знати, як використовувати систему моніторингу працівників найбільш ефективно. Вичерпні інструкції, навчальні посібники, презентації та практичні тренінги допоможуть команді зрозуміти, як працює система, та отримати відповіді на потенційні запитання.

Можливо, ви захочете провести пілотну програму, перш ніж розгортати систему для всієї організації. Виберіть невелику групу співробітників або певний відділ і встановіть агент моніторингу на їхні комп'ютери. Перевірте, чи працює система належним чином і чи відповідає цілям моніторингу, а також зберіть відгуки від учасників пілотної програми та керівників. Якщо виникнуть якісь проблеми, внести необхідні корективи буде легше для невеликої групи, ніж для всієї організації.

Коли ви переконаєтеся, що система контролю співробітників працює належним чином, ви можете поступово впроваджувати її у відділах або групах співробітників. На цьому етапі ми рекомендуємо уважно стежити за роботою системи, щоб виявити технічні проблеми або несподіванки.

Якщо ви хочете, щоб ваша система контролю співробітників була дійсно ефективною, не варто зупинятися на етапі впровадження. Ваше програмне забезпечення для моніторингу може потребувати додаткових налаштувань; трудове законодавство та правила конфіденційності змінюються, з'являються нові технології моніторингу. Саме тому постійний моніторинг та оптимізація мають вирішальне значення для забезпечення довгострокового успіху вашої системи контролю співробітників.

Поряд з моніторингом ефективності роботи співробітників, ми рекомендуємо відстежувати роботу системи на предмет технічних проблем або потенційних поліпшень.

Ще одним ефективним методом є збір відгуків працівників про їхній досвід роботи з системою. Якщо є занепокоєння або скарги, вам слід звернути на них увагу і скоригувати налаштування системи, робочі процеси або навчання на основі відгуків працівників.

Важливо бути в курсі нових технологій, найкращих практик та регуляторних змін, пов'язаних з моніторингом працівників, що мають вирішальне значення. Якщо ваша практика моніторингу суперечить останнім змінам у законодавстві, вам слід змінити її якомога швидше, щоб уникнути юридичних наслідків.

Не забувайте регулярно оновлювати програмне забезпечення для відстеження, щоб покращити його роботу, підвищити безпеку даних або додати нові функції.

Сподіваємося, цей вичерпний посібник допоможе вам відповісти на питання: "Як контролювати своїх співробітників?". Успішне впровадження системи моніторингу співробітників вимагає постійних зусиль і уваги. Вона потребує ретельного планування, постановки цілей, вибору та вдосконалення, щоб відповідати потребам вашого бізнесу, що постійно змінюються, підвищувати продуктивність працівників та загальну ефективність організації.