Як впровадити CleverControl відповідно до GDPR

Відмова від відповідальності

Зверніть увагу, що ця стаття носить рекомендаційний характер і не призначена для заміни юридичної консультації. Дотримання GDPR є складною галуззю права, і інформація, надана тут, має лише загальний рекомендаційний характер. Для забезпечення повної відповідності вашої організації вимогам GDPR необхідно проконсультуватися з кваліфікованим юристом у вашій галузі, який спеціалізується на захисті даних і законах про конфіденційність. Цю статтю слід розглядати як відправну точку для вашого дослідження, а не як заміну професійної юридичної консультації.

Що таке GDPR?

Загальний регламент про захист даних (GDPR) - це комплексний закон про конфіденційність і захист даних, прийнятий Європейським Союзом (ЄС) у 2018 році. Його основна мета - надати громадянам більше контролю над персональними даними, зібраними "контролерами", та гармонізувати правила захисту даних у країнах-членах ЄС. "Контролери" - це фізичні особи, підприємства, організації або інші органи, які збирають інформацію.

GDPR ґрунтується на кількох фундаментальних принципах:

  • Обмеження щодо мети: дані повинні збиратися та оброблятися лише з тією метою, для якої вони були призначені;
  • прозорість та інформація про обробку даних;
  • законна та справедлива обробка даних: контролер повинен мати правову основу та діяти в інтересах людини;
  • мінімізація збору даних: збирати та обробляти лише строго необхідну кількість даних;
  • точність зібраних даних: контролер повинен вживати розумних заходів для отримання максимально точних даних;
  • обмежений термін зберігання: контролер повинен видаляти персональні дані, які більше не потрібні;
  • гарантії безпеки та конфіденційності даних: доступ до зібраних даних повинен мати лише уповноважений персонал контролера;
  • підзвітність: контролер несе відповідальність за дотримання GDPR.

Крім того, GDPR надає фізичним особам такі права, як право на доступ до своїх даних, їх виправлення та видалення, а також право на перенесення даних. Організації повинні дотримуватися цих принципів і захищати права фізичних осіб на недоторканність приватного життя, якщо вони збирають дані від фізичних осіб в Європейському Союзі.

Як впровадити CleverControl відповідно до GDPR?

Розуміння вимог GDPR

Вивчіть GDPR, щоб зрозуміти його ключові принципи, вимоги та зобов'язання, особливо те, як вони застосовуються до моніторингу та обробки даних працівників. Якщо у вас є сумніви, зверніться за юридичною консультацією до експертів, які добре знаються на GDPR та законах про захист даних, щоб переконатися, що ваші практики моніторингу відповідають законодавчим вимогам.

Be transparent

Чесність - це завжди найкраща політика, а коли йдеться про збір персональних даних, вона набуває особливого значення. Згідно з GDPR, людина має право знати, що ви збираєте її персональні дані, тому ви повинні впроваджувати моніторинг співробітників відкрито. Перед встановленням CleverControl поінформуйте своїх співробітників про те, що ви хочете контролювати їхню діяльність на робочих комп'ютерах і, відповідно, збирати їхні дані.

Поясніть, які саме дані ви збираєтесь збирати, як ви збираєтесь їх обробляти та використовувати.

Поясніть мету

GDPR вимагає, щоб ви збирали персональні дані тільки для визначених, чітких і законних цілей і не обробляли їх у спосіб, несумісний з цими цілями. Визначте причини та чіткі цілі використання CleverControl і поясніть їх співробітникам. Якщо ці цілі змінюються, обов'язково інформуйте персонал про ці зміни.

Отримайте дозвіл на збір даних

Переконайтеся, що ваші працівники надали інформовану згоду на моніторинг. Ми рекомендуємо робити це в письмовій формі. У документі має бути чітко зазначено, на що саме погоджуються працівники. Працівники мають право відкликати свою згоду в будь-який час.

Мінімізація даних

GDPR закликає вас збирати лише ті дані, які є суворо необхідними для законних бізнес-цілей та ваших цілей моніторингу. Уникайте збору надмірної або нерелевантної інформації про ваших співробітників.

Залежно від ваших цілей, вам може знадобитися збирати різноманітну інформацію, і ця інформація може відрізнятися від команди до команди або навіть від співробітника до співробітника. CleverControl поставляється з гнучкими налаштуваннями моніторингу, що дозволяє легко налаштувати, яку інформацію програма збирає про кожного співробітника.

Поважайте права доступу до даних

Відповідно до GDPR, особи мають право на доступ до своїх даних, заперечення, виправлення неточностей і запит на видалення даних. Запровадьте процедуру для швидкого реагування на ці запити.

Ось як CleverControl може допомогти вам дотримуватися прав працівників:

  • ви можете надати співробітникам доступ до зібраних даних за допомогою функції "Звіти". Звіти містять усі зібрані дані за будь-який період та користувача у зручному форматі. Ви можете завантажити та надіслати їх співробітникам у будь-який час.
  • працівники можуть встановити CleverControl на свої комп'ютери, перейшовши за спеціальним посиланням або скориставшись файлом інсталятора, який ви надасте. Це один із способів чітко висловити свою згоду на моніторинг.
  • CleverControl зберігає всі зібрані дані на комп'ютері, за яким ведеться спостереження, перш ніж передати їх на інформаційну панель моніторингу. Ви можете негайно видалити всі або певний тип даних з цього комп'ютера за допомогою інформаційної панелі.
  • CleverControl Cloud зберігає зібрані дані на онлайн-панелі керування від 1 до 12 місяців, залежно від типу даних. Після цього вони автоматично видаляються назавжди без можливості відновлення. На даний момент немає можливості видалити дані вручну. Однак ви можете видалити комп'ютер з вашої інформаційної панелі, і всі дані, пов'язані з ним, також будуть видалені.
  • CleverControl On-Premise та CleverControl Local для малого бізнесу дають вам повний контроль над зібраними даними, оскільки вони залишаються в межах вашої компанії. Визначте та дотримуйтесь конкретних термінів зберігання даних моніторингу співробітників. Якщо дані більше не потрібні за призначенням, їх слід безпечно видалити.

Зберігати конфіденційність

GDPR вимагає, щоб доступ до даних мав лише персонал, який їх обробляє.

У CleverControl ми не маємо доступу до зібраних журналів моніторингу - всі дані обробляються автоматично і зберігаються в зашифрованому вигляді. Тільки власник облікового запису CleverControl має доступ до зібраної інформації. Щоб відповідати вимогам GDPR, надавайте цей доступ тільки менеджерам, які проводять оцінку співробітників на основі зібраних даних. Переконайтеся, що тільки уповноважений персонал може переглядати журнали моніторингу.

CleverControl On-Premise та CleverControl Local для малого бізнесу були спеціально розроблені, щоб надати компанії повний контроль над тим, як зберігаються та обробляються дані, і хто має до них доступ.

Навчіть своїх співробітників дотримуватися вимог GDPR та політики захисту даних вашої компанії, особливо тих, хто займається моніторингом та обробкою даних.

Висновок

Впровадження CleverControl з одночасним дотриманням вимог GDPR має важливе значення для організацій, які прагнуть контролювати діяльність співробітників в ЄС, поважаючи при цьому їхні права на конфіденційність даних. Дотримуючись рекомендацій, викладених у цій статті, таких як мінімізація даних, прозорість, згода та надійні заходи безпеки, ви зможете досягти балансу між ефективним моніторингом співробітників та дотриманням GDPR.

Пам'ятайте, що GDPR - це динамічний регламент, і дуже важливо бути в курсі будь-яких змін у законодавстві. Регулярні аудити, навчання співробітників і юридичні консультації за необхідності - все це частина постійного процесу, що забезпечує відповідність вашого впровадження CleverControl принципам GDPR.

Впровадження цих практик у підхід вашої організації до CleverControl не тільки допоможе вам зберегти конфіденційність даних, але й сприятиме зміцненню довіри та прозорості серед ваших співробітників. Дотримання цього балансу - це не просто законодавча вимога; це свідчення вашої відданості повазі до прав людей та захисту їхніх персональних даних. Пам'ятайте, що захист даних і дотримання вимог законодавства є постійними обов'язками та важливими елементами відповідальної та етичної ділової практики в сучасному світі, де панують дані.