Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einführung eines Mitarbeiterkontrollsystems

Die Implementierung eines wirksamen Überwachungssystems ist komplexer als der einfache Kauf der leistungsfähigsten Überwachungssoftware und deren Installation auf den Bürocomputern.

Der erste entscheidende Schritt besteht darin, zu definieren, warum das Mitarbeiterkontrollsystem in Ihrer Organisation benötigt wird. Um die Notwendigkeit der Überwachung besser zu erkennen, fragen Sie sich selbst:

• Welche Probleme versuchen wir zu beschönigen?
• Halten die Mitarbeiter die Fristen konsequent ein?
• Machen wir uns Sorgen um das Engagement und die Motivation unserer Mitarbeiter?
• Besteht das Risiko von Datenschutzverletzungen oder unbefugtem Zugriff auf sensible Informationen?
• Ist unser Unternehmen verpflichtet, die Aktivitäten seiner Mitarbeiter zu überwachen, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten?
• Was wollen wir mit der Überwachung erreichen? (z. B. Verbesserung der Produktivität, Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften usw.)

Die Antworten auf diese Fragen bestimmen, welche Funktionen Ihr künftiges Kontrollsystem haben sollte.

Nachdem Sie nun festgelegt haben, was Sie mit der Überwachung erreichen möchten, können Sie die wichtigsten Funktionen Ihres Systems priorisieren. Im Allgemeinen können Mitarbeiterkontrollsysteme die folgenden Gruppen von Funktionen aufweisen:

• Zeiterfassung:Kommen und Gehen, manuelle oder automatische Zeiterfassung, Überstundenberechnung, Verwaltung und Genehmigung von Urlaubs- und Krankheitszeiten usw.
• Terminplanung:Verwaltung von Mitarbeiterzeitplänen, Verfolgung der Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Schichttausch und -handel sowie Schichterinnerungen und -benachrichtigungen.
• Anwesenheitskontrolle:Überwachung der Abwesenheit von Mitarbeitern, Abwesenheitsanträge und -genehmigungen, Berichte über Anwesenheitsmuster und Abwesenheitsquoten.
• Überwachung der Aktivitäten auf dem Computer:Screenshots, Bildschirmaufzeichnung, Verfolgung des Browserverlaufs, Keylogging, Kontrolle der Druckeraktivität, Überwachung externer Speichergeräte, Aufzeichnung der aktiven/inaktiven Zeit usw.
• Leistungsmanagement:Ermittlung produktiver/unproduktiver Tätigkeiten, Statistiken über die am häufigsten genutzten Anwendungen und Websites, Berechnung individueller Produktivitätswerte usw.
• Projektleitung:Erstellung von Projekten, Aufteilung in Aufgaben und deren Zuweisung an Mitarbeiter, Verfolgung der für eine Aufgabe aufgewendeten Zeit, Verfolgung von Meilensteinen und Budgets usw.

Außerdem verfügen einige Mitarbeiterkontrollsysteme über Integrationsfunktionen. Sie können in Ihre aktuellen Lohnabrechnungs-, Projektmanagement- oder Personalinformationssysteme (HRIS) integriert werden. Die Integration trägt dazu bei, die Gehaltsberechnungen zu rationalisieren, die Leistung zu bewerten und die Verwaltungsprozesse zu vereinfachen.

Die Aktivitäten der Mitarbeiter, die Sie überwachen wollen, können in Ihrem Land illegal sein. Deshalb ist es wichtig, die geltenden Datenschutz- und Arbeitsbestimmungen zu studieren. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Rechtsberater zu konsultieren, bevor Sie die Mitarbeiterüberwachung in Ihrem Unternehmen einführen.

In der ersten Phase haben Sie eine Vorstellung davon entwickelt, welche Probleme das künftige Überwachungsinstrument lösen sollte und welche Funktionen es idealerweise haben sollte. Jetzt ist es an der Zeit, den Markt zu sondieren und die Lösung auszuwählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Neben den Funktionen und Integrationsmöglichkeiten sollten Sie bei der Auswahl des Tools auch die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Ihr Budget für Software, Hardware, Implementierung und Wartung;
• Skalierbarkeit: Die ideale Lösung sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können;
• Benutzerfreundlichkeit;
• Kundenbetreuung;
• Funktionen für Datensicherheit und Datenschutz;
• Einhaltung der einschlägigen Arbeits- und Datenschutzvorschriften.

Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie sich für Software- oder Hardware-Überwachungsoptionen entscheiden.

Die Software zur Mitarbeiterkontrolle unterscheidet sich je nach Bereitstellungsmodell: vor Ort oder cloudbasiert.

Cloud-basierte Software wird vom Softwareentwickler auf entfernten Servern gehostet und ist über das Internet zugänglich. Das bedeutet, dass Sie sich nicht um den Kauf und die Wartung von Servern kümmern müssen. Cloud-basierte Software ist in der Regel benutzerfreundlicher und erfordert nur drei Schritte: Einrichtung eines Kontos, Installation eines Überwachungsagenten und Einloggen, um die Ergebnisse zu verfolgen. Eine solche Software ist mit geringeren Anschaffungskosten und einer besseren Zugänglichkeit und Skalierbarkeit verbunden. Sie können die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter auch dann kontrollieren, wenn Sie sich außerhalb des Unternehmensnetzes befinden. Cloud-basierte Software ist ideal für Unternehmen, die Mitarbeiter an entfernten Standorten beschäftigen oder die mehr Komfort wünschen.

Vor-Ort-Software wird am physischen Standort eines Unternehmens installiert und betrieben. Diese Art von Software erfordert höhere Vorlaufkosten (Hardware, Softwarelizenzen und Installation) und dedizierte IT-Ressourcen für Wartung und Updates. Im Gegenzug erhalten Sie die vollständige Kontrolle über das System, die erfassten Daten und die Aktualisierungen. Vor-Ort-Software bietet potenziell eine größere Flexibilität bei der Anpassung und mehr Sicherheit. Allerdings ist sie möglicherweise nicht so skalierbar und zugänglich wie On-Premise-Software. Vor-Ort-Software ist ideal für Branchen mit strengen gesetzlichen Vorschriften.

Mitarbeiterkontrollsysteme können eigenständige Systeme oder ein integriertes HRIS-System sein.

Eigenständige Software konzentriert sich auf eine bestimmte Funktion oder eine Kombination von Funktionen: Zeiterfassung, Zeiterfassung und Leistungsbewertung, Projektmanagement usw. HRIS bietet eine umfassende Palette von HR-Funktionen, einschließlich Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und mehr. Eigenständige Systeme sind oft preiswerter, bieten aber nicht die Integrationsmöglichkeiten umfassenderer Lösungen.

Schließlich können Sie eine individuell entwickelte Lösung bestellen, die auf die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Solche Lösungen sind jedoch in der Regel teurer und zeitaufwändiger in der Entwicklung und Wartung, weshalb sie weniger beliebt sind als fertige Tools.

CleverControl ist eine leistungsstarke Mitarbeiterkontrollsoftware Sie verfolgt alle Aktivitäten auf dem Computer, einschließlich getippter und kopierter Texte, Website- und Social-Media-Aktivitäten, Leerlaufzeiten, Druckeraktivitäten und mehr. Die Plattform bietet auch Live-Überwachungsfunktionen: Echtzeit-Streaming von Mitarbeiterbildschirmen und Live-Webcam. CleverControl zeichnet den Beginn und das Ende des Arbeitstages sowie die aktive/aktive Zeit auf, wodurch die Arbeitszeiterfassung automatisiert und einfach wird. Die leistungsstarke KI-Bewertungsfunktion liefert individuelle Produktivitätsbewertungen und kurze Kommentare zu den Aktivitäten der Mitarbeiter, wodurch der Verwaltungsaufwand für Leistungsbewertungen verringert wird.

CleverControl ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die den täglichen Arbeitsablauf überwachen, die Arbeitszeit verfolgen und sicherstellen wollen, dass sich die Mitarbeiter auf produktive Tätigkeiten konzentrieren. Erfahren Sie mehr über die Funktionen von CleverControl hier.

Ihre Überwachungszwecke können den Einsatz von Hardware-Kontrollsystemen für Mitarbeiter erfordern. Dazu gehören biometrische Scanner, Kartenlesegeräte, mobile Apps für das Stempeln aus der Ferne, Zugangskontrollsysteme, Videoüberwachung usw.

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Beginnen Sie mit der Ausarbeitung einer detaillierten Überwachungspolitik. In dieser Richtlinie sollten der Zweck der Überwachung und ihr Umfang festgelegt werden: welche Aktivitäten überwacht werden, welche Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden. Sie sollte auch die Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit beschreiben und den Mitarbeitern den Zugang zu ihren gesammelten Daten ermöglichen.

Unabhängig davon, ob Ihre Rechtsprechung Sie dazu verpflichtet, Ihre Mitarbeiter über die Überwachung zu informieren, ist Ehrlichkeit immer die beste Politik. Informieren Sie Ihr Team über die bevorstehende Überwachung und teilen Sie allen Mitarbeitern die oben erwähnte Richtlinie mit. Stellen Sie sicher, dass jeder seine Rechte und Pflichten in Bezug auf die Überwachung kennt. Sie können den Mitarbeitern auch eine Kopie der Richtlinie für ihre Unterlagen zur Verfügung stellen.

In einigen Rechtsordnungen ist für bestimmte Arten der Überwachung wie Keylogging oder E-Mail-Überwachung die Zustimmung der Mitarbeiter erforderlich. In diesem Fall sollten Sie die schriftliche oder elektronische Zustimmung der Mitarbeiter einholen, bevor Sie eine Überwachungsmethode einführen.

Transparenz trägt dazu bei, das Vertrauen der Mitarbeiter zu erhalten und mögliche Bedenken und Beschwerden rechtzeitig zu behandeln.

Mitarbeiter, Teamleiter und Manager sollten wissen, wie sie das Mitarbeiterüberwachungssystem am effektivsten nutzen können. Umfassende Benutzerhandbücher, Tutorials, Präsentationen und praktische Schulungen helfen dem Team, die Funktionsweise des Systems zu verstehen und Antworten auf mögliche Fragen zu erhalten.

Möglicherweise möchten Sie ein Pilotprogramm durchführen, bevor Sie das System in der gesamten Organisation einführen. Wählen Sie eine kleine Gruppe von Mitarbeitern oder eine bestimmte Abteilung aus und installieren Sie den Überwachungsagenten auf deren Computern. Prüfen Sie, ob das System wie beabsichtigt funktioniert und den Überwachungszielen dient, und holen Sie Feedback von den Pilotteilnehmern und Managern ein. Falls Probleme auftreten, lassen sich die erforderlichen Anpassungen in einer kleineren Gruppe leichter vornehmen als in der gesamten Organisation.

Wenn Sie sichergestellt haben, dass das Mitarbeiterkontrollsystem wie gewünscht funktioniert, können Sie es schrittweise in allen Abteilungen oder Mitarbeitergruppen einführen. Wir empfehlen, das System in dieser Phase genau auf technische Fragen oder unerwartete Probleme hin zu überwachen.

Wenn Sie wollen, dass Ihr Mitarbeiterkontrollsystem wirklich effizient ist, sollten Sie nicht bei der Implementierung stehen bleiben. Ihre Überwachungssoftware muss möglicherweise noch optimiert werden, die Arbeits- und Datenschutzbestimmungen ändern sich und neue Überwachungstechnologien kommen auf. Deshalb ist eine kontinuierliche Überwachung und Optimierung entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Mitarbeiterkontrollsystems.

Neben der Überwachung der Mitarbeiterleistung empfehlen wir, die Systemleistung auf technische Probleme oder mögliche Verbesserungen hin zu überprüfen.

Eine weitere wirksame Methode ist das Einholen von Mitarbeiter-Feedback über ihre Erfahrungen mit dem System. Wenn es Bedenken oder Beschwerden gibt, sollten Sie darauf eingehen und die Systemeinstellungen, Arbeitsabläufe oder Schulungen auf der Grundlage des Mitarbeiterfeedbacks anpassen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich über neue Technologien, bewährte Verfahren und gesetzliche Änderungen im Zusammenhang mit der Überwachung von Mitarbeitern auf dem Laufenden halten. Wenn Ihre Überwachungspraktiken den jüngsten Aktualisierungen der Rechtsvorschriften widersprechen, sollten Sie sie so schnell wie möglich ändern, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Vergessen Sie nicht, die Tracking-Software regelmäßig zu aktualisieren, um ihre Leistung zu verbessern, die Datensicherheit zu erhöhen oder neue Funktionen hinzuzufügen.

Wir hoffen, dass dieser umfassende Leitfaden Ihnen hilft, die Frage zu beantworten: "Wie kontrolliere ich meine Mitarbeiter?". Die erfolgreiche Implementierung eines Mitarbeiterüberwachungssystems erfordert kontinuierliche Bemühungen und Aufmerksamkeit. Es bedarf einer sorgfältigen Planung, Zielsetzung, Auswahl und Verfeinerung, um sicherzustellen, dass es Ihren sich entwickelnden geschäftlichen Anforderungen entspricht, die Produktivität der Mitarbeiter verbessert und die Gesamtleistung des Unternehmens steigert.