Guida passo passo all'implementazione di un sistema di controllo dei dipendenti

L'implementazione di un sistema di monitoraggio efficace è più complessa del semplice acquisto del software di monitoraggio più potente e della sua installazione sui computer dell'ufficio.

Il primo passo fondamentale è definire il motivo per cui il sistema di controllo dei dipendenti è necessario nella vostra organizzazione. Per identificare meglio la necessità del monitoraggio, chiedetevi:

• Quali problemi stiamo cercando di risolvere?
• I dipendenti rispettano costantemente le scadenze?
• Ci preoccupiamo del coinvolgimento e della motivazione dei dipendenti?
• Esistono rischi di violazione dei dati o di accesso non autorizzato a informazioni sensibili?
• La nostra organizzazione è tenuta a monitorare l'attività dei dipendenti per motivi di conformità legale o normativa?
• Cosa vogliamo ottenere con il monitoraggio? (ad esempio, migliorare la produttività, aumentare la soddisfazione dei dipendenti, garantire la conformità, ecc.)

Le risposte a queste domande definiranno le caratteristiche che dovrà avere il vostro futuro sistema di controllo.

Una volta stabilito cosa si vuole ottenere con il monitoraggio, si può stabilire la priorità delle caratteristiche più importanti del sistema. In generale, i sistemi di controllo dei dipendenti possono avere i seguenti gruppi di funzioni:

• Tracciamento del tempo:timbratura in entrata e in uscita, fogli di presenza manuali o automatizzati, calcolo degli straordinari, gestione e approvazione delle ferie e delle assenze per malattia, ecc.
• Programmazione:gestione degli orari dei dipendenti, monitoraggio della loro disponibilità, scambio di turni, promemoria e notifiche dei turni.
• Tracciamento delle presenze:monitorare le assenze dei dipendenti, le richieste e le approvazioni di assenze, i rapporti sui modelli di presenza e i tassi di assenteismo.
• Monitoraggio dell'attività sul computer:screenshot, registrazione dello schermo, tracciamento della cronologia di navigazione, keylogging, controllo dell'attività della stampante, monitoraggio dei dispositivi di archiviazione esterni, registrazione del tempo attivo/inattivo, ecc.
• Gestione delle prestazioni:determinare le attività produttive e improduttive, le statistiche sulle app e sui siti più utilizzati, calcolare i punteggi di produttività individuale, ecc.
• Gestione del progetto:creare progetti, suddividerli in attività e assegnarli ai dipendenti, tenere traccia del tempo trascorso su un'attività, monitorare le tappe e i budget, ecc.

Inoltre, alcuni sistemi di controllo dei dipendenti hanno capacità di integrazione. Possono integrarsi con gli attuali sistemi di gestione delle paghe, dei progetti o delle risorse umane (HRIS). L'integrazione aiuta a semplificare i calcoli delle buste paga, a valutare le prestazioni e a semplificare i processi amministrativi.

Le attività dei dipendenti che si desidera monitorare potrebbero essere illegali nella propria giurisdizione. Per questo motivo è essenziale studiare le normative vigenti in materia di privacy e lavoro. Si consiglia di consultare un consulente legale prima di implementare il monitoraggio dei dipendenti nella propria organizzazione.

Nella prima fase, avete sviluppato l'idea di quali problemi dovrebbe risolvere il futuro strumento di monitoraggio e quali caratteristiche dovrebbe avere idealmente. Ora è il momento di esplorare il mercato e scegliere la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

Oltre alle caratteristiche e alle capacità di integrazione, nella scelta dello strumento si devono considerare i seguenti fattori:

• Il vostro budget per software, hardware, implementazione e manutenzione;
• Scalabilità: la soluzione ideale deve essere in grado di crescere con la vostra azienda;
• Facilità d'uso;
• Assistenza clienti;
• Caratteristiche di sicurezza e privacy dei dati;
• Conformità alle normative sul lavoro e sulla privacy.

A seconda delle esigenze, si possono scegliere opzioni di monitoraggio software o hardware.

I software per il controllo dei dipendenti si differenziano per il modello di distribuzione: on-premise o basato su cloud.

Software basato su cloud è ospitato dallo sviluppatore del software su server remoti e accessibile via Internet. Ciò significa che non dovete preoccuparvi dell'acquisto e della manutenzione dei server. Il software basato sul cloud è in genere più semplice e richiede solo tre passaggi per essere implementato: la creazione di un account, l'installazione di un agente di monitoraggio e l'accesso per monitorare i risultati. Questo software è associato a costi iniziali più bassi e a una maggiore accessibilità e scalabilità. È possibile controllare l'attività dei dipendenti anche se si è fuori dalla rete aziendale. Il software basato su cloud è perfetto per le aziende con dipendenti remoti o che desiderano una maggiore comodità.

Software on-premise è installato e gestito all'interno della sede fisica di un'organizzazione. Questo tipo di software richiede costi iniziali più elevati (hardware, licenze software e installazione) e risorse IT dedicate per la manutenzione e gli aggiornamenti. In cambio, si ottiene il controllo completo del sistema, dei dati raccolti e degli aggiornamenti. Il software on-premise ha potenzialmente una maggiore flessibilità di personalizzazione e una maggiore sicurezza. Tuttavia, potrebbe non essere scalabile e accessibile come il software on-premise. Il software on-premise è perfetto per i settori con requisiti normativi rigorosi.

I sistemi di controllo dei dipendenti possono essere autonomi o un sistema HRIS integrato.

I software standalone si concentrano su una funzione specifica o su una combinazione di funzioni: rilevazione delle presenze, rilevazione delle presenze e valutazione delle prestazioni, gestione dei progetti, ecc. I sistemi HRIS offrono una suite completa di funzioni HR, tra cui rilevazione delle presenze, buste paga, benefit e altro ancora. I sistemi autonomi sono spesso più convenienti, ma possono mancare delle capacità di integrazione delle soluzioni più complete.

Infine, è possibile ordinare una soluzione sviluppata su misura per le esigenze e i flussi di lavoro della propria organizzazione. Tuttavia, tali soluzioni sono solitamente più costose e richiedono più tempo per essere sviluppate e mantenute, motivo per cui sono meno popolari degli strumenti già pronti.

CleverControl è un potente software di controllo dei dipendenti Traccia tutte le attività sul computer, compresi i testi digitati e copiati, l'attività dei siti web e dei social media, il tempo di inattività, l'attività della stampante e altro ancora. La piattaforma offre anche funzioni di monitoraggio dal vivo: streaming in tempo reale degli schermi dei dipendenti e webcam in diretta. CleverControl registra l'inizio e la fine della giornata lavorativa e il tempo attivo/inattivo, rendendo il monitoraggio dei tempi di lavoro automatizzato e semplice. La potente funzione AI Scoring fornisce punteggi di produttività individuali e brevi commenti sull'attività dei dipendenti, eliminando il carico amministrativo delle valutazioni delle prestazioni.

CleverControl è la soluzione perfetta per le organizzazioni che desiderano monitorare il flusso di lavoro quotidiano, tenere traccia dei tempi di lavoro e garantire che i dipendenti si concentrino su attività produttive. Per saperne di più sulle caratteristiche di CleverControl qui.

Il monitoraggio può richiedere l'uso di sistemi hardware per il controllo dei dipendenti. Questi includono scanner biometrici, lettori di schede, applicazioni mobili per la registrazione di ingressi e uscite da remoto, sistemi di controllo degli accessi, videosorveglianza, ecc.

il nostro recente articolo

Iniziate con la creazione di una politica di monitoraggio dettagliata. Questa politica deve indicare gli scopi del monitoraggio e definirne la portata: quali attività saranno monitorate, quali dati saranno raccolti e come saranno utilizzati. Deve inoltre descrivere le misure di sicurezza e di privacy dei dati e consentire ai dipendenti di accedere ai dati raccolti.

Se la vostra giurisdizione vi obbliga a notificare ai dipendenti il monitoraggio, l'onestà è sempre la politica migliore. Informate il vostro team dell'imminente monitoraggio e comunicate la suddetta politica a tutti i dipendenti. Assicuratevi che tutti comprendano i loro diritti e le loro responsabilità in materia di monitoraggio. Potete anche fornire ai dipendenti una copia della politica per i loro archivi.

In alcune giurisdizioni è necessaria l'autorizzazione dei dipendenti per alcuni tipi di monitoraggio, come il keylogging o il monitoraggio delle e-mail. In questo caso, è necessario ottenere il consenso scritto o elettronico dei dipendenti prima di implementare qualsiasi metodo di monitoraggio.

La trasparenza aiuterà a mantenere la fiducia dei dipendenti e a rispondere tempestivamente a eventuali dubbi e reclami.

I dipendenti, i team leader e i manager devono sapere come utilizzare il sistema di monitoraggio dei dipendenti nel modo più efficace. Manuali d'uso completi, esercitazioni, presentazioni e formazione pratica aiuteranno il team a capire come funziona il sistema e a rispondere alle potenziali domande.

È possibile che si voglia condurre un programma pilota prima di distribuire il sistema all'intera organizzazione. Scegliete un piccolo gruppo di dipendenti o un reparto specifico e installate l'agente di monitoraggio sui loro computer. Verificate se il sistema funziona come previsto e se risponde agli obiettivi di monitoraggio e raccogliete il feedback dei partecipanti al programma pilota e dei manager. In caso di problemi, sarà più facile apportare le modifiche necessarie a un gruppo più piccolo che all'intera organizzazione.

Una volta accertato che il sistema di controllo dei dipendenti funziona come desiderato, è possibile implementarlo gradualmente in tutti i reparti o gruppi di dipendenti. In questa fase si consiglia di monitorare attentamente il sistema per individuare eventuali problemi tecnici o imprevisti.

Se volete che il vostro sistema di controllo dei dipendenti sia davvero efficiente, non dovete fermarvi alla fase di implementazione. Il software di monitoraggio potrebbe richiedere ulteriori modifiche, le normative sul lavoro e sulla privacy cambiano e compaiono nuove tecnologie di monitoraggio. Ecco perché il monitoraggio e l'ottimizzazione continui sono fondamentali per garantire il successo a lungo termine del vostro sistema di controllo dei dipendenti.

Oltre a monitorare le prestazioni dei dipendenti, si consiglia di monitorare le prestazioni del sistema per individuare eventuali problemi tecnici o potenziali miglioramenti.

Un altro metodo efficace è quello di raccogliere i feedback dei dipendenti sulle loro esperienze con il sistema. Se ci sono preoccupazioni o reclami, è necessario affrontarli e modificare le impostazioni del sistema, i flussi di lavoro o la formazione in base al feedback dei dipendenti.

Rimanere aggiornati sulle nuove tecnologie, sulle best practice e sulle modifiche normative relative al monitoraggio dei dipendenti è fondamentale. Se le vostre pratiche di monitoraggio sono in contrasto con gli ultimi aggiornamenti legislativi, dovete modificarle il prima possibile per evitare conseguenze legali.

Non dimenticate di aggiornare regolarmente il software di tracciamento per migliorarne le prestazioni, aumentare la sicurezza dei dati o aggiungere nuove funzioni.

Ci auguriamo che questa guida completa vi aiuti a rispondere alla domanda: "Come faccio a controllare i miei dipendenti?". Il successo dell'implementazione di un sistema di monitoraggio dei dipendenti richiede impegno e attenzione costanti. È necessaria un'attenta pianificazione, la definizione degli obiettivi, la scelta e il perfezionamento per garantire che soddisfi le esigenze aziendali in continua evoluzione, migliori la produttività dei dipendenti e le prestazioni organizzative complessive.