Guía paso a paso para implantar un sistema de control de empleados

Implantar un sistema de seguimiento eficaz es más complejo que limitarse a comprar el software de seguimiento más potente e instalarlo en los ordenadores de la oficina.

El primer paso crucial es definir por qué es necesario el sistema de control de empleados en su organización. Para identificar mejor la necesidad de control, pregúntese:

• ¿Qué problemas intentamos ocultar?
• ¿Los empleados cumplen sistemáticamente los plazos?
• ¿Nos preocupa el compromiso y la motivación de los empleados?
• ¿Existen riesgos de violación de datos o de acceso no autorizado a información sensible?
• ¿Está obligada nuestra organización a supervisar la actividad de los empleados por motivos de cumplimiento legal o reglamentario?
• ¿Qué queremos conseguir con la supervisión? (por ejemplo, mejorar la productividad, aumentar la satisfacción de los empleados, garantizar el cumplimiento, etc.)

Las respuestas a estas preguntas definirán las características que debe tener su futuro sistema de control.

Ahora que ha determinado lo que le gustaría conseguir con el control, puede priorizar las características más vitales de su sistema. Por lo general, los sistemas de control de empleados pueden tener los siguientes grupos de características:

• Seguimiento del tiempo:fichajes de entrada y salida, hojas de horas manuales o automatizadas, cálculo de horas extraordinarias, gestión y aprobación de vacaciones y bajas por enfermedad, etc.
• Programación:gestión de los horarios de los empleados, seguimiento de la disponibilidad de los empleados, intercambio de turnos y recordatorios y notificaciones de turnos.
• Seguimiento de la asistencia:seguimiento de las ausencias de los empleados, solicitudes y aprobaciones de ausencias, informes sobre patrones de asistencia y tasas de absentismo.
• Supervisión de la actividad en el ordenador:capturas de pantalla, grabación de pantalla, seguimiento del historial de navegación, keylogging, control de la actividad de la impresora, supervisión de dispositivos de almacenamiento externos, registro del tiempo activo/inactivo, etc.
• Gestión del rendimiento:determinación de actividades productivas/improductivas, estadísticas sobre las aplicaciones y sitios más utilizados, cálculo de puntuaciones de productividad individuales, etc.
• Gestión de proyectos:crear proyectos, dividirlos en tareas y asignarlas a los empleados, controlar el tiempo dedicado a una tarea, hacer un seguimiento de los hitos y presupuestos, etc.

Además, algunos sistemas de control de empleados tienen capacidad de integración. Pueden integrarse con sus sistemas actuales de nóminas, gestión de proyectos o información de recursos humanos (HRIS). La integración ayuda a agilizar los cálculos de nóminas, evaluar el rendimiento y simplificar los procesos administrativos.

Las actividades de los empleados que desea supervisar pueden ser ilegales de rastrear bajo su jurisdicción. Por eso es esencial estudiar la normativa laboral y de privacidad aplicable. Le recomendamos que consulte a su asesor jurídico antes de implantar la supervisión de empleados en su organización.

En la primera fase, has desarrollado la idea de qué problemas debe resolver la futura herramienta de supervisión y qué características debería tener idealmente. Ahora, es el momento de explorar el mercado y elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Además de las funciones y la capacidad de integración, tenga en cuenta los siguientes factores a la hora de elegir la herramienta:

• Su presupuesto para software, hardware, implantación y mantenimiento;
• Escalabilidad: la solución ideal debe poder crecer con su empresa;
• Facilidad de uso;
• Atención al cliente;
• Funciones de seguridad y privacidad de datos;
• Cumplimiento de la normativa laboral y de privacidad pertinente.

En función de sus necesidades, puede elegir opciones de supervisión de software o hardware.

El software de control de empleados difiere según el modelo de implantación: local o basado en la nube.

Software en la nube es alojado por el desarrollador del software en servidores remotos y se accede a él a través de Internet. Esto significa que usted no tiene que preocuparse de comprar y mantener servidores. El software basado en la nube suele ser más sencillo y sólo requiere tres pasos: crear una cuenta, instalar un agente de supervisión e iniciar sesión para hacer un seguimiento de los resultados. Este tipo de software se asocia a unos costes iniciales más bajos y a una mayor accesibilidad y escalabilidad. Puede controlar la actividad de los empleados aunque se encuentre fuera de la red de la empresa. El software basado en la nube es perfecto para empresas con empleados remotos o que desean una mayor comodidad.

Software in situ se instala y utiliza en las instalaciones físicas de una organización. Este tipo de software requiere mayores costes iniciales (hardware, licencias de software e instalación) y recursos informáticos dedicados al mantenimiento y las actualizaciones. A cambio, se obtiene un control total sobre el sistema, los datos recopilados y las actualizaciones. El software local tiene potencialmente mayor flexibilidad para la personalización y mayor seguridad. Sin embargo, puede que no sea tan escalable y accesible como el software local. El software in situ es perfecto para sectores con requisitos normativos estrictos.

Los sistemas de control de empleados pueden ser independientes o un sistema HRIS integrado.

El software autónomo se centra en una función específica o en una combinación de funciones: control horario, control horario y evaluación del rendimiento, gestión de proyectos, etc. Los sistemas de información de recursos humanos ofrecen un conjunto completo de funciones de recursos humanos, como control de presencia, nóminas, prestaciones, etc. Los sistemas independientes suelen ser más asequibles, pero pueden carecer de las capacidades de integración de soluciones más completas.

Por último, puede encargar una solución personalizada adaptada a las necesidades y flujos de trabajo de su organización. Sin embargo, este tipo de soluciones suelen ser más caras y largas de desarrollar y mantener, por lo que son menos populares que las herramientas ya preparadas.

CleverControl es un potente software de control de empleados Realiza un seguimiento de toda la actividad del ordenador, incluido el texto escrito y copiado, la actividad en sitios web y redes sociales, el tiempo de inactividad, la actividad de la impresora, etc. La plataforma también ofrece funciones de supervisión en directo: transmisión en tiempo real de las pantallas de los empleados y webcam en directo. CleverControl registra el inicio y el final de la jornada laboral y el tiempo activo/inactivo, lo que automatiza y facilita el seguimiento del tiempo de trabajo. La potente función AI Scoring proporciona puntuaciones individuales de productividad y breves comentarios sobre la actividad de los empleados, eliminando la carga administrativa de las evaluaciones de rendimiento.

CleverControl será una solución perfecta para las organizaciones que deseen supervisar el flujo de trabajo diario, realizar un seguimiento del tiempo de trabajo y asegurarse de que los empleados se centran en actividades productivas. Más información sobre las funciones de CleverControl aquí.

Sus objetivos de supervisión pueden requerir el uso de sistemas hardware de control de empleados. Por ejemplo, escáneres biométricos, lectores de tarjetas, aplicaciones móviles para fichar a distancia, sistemas de control de acceso, videovigilancia, etc.

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Empiece por crear una política de supervisión detallada. Esta política debe establecer los objetivos de la supervisión y definir su alcance: qué actividades se supervisarán, qué datos se recopilarán y cómo se utilizarán. También debe describir las medidas de privacidad y seguridad de los datos y permitir el acceso de los empleados a los datos recopilados.

Independientemente de que su jurisdicción le obligue a notificar a los empleados los controles, la honestidad es siempre la mejor política. Informe a su equipo de los próximos controles y comunique la política mencionada a todos los empleados. Asegúrese de que todos comprenden sus derechos y responsabilidades en relación con la supervisión. También puede proporcionar a los empleados una copia de la política para sus archivos.

En algunas jurisdicciones, se requiere el permiso de los empleados para ciertos tipos de supervisión, como el keylogging o la supervisión del correo electrónico. En este caso, debe obtener el consentimiento escrito o electrónico de los empleados antes de implantar cualquier método de supervisión.

La transparencia ayudará a mantener la confianza de los empleados y a abordar a tiempo posibles preocupaciones y quejas.

Los empleados, jefes de equipo y directivos deben saber cómo utilizar el sistema de control de empleados de la forma más eficaz. Manuales de usuario completos, tutoriales, presentaciones y formación práctica ayudarán al equipo a entender cómo funciona el sistema y a obtener respuestas a posibles preguntas.

Es posible que desee llevar a cabo un programa piloto antes de desplegar el sistema a toda la organización. Elija un pequeño grupo de empleados o un departamento concreto e instale el agente de control en sus ordenadores. Compruebe si el sistema funciona según lo previsto y cumple los objetivos de supervisión, y recabe las opiniones de los participantes en el programa piloto y de los directivos. Si surge algún problema, realizar los ajustes necesarios será más fácil en un grupo reducido que en toda la organización.

Cuando se haya asegurado de que el sistema de control de empleados funciona como desea, puede implantarlo gradualmente en todos los departamentos o grupos de empleados. En esta fase, recomendamos supervisar de cerca el sistema para detectar problemas técnicos o imprevistos.

Si quiere que su sistema de control de empleados sea realmente eficaz, no debe detenerse en el paso de la implantación. Su software de control puede requerir retoques adicionales; la normativa laboral y de privacidad cambia y aparecen nuevas tecnologías de control. Por eso, la supervisión y optimización continuas son cruciales para garantizar el éxito a largo plazo de su sistema de control de empleados.

Además de supervisar el rendimiento de los empleados, recomendamos hacer un seguimiento del rendimiento del sistema para detectar problemas técnicos o posibles mejoras.

Otro método eficaz consiste en recabar las opiniones de los empleados sobre sus experiencias con el sistema. Si hay preocupaciones o quejas, debe abordarlas y ajustar la configuración del sistema, los flujos de trabajo o la formación basándose en los comentarios de los empleados.

Mantenerse al día sobre las nuevas tecnologías, las mejores prácticas y los cambios normativos relacionados con la supervisión de los empleados es crucial. Si sus prácticas de supervisión contradicen las últimas actualizaciones de la legislación, debe cambiarlas lo antes posible para evitar consecuencias legales.

No olvide actualizar periódicamente el software de seguimiento para mejorar su rendimiento, aumentar la seguridad de los datos o añadir nuevas funciones.

Esperamos que esta completa guía le ayude a responder a la pregunta: "¿Cómo controlo a mis empleados?". La implantación con éxito de un sistema de control de empleados requiere un esfuerzo y una atención constantes. Requiere una cuidadosa planificación, fijación de objetivos, elección y perfeccionamiento para garantizar que satisface las necesidades cambiantes de su empresa, mejora la productividad de los empleados y aumenta el rendimiento general de la organización.