实施员工控制系统分步指南

实施有效的监控系统比简单地购买功能最强大的跟踪软件并将其安装在办公室电脑上要复杂得多。

关键的第一步是要明确贵组织为什么需要员工监控系统。为了更好地确定监控的必要性，请扪心自问：

• 我们要解决什么问题？
• 员工是否始终遵守最后期限？
• 我们是否关注员工的参与度和积极性？
• 是否存在数据泄露或未经授权访问敏感信息的风险？
• 我们的组织是否需要监控员工活动以遵守法律或法规？
• 我们希望通过监控实现什么目标？(例如，提高生产率、提升员工满意度、确保合规等）。

这些问题的答案将决定您未来的控制系统应具备哪些功能。

既然已经确定了监控的目的，就可以优先考虑系统中最重要的功能。一般来说，员工控制系统可以具备以下几组功能：

• 时间跟踪：打卡/下班、手工或自动考勤表、加班费计算、假期和病假管理与审批等。
• 日程安排：管理员工日程安排、跟踪员工可用性、班次交换/交易以及班次提醒和通知。
• 考勤跟踪：监测员工缺勤情况、缺勤申请和批准情况、出勤模式报告和缺勤率。
• 电脑活动监控屏幕截图、屏幕录制、浏览历史跟踪、键盘记录、打印机活动控制、监控外部存储设备、记录活动/非活动时间等。
• 绩效管理：确定生产性/非生产性活动、统计最常用的应用程序和网站、计算个人生产率得分等。
• 项目管理：创建项目、将项目分解为任务并分配给员工、跟踪任务所用时间、跟踪里程碑和预算等。

此外，有些员工控制系统还具有集成功能。它们可以与当前的工资单、项目管理或人力资源信息系统（HRIS）集成。集成有助于简化薪资计算、绩效评估和行政流程。

您希望监控的员工活动在您的管辖范围内可能是非法的。因此，研究适用的隐私和劳动法规至关重要。我们建议在企业实施员工监控前咨询法律顾问。

在第一阶段，您已经想好了未来的监控工具应该解决哪些问题，理想情况下应该具备哪些功能。现在，是时候探索市场，选择最符合您要求的解决方案了。

除了功能和集成能力，在选择工具时还要考虑以下因素：

• 软件、硬件、实施和维护的预算；
• 可扩展性：理想的解决方案应能与企业共同成长；
• 方便用户；
• 客户支持；
• 数据安全和隐私功能；
• 遵守相关的劳动和隐私法规。

根据需要，您可以选择软件或硬件监控选项。

员工控制软件因部署模式（内部部署或云计算）而异。

基于云的软件 由软件开发商托管在远程服务器上，通过互联网访问。这意味着您不必担心购买和维护服务器。基于云的软件通常更加友好，只需三个步骤即可实施：设置账户、安装监控代理和登录跟踪结果。这类软件的前期成本较低，可访问性和可扩展性更高。即使您不在公司网络内，也可以控制员工的活动。基于云的软件非常适合有远程员工或希望提高便利性的公司。

内部软件 在组织的物理位置内安装和运行。这类软件需要较高的前期成本（硬件、软件许可证和安装）以及专门的 IT 资源来进行维护和更新。作为回报，您可以获得对系统、收集的数据和更新的完全控制。内部部署软件在定制和提高安全性方面可能具有更大的灵活性。不过，它的可扩展性和可访问性可能不如内部部署软件。内部部署软件非常适合有严格监管要求的行业。

员工控制系统可以是独立的，也可以是集成的人力资源信息系统。

独立软件侧重于特定功能或功能组合：时间跟踪、时间跟踪与绩效评估、项目管理等。人力资源信息系统提供一整套人力资源功能，包括考勤、薪资、福利等。独立系统通常更经济实惠，但可能缺乏更全面解决方案的集成功能。

最后，您可以订购根据贵组织的需求和工作流程定制开发的解决方案。不过，这类解决方案的开发和维护通常成本较高，耗时较长，因此不如现成的工具受欢迎。

聪明的控制 是一个强大的 员工控制软件 它能跟踪计算机上的所有活动，包括键入和复制的文本、网站和社交媒体活动、闲置时间、打印机活动等。该平台还提供实时监控功能：员工屏幕的实时流媒体和实时网络摄像头。CleverControl记录工作日的开始和结束时间，以及活动/非活动时间，使工作时间跟踪自动化和简单化。强大的人工智能评分功能提供个人生产力评分和员工活动的简短评论，减轻了绩效评估的行政负担。

CleverControl将是那些希望监控日常工作流程、追踪工作时间并确保员工专注于生产活动的企业的完美解决方案。了解更多CleverControl的功能 这里。

出于监控目的，您可能需要使用硬件员工控制系统。这些系统包括生物识别扫描仪、读卡器、用于远程打卡的移动应用程序、门禁控制系统、视频监控等。

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首先要制定详细的监测政策。该政策应说明监控的目的并界定其范围：监控哪些活动、收集哪些数据以及如何使用这些数据。还应说明数据隐私和安全措施，并允许员工访问所收集的数据。

无论您所在的司法管辖区是否要求您通知员工监控事宜，诚实永远是最好的政策。让您的团队了解即将进行的监控，并将上述政策传达给所有员工。确保每个人都了解自己在监控方面的权利和责任。您还可以向员工提供一份政策副本，以作记录。

在某些司法管辖区，某些类型的监控（如键盘记录或电子邮件监控）需要得到员工的许可。在这种情况下，你应该在实施任何监控方法前获得员工的书面或电子同意。

透明度将有助于维护员工的信任，及时处理可能出现的问题和投诉。

员工、团队领导和管理人员应了解如何最有效地使用员工监控系统。全面的用户手册、教程、演示和实践培训将帮助团队了解系统的工作原理并解答潜在的问题。

在将系统推广到整个组织之前，您可能需要开展一个试点项目。选择一小群员工或一个特定部门，在他们的电脑上安装监控代理。检查系统是否按预期运行，是否达到监控目标，并收集试点参与者和管理人员的反馈意见。如果出现任何问题，对一小部分人进行必要的调整比对整个组织进行调整要容易得多。

在确保员工控制系统按预期运行后，可在各部门或员工群体中逐步实施。我们建议在此阶段密切监控系统的技术问题或意外问题。

如果想让员工控制系统真正高效，就不能止步于实施步骤。您的监控软件可能需要额外的调整；劳动和隐私法规在不断变化，新的监控技术也在不断出现。因此，持续监控和优化对于确保员工控制系统的长期成功至关重要。

在监控员工绩效的同时，我们建议跟踪系统性能，以发现技术问题或潜在的改进。

另一个有效的方法是收集员工对系统使用体验的反馈意见。如果有疑虑或投诉，你应该根据员工的反馈来解决，并调整系统设置、工作流程或培训。

随时了解与员工监控相关的新技术、最佳实践和法规变化至关重要。如果您的监控实践与最新的立法更新相抵触，您应尽快更改，以避免法律后果。

不要忘记定期更新跟踪软件，以提高其性能、增强数据安全性或添加新功能。

我们希望本综合指南能帮助您回答这个问题："如何控制我的员工？成功实施员工监控系统需要持续的努力和关注。它需要精心策划、设定目标、选择和完善，以确保满足不断变化的业务需求、提高员工的工作效率并提升组织的整体绩效。