Lépésről lépésre útmutató a munkavállalói ellenőrzési rendszer bevezetéséhez

Egy hatékony felügyeleti rendszer megvalósítása sokkal összetettebb, mint egyszerűen megvásárolni a leghatékonyabb nyomon követési szoftvert és telepíteni az irodai számítógépekre.

Az első fontos lépés annak meghatározása, hogy miért van szükség a munkavállalói ellenőrzési rendszerre az Ön szervezetében. Az ellenőrzés szükségességének jobb azonosítása érdekében tegye fel magának a kérdést:

• Milyen problémákat próbálunk elsimítani?
• Az alkalmazottak következetesen betartják a határidőket?
• Aggódunk a munkavállalók elkötelezettsége és motivációja miatt?
• Fennáll-e az adatok megsértésének vagy az érzékeny információkhoz való jogosulatlan hozzáférésnek a kockázata?
• Köteles-e szervezetünk a jogi vagy szabályozási megfelelés érdekében figyelemmel kísérni a munkavállalók tevékenységét?
• Mit akarunk elérni a monitoringgal? (például a termelékenység javítása, a dolgozók elégedettségének növelése, a megfelelőség biztosítása stb.)

Az ezekre a kérdésekre adott válaszok határozzák meg, hogy milyen funkciókkal kell rendelkeznie a jövőbeli vezérlőrendszernek.

Most, hogy meghatározta, mit szeretne elérni a megfigyeléssel, rangsorolhatja a rendszer legfontosabb jellemzőit. Általában a munkavállalói ellenőrző rendszerek a következő funkciócsoportokkal rendelkezhetnek:

• Időkövetés:be- és kijelentkezés, kézi vagy automatikus munkaidő-nyilvántartás, túlóraszámítás, szabadság és betegszabadság kezelése és jóváhagyása stb.
• Ütemezés:az alkalmazottak beosztásának kezelése, az alkalmazottak elérhetőségének nyomon követése, műszakcsere/műszakváltás, valamint műszakemlékeztetők és értesítések.
• Jelenléti ívek nyomon követése:az alkalmazottak hiányzásainak, a távolléti kérelmek és jóváhagyások, a jelenléti mintákról szóló jelentések és a hiányzási arányok nyomon követése.
• Tevékenységfigyelés a számítógépen:képernyőképek, képernyőfelvételek, böngészési előzmények nyomon követése, billentyűzetfigyelés, nyomtató tevékenység ellenőrzése, külső tárolóeszközök figyelése, aktív/aktív idő rögzítése stb.
• Teljesítménymenedzsment:produktív/nem produktív tevékenységek meghatározása, statisztikák a leggyakrabban használt alkalmazásokról és webhelyekről, egyéni termelékenységi pontszámok kiszámítása stb.
• Projektmenedzsment:projektek létrehozása, feladatokra bontásuk és azok kiosztása az alkalmazottaknak, a feladatra fordított idő nyomon követése, mérföldkövek és költségvetések nyomon követése stb.

Emellett egyes munkavállalói ellenőrzési rendszerek integrációs képességekkel is rendelkeznek. Ezek integrálhatók a jelenlegi bérszámfejtési, projektmenedzsment- vagy humánerőforrás-információs rendszerekkel (HRIS). Az integráció segít a bérszámfejtés racionalizálásában, a teljesítmény értékelésében és az adminisztratív folyamatok egyszerűsítésében.

Előfordulhat, hogy az Ön joghatósága alatt illegális nyomon követni az alkalmazottak azon tevékenységeit, amelyeket nyomon szeretne követni. Ezért fontos, hogy tanulmányozza az alkalmazandó adatvédelmi és munkaügyi szabályokat. Javasoljuk, hogy konzultáljon jogi tanácsadójával, mielőtt bevezetné a munkavállalói megfigyelést a szervezetében.

Az első szakaszban kialakította azt az elképzelést, hogy a jövőbeli felügyeleti eszköznek milyen problémákat kell megoldania, és ideális esetben milyen funkciókkal kell rendelkeznie. Most itt az ideje, hogy feltérképezze a piacot, és kiválassza a követelményeknek leginkább megfelelő megoldást.

Az eszköz kiválasztásakor a funkciók és az integrációs képességek mellett a következő tényezőket is vegye figyelembe:

• A szoftverre, hardverre, bevezetésre és karbantartásra szánt költségvetése;
• Skálázhatóság: az ideális megoldásnak képesnek kell lennie arra, hogy együtt növekedjen az Ön vállalkozásával;
• Felhasználóbarátság;
• Ügyfélszolgálat;
• Adatbiztonsági és adatvédelmi funkciók;
• A vonatkozó munkaügyi és adatvédelmi előírások betartása.

Az Ön igényeitől függően választhat szoftveres vagy hardveres felügyeleti lehetőségeket.

Az alkalmazottak ellenőrzésére szolgáló szoftverek telepítési modell szerint különböznek: helyben vagy felhőalapúak.

Felhőalapú szoftver a szoftver fejlesztője távoli szervereken tárolja, és az interneten keresztül érhető el. Ez azt jelenti, hogy nem kell aggódnia a szerverek megvásárlásával és karbantartásával kapcsolatban. A felhőalapú szoftverek általában barátságosabbak, és a bevezetésükhöz mindössze három lépésre van szükség: egy fiók létrehozására, egy felügyeleti ügynök telepítésére és az eredmények nyomon követéséhez szükséges bejelentkezésre. Az ilyen szoftverek alacsonyabb kezdeti költségekkel, valamint nagyobb hozzáférhetőséggel és skálázhatósággal járnak. Akkor is ellenőrizheti az alkalmazottak tevékenységét, ha a vállalati hálózaton kívül tartózkodik. A felhőalapú szoftver tökéletes a távoli alkalmazottakkal rendelkező vagy nagyobb kényelmet igénylő vállalatok számára.

Helyszíni szoftver egy szervezet fizikai helyszínén belül telepítik és működtetik. Az ilyen típusú szoftverek magasabb kezdeti költségeket (hardver, szoftverlicencek és telepítés), valamint a karbantartáshoz és frissítésekhez dedikált informatikai erőforrásokat igényelnek. Cserébe teljes ellenőrzést kap a rendszer, az összegyűjtött adatok és a frissítések felett. A helyben telepített szoftverek potenciálisan nagyobb rugalmassággal rendelkeznek a testreszabás és a nagyobb biztonság tekintetében. Ugyanakkor nem biztos, hogy olyan jól skálázható és hozzáférhető, mint a helyben telepített szoftver. Az on-premise szoftver tökéletes a szigorú szabályozási követelményekkel rendelkező iparágak számára.

A munkavállalói ellenőrzési rendszerek lehetnek önálló vagy integrált HRIS-rendszerek.

Az önálló szoftverek egy adott funkcióra vagy funkciók kombinációjára összpontosítanak: munkaidő-nyilvántartás, munkaidő-nyilvántartás és teljesítményértékelés, projektmenedzsment stb. A HRIS a HR-funkciók átfogó csomagját kínálja, beleértve az idő- és jelenléti ívet, a bérszámfejtést, a juttatásokat és még sok mást. Az önálló rendszerek gyakran megfizethetőbbek, de nem rendelkeznek az átfogóbb megoldások integrációs képességeivel.

Végül pedig megrendelhet egy, az Ön szervezetének igényeire és munkafolyamataira szabott, egyedi fejlesztésű megoldást. Az ilyen megoldások kifejlesztése és karbantartása azonban általában drágább és időigényesebb, ezért kevésbé népszerűek, mint a kész eszközök.

CleverControl egy erőteljes munkavállalói ellenőrző szoftver Nyomon követi a számítógépen végzett összes tevékenységet, beleértve a begépelt és másolt szöveget, a weboldal és a közösségi média tevékenységet, az üresjárati időt, a nyomtató tevékenységét és még sok mást. A platform élő megfigyelési funkciókat is kínál: az alkalmazottak képernyőinek valós idejű streamingjét és élő webkamerát. A CleverControl rögzíti a munkanap kezdetét és végét, valamint az aktív/inaktív időt, így a munkaidő nyomon követése automatizált és egyszerű. A nagy teljesítményű AI Scoring funkció egyéni termelékenységi pontszámokat és rövid megjegyzéseket ad az alkalmazottak tevékenységéről, levéve a teljesítményértékelések adminisztratív terheit.

A CleverControl tökéletes megoldás lesz azon szervezetek számára, amelyek szeretnék nyomon követni a napi munkafolyamatokat, nyomon követni a munkaidőt, és biztosítani, hogy az alkalmazottak produktív tevékenységekre összpontosítsanak. Tudjon meg többet a CleverControl funkcióiról itt.

Az Ön felügyeleti céljai megkövetelhetik a hardveres munkavállalói ellenőrző rendszerek használatát. Ezek közé tartoznak a biometrikus szkennerek, kártyaolvasók, mobilalkalmazások a távoli be- és kijelentkezéshez, beléptető rendszerek, videómegfigyelés stb.

a közelmúltban megjelent cikkünk

Kezdje egy részletes felügyeleti szabályzat létrehozásával. Ebben a politikában meg kell határozni a nyomon követés céljait és a hatályát: milyen tevékenységeket fognak nyomon követni, milyen adatokat fognak gyűjteni, és hogyan fogják felhasználni azokat. Le kell írnia az adatvédelmi és biztonsági intézkedéseket is, és lehetővé kell tennie a munkavállalók számára az összegyűjtött adatokhoz való hozzáférést.

Akár az Ön joghatósága kötelezi Önt arra, hogy értesítse az alkalmazottakat a megfigyelésről, az őszinteség mindig a legjobb politika. Tájékoztassa csapatát a közelgő megfigyelésről, és közölje a fent említett politikát minden alkalmazottal. Biztosítsa, hogy mindenki tisztában legyen a megfigyeléssel kapcsolatos jogaival és kötelezettségeivel. A munkavállalóknak is átadhatja a szabályzat egy példányát a nyilvántartásukhoz.

Egyes joghatóságokban a munkavállaló engedélye szükséges bizonyos típusú megfigyelésekhez, például a billentyűzetfigyeléshez vagy az e-mail megfigyeléshez. Ebben az esetben a megfigyelési módszerek bevezetése előtt be kell szereznie az alkalmazottak írásbeli vagy elektronikus hozzájárulását.

Az átláthatóság segít fenntartani a munkavállalók bizalmát, és időben kezelni az esetleges aggályokat és panaszokat.

Az alkalmazottaknak, a csoportvezetőknek és a vezetőknek tudniuk kell, hogyan lehet a leghatékonyabban használni a munkavállalói megfigyelőrendszert. Átfogó felhasználói kézikönyvek, oktatóanyagok, prezentációk és gyakorlati képzések segítenek a csapatnak megérteni a rendszer működését, és választ kapni az esetleges kérdésekre.

Lehet, hogy a rendszer egész szervezetre történő bevezetése előtt érdemes egy kísérleti programot végrehajtani. Válassza ki az alkalmazottak egy kis csoportját vagy egy adott részleget, és telepítse a felügyeleti ügynököt a számítógépeikre. Ellenőrizze, hogy a rendszer rendeltetésszerűen működik-e, és szolgálja-e a felügyeleti célokat, és gyűjtsön visszajelzést a kísérleti résztvevők és a vezetők részéről. Ha bármilyen probléma merül fel, a szükséges kiigazítások elvégzése könnyebb lesz egy kisebb csoportnál, mint az egész szervezetnél.

Ha meggyőződött arról, hogy a munkavállalói ellenőrzési rendszer a kívánt módon működik, fokozatosan bevezetheti azt az osztályokon vagy munkavállalói csoportokban. Javasoljuk, hogy ebben a szakaszban szorosan kövesse nyomon a rendszert a technikai kérdések vagy váratlan problémák esetén.

Ha azt szeretné, hogy a munkavállalói ellenőrzési rendszere valóban hatékony legyen, nem szabad megállnia a bevezetésnél. Az Ön felügyeleti szoftvere további finomhangolásokat igényelhet; a munkaügyi és adatvédelmi előírások változnak, és új felügyeleti technológiák jelennek meg. Éppen ezért a folyamatos nyomon követés és optimalizálás kulcsfontosságú a munkavállalói ellenőrzési rendszer hosszú távú sikerének biztosításához.

Az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése mellett javasoljuk a rendszer teljesítményének nyomon követését a technikai problémák vagy a lehetséges fejlesztések szempontjából.

Egy másik hatékony módszer az alkalmazottak visszajelzéseinek összegyűjtése a rendszerrel kapcsolatos tapasztalataikról. Ha vannak aggályok vagy panaszok, akkor foglalkozzon velük, és az alkalmazottak visszajelzései alapján módosítsa a rendszerbeállításokat, munkafolyamatokat vagy képzéseket.

Az új technológiák, a legjobb gyakorlatok és a munkavállalók megfigyelésével kapcsolatos szabályozási változások naprakész ismerete kulcsfontosságú. Ha az Ön megfigyelési gyakorlatai ellentmondanak a legfrissebb jogszabályi frissítéseknek, a jogi következmények elkerülése érdekében a lehető leghamarabb meg kell változtatnia azokat.

Ne felejtse el rendszeresen frissíteni a nyomkövető szoftvert, hogy javítsa a teljesítményét, növelje az adatbiztonságot, vagy új funkciókat adjon hozzá.

Reméljük, hogy ez az átfogó útmutató segít megválaszolni a kérdést: "Hogyan ellenőrizzem az alkalmazottaimat?". A munkavállalói ellenőrzési rendszer sikeres megvalósítása folyamatos erőfeszítést és figyelmet igényel. Gondos tervezésre, célmeghatározásra, kiválasztásra és finomításra van szükség, hogy a rendszer megfeleljen az Ön változó üzleti igényeinek, javítsa a munkavállalók termelékenységét és fokozza az általános szervezeti teljesítményt.