Çalışan Kontrol Sisteminin Uygulanması için Adım Adım Kılavuz

Etkili bir izleme sistemi uygulamak, en güçlü izleme yazılımını satın alıp ofis bilgisayarlarına yüklemekten daha karmaşıktır.

İlk önemli adım, kuruluşunuzda çalışan kontrol sistemine neden ihtiyaç duyulduğunu tanımlamaktır. İzleme gerekliliğini daha iyi tanımlamak için kendinize sorun:

• Hangi sorunları çözmeye çalışıyoruz?
• Çalışanlar sürekli olarak teslim tarihlerine uyuyor mu?
• Çalışan bağlılığı ve motivasyonu konusunda endişelerimiz var mı?
• Veri ihlalleri veya hassas bilgilere yetkisiz erişim riskleri var mı?
• Kuruluşumuzun yasal veya mevzuata uygunluk için çalışan faaliyetlerini izlemesi gerekiyor mu?
• İzleme ile ne elde etmek istiyoruz? (örneğin, üretkenliği artırmak, çalışan memnuniyetini artırmak, uyumluluğu sağlamak, vb.)

Bu soruların yanıtları, gelecekteki kontrol sisteminizin hangi özelliklere sahip olması gerektiğini belirleyecektir.

Artık izleme ile ne elde etmek istediğinizi belirlediğinize göre, sisteminizin en hayati özelliklerine öncelik verebilirsiniz. Genel olarak, çalışan kontrol sistemleri aşağıdaki özellik gruplarına sahip olabilir:

• Zaman takibi:saat girişi/çıkışı, manuel veya otomatik zaman çizelgeleri, fazla mesai hesaplamaları, tatil ve hastalık izni yönetimi ve onayı vb.
• Programlama:Çalışan programlarını yönetme, çalışan uygunluğunu izleme, vardiya değiştirme/takas etme ve vardiya hatırlatıcıları ve bildirimleri.
• Yoklama takibi:Çalışanların devamsızlıklarını, devamsızlık taleplerini ve onaylarını, devamlılık modellerine ilişkin raporları ve devamsızlık oranlarını izlemek.
• Bilgisayarda etkinlik izleme:ekran görüntüleri, ekran kaydı, tarama geçmişi izleme, tuş kaydı, yazıcı etkinliği kontrolü, harici depolama aygıtlarını izleme, etkin/etkin olmayan zamanı kaydetme vb.
• Performans yönetimi:üretken/üretken olmayan faaliyetlerin belirlenmesi, en çok kullanılan uygulama ve sitelere ilişkin istatistikler, bireysel üretkenlik puanlarının hesaplanması vb.
• Proje yönetimi:projeler oluşturmak, bunları görevlere ayırmak ve çalışanlara atamak, bir görev için harcanan zamanı izlemek, kilometre taşlarını ve bütçeleri izlemek vb.

Ayrıca, bazı çalışan kontrol sistemlerinin entegrasyon yetenekleri vardır. Mevcut bordro, proje yönetimi veya insan kaynakları bilgi sistemlerinizle (HRIS) entegre olabilirler. Entegrasyon, bordro hesaplamalarını kolaylaştırmaya, performansı değerlendirmeye ve idari süreçleri basitleştirmeye yardımcı olur.

İzlemek istediğiniz çalışan faaliyetlerinin sizin yetki alanınız altında izlenmesi yasa dışı olabilir. Bu nedenle, geçerli gizlilik ve çalışma yönetmeliklerini incelemek çok önemlidir. Kuruluşunuzda çalışan izlemeyi uygulamaya koymadan önce hukuk danışmanınıza danışmanızı öneririz.

İlk aşamada, gelecekteki izleme aracının hangi sorunları çözmesi ve ideal olarak hangi özelliklere sahip olması gerektiği fikrini geliştirdiniz. Şimdi, piyasayı keşfetme ve gereksinimlerinize en uygun çözümü seçme zamanı.

Özelliklere ve entegrasyon yeteneklerine ek olarak, aracı seçerken aşağıdaki faktörleri de göz önünde bulundurun:

• Yazılım, donanım, uygulama ve bakım için ayırdığınız bütçe;
• Ölçeklenebilirlik: ideal çözüm işinizle birlikte büyüyebilmelidir;
• Kullanıcı dostu;
• Müşteri desteği;
• Veri güvenliği ve gizlilik özellikleri;
• İlgili iş ve gizlilik düzenlemelerine uygunluk.

İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, yazılım veya donanım izleme seçeneklerini tercih edebilirsiniz.

Çalışan kontrol yazılımı, dağıtım modeline göre farklılık gösterir: şirket içi veya bulut tabanlı.

Bulut tabanlı yazılım yazılım geliştiricisi tarafından uzak sunucularda barındırılır ve İnternet üzerinden erişilir. Bu, sunucu satın alma ve bakımını yapma konusunda endişelenmenize gerek olmadığı anlamına gelir. Bulut tabanlı yazılım genellikle daha kolaydır ve uygulanması için yalnızca üç adım gerekir: bir hesap oluşturmak, bir izleme aracısı kurmak ve sonuçları izlemek için oturum açmak. Bu tür yazılımlar daha düşük ön maliyetler ve daha fazla erişilebilirlik ve ölçeklenebilirlik ile ilişkilidir. Şirket ağının dışında olsanız bile çalışan faaliyetlerini kontrol edebilirsiniz. Bulut tabanlı yazılım, uzaktan çalışanları olan veya daha fazla kolaylık isteyen şirketler için mükemmeldir.

Şirket içi yazılım bir kuruluşun fiziksel konumu içinde kurulur ve işletilir. Bu tür yazılımlar daha yüksek ön maliyetler (donanım, yazılım lisansları ve kurulum) ve bakım ve güncellemeler için özel BT kaynakları gerektirir. Buna karşılık sistem, toplanan veriler ve güncellemeler üzerinde tam kontrol sahibi olursunuz. Şirket içi yazılım, özelleştirme ve artırılmış güvenlik için potansiyel olarak daha fazla esnekliğe sahiptir. Ancak, şirket içi yazılım kadar ölçeklenebilir ve erişilebilir olmayabilir. Şirket içi yazılım, katı yasal gereklilikleri olan sektörler için mükemmeldir.

Çalışan kontrol sistemleri bağımsız veya entegre bir HRIS sistemi olabilir.

Bağımsız yazılımlar belirli bir işleve veya işlevlerin bir kombinasyonuna odaklanır: zaman takibi, zaman takibi ve performans değerlendirmesi, proje yönetimi vb. HRIS, zaman ve katılım, bordro, sosyal haklar ve daha fazlası dahil olmak üzere kapsamlı bir İK işlevleri paketi sunar. Bağımsız sistemler genellikle daha uygun fiyatlıdır ancak daha kapsamlı çözümlerin entegrasyon yeteneklerinden yoksun olabilirler.

Son olarak, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ve iş akışlarına göre özel olarak geliştirilmiş bir çözüm sipariş edebilirsiniz. Ancak bu tür çözümlerin geliştirilmesi ve bakımı genellikle daha pahalı ve zaman alıcıdır, bu nedenle hazır araçlara göre daha az popülerdirler.

CleverControl güçlü bir çalışan kontrol yazılımı Yazılan ve kopyalanan metin, web sitesi ve sosyal medya etkinliği, boşta kalma süresi, yazıcı etkinliği ve daha fazlası dahil olmak üzere bilgisayardaki tüm etkinlikleri izler. Platform ayrıca canlı izleme özellikleri de sunar: çalışan ekranlarının gerçek zamanlı akışı ve canlı web kamerası. CleverControl, iş gününün başlangıcını ve bitişini ve aktif/aktif olmayan zamanı kaydederek çalışma süresi takibini otomatik ve kolay hale getirir. Güçlü AI Puanlama özelliği, bireysel verimlilik puanları ve çalışan etkinliği hakkında kısa yorumlar sağlayarak performans değerlendirmelerinin idari yükünü ortadan kaldırır.

CleverControl, günlük iş akışını izlemek, çalışma süresini takip etmek ve çalışanların üretken faaliyetlere odaklanmasını sağlamak isteyen kuruluşlar için mükemmel bir çözüm olacaktır. CleverControl'ün özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinin Burada.

İzleme amaçlarınız donanımsal çalışan kontrol sistemlerinin kullanılmasını gerektirebilir. Bunlar arasında biyometrik tarayıcılar, kart okuyucular, uzaktan giriş/çıkış için mobil uygulamalar, erişim kontrol sistemleri, video gözetimi vb. yer alır.

son makalemiz

Ayrıntılı bir izleme politikası oluşturmakla işe başlayın. Bu politika izlemenin amaçlarını belirtmeli ve kapsamını tanımlamalıdır: hangi faaliyetlerin izleneceği, hangi verilerin toplanacağı ve nasıl kullanılacağı. Ayrıca veri gizliliği ve güvenlik önlemlerini tanımlamalı ve çalışanların toplanan verilere erişimine izin vermelidir.

Yetki alanınız çalışanları izleme konusunda bilgilendirmenizi zorunlu kılsa da, dürüstlük her zaman en iyi politikadır. Ekibinize yaklaşan izleme hakkında bilgi verin ve yukarıda belirtilen politikayı tüm çalışanlara iletin. Herkesin izleme ile ilgili hak ve sorumluluklarını anladığından emin olun. Çalışanlara kayıtları için politikanın bir kopyasını da verebilirsiniz.

Bazı yargı bölgelerinde, keylogging veya e-posta izleme gibi belirli izleme türleri için çalışan izni gereklidir. Bu durumda, herhangi bir izleme yöntemi uygulamadan önce çalışanlardan yazılı veya elektronik onay almalısınız.

Şeffaflık, çalışanların güvenini korumaya ve olası endişeleri ve şikayetleri zamanında ele almaya yardımcı olacaktır.

Çalışanlar, ekip liderleri ve yöneticiler çalışan izleme sistemini en etkili şekilde nasıl kullanacaklarını bilmelidir. Kapsamlı kullanım kılavuzları, öğreticiler, sunumlar ve uygulamalı eğitim, ekibin sistemin nasıl çalıştığını anlamasına ve olası sorulara yanıt almasına yardımcı olacaktır.

Sistemi tüm kuruluşa yaymadan önce bir pilot program yürütmek isteyebilirsiniz. Küçük bir çalışan grubu veya belirli bir departman seçin ve izleme aracısını bu kişilerin bilgisayarlarına yükleyin. Sistemin amaçlandığı gibi çalışıp çalışmadığını ve izleme hedeflerine hizmet edip etmediğini kontrol edin ve pilot katılımcılardan ve yöneticilerden geri bildirim toplayın. Herhangi bir sorun ortaya çıkarsa, gerekli ayarlamaları yapmak tüm kuruma kıyasla daha küçük bir grup üzerinde daha kolay olacaktır.

Çalışan kontrol sisteminin istediğiniz gibi çalıştığından emin olduğunuzda, sistemi departmanlar veya çalışan grupları arasında kademeli olarak uygulayabilirsiniz. Bu aşamada sistemi teknik sorunlar veya beklenmedik sorunlar açısından yakından izlemenizi öneririz.

Çalışan kontrol sisteminizin gerçekten verimli olmasını istiyorsanız, uygulama adımında durmamalısınız. İzleme yazılımınızda ek değişiklikler yapılması gerekebilir; iş gücü ve gizlilik düzenlemeleri değişmekte ve yeni izleme teknolojileri ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle sürekli izleme ve optimizasyon, çalışan kontrol sisteminizin uzun vadeli başarısını sağlamak için çok önemlidir.

Çalışan performansını izlemenin yanı sıra, teknik sorunlar veya potansiyel iyileştirmeler için sistem performansını izlemenizi öneririz.

Bir başka etkili yöntem de çalışanların sistemle ilgili deneyimleri hakkında geri bildirim toplamaktır. Endişe veya şikayetler varsa, bunları ele almalı ve sistem ayarlarını, iş akışlarını veya eğitimi çalışan geri bildirimlerine göre ayarlamalısınız.

Çalışanların izlenmesiyle ilgili yeni teknolojiler, en iyi uygulamalar ve mevzuat değişiklikleri hakkında güncel kalmak çok önemlidir. İzleme uygulamalarınız mevzuattaki en son güncellemelerle çelişiyorsa, yasal sonuçlardan kaçınmak için bunları mümkün olan en kısa sürede değiştirmelisiniz.

Performansını artırmak, veri güvenliğini geliştirmek veya yeni özellikler eklemek için izleme yazılımını düzenli olarak güncellemeyi unutmayın.

Bu kapsamlı kılavuzun soruyu yanıtlamanıza yardımcı olacağını umuyoruz: "Çalışanlarımı nasıl kontrol edebilirim?". Bir çalışan izleme sisteminin başarılı bir şekilde uygulanması sürekli çaba ve dikkat gerektirir. Gelişen iş ihtiyaçlarınızı karşıladığından, çalışan verimliliğini artırdığından ve genel kurumsal performansı geliştirdiğinden emin olmak için dikkatli bir planlama, hedef belirleme, seçme ve iyileştirme gerekir.