Stap-voor-stap handleiding voor het implementeren van een werknemerscontrolesysteem

Het implementeren van een effectief volgsysteem is ingewikkelder dan alleen maar de krachtigste volgsoftware kopen en deze op kantoorcomputers installeren.

De eerste cruciale stap is bepalen waarom het werknemerscontrolesysteem nodig is in uw organisatie. Om de noodzaak van controle beter te identificeren, moet u zich afvragen:

• Welke problemen proberen we te verdoezelen?
• Halen werknemers consequent deadlines?
• Maken we ons zorgen over de betrokkenheid en motivatie van werknemers?
• Zijn er risico's op datalekken of ongeautoriseerde toegang tot gevoelige informatie?
• Is onze organisatie verplicht om de activiteiten van werknemers te controleren op naleving van wet- en regelgeving?
• Wat willen we bereiken met monitoring? (bijvoorbeeld de productiviteit verbeteren, de tevredenheid van werknemers vergroten, naleving garanderen, enz.)

De antwoorden op deze vragen bepalen welke functies je toekomstige besturingssysteem moet hebben.

Nu je hebt bepaald wat je wilt bereiken met bewaking, kun je de belangrijkste functies van je systeem prioriteren. Over het algemeen kunnen werknemerscontrolesystemen de volgende groepen functies hebben:

• Tijd bijhouden:in- en uitklokken, handmatige of geautomatiseerde urenregistratie, berekening van overuren, beheer en goedkeuring van vakantie- en ziekteverlof, enz.
• Planning:Het beheren van werknemersschema's, het bijhouden van de beschikbaarheid van werknemers, shift swapping / handel, en shift herinneringen en meldingen.
• Aanwezigheidsregistratie:het bijhouden van afwezigheden van werknemers, absentieaanvragen en goedkeuringen, rapporten over aanwezigheidspatronen en absentiepercentages.
• Activiteitsmonitoring op de computer:schermafbeeldingen, schermopname, browsegeschiedenis bijhouden, keylogging, printeractiviteit controleren, externe opslagapparaten controleren, actieve/inactieve tijd opnemen, enz.
• Prestatiemanagement:Het bepalen van productieve/niet-productieve activiteiten, statistieken over de meest gebruikte apps en sites, het berekenen van individuele productiviteitsscores, enz.
• Projectmanagement:Projecten aanmaken, ze opdelen in taken en toewijzen aan medewerkers, de tijd die aan een taak wordt besteed bijhouden, mijlpalen en budgetten bijhouden, enz.

Bovendien hebben sommige personeelscontrolesystemen integratiemogelijkheden. Ze kunnen integreren met je huidige salarisadministratie, projectbeheer of personeelsinformatiesystemen (HRIS). Integratie helpt om loonberekeningen te stroomlijnen, prestaties te evalueren en administratieve processen te vereenvoudigen.

Activiteiten van werknemers die u wilt controleren, kunnen illegaal zijn om te volgen binnen uw rechtsgebied. Daarom is het essentieel om de toepasselijke privacy- en arbeidswetgeving te bestuderen. We raden u aan uw juridisch adviseur te raadplegen voordat u het monitoren van werknemers in uw organisatie implementeert.

In de eerste fase heb je het idee ontwikkeld welke problemen de toekomstige monitoringtool moet oplossen en welke functies deze idealiter moet hebben. Nu is het tijd om de markt te verkennen en de oplossing te kiezen die het beste bij je eisen past.

Neem naast de functies en integratiemogelijkheden de volgende factoren in overweging bij het kiezen van de tool:

• Je budget voor software, hardware, implementatie en onderhoud;
• Schaalbaarheid: de ideale oplossing moet kunnen meegroeien met je bedrijf;
• Gebruiksvriendelijkheid;
• Klantenondersteuning;
• Functies voor gegevensbeveiliging en privacy;
• Naleving van relevante arbeids- en privacyregelgeving.

Afhankelijk van je behoeften kun je kiezen voor software- of hardwarebewakingsopties.

Software voor werknemerscontrole verschilt per implementatiemodel: op locatie of in de cloud.

Cloud-gebaseerde software wordt gehost door de softwareontwikkelaar op externe servers en is toegankelijk via het internet. Dit betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over de aanschaf en het onderhoud van servers. Cloud-gebaseerde software is over het algemeen vriendelijker en vereist slechts drie stappen om te implementeren: een account aanmaken, een monitoring agent installeren en inloggen om resultaten bij te houden. Dergelijke software gaat gepaard met lagere aanloopkosten en een grotere toegankelijkheid en schaalbaarheid. U kunt de activiteiten van werknemers controleren, zelfs als u zich buiten het bedrijfsnetwerk bevindt. Cloud-gebaseerde software is perfect voor bedrijven met werknemers op afstand of die meer gemak willen.

Software op locatie wordt geïnstalleerd en gebruikt op de fysieke locatie van een organisatie. Dit type software vereist hogere aanloopkosten (hardware, softwarelicenties en installatie) en speciale IT-resources voor onderhoud en updates. In ruil daarvoor krijgt u volledige controle over het systeem, de verzamelde gegevens en updates. On-premise software biedt potentieel meer flexibiliteit voor maatwerk en betere beveiliging. Het is echter mogelijk dat het niet zo schaalbaar en toegankelijk is als on-premise software. On-premise software is perfect voor industrieën met strenge wettelijke vereisten.

Personeelscontrolesystemen kunnen op zichzelf staan of een geïntegreerd HRIS-systeem zijn.

Standalone software richt zich op een specifieke functie of een combinatie van functies: tijdregistratie, tijdregistratie & prestatie-evaluatie, projectbeheer, enz. HRIS biedt een uitgebreid pakket HR-functies, waaronder tijdregistratie, salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden en meer. Standalone systemen zijn vaak betaalbaarder, maar missen de integratiemogelijkheden van uitgebreidere oplossingen.

Tot slot kun je een op maat gemaakte oplossing bestellen die is afgestemd op de behoeften en workflows van je organisatie. Dergelijke oplossingen zijn echter meestal duurder en tijdrovender om te ontwikkelen en te onderhouden, waardoor ze minder populair zijn dan kant-en-klare tools.

CleverControl is een krachtige software voor personeelscontrole Het houdt alle activiteit op de computer bij, inclusief getypte en gekopieerde tekst, website- en sociale media-activiteit, inactieve tijd, printeractiviteit en meer. Het platform biedt ook functies voor live monitoring: realtime streaming van werknemersschermen en live webcam. CleverControl registreert het begin en het einde van de werkdag en de actieve/inactieve tijd, waardoor het bijhouden van de werktijd geautomatiseerd en eenvoudig wordt. De krachtige AI Scoring functie geeft individuele productiviteitsscores en korte opmerkingen over de activiteit van de werknemer, waardoor de administratieve last van prestatie-evaluaties wegvalt.

CleverControl is een perfecte oplossing voor organisaties die de dagelijkse workflow willen bewaken, werktijd willen bijhouden en ervoor willen zorgen dat werknemers zich concentreren op productieve activiteiten. Meer informatie over de functies van CleverControl hier.

Voor je bewakingsdoeleinden kan het nodig zijn om hardwarecontrolesystemen voor werknemers te gebruiken. Deze omvatten biometrische scanners, kaartlezers, mobiele apps om op afstand in en uit te klokken, toegangscontrolesystemen, videobewaking, enz.

ons recente artikel

Begin met het opstellen van een gedetailleerd monitoringbeleid. Dit beleid moet het doel van monitoring aangeven en de reikwijdte ervan definiëren: welke activiteiten zullen worden gemonitord, welke gegevens zullen worden verzameld en hoe deze zullen worden gebruikt. Het moet ook de privacy- en beveiligingsmaatregelen beschrijven en werknemers toegang geven tot de verzamelde gegevens.

Of uw rechtsgebied u nu verplicht om werknemers op de hoogte te stellen van monitoring, eerlijkheid is altijd het beste beleid. Laat je team weten over de aanstaande monitoring en communiceer het bovengenoemde beleid aan alle werknemers. Zorg ervoor dat iedereen zijn rechten en verantwoordelijkheden met betrekking tot monitoring begrijpt. U kunt werknemers ook een kopie van het beleid geven voor hun administratie.

In sommige rechtsgebieden is toestemming van werknemers vereist voor bepaalde soorten monitoring, zoals keylogging of e-mailmonitoring. In dit geval moet je schriftelijke of elektronische toestemming van werknemers verkrijgen voordat je een monitoringmethode implementeert.

Transparantie helpt het vertrouwen van werknemers te behouden en eventuele zorgen en klachten op tijd aan te pakken.

Medewerkers, teamleiders en managers moeten weten hoe ze het personeelsmonitoringsysteem het meest effectief kunnen gebruiken. Uitgebreide gebruikershandleidingen, handleidingen, presentaties en hands-on training helpen het team te begrijpen hoe het systeem werkt en antwoorden te krijgen op mogelijke vragen.

Misschien wil je eerst een pilot uitvoeren voordat je het systeem uitrolt naar de hele organisatie. Kies een kleine groep medewerkers of een specifieke afdeling en installeer de monitoring agent op hun computers. Controleer of het systeem werkt zoals bedoeld en voldoet aan de bewakingsdoelen en verzamel feedback van pilotdeelnemers en managers. Als er zich problemen voordoen, zal het maken van de nodige aanpassingen gemakkelijker zijn voor een kleinere groep dan voor de hele organisatie.

Wanneer je er zeker van bent dat het personeelscontrolesysteem naar wens werkt, kun je het geleidelijk implementeren op afdelingen of in groepen werknemers. We raden aan om het systeem in dit stadium goed in de gaten te houden op technische problemen of onverwachte problemen.

Als u wilt dat uw personeelscontrolesysteem echt efficiënt is, moet u niet stoppen bij de implementatiestap. Het kan zijn dat uw controlesoftware extra aanpassingen nodig heeft; arbeids- en privacyregels veranderen en er verschijnen nieuwe controletechnologieën. Daarom zijn voortdurende monitoring en optimalisatie cruciaal om het succes van uw personeelscontrolesysteem op lange termijn te garanderen.

Naast het monitoren van de prestaties van medewerkers, raden we aan om de systeemprestaties te volgen voor technische problemen of mogelijke verbeteringen.

Een andere effectieve methode is het verzamelen van feedback van werknemers over hun ervaringen met het systeem. Als er problemen of klachten zijn, moet je deze aanpakken en de systeeminstellingen, workflows of training aanpassen op basis van de feedback van werknemers.

Het is van cruciaal belang om op de hoogte te blijven van nieuwe technologieën, best practices en wijzigingen in de regelgeving met betrekking tot het monitoren van werknemers. Als uw monitoringpraktijken in strijd zijn met de laatste updates in de wetgeving, moet u ze zo snel mogelijk veranderen om juridische gevolgen te voorkomen.

Vergeet niet om de volgsoftware regelmatig bij te werken om de prestaties te verbeteren, de gegevensbeveiliging te verbeteren of nieuwe functies toe te voegen.

We hopen dat deze uitgebreide gids je helpt bij het beantwoorden van de vraag: "Hoe controleer ik mijn werknemers?". De succesvolle implementatie van een systeem voor werknemerscontrole vereist voortdurende inspanning en aandacht. Het moet zorgvuldig worden gepland, doelen worden gesteld, gekozen en verfijnd om ervoor te zorgen dat het voldoet aan uw veranderende bedrijfsbehoeften, de productiviteit van uw werknemers verbetert en de algehele prestaties van de organisatie verbetert.