Przewodnik po niezbędnym oprogramowaniu do zarządzania pracownikami

Zarządzanie pracownikami jest złożone i czasochłonne. Zatrudnianie i wdrażanie najlepszych kandydatów, śledzenie produktywności, zapewnienie dotrzymania wszystkich terminów oraz planowanie strategii rozwoju i motywacji pracowników to wyzwania, którym muszą sprostać menedżerowie i działy HR. Na szczęście żyjemy w erze dynamicznie rozwijającej się technologii, która może znacznie ułatwić nasze codzienne zmagania. Na wszystko istnieje cyfrowe rozwiązanie. W tym artykule zbadamy rodzaje oprogramowania do zarządzania pracownikami i ich zalety oraz opiszemy niezawodne rozwiązania w każdej kategorii.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników

Programy śledzące są prawdopodobnie najbardziej znanym rodzajem oprogramowania do zarządzania pracownikami. Ich funkcje zazwyczaj obejmują:

• zrzuty ekranu
• rejestrowanie naciśnięć klawiszy
• śledzenie odwiedzanych stron internetowych
• rejestrowanie zapytań
• monitorowanie operacji na plikach
• przechwytywanie aktywności drukarki
• śledzenie czasu i nie tylko.

Dane te są podsumowywane w postaci wyników produktywności i statystyk, co upraszcza ocenę wydajności.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

CleverControl ma elastyczne ustawienia. Większość jego funkcji można włączyć/wyłączyć, co pozwala dostosować praktyki monitorowania do obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących prywatności. Oprogramowanie można również zainstalować w trybie widocznym, umożliwiając pracownikom uruchamianie i zatrzymywanie monitorowania lub dostęp do osobistego pulpitu aktywności.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• Tworzenie, przypisywanie i ustalanie priorytetów zadań
• ustalanie terminów
• śledzenie postępu zadania
• komentowanie, przesyłanie wiadomości i czat na platformie
• udostępnianie plików
• Mapowanie dróg i śledzenie kamieni milowych
• śledzenie czasu
• śledzenie budżetu, zarządzanie wydatkami i nie tylko.

Takie oprogramowanie do zarządzania pracownikami pozwala menedżerom zobaczyć cały projekt, łatwo podzielić go na zadania i podzadania oraz przypisać je pracownikom. Mogą oni w czasie rzeczywistym uzyskać wgląd w postępy, wykryć potencjalne problemy i ponownie przydzielić niezbędne zasoby. Taka lepsza widoczność zadań zwiększa wydajność zespołu i usprawnia podejmowanie decyzji oraz zarządzanie budżetem. Jasne przypisywanie zadań i śledzenie postępów sprawia, że członkowie zespołu są odpowiedzialni za swoją pracę.

Asana to jeden z najpopularniejszych programów do zarządzania projektami w chmurze. Jego przyjazny interfejs i szeroki zakres funkcji zdobyły tysiące firm na całym świecie. Duże projekty można dzielić na mniejsze, łatwe w zarządzaniu zadania i podzadania, definiować zależności oraz ustalać priorytety i terminy. Widoki projektów można dostosować do własnych preferencji. Zadania można organizować w formie listy, kalendarza, osi czasu, wykresu Gantta lub tablicy Kanban. Do zadań można dodawać niestandardowe pola w celu łatwiejszego sortowania, filtrowania i raportowania.

Asana może śledzić czas spędzony na każdym zadaniu, dzięki czemu można dokładniej ocenić wydatki i potrzebny czas.

Platforma ma doskonałe funkcje komunikacyjne, takie jak wiadomości zespołowe, wzmianki i udostępnianie plików. Inteligentna skrzynka odbiorcza umożliwia dostosowywanie powiadomień w celu filtrowania najważniejszych aktualizacji, wstrzymywanie powiadomień w celu ochrony koncentracji i śledzenie powiadomień ze skrzynki odbiorczej.

Solidne funkcje automatyzacji pomagają zautomatyzować powtarzające się zadania. Można na przykład przypisywać zadania w oparciu o reguły lub powiadomienia wyzwalające.

Asana integruje się z wieloma innymi narzędziami, w tym Google Drive, Slack i Microsoft Teams.

Platforma jest odpowiednia dla firm różnej wielkości i z różnych branż dzięki łatwości obsługi, rozbudowanemu zestawowi funkcji i skalowalności.

Systemy zarządzania zasobami ludzkimi

Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) to kompleksowa platforma zaprojektowana w celu usprawnienia i automatyzacji funkcji HR w całym cyklu życia pracownika. Jego kluczowe funkcje to:

• przechowywanie informacji o pracownikach (dane kontaktowe, historia zatrudnienia, wyniki itp.)
• System śledzenia kandydatów (ATS) (zarządzanie ofertami pracy i aplikacjami kandydatów)
• onboardingowe przepływy pracy i listy kontrolne
• kontrole przeszłości i badania na obecność narkotyków
• przetwarzanie listy płac i obliczanie podatków
• administrowanie świadczeniami (ubezpieczenie zdrowotne, plany emerytalne itp.)
• Śledzenie czasu pracy i obecności
• zarządzanie wydajnością
• inicjatywy rozwoju pracowników i nie tylko.

Takie oprogramowanie do zarządzania pracownikami automatyzuje powtarzalne zadania, zmniejsza obciążenia administracyjne specjalistów HR i minimalizuje błędy we wprowadzaniu danych i przetwarzaniu listy płac. Dzięki temu zespoły HR mogą skupić się na strategicznych inicjatywach zwiększających zaangażowanie pracowników.

Korzystając z HRMS, organizacje mogą prowadzić dokładną dokumentację i zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy. Poza tym, HRMS dostarcza cennych danych i spostrzeżeń, które umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji HR.

HRMS oferuje również funkcjonalność dla pracowników. Jego funkcje samoobsługowe pozwalają pracownikom na zarządzanie swoimi informacjami i łatwy dostęp do usług HR.

Workday to zaawansowane, oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracownikami. Łączy wszystkie funkcje HR, takie jak lista płac, świadczenia, zarządzanie talentami i zarządzanie danymi pracowników, w jednym systemie.

Platforma oferuje konfigurowalne pulpity nawigacyjne i raporty. Można tam uzyskać wgląd we wskaźniki rotacji, trendy wydajności i dane demograficzne pracowników. Wszystkie zmiany są natychmiast odzwierciedlane, dzięki czemu zawsze masz dostęp do najbardziej aktualnych informacji i możesz podejmować strategiczne decyzje.

Workday obsługuje cały cykl życia pracownika, od ofert pracy, przez śledzenie kandydatów i wdrażanie, po zarządzanie wydajnością i świadczenia. Ułatwia również planowanie sukcesji, ponieważ może pomóc zidentyfikować pracowników o wysokim potencjale. Później można ich przygotować do przyszłych ról kierowniczych.

Kolejny praktyczny zestaw funkcji automatyzuje procesy płacowe: wynagrodzenia, podatki, świadczenia i potrącenia. Automatyzacja zmniejsza liczbę błędów i obciążenie administracyjne oraz zapewnia terminowe i dokładne płatności.

Workday przynosi również korzyści pracownikom. Jego solidna funkcjonalność samoobsługowa pozwala im zarządzać swoimi danymi osobowymi, uzyskiwać dostęp do odcinków wypłat, wnioskować o czas wolny i rejestrować się w świadczeniach.

Podsumowując, Workday to skuteczne rozwiązanie, które znacząco usprawnia zarządzanie zasobami ludzkimi. Potrafi dostosować się do specyficznych potrzeb organizacji z różnych branż i wspierać zarówno małe, jak i duże firmy.

Platformy doświadczeń pracowników

Jak sama nazwa wskazuje, platformy employee experience (EX) służą poprawie ogólnego doświadczenia pracownika od momentu wdrożenia do momentu odejścia z firmy. Oprogramowanie tego typu uzupełnia tradycyjne funkcje HR. Jego głównym celem jest poprawa samopoczucia i motywacji pracowników, zwiększenie produktywności oraz stworzenie przyjaznego i angażującego środowiska pracy.

EX zazwyczaj oferuje następujące funkcje:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• narzędzia uznawania (na przykład systemy punktowe, nagrody peer-to-peer itp.)
• wewnętrzne sieci społecznościowe lub fora
• czaty i udostępnianie plików
• centralne centrum wiadomości i ogłoszeń firmy
• dane i analizy dotyczące zaangażowania pracowników, nastrojów i trendów wydajnościowych
• dostęp do materiałów szkoleniowych i kursów
• programy dobrego samopoczucia i nie tylko.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.