Een gids met essentiële software voor personeelsbeheer

Het managen van werknemers is complex en tijdrovend. Het aannemen en inwerken van de beste kandidaat, het bijhouden van de productiviteit, ervoor zorgen dat alle deadlines worden gehaald en het plannen van strategieën voor de ontwikkeling en motivatie van werknemers zijn uitdagingen die managers en HR-afdelingen moeten overwinnen. Gelukkig leven we in een tijdperk van bloeiende technologie die onze dagelijkse problemen aanzienlijk kan verlichten. Er is een digitale oplossing voor alles. In dit artikel verkennen we de soorten software voor personeelsbeheer en hun voordelen en beschrijven we betrouwbare oplossingen in elke categorie.

Software voor werknemerscontrole

Opvolgingsprogramma's zijn misschien wel de bekendste soort software voor personeelsbeheer. Hun functies omvatten meestal:

• schermafbeeldingen
• toetsaanslagen loggen
• bezochte websites bijhouden
• zoekopdrachten registreren
• bestandsbewerkingen bewaken
• printeractiviteit vastleggen
• tijdregistratie en meer.

Deze gegevens worden samengevat in productiviteitsscores en statistieken, wat de evaluatie van prestaties vereenvoudigt.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

CleverControl heeft flexibele instellingen. De meeste functies kunnen worden in- en uitgeschakeld, zodat u uw monitoringpraktijken kunt aanpassen aan de geldende privacywet- en regelgeving. De software kan ook in de zichtbare modus worden geïnstalleerd, zodat werknemers de monitoring kunnen starten en stoppen of toegang hebben tot hun persoonlijke activiteitendashboard.

Software voor projectbeheer

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• taken creëren, toewijzen en prioriteren
• deadlines stellen
• taakvoortgang bijhouden
• commentaar geven, berichten sturen en chatten binnen het platform
• bestandsuitwisseling
• routekaarten en mijlpalen bijhouden
• tijdregistratie
• budget bijhouden, uitgaven beheren en meer.

Met dergelijke software voor personeelsbeheer kunnen managers het volledige project bekijken, het eenvoudig opsplitsen in taken en subtaken en deze toewijzen aan medewerkers. Ze kunnen realtime inzicht krijgen in de voortgang, potentiële problemen opsporen en de benodigde resources opnieuw toewijzen. Deze verbeterde zichtbaarheid van taken verhoogt de efficiëntie van het team en verbetert de besluitvorming en het budgetbeheer. Duidelijke taaktoewijzingen en het bijhouden van de voortgang houden teamleden verantwoordelijk voor hun werk.

Asana is een van de populairste cloudgebaseerde projectbeheersoftware. De vriendelijke interface en het brede scala aan functies hebben wereldwijd duizenden bedrijven voor zich gewonnen. U kunt grote projecten opdelen in kleinere, beheersbare taken en subtaken, afhankelijkheden definiëren en prioriteiten en deadlines instellen. Projectweergaven kunnen worden aangepast aan je voorkeuren. Je kunt taken organiseren als een lijst, kalender, tijdlijn, Gantt-diagram of Kanban-bord. Je kunt aangepaste velden aan taken toevoegen om het sorteren, filteren en rapporteren te vergemakkelijken.

Asana kan de tijd bijhouden die aan elke taak wordt besteed, zodat u uitgaven en benodigde tijd nauwkeuriger kunt beoordelen.

Het platform heeft uitstekende communicatiefuncties zoals teamberichten, mentions en het delen van bestanden. Met Smart inbox kun je meldingen aanpassen om de belangrijkste updates te filteren, meldingen pauzeren om je focus te beschermen en meldingen uit de inbox opvolgen.

Robuuste automatiseringsfuncties helpen bij het automatiseren van herhaalde taken. Je kunt bijvoorbeeld taken toewijzen op basis van regels of triggerende meldingen.

Asana integreert met veel andere tools, zoals Google Drive, Slack en Microsoft Teams.

Dankzij de gebruiksvriendelijkheid, krachtige functies en schaalbaarheid is het platform geschikt voor bedrijven van alle groottes en uit verschillende branches.

Systemen voor personeelsbeheer

HRMS (Human Resource Management Software) is een uitgebreid platform dat is ontworpen om HR-functies te stroomlijnen en automatiseren gedurende de hele levenscyclus van een werknemer. De belangrijkste functies zijn:

• opslag van personeelsgegevens (contactgegevens, arbeidsverleden, prestatiegegevens, enz.)
• Applicant Tracking System (ATS) (beheren van vacatures en sollicitaties van kandidaten)
• workflows en checklists voor onboarding
• achtergrondcontroles en drugsonderzoeken
• salarisverwerking en belastingberekeningen
• administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden (ziekteverzekering, pensioenplannen, enz.)
• tijd- en aanwezigheidsregistratie
• prestatiebeheer
• initiatieven voor de ontwikkeling van werknemers en nog veel meer.

Dergelijke software voor personeelsbeheer automatiseert repetitieve taken, vermindert de administratieve last voor HR-specialisten en minimaliseert fouten bij het invoeren van gegevens en de salarisverwerking. Hierdoor kunnen HR-teams zich richten op strategische initiatieven die de betrokkenheid van werknemers vergroten.

Met behulp van HRMS kunnen organisaties nauwkeurige gegevens bijhouden en ervoor zorgen dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd. Bovendien levert HRMS waardevolle gegevens en inzichten op die gefundeerde HR-beslissingen mogelijk maken.

HRMS biedt ook functionaliteit voor werknemers. Dankzij de selfservicefuncties kunnen werknemers hun informatie beheren en eenvoudig toegang krijgen tot HR-services.

Workday is geavanceerde cloudsoftware voor personeelsbeheer. Het verenigt alle HR-functies, zoals salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, talentadministratie en het beheer van werknemersgegevens, in één systeem.

Het platform biedt aanpasbare dashboards en rapporten. Daar kun je inzicht krijgen in verloopcijfers, prestatietrends en personeelsdemografie. Alle wijzigingen worden direct weergegeven, zodat je altijd toegang hebt tot de meest actuele informatie en strategische beslissingen kunt nemen.

Workday ondersteunt de volledige levenscyclus van werknemers, van vacatures tot het volgen van kandidaten en onboarding tot prestatiebeheer en secundaire arbeidsvoorwaarden. Het vergemakkelijkt ook de opvolgingsplanning, omdat het kan helpen bij het identificeren van werknemers met een hoog potentieel. Later kun je ze voorbereiden op toekomstige leiderschapsrollen.

Een andere praktische set functies automatiseert salarisprocessen: salaris, belastingen, voordelen en inhoudingen. De automatisering vermindert fouten en administratieve lasten en zorgt voor tijdige en nauwkeurige betalingen.

Workday biedt ook voordelen voor werknemers. Dankzij de robuuste selfservicefunctionaliteit kunnen ze hun persoonlijke gegevens beheren, loonstroken inzien, verlof aanvragen en zich inschrijven voor secundaire arbeidsvoorwaarden.

Al met al is Workday een effectieve oplossing die het personeelsbeheer aanzienlijk verbetert. Het kan zich aanpassen aan de specifieke behoeften van organisaties in verschillende sectoren en ondersteunt zowel kleine als grote bedrijven.

Platformen voor werknemerservaring

Zoals de naam al doet vermoeden, dienen Employee Experience Platforms (EX) om de algehele ervaring van werknemers te verbeteren, vanaf het moment dat ze in dienst treden tot het moment dat ze het bedrijf verlaten. Dit type software is een aanvulling op de traditionele HR-functies. Het primaire doel is om het welzijn en de motivatie van werknemers te verbeteren, de productiviteit te verhogen en een vriendelijke en aantrekkelijke werkomgeving te creëren.

EX biedt meestal de volgende functionaliteit:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• erkenningstools (bijvoorbeeld puntensystemen, peer-to-peer awards, etc.)
• interne sociale netwerken of forums
• chats en het delen van bestanden
• een centraal punt voor bedrijfsnieuws en aankondigingen
• gegevens en analyses over werknemersbetrokkenheid, sentiment en prestatietrends
• toegang tot trainingsmateriaal en cursussen
• welzijnsprogramma's en meer.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.