캘리포니아의 직원 모니터링 소프트웨어: 법적 요구 사항 및 모범 사례

캘리포니아주 헌법 제1조 1항은 개인정보 보호를 모든 사람의 양도할 수 없는 권리로 선언합니다. 그러나 개인정보 보호 권리는 생산성 및 보안 유지와 같은 기업의 정당한 이익과 겹칠 수 있기 때문에 직장에서는 그다지 절대적이지 않습니다.

이러한 이해관계의 충돌은 다음에 의해 규제됩니다.

• 캘리포니아 개인정보 침해법(CIPA). CIPA는 모든 당사자의 동의 없이 모든 형태의 기밀 대화를 도청하거나 녹음하는 것을 금지합니다. 이러한 양식에는 전화 통화, 이메일, 인스턴트 메시지가 포함됩니다. CIPA는 조직이 직원 및 고객의 동의 없이 업무 관련 대화(예: 고객과의 전화 통화)도 비밀리에 녹음하는 것을 금지합니다. 이 동의는 명시적이고 문서화되어야 합니다. 모니터링이 발생할 수 있다는 일반적인 정책을 단순히 언급하는 것만으로는 모든 상황에서 유효한 동의를 얻는 데 충분하지 않을 수 있습니다.

• 캘리포니아 노동법 섹션 435 고용주가 직원이나 후보자의 소셜 미디어 정보를 요청하는 것을 금지합니다.

• 캘리포니아 소비자 개인정보 보호법(CCPA) 및 캘리포니아 개인정보 보호법(CPRA) 주로 소비자 데이터에 중점을 두지만 캘리포니아 거주자인 직원에게 특정 권리를 확대합니다. 즉, 기업은 직원에게 자신의 정보가 수집되는 대상, 이유, 사용 방법, 개인 정보에 대한 액세스, 삭제 및 거부권에 대해 직원에게 알려야 합니다.

• 프라이버시에 대한 합리적인 기대 모니터링의 적법성은 직원이 해당 영역에서 개인 정보 보호를 합리적으로 기대하는지 여부나 의사소통 방법에 따라 결정되는 경우가 많다는 것을 시사합니다. 명확하게 전달된 모니터링 정책은 이러한 기대를 약간 감소시킬 수 있습니다. 그러나 그러한 정책조차도 고용주가 화장실이나 휴게실과 같이 직원이 항상 개인 정보 보호를 기대하는 구역을 모니터링하는 것을 허용할 수는 없습니다.

개인 정보 보호에 대한 합리적인 기대치는 모니터링되는 장치 및 영역에 따라 크게 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 직원들은 특히 고용주가 투명한 모니터링 정책을 제공하는 경우 워크스테이션이나 회의실과 같은 공용 개방 공간에서는 당연히 개인 정보 보호가 덜할 것으로 기대합니다. 반대로 개인 사무실, 개인 사물함, 물론 화장실과 탈의실은 직원들이 높은 수준의 프라이버시를 기대하는 영역입니다.

A similar principle applies to monitoring devices. Tracking company-owned laptops, phones, and other devices is generally more expected and legally defensible. At the same time, monitoring personal devices, especially, outside work hours or involving personal accounts is considered a "no-no" in most cases.

요약하자면, 캘리포니아 고용주는 다음을 모니터링할 수 있습니다.

• 회사 소유의 장치 및 플랫폼과 이를 통한 업무 관련 커뮤니케이션.

• 합리적인 한도 내에서의 직원 성과.

• 회사 소유 차량 또는 장치의 위치.

• 보안 정책, 회사 행동 강령 및 법적 규정을 준수합니다.

• 회사 네트워크의 인터넷 사용.

• 회사 구내 보안 영상입니다.

조직은 다음을 해서는 안 됩니다.

• 직원의 개인 장치 또는 근무 시간 외 개인 통신을 추적합니다.

• 탈의실이나 화장실과 같이 개인 정보 보호에 대한 기대가 높은 개인 공간을 모니터링합니다.

• 성별, 장애, 종교 또는 기타 보호되는 특성을 기반으로 차별적인 모니터링 관행을 사용하십시오.

• 직원의 존엄성을 훼손하는 숨겨진 모니터링을 사용하십시오.

• 불쾌한 직원에 대해 괴롭힘이나 위협 방법을 모니터링합니다.

법률을 준수하고 직원의 개인 정보를 존중하기 위해 캘리포니아 기업 소유자는 다음 원칙을 따르는 것이 좋습니다.

• 모든 형태의 모니터링에 대해 항상 직원에게 알리십시오.

• 필요한 경우 모니터링에 대한 동의를 얻습니다.

• 성능 문제 또는 보안과 같은 합법적인 비즈니스 목적이 있어야 합니다.

• 명시된 비즈니스 목적을 달성하는 데 필수적인 것만 모니터링하십시오. 지나치게 광범위하거나 방해가 되는 모니터링은 피하세요.

• 근무 시간 동안에는 업무 관련 통신 및 활동으로 모니터링을 제한하십시오.

• 의심스러운 경우 캘리포니아 고용법 전문 변호사와 상담하여 귀하의 모니터링 관행이 규정을 준수하는지 확인하십시오.

모니터링 솔루션을 구현하는 것은 시장에서 가장 강력한 솔루션을 선택하여 직원의 컴퓨터에 적용하는 것보다 더 복잡한 프로세스입니다. 우리는 여러 단계로 구성된 조심스럽고 점진적인 과정을 제안합니다.

모니터링을 통해 해결하려는 특정 비즈니스 문제를 정의하는 것부터 시작하는 것이 좋습니다. 보안, 성능, 규정 준수 또는 이들의 조합은 무엇입니까? 이 질문에 대한 답은 모니터링 솔루션에서 찾아야 할 기능을 결정합니다.

모니터링 도구를 탐색할 때 몇 가지 중요한 요소를 염두에 두어야 합니다. 첫 번째는 소프트웨어의 기능입니다. 활동 추적, 이메일 모니터링, 파일 전송 추적 등과 같이 제공되는 기능을 평가하십시오. 정의된 요구 사항에 부합하고 캘리포니아에서 법적으로 허용되는 기능을 선택하십시오.

사용 편의성과 통합도 똑같이 중요한 요소입니다. 완벽한 선택은 기존 IT 인프라 및 시스템과 원활하게 통합되는 사용자 친화적인 소프트웨어입니다.

게다가 고도로 사용자 정의 가능한 소프트웨어를 찾고 싶을 수도 있습니다. 모니터링 설정을 변경하고 이를 특정 역할, 부서 또는 직원에게 개별적으로 적용할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 데이터 수집을 최소화하고 개인 정보 보호 규정을 준수하면서 귀중한 통찰력을 얻는 데 도움이 됩니다.

또 다른 중요한 요소는 확장성입니다. 귀하의 비즈니스가 성장하면 모니터링 솔루션도 그에 맞춰 성장할 수 있어야 합니다.

마지막으로 공급업체 평판을 조사합니다. 잠재적으로 민감한 정보를 수집하게 되므로 소프트웨어 제공업체는 신뢰할 수 있는 평판, 보안 인증 및 강력한 데이터 보호 프로토콜을 보유해야 합니다.

전사적으로 모니터링 소프트웨어가 갑작스럽게 출시되면 이러한 규모로 해결하기 어려운 예상치 못한 문제와 병목 현상이 드러날 수 있습니다. 대신 단일 부서나 직원 그룹이 참여하는 파일럿 프로그램으로 시작하는 것이 좋습니다. 이를 통해 소프트웨어를 테스트하고, 효율성을 평가하고, 피드백을 수집하고, 예상치 못한 문제를 감지할 수 있습니다.

파일럿 단계를 마치고 소프트웨어에 필요한 조정을 수행한 후 이를 회사 전체에 배포합니다.

직원 모니터링 소프트웨어를 효과적으로 구현하려면 소프트웨어를 설치하고 기술적 문제를 해결하는 것뿐만 아니라 관리자와 직원에게 소프트웨어를 효율적으로 사용하는 방법을 교육하는 것도 포함됩니다.

이 교육에서는 관리자에게 소프트웨어 사용 방법, 보고서 해석 방법, 회사 모니터링 정책 준수 방법, 발생할 수 있는 문제 해결 방법을 가르쳐야 합니다.

직원의 경우 모니터링 대상, 데이터 사용 방법, 회사의 모니터링 정책이 무엇인지 이해하고 궁금한 점이나 우려 사항에 답변해야 합니다.

직원 모니터링 솔루션 구현은 일회성 프로세스가 아닙니다. 개인 정보 보호 규정이 변경되고 소프트웨어가 새로운 기능을 개발하며 모니터링 목표는 시간이 지남에 따라 발전할 수 있습니다. 그렇기 때문에 회사의 모니터링 관행 및 정책을 정기적으로 검토하여 규정을 준수하고 목표와 여전히 관련이 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

캘리포니아 규정은 개인정보 보호에 대해 엄격합니다. 직원 모니터링 솔루션을 사용하려는 사업주 또는 관리자는 조직의 정당한 이익과 해당 법률 준수 사이의 균형을 찾아야 합니다. 이러한 균형은 개인 정보 보호 규정, 투명하고 정당하며 ​​비례적인 관행, 모니터링 소프트웨어의 신중한 선택에 대한 확실한 지식에 있습니다.