Software voor werknemersmonitoring in Californië: Wettelijke vereisten en best practices

Artikel I, lid 1 van de grondwet van Californië verklaart privacy tot een onvervreemdbaar recht van alle mensen. Privacyrechten zijn echter niet zo absoluut op de werkplek, omdat ze kunnen overlappen met de legitieme belangen van het bedrijf, zoals het handhaven van productiviteit en veiligheid.

Deze botsende belangen worden geregeld door het volgende:

• California Invasion of Privacy Act (CIPA). CIPA verbiedt het afluisteren of opnemen van vertrouwelijke gesprekken in al hun vormen zonder toestemming van alle partijen. Deze vormen omvatten telefoongesprekken, e-mails en instant messages. CIPA verbiedt organisaties om zelfs werkgerelateerde gesprekken (bijv. telefoongesprekken met klanten) stiekem op te nemen zonder toestemming van de werknemer en de klant. Deze toestemming moet expliciet zijn en gedocumenteerd. Het simpelweg vermelden in een algemeen beleid dat er gemonitord mag worden, is mogelijk niet voldoende om in alle situaties geldige toestemming te krijgen.

• California Arbeidswet Sectie 435 verbiedt werkgevers om informatie over sociale media van werknemers of kandidaten op te vragen.

• Privacywet van de Californische consument (CCPA) en Privacy Rights Act van de Californische consument (CPRA) richten zich voornamelijk op consumentengegevens, maar ze breiden bepaalde rechten uit naar werknemers als inwoners van Californië. Bedrijven moeten werknemers namelijk op de hoogte stellen van welke gegevens er over hen worden verzameld, waarom, hoe deze worden gebruikt en wat hun rechten zijn om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens, deze te verwijderen en ervoor te kiezen deze niet meer te gebruiken.

• Redelijke verwachting van privacy suggereert dat de rechtmatigheid van het monitoren vaak afhangt van de vraag of een werknemer redelijkerwijs privacy verwacht in de omgeving of een communicatiemethode. Een duidelijk gecommuniceerd controlebeleid kan deze verwachting enigszins verminderen. Maar zelfs een dergelijk beleid kan werkgevers niet toestaan om gebieden te controleren waar werknemers altijd privacy verwachten, zoals toiletten of pauzeruimten.

Redelijke verwachtingen van privacy kunnen aanzienlijk verschillen afhankelijk van het bewaakte apparaat en het gebied. Werknemers verwachten bijvoorbeeld van nature minder privacy in gemeenschappelijke open ruimten, zoals werkplekken of vergaderzalen, vooral wanneer de werkgever een transparant monitoringbeleid voert. Persoonlijke kantoren, persoonlijke kluisjes en natuurlijk toiletten en kleedkamers zijn daarentegen de gebieden waar werknemers een hoge mate van privacy verwachten.

Een soortgelijk principe geldt voor het monitoren van apparaten. Het afluisteren van laptops, telefoons en andere apparaten die eigendom zijn van het bedrijf wordt over het algemeen meer verwacht en is juridisch verdedigbaar. Tegelijkertijd wordt het monitoren van persoonlijke apparaten, vooral buiten werktijd of met persoonlijke accounts, in de meeste gevallen beschouwd als een "no-no".

Samengevat kunnen Californische werkgevers controleren:

• Apparaten en platforms die eigendom zijn van het bedrijf en werkgerelateerde communicatie daarop.

• Prestaties van werknemers binnen redelijke grenzen.

• Locatie van voertuigen of apparaten die eigendom zijn van het bedrijf.

• Naleving van het beveiligingsbeleid, de gedragscode van het bedrijf en wettelijke voorschriften.

• Internetgebruik op bedrijfsnetwerken.

• Beveiligingsbeelden binnen het bedrijfsterrein.

Organisaties zouden dat niet moeten doen:

• Persoonlijke communicatie bijhouden op persoonlijke apparaten van werknemers of buiten werktijd.

• Houd toezicht op privéruimtes waar veel privacy wordt verwacht, zoals kleedkamers of toiletten.

• Discriminerende controlepraktijken gebruiken op basis van geslacht, handicap, religie of een ander beschermd kenmerk.

• Gebruik verborgen toezicht dat de waardigheid van werknemers ondermijnt.

• Monitoring gebruiken als intimidatiemethode tegen onwelgevallige werknemers.

Om aan de juiste kant van de wet te blijven en de privacy van werknemers te respecteren, raden we Californische bedrijfseigenaren aan de volgende principes te volgen:

• Informeer werknemers altijd over elke vorm van controle.

• Verkrijgen van toestemming voor monitoring waar nodig.

• Een legitiem zakelijk doel hebben, zoals prestatieproblemen of beveiliging.

• Controleer alleen wat essentieel is om het gestelde zakelijke doel te bereiken. Vermijd te brede of opdringerige monitoring.

• Beperk het toezicht tot werkgerelateerde communicatie en activiteiten tijdens werkuren.

• Raadpleeg bij twijfel een advocaat die gespecialiseerd is in de arbeidswetgeving van Californië om er zeker van te zijn dat je controlepraktijken voldoen aan de wet.

Het implementeren van een monitoringoplossing is een complexer proces dan het kiezen van de krachtigste oplossing op de markt en deze op de computers van medewerkers te plakken. Wij stellen een zorgvuldig geleidelijk proces voor dat uit verschillende stappen bestaat.

We raden aan om te beginnen met het definiëren van specifieke bedrijfsproblemen die u hoopt aan te pakken met monitoring. Wat zijn dat: beveiliging, prestaties, compliance of een combinatie daarvan? Het antwoord op deze vraag zal bepalen welke functies u moet zoeken in een monitoringoplossing.

Wanneer je monitoring tools onderzoekt, moet je rekening houden met een aantal belangrijke factoren. De eerste is de functionaliteit van de software. Evalueer de aangeboden mogelijkheden, zoals het bijhouden van activiteiten, het bijhouden van e-mails, het bijhouden van bestandsoverdracht, enz. Kies de functies die voldoen aan uw behoeften en die wettelijk zijn toegestaan in Californië.

Gebruiksgemak en integratie zijn even belangrijke factoren. Een perfecte keuze is de gebruiksvriendelijke software die naadloos integreert met je bestaande IT-infrastructuur en -systemen.

Daarnaast wil je misschien op zoek gaan naar software die in hoge mate aanpasbaar is. Hiermee kunt u de controle-instellingen wijzigen en individueel toepassen op specifieke rollen, afdelingen of werknemers. Een dergelijke aanpak zal je helpen waardevolle inzichten te verkrijgen, terwijl de gegevensverzameling tot een minimum wordt beperkt en de privacyregels worden nageleefd.

Een andere belangrijke factor is schaalbaarheid. Uw bedrijf groeit en uw monitoringoplossing moet mee kunnen groeien.

Tot slot, onderzoek de reputatie van de leverancier. Aangezien je mogelijk gevoelige informatie gaat verzamelen, moet je softwareleverancier een betrouwbare reputatie, beveiligingscertificeringen en sterke protocollen voor gegevensbescherming hebben.

Een plotselinge, bedrijfsbrede uitrol van monitoringsoftware kan onvoorspelbare problemen en knelpunten aan het licht brengen die op een dergelijke schaal lastig op te lossen zijn. In plaats daarvan raden we aan om te beginnen met een proefprogramma waarbij één afdeling of een groep medewerkers betrokken is. Zo kunt u de software testen, de effectiviteit beoordelen, feedback verzamelen en onverwachte problemen opsporen.

Na het afronden van de proeffase en het maken van de nodige aanpassingen aan de software, rol je het uit naar het hele bedrijf.

Effectieve implementatie van software voor het monitoren van werknemers bestaat niet alleen uit het installeren ervan en het oplossen van technische problemen, maar ook uit het trainen van managers en personeel in het efficiënt gebruik ervan.

Deze training moet managers leren hoe ze de software moeten gebruiken, de rapporten moeten interpreteren, zich moeten houden aan het controlebeleid van het bedrijf en eventuele problemen moeten aanpakken.

Werknemers moeten begrijpen wat er wordt gecontroleerd, hoe de gegevens worden gebruikt, wat het controlebeleid van het bedrijf is en eventuele vragen of zorgen beantwoorden.

Het implementeren van een oplossing voor het monitoren van werknemers is geen eenmalig proces. Privacyregels veranderen, software ontwikkelt nieuwe functies en uw monitoringdoelen kunnen na verloop van tijd veranderen. Daarom is het van vitaal belang om de monitoringpraktijken en het monitoringbeleid van het bedrijf regelmatig te herzien om aan de voorschriften te blijven voldoen en ervoor te zorgen dat ze nog steeds relevant zijn voor uw doelstellingen.

De regelgeving in Californië is streng met betrekking tot persoonlijke privacy. Als bedrijfseigenaar of manager die een oplossing voor het monitoren van werknemers wil gebruiken, moet u zoeken naar een balans tussen de legitieme belangen van uw organisatie en de naleving van de toepasselijke wetgeving. Deze balans ligt in een gedegen kennis van de privacywetgeving, transparante, gerechtvaardigde en proportionele praktijken en een zorgvuldige keuze van monitoring software.