برامج مراقبة الموظفين في كاليفورنيا: المتطلبات القانونية وأفضل الممارسات

تعلن المادة الأولى، القسم 1 من دستور كاليفورنيا أن الخصوصية حق غير قابل للتصرف لجميع الناس. ومع ذلك، فإن حقوق الخصوصية ليست مطلقة في مكان العمل لأنها قد تتداخل مع المصالح المشروعة للشركة، مثل الحفاظ على الإنتاجية والأمن.

وينظم تضارب المصالح هذا ما يلي:

• قانون كاليفورنيا لانتهاك الخصوصية (CIPA). يحظر قانون CIPA التنصت أو تسجيل المحادثات السرية بجميع أشكالها دون موافقة جميع الأطراف. وتشمل هذه الأشكال المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية. يحظر قانون CIPA على المؤسسات تسجيل المحادثات السرية حتى تلك المتعلقة بالعمل (مثل المكالمات الهاتفية مع العملاء) دون موافقة الموظف والعميل. يجب أن تكون هذه الموافقة صريحة وموثقة. قد لا يكفي مجرد النص في سياسة عامة على إمكانية حدوث المراقبة لإثبات الموافقة الصريحة في جميع الحالات.

• قانون العمل في كاليفورنيا القسم 435 يحظر على أصحاب العمل طلب معلومات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالموظفين أو المرشحين.

• قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) وقانون كاليفورنيا لحقوق الخصوصية (CPRA) تركز في المقام الأول على بيانات المستهلك، لكنها توسع نطاق بعض الحقوق لتشمل الموظفين بصفتهم مقيمين في كاليفورنيا. وبالتحديد، يجب على الشركات إخطار الموظفين بما يتم جمع معلوماتهم ولماذا وكيف يتم استخدامها وحقوقهم في الوصول إلى معلوماتهم الشخصية وحذفها وإلغاء الاشتراك في استخدامها.

• التوقع المعقول للخصوصية تشير إلى أن مشروعية المراقبة تعتمد في كثير من الأحيان على ما إذا كان الموظف يتوقع بشكل معقول الخصوصية في مجال أو طريقة الاتصال. يمكن لسياسة المراقبة المعلن عنها بوضوح أن تقلل قليلاً من هذا التوقع. ومع ذلك، حتى مثل هذه السياسة لا يمكن أن تسمح لأصحاب العمل بمراقبة المناطق التي يتوقع فيها الموظفون دائمًا الخصوصية، مثل دورات المياه أو غرف الاستراحة.

قد تختلف التوقعات المعقولة للخصوصية بشكل كبير اعتمادًا على الجهاز الخاضع للمراقبة والمنطقة الخاضعة للمراقبة. على سبيل المثال، يتوقع الموظفون بطبيعة الحال خصوصية أقل في المناطق المفتوحة المشتركة، مثل محطات العمل أو غرف الاجتماعات، خاصة عندما يوفر صاحب العمل سياسة مراقبة شفافة. وعلى العكس من ذلك، فإن المكاتب الشخصية والخزائن الشخصية وبالطبع دورات المياه وغرف تغيير الملابس هي المناطق التي يتوقع فيها الموظفون مستوى عالٍ من الخصوصية.

ينطبق مبدأ مماثل على أجهزة المراقبة. فمتابعة أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف والأجهزة الأخرى المملوكة للشركة أمر متوقع بشكل عام ويمكن الدفاع عنه قانونيًا. وفي الوقت نفسه، تعتبر مراقبة الأجهزة الشخصية، خاصةً خارج ساعات العمل أو التي تنطوي على حسابات شخصية، "مرفوضة" في معظم الحالات.

تلخيصًا لكل ذلك، يمكن لأصحاب العمل في كاليفورنيا مراقبة

• الأجهزة والمنصات المملوكة للشركة والاتصالات المتعلقة بالعمل عليها.

• أداء الموظف ضمن الحدود المعقولة.

• موقع المركبات أو الأجهزة المملوكة للشركة.

• الامتثال للسياسات الأمنية وقواعد سلوك الشركة واللوائح القانونية.

• استخدام الإنترنت على شبكات الشركة.

• اللقطات الأمنية داخل مباني الشركة.

لا ينبغي للمنظمات:

• تتبع الاتصالات الشخصية على الأجهزة الشخصية للموظفين أو خارج ساعات العمل.

• مراقبة المناطق الخاصة ذات الخصوصية العالية، مثل غرف تغيير الملابس أو دورات المياه.

• استخدام ممارسات المراقبة التمييزية على أساس الجنس أو الإعاقة أو الدين أو غيرها من الخصائص المحمية.

• استخدام المراقبة الخفية التي تنال من كرامة الموظفين.

• استخدام المراقبة وسيلة مضايقة أو تخويف ضد الموظفين غير الموافقين.

للبقاء على الجانب الصحيح من القانون واحترام خصوصية الموظفين، نوصي أصحاب الأعمال في كاليفورنيا باتباع هذه المبادئ:

• قم دائمًا بإبلاغ الموظفين بأي شكل من أشكال المراقبة.

• الحصول على الموافقة على المراقبة عند الضرورة.

• وجود غرض تجاري مشروع، مثل مخاوف تتعلق بالأداء أو الأمن.

• راقب فقط ما هو ضروري لتحقيق غرض العمل المعلن. تجنب المراقبة الواسعة النطاق أو التطفلية بشكل مفرط.

• قصر المراقبة على الاتصالات والأنشطة المتعلقة بالعمل أثناء ساعات العمل.

• في حالة الشك، استشر محاميًا متخصصًا في قانون العمل في كاليفورنيا للتأكد من أن ممارسات المراقبة الخاصة بك متوافقة.

إن تنفيذ حل المراقبة عملية أكثر تعقيدًا من اختيار أقوى الحلول في السوق ووضعه على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالموظفين. نقترح عملية تدريجية دقيقة تتكون من عدة خطوات.

نوصي بالبدء بتحديد مشاكل العمل المحددة التي تأمل في معالجتها من خلال المراقبة. ما هي: الأمان، أو الأداء، أو الامتثال، أو مزيج منها؟ ستحدد الإجابة على هذا السؤال الميزات التي يجب أن تبحث عنها في حل المراقبة.

عندما تستكشف أدوات المراقبة، يجب أن تضع في اعتبارك بعض العوامل الحيوية. العامل الأول هو ميزات البرنامج. قم بتقييم الإمكانيات المعروضة، مثل تتبع النشاط، ومراقبة البريد الإلكتروني، وتتبع نقل الملفات، وما إلى ذلك. اختر تلك التي تتماشى مع احتياجاتك المحددة والمسموح بها قانونًا في كاليفورنيا.

سهولة الاستخدام والتكامل عاملان مهمان بنفس القدر. والخيار الأمثل هو البرنامج سهل الاستخدام الذي يتكامل بسلاسة مع البنية التحتية والأنظمة الحالية لتكنولوجيا المعلومات لديك.

بالإضافة إلى ذلك، قد ترغب في البحث عن برنامج قابل للتخصيص بدرجة كبيرة. حيث سيسمح لك بتغيير إعدادات المراقبة وتطبيقها بشكل فردي على أدوار أو أقسام أو موظفين محددين. سيساعدك هذا النهج في الحصول على رؤى قيمة مع تقليل جمع البيانات والامتثال للوائح الخصوصية.

عامل مهم آخر هو قابلية التوسع. فعملك ينمو، ويجب أن يكون حل المراقبة الخاص بك قادرًا على النمو معه.

أخيراً، ابحث عن سمعة البائع. نظرًا لأنك ستجمع معلومات قد تكون حساسة، يجب أن يتمتع مزود البرنامج بسمعة موثوقة وشهادات أمان وبروتوكولات قوية لحماية البيانات.

يمكن أن يكشف الطرح المفاجئ والمفاجئ لبرنامج المراقبة على مستوى الشركة عن مشاكل واختناقات غير متوقعة سيكون من الصعب حلها على هذا النطاق. بدلاً من ذلك، نوصي بالبدء ببرنامج تجريبي يشمل قسمًا واحدًا أو مجموعة من الموظفين. يتيح لك ذلك اختبار البرنامج، وتقييم فعاليته، وجمع الملاحظات، واكتشاف المشاكل غير المتوقعة.

بعد الانتهاء من المرحلة التجريبية وإجراء التعديلات اللازمة على البرنامج، تقوم بتعميمه على الشركة بأكملها.

لا يقتصر التنفيذ الفعال لبرنامج مراقبة الموظفين على تثبيته وإصلاح المشاكل التقنية فحسب، بل يشمل أيضًا تدريب المديرين والموظفين على كيفية استخدامه بكفاءة.

يجب أن يُعلّم هذا التدريب المديرين كيفية استخدام البرنامج وتفسير تقاريره والالتزام بسياسات المراقبة الخاصة بالشركة ومعالجة المشكلات التي قد تحدث.

أما بالنسبة للموظفين، فيجب أن يفهموا ما الذي تتم مراقبته، وكيف سيتم استخدام البيانات، وما هي سياسة الشركة في المراقبة، والإجابة عن أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديهم.

إن تنفيذ حل مراقبة الموظفين ليس عملية لمرة واحدة. حيث تتغير لوائح الخصوصية، وتطور البرامج ميزات جديدة، وقد تتطور أهداف المراقبة الخاصة بك بمرور الوقت. وهذا هو السبب في أن مراجعة ممارسات وسياسات المراقبة الخاصة بالشركة بانتظام أمر حيوي للحفاظ على الامتثال والتأكد من أنها لا تزال ذات صلة بأهدافك.

لوائح كاليفورنيا صارمة فيما يتعلق بالخصوصية الشخصية. كصاحب عمل أو مدير يتطلع إلى استخدام حل مراقبة الموظفين، يجب أن تبحث عن التوازن بين المصالح المشروعة لمؤسستك والامتثال للقوانين المعمول بها. يكمن هذا التوازن في المعرفة القوية بلوائح الخصوصية، والممارسات الشفافة والمبررة والمتناسبة، والاختيار الدقيق لبرامج المراقبة.