Logiciel de surveillance des employés en Californie : Exigences légales et bonnes pratiques

L'article I, section 1 de la Constitution californienne déclare que la vie privée est un droit inaliénable pour tous. Toutefois, le droit à la vie privée n'est pas aussi absolu sur le lieu de travail, car il peut se superposer aux intérêts légitimes de l'entreprise, tels que le maintien de la productivité et de la sécurité.

Ces conflits d'intérêts sont régis par les dispositions suivantes :

• Loi californienne sur la violation de la vie privée (CIPA). La CIPA interdit l'écoute ou l'enregistrement de conversations confidentielles sous toutes leurs formes sans le consentement de toutes les parties. Ces formes comprennent les appels téléphoniques, les courriels et les messages instantanés. La CIPA interdit aux organisations d'enregistrer secrètement même les conversations liées au travail (par exemple les appels téléphoniques avec les clients) sans le consentement de l'employé et du client. Ce consentement doit être explicite et documenté. Le simple fait d'indiquer dans une politique générale qu'une surveillance peut avoir lieu peut ne pas suffire à établir un consentement valable dans toutes les situations.

• Section 435 du code du travail californien interdit aux employeurs de demander des informations sur les médias sociaux des employés ou des candidats.

• Loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA) et loi californienne sur les droits à la vie privée (CPRA) se concentrent principalement sur les données des consommateurs, mais elles étendent certains droits aux employés en tant que résidents californiens. En particulier, les entreprises doivent informer les employés de la nature et des raisons de la collecte de leurs informations, de l'utilisation qui en est faite et de leurs droits d'accès, de suppression et d'opposition à l'utilisation de leurs informations personnelles.

• Attente raisonnable de respect de la vie privée suggère que la légalité de la surveillance dépend souvent de la question de savoir si un employé s'attend raisonnablement à ce que la zone ou la méthode de communication soit privée. Une politique de surveillance clairement communiquée peut légèrement réduire cette attente. Toutefois, même une telle politique ne peut permettre aux employeurs de surveiller des zones où les employés s'attendent toujours à ce que leur vie privée soit respectée, comme les toilettes ou les salles de repos.

Les attentes raisonnables en matière de respect de la vie privée peuvent varier considérablement en fonction de l'appareil surveillé et de la zone concernée. Par exemple, les employés s'attendent naturellement à moins de respect de la vie privée dans les espaces communs ouverts, tels que les postes de travail ou les salles de réunion, en particulier lorsque l'employeur applique une politique de surveillance transparente. Au contraire, les bureaux personnels, les casiers personnels et, bien sûr, les toilettes et les vestiaires sont des zones où les employés s'attendent à un niveau élevé de protection de la vie privée.

Un principe similaire s'applique aux dispositifs de surveillance. Le suivi des ordinateurs portables, téléphones et autres appareils appartenant à l'entreprise est généralement plus attendu et juridiquement défendable. Dans le même temps, la surveillance des appareils personnels, en particulier en dehors des heures de travail ou sur des comptes personnels, est considérée comme un "non" dans la plupart des cas.

En résumé, les employeurs californiens peuvent contrôler :

• les appareils et plateformes appartenant à l'entreprise et les communications professionnelles qu'ils contiennent.

• Les performances des employés se situent dans des limites raisonnables.

• Emplacement des véhicules ou appareils appartenant à l'entreprise.

• Respect des politiques de sécurité, du code de conduite de l'entreprise et des réglementations légales.

• Utilisation d'Internet sur les réseaux de l'entreprise.

• Images de sécurité dans les locaux de l'entreprise.

Les organisations ne doivent pas le faire :

• Suivre les communications personnelles sur les appareils personnels des employés ou en dehors des heures de travail.

• Surveiller les zones privées où l'on s'attend à ce que l'intimité soit respectée, comme les vestiaires ou les toilettes.

• utiliser des pratiques de contrôle discriminatoires fondées sur le sexe, le handicap, la religion ou toute autre caractéristique protégée.

• Utiliser une surveillance cachée qui porte atteinte à la dignité des employés.

• Utiliser le suivi comme méthode de harcèlement ou d'intimidation à l'encontre des employés désagréables.

Pour rester dans la légalité et respecter la vie privée des employés, nous recommandons aux chefs d'entreprise californiens de suivre les principes suivants :

• Informez toujours les employés de toute forme de surveillance.

• Obtenir le consentement à la surveillance si nécessaire.

• avoir un objectif commercial légitime, tel que des préoccupations en matière de performance ou de sécurité.

• Ne surveillez que ce qui est essentiel pour atteindre l'objectif commercial déclaré. Évitez les contrôles trop larges ou intrusifs.

• Limiter la surveillance aux communications et activités liées au travail pendant les heures de travail.

• En cas de doute, consultez un avocat spécialisé dans le droit du travail californien pour vous assurer que vos pratiques de contrôle sont conformes.

La mise en œuvre d'une solution de surveillance est un processus plus complexe que le choix de la solution la plus puissante sur le marché et son installation sur les ordinateurs des employés. Nous suggérons un processus graduel et prudent en plusieurs étapes.

Nous vous recommandons de commencer par définir les problèmes spécifiques que vous souhaitez résoudre grâce à la surveillance. Quels sont-ils : la sécurité, la performance, la conformité ou une combinaison de ces éléments ? La réponse à cette question déterminera les caractéristiques que vous devez rechercher dans une solution de surveillance.

Lorsque vous étudiez les outils de surveillance, vous devez tenir compte de certains facteurs essentiels. Le premier concerne les fonctionnalités du logiciel. Évaluez les fonctionnalités offertes, telles que le suivi des activités, la surveillance du courrier électronique, le suivi des transferts de fichiers, etc. Choisissez celles qui correspondent à vos besoins et qui sont légalement autorisées en Californie.

La facilité d'utilisation et l'intégration sont des facteurs tout aussi importants. Le choix idéal est celui d'un logiciel convivial qui s'intègre parfaitement à votre infrastructure et à vos systèmes informatiques existants.

En outre, vous pouvez rechercher un logiciel hautement personnalisable. Il vous permettra de modifier les paramètres de surveillance et de les appliquer individuellement à des rôles, des départements ou des employés spécifiques. Une telle approche vous aidera à obtenir des informations précieuses tout en minimisant la collecte de données et en respectant les réglementations en matière de protection de la vie privée.

Un autre facteur important est l'évolutivité. Votre entreprise se développe, et votre solution de surveillance doit pouvoir évoluer avec elle.

Enfin, vérifiez la réputation du fournisseur. Étant donné que vous allez collecter des informations potentiellement sensibles, votre fournisseur de logiciel doit avoir une réputation fiable, des certifications de sécurité et des protocoles de protection des données solides.

Un déploiement soudain d'un logiciel de surveillance à l'échelle de l'entreprise peut révéler des problèmes imprévus et des goulets d'étranglement qu'il sera difficile de résoudre à une telle échelle. Nous recommandons plutôt de commencer par un programme pilote impliquant un seul service ou un groupe d'employés. Cela vous permet de tester le logiciel, d'évaluer son efficacité, de recueillir des commentaires et de détecter des problèmes inattendus.

Après avoir terminé la phase pilote et apporté les ajustements nécessaires au logiciel, vous le déployez dans l'ensemble de l'entreprise.

La mise en œuvre efficace d'un logiciel de suivi des employés ne consiste pas seulement à l'installer et à résoudre les problèmes techniques, mais aussi à former les responsables et le personnel à son utilisation efficace.

Cette formation doit apprendre aux cadres à utiliser le logiciel, à interpréter ses rapports, à respecter les politiques de surveillance de l'entreprise et à résoudre les problèmes qui peuvent survenir.

Quant aux employés, ils doivent savoir ce qui est surveillé, comment les données seront utilisées, quelle est la politique de surveillance de l'entreprise et répondre à toutes les questions ou préoccupations qu'ils peuvent avoir.

La mise en œuvre d'une solution de surveillance des employés n'est pas un processus ponctuel. Les réglementations en matière de protection de la vie privée changent, les logiciels développent de nouvelles fonctionnalités et vos objectifs de surveillance peuvent évoluer au fil du temps. C'est pourquoi il est essentiel de revoir régulièrement les pratiques et les politiques de surveillance de l'entreprise afin de rester en conformité et de s'assurer qu'elles sont toujours adaptées à vos objectifs.

La réglementation californienne est stricte en ce qui concerne la protection de la vie privée. En tant que propriétaire ou directeur d'entreprise souhaitant utiliser une solution de surveillance des employés, vous devez rechercher un équilibre entre les intérêts légitimes de votre organisation et le respect des lois en vigueur. Cet équilibre repose sur une connaissance approfondie des réglementations en matière de protection de la vie privée, sur des pratiques transparentes, justifiables et proportionnées et sur un choix judicieux du logiciel de surveillance.