Software pro monitorování zaměstnanců v Kalifornii: Právní požadavky a osvědčené postupy

Článek I, oddíl 1 kalifornské ústavy prohlašuje soukromí za nezadatelné právo všech lidí. Na pracovišti však právo na soukromí není tak absolutní, protože se může překrývat s oprávněnými zájmy podniku, jako je udržení produktivity a bezpečnosti.

Tyto střety zájmů se řídí následujícími pravidly:

• Kalifornský zákon o narušení soukromí (CIPA). CIPA zakazuje odposlouchávání nebo nahrávání důvěrných rozhovorů ve všech jejich formách bez souhlasu všech stran. Mezi tyto formy patří telefonní hovory, e-maily a okamžité zprávy. CIPA zakazuje organizacím tajně nahrávat i pracovní rozhovory (např. telefonní hovory s klienty) bez souhlasu zaměstnance a klienta. Tento souhlas musí být výslovný a zdokumentovaný. Pouhé uvedení v obecných zásadách, že může docházet k monitorování, nemusí být ve všech situacích dostatečné k prokázání platného souhlasu.

• Kalifornský zákoník práce, § 435 zakazuje zaměstnavatelům vyžadovat informace o zaměstnancích nebo uchazečích na sociálních sítích.

• Kalifornský zákon o ochraně soukromí spotřebitelů (CCPA) a Kalifornský zákon o ochraně soukromí (CPRA) se zaměřují především na údaje spotřebitelů, ale rozšiřují některá práva na zaměstnance jako obyvatele Kalifornie. Konkrétně musí podniky informovat zaměstnance o tom, jaké jejich údaje jsou shromažďovány, proč, jak jsou používány, a o jejich právech na přístup k osobním údajům, jejich vymazání a odmítnutí jejich používání.

• Přiměřené očekávání soukromí naznačuje, že zákonnost sledování často závisí na tom, zda zaměstnanec důvodně předpokládá soukromí v dané oblasti nebo způsobu komunikace. Jasně sdělené zásady monitorování mohou toto očekávání mírně snížit. Ani taková politika však nemůže zaměstnavateli umožnit monitorovat oblasti, kde zaměstnanci vždy očekávají soukromí, jako jsou toalety nebo odpočívárny.

Přiměřené očekávání soukromí se může výrazně lišit v závislosti na sledovaném zařízení a oblasti. Zaměstnanci například přirozeně očekávají méně soukromí ve společných otevřených prostorách, jako jsou pracovní místa nebo zasedací místnosti, zejména pokud zaměstnavatel stanoví transparentní zásady monitorování. Naopak osobní kanceláře, osobní skříňky a samozřejmě toalety a šatny jsou oblasti, kde zaměstnanci očekávají vysokou míru soukromí.

Podobný princip platí i pro monitorovací zařízení. Sledování firemních notebooků, telefonů a dalších zařízení je obecně očekávanější a právně obhajitelné. Současně je sledování osobních zařízení, zejména mimo pracovní dobu nebo zahrnující osobní účty, ve většině případů považováno za "ne-ne".

Když to shrneme, kalifornští zaměstnavatelé mohou sledovat:

• zařízení a platformy ve vlastnictví společnosti a komunikace na nich související s prací.

• Výkonnost zaměstnanců v přiměřených mezích.

• Umístění vozidel nebo zařízení ve vlastnictví společnosti.

• Dodržování bezpečnostních zásad, kodexu chování společnosti a právních předpisů.

• používání internetu v podnikových sítích.

• Bezpečnostní záznamy v prostorách společnosti.

Organizace by neměly:

• Sledování osobní komunikace na osobních zařízeních zaměstnanců nebo mimo pracovní dobu.

• Monitorujte soukromé prostory s vysokým očekáváním soukromí, jako jsou šatny nebo toalety.

• používat diskriminační monitorovací postupy na základě pohlaví, zdravotního postižení, náboženství nebo jiné chráněné charakteristiky.

• Používání skrytého monitorování, které podkopává důstojnost zaměstnanců.

• Používání monitorování jako metody obtěžování nebo zastrašování nepohodlných zaměstnanců.

Chcete-li zůstat na správné straně zákona a respektovat soukromí zaměstnanců, doporučujeme kalifornským podnikatelům dodržovat tyto zásady:

• Vždy informujte zaměstnance o jakékoli formě sledování.

• V případě potřeby získat souhlas s monitorováním.

• mají legitimní obchodní účel, například z důvodu výkonnosti nebo bezpečnosti.

• Monitorujte pouze to, co je nezbytné pro dosažení stanoveného obchodního účelu. Vyhněte se příliš rozsáhlému nebo rušivému monitorování.

• Omezte sledování na komunikaci a činnosti související s prací během pracovní doby.

• V případě pochybností se obraťte na právníka specializujícího se na kalifornské pracovní právo, abyste se ujistili, že vaše monitorovací postupy jsou v souladu s předpisy.

Implementace monitorovacího řešení je složitější proces než výběr nejvýkonnějšího řešení na trhu a jeho nasazení na počítače zaměstnanců. Doporučujeme pečlivý postupný proces sestávající z několika kroků.

Doporučujeme začít definováním konkrétních obchodních problémů, které chcete pomocí monitorování řešit. Jaké to jsou: bezpečnost, výkon, shoda s předpisy nebo jejich kombinace? Odpověď na tuto otázku určí funkce, které byste měli v řešení pro monitorování hledat.

Při zkoumání monitorovacích nástrojů byste měli mít na paměti několik zásadních faktorů. Prvním z nich jsou funkce softwaru. Zhodnoťte nabízené funkce, jako je sledování aktivit, monitorování e-mailů, sledování přenosu souborů atd. Vyberte si ty, které odpovídají vašim definovaným potřebám a jsou v Kalifornii právně přípustné.

Stejně důležitými faktory jsou snadnost použití a integrace. Ideální volbou je uživatelsky přívětivý software, který se bez problémů integruje s vaší stávající IT infrastrukturou a systémy.

Kromě toho se můžete poohlédnout po softwaru s vysokou mírou přizpůsobení. Umožní vám změnit nastavení monitorování a použít je individuálně pro konkrétní role, oddělení nebo zaměstnance. Takový přístup vám pomůže získat cenné poznatky a zároveň minimalizovat sběr dat a dodržovat předpisy o ochraně osobních údajů.

Dalším významným faktorem je škálovatelnost. Vaše firma roste a monitorovací řešení by mělo být schopno růst s ní.

Nakonec prozkoumejte pověst dodavatele. Vzhledem k tomu, že budete shromažďovat potenciálně citlivé informace, měl by mít poskytovatel softwaru spolehlivou pověst, bezpečnostní certifikáty a silné protokoly na ochranu dat.

Náhlé celopodnikové zavedení monitorovacího softwaru může odhalit nepředvídané problémy a úzká místa, jejichž řešení bude v takovém rozsahu složité. Místo toho doporučujeme začít s pilotním programem zahrnujícím jedno oddělení nebo skupinu zaměstnanců. To vám umožní software otestovat, vyhodnotit jeho účinnost, získat zpětnou vazbu a odhalit neočekávané problémy.

Po dokončení pilotní fáze a provedení nezbytných úprav softwaru jej zavedete do celé společnosti.

Efektivní implementace softwaru pro monitorování zaměstnanců nespočívá pouze v jeho instalaci a odstranění technických problémů, ale také v proškolení manažerů a zaměstnanců, jak jej efektivně používat.

Na tomto školení se manažeři musí naučit používat software, interpretovat jeho zprávy, dodržovat zásady monitorování společnosti a řešit případné problémy.

Pokud jde o zaměstnance, měli by vědět, co se sleduje, jak budou data použita, jaká je politika společnosti v oblasti monitorování a zodpovědět případné dotazy nebo obavy.

Implementace řešení pro monitorování zaměstnanců není jednorázový proces. Předpisy o ochraně osobních údajů se mění, software vyvíjí nové funkce a vaše cíle monitorování se mohou v průběhu času vyvíjet. Proto je nezbytné pravidelně revidovat postupy a zásady monitorování ve firmě, abyste zůstali v souladu s předpisy a zajistili, že jsou stále relevantní pro vaše cíle.

Kalifornské předpisy jsou přísné, pokud jde o ochranu osobních údajů. Jako majitel firmy nebo manažer, který chce používat řešení pro monitorování zaměstnanců, byste měli hledat rovnováhu mezi oprávněnými zájmy organizace a dodržováním platných zákonů. Tato rovnováha spočívá v důkladné znalosti předpisů o ochraně osobních údajů, transparentních, odůvodněných a přiměřených postupech a pečlivém výběru monitorovacího softwaru.