Software de monitorizare a angajaților în California: Cerințe legale și bune practici

Articolul I, secțiunea 1 din Constituția Californiei declară viața privată drept un drept inalienabil al tuturor oamenilor. Cu toate acestea, drepturile la viață privată nu sunt atât de absolute la locul de muncă, deoarece acestea se pot suprapune cu interesele legitime ale întreprinderii, cum ar fi menținerea productivității și a securității.

Aceste conflicte de interese sunt reglementate de următoarele:

• California Invasion of Privacy Act (CIPA). CIPA interzice ascultarea sau înregistrarea conversațiilor confidențiale în toate formele lor fără consimțământul tuturor părților. Aceste forme includ apelurile telefonice, e-mailurile și mesajele instantanee. CIPA interzice organizațiilor să înregistreze în secret chiar și conversațiile legate de muncă (de exemplu, apelurile telefonice cu clienții) fără consimțământul angajatului și al clientului. Acest consimțământ trebuie să fie explicit și documentat. Simpla menționare într-o politică generală a faptului că monitorizarea poate avea loc poate să nu fie suficientă pentru a stabili un consimțământ valabil în toate situațiile.

• Secțiunea 435 din Codul muncii din California interzice angajatorilor să solicite informații privind rețelele sociale ale angajaților sau candidaților.

• California Consumer Privacy Act (CCPA) și California Privacy Rights Act (CPRA) se concentrează în primul rând pe datele consumatorilor, dar extind anumite drepturi și asupra angajaților în calitate de rezidenți ai Californiei. Și anume, întreprinderile trebuie să informeze angajații cu privire la informațiile lor colectate, de ce sunt colectate, cum sunt utilizate și drepturile lor de a accesa, șterge și renunța la utilizarea informațiilor lor personale.

• Așteptarea rezonabilă de confidențialitate sugerează că legalitatea monitorizării depinde adesea de faptul dacă un angajat anticipează în mod rezonabil confidențialitatea zonei sau a unei metode de comunicare. O politică de monitorizare clar comunicată poate diminua ușor această așteptare. Cu toate acestea, chiar și o astfel de politică nu poate permite angajatorilor să monitorizeze zonele în care angajații se așteaptă întotdeauna la confidențialitate, cum ar fi toaletele sau sălile de pauză.

Așteptările rezonabile de confidențialitate pot varia semnificativ în funcție de dispozitivul și zona monitorizată. De exemplu, angajații se așteaptă în mod natural la mai puțină confidențialitate în zonele deschise comune, cum ar fi stațiile de lucru sau sălile de ședințe, în special atunci când angajatorul oferă o politică de monitorizare transparentă. Dimpotrivă, birourile personale, dulapurile personale și, desigur, toaletele și vestiarele sunt zonele în care angajații se așteaptă la un nivel ridicat de confidențialitate.

Un principiu similar se aplică dispozitivelor de monitorizare. Urmărirea laptopurilor, telefoanelor și a altor dispozitive deținute de companie este, în general, mai așteptată și mai justificată din punct de vedere juridic. În același timp, monitorizarea dispozitivelor personale, în special în afara orelor de lucru sau care implică conturi personale, este considerată un "nu-nu" în majoritatea cazurilor.

În concluzie, angajatorii din California pot monitoriza:

• Dispozitivele și platformele deținute de companie și comunicațiile legate de muncă pe acestea.

• Performanța angajaților în limite rezonabile.

• Amplasarea vehiculelor sau dispozitivelor deținute de companie.

• Respectarea politicilor de securitate, a codului de conduită al companiei și a reglementărilor legale.

• Utilizarea internetului pe rețelele companiei.

• Imagini de securitate din incinta companiei.

Organizațiile nu ar trebui:

• Urmăriți comunicațiile personale pe dispozitivele personale ale angajaților sau în afara orelor de lucru.

• Supravegheați zonele private cu așteptări ridicate de confidențialitate, cum ar fi vestiarele sau toaletele.

• să utilizeze practici de monitorizare discriminatorii bazate pe gen, handicap, religie sau alte caracteristici protejate.

• Utilizarea monitorizării ascunse care subminează demnitatea angajaților.

• Utilizarea monitorizării ca metodă de hărțuire sau intimidare împotriva angajaților dezagreabili.

Pentru a rămâne de partea corectă a legii și pentru a respecta confidențialitatea angajaților, recomandăm proprietarilor de afaceri din California să urmeze următoarele principii:

• Informați întotdeauna angajații cu privire la orice formă de monitorizare.

• Obținerea consimțământului pentru monitorizare, dacă este necesar.

• Au un scop legitim de afaceri, cum ar fi preocupările legate de performanță sau securitate.

• Monitorizați numai ceea ce este esențial pentru atingerea scopului de afaceri declarat. Evitați monitorizarea prea amplă sau intruzivă.

• Limitați monitorizarea la comunicațiile și activitățile legate de muncă în timpul orelor de lucru.

• În caz de îndoială, consultați un avocat specializat în legislația muncii din California pentru a vă asigura că practicile dvs. de monitorizare sunt conforme.

Implementarea unei soluții de monitorizare este un proces mai complex decât alegerea celei mai puternice soluții de pe piață și aplicarea acesteia pe calculatoarele angajaților. Vă sugerăm un proces gradual atent, format din mai multe etape.

Vă recomandăm să începeți prin a defini problemele de afaceri specifice pe care sperați să le rezolvați cu ajutorul monitorizării. Care sunt acestea: securitate, performanță, conformitate sau o combinație a acestora? Răspunsul la această întrebare va dicta caracteristicile pe care ar trebui să le căutați într-o soluție de monitorizare.

Atunci când explorați instrumentele de monitorizare, trebuie să țineți cont de anumiți factori esențiali. Primul este reprezentat de caracteristicile software-ului. Evaluați capacitățile oferite, cum ar fi urmărirea activității, monitorizarea e-mailurilor, urmărirea transferurilor de fișiere etc. Alegeți-le pe cele care se aliniază cu nevoile dvs. definite și care sunt permise din punct de vedere legal în California.

Ușurința de utilizare și integrarea sunt factori la fel de importanți. O alegere perfectă este software-ul ușor de utilizat care se integrează perfect cu infrastructura și sistemele IT existente.

În plus, este posibil să doriți să căutați un software foarte personalizabil. Acesta vă va permite să modificați setările de monitorizare și să le aplicați individual anumitor roluri, departamente sau angajați. O astfel de abordare vă va ajuta să obțineți informații valoroase, minimizând în același timp colectarea datelor și respectând reglementările privind confidențialitatea.

Un alt factor semnificativ este scalabilitatea. Afacerea dvs. crește, iar soluția dvs. de monitorizare trebuie să poată crește odată cu ea.

În cele din urmă, cercetați reputația furnizorului. Deoarece veți colecta informații potențial sensibile, furnizorul dvs. de software ar trebui să aibă o reputație de încredere, certificări de securitate și protocoale puternice de protecție a datelor.

O lansare bruscă, la nivelul întregii companii, a unui software de monitorizare poate dezvălui probleme neprevăzute și blocaje care vor fi dificil de rezolvat la o asemenea scară. În schimb, vă recomandăm să începeți cu un program pilot care implică un singur departament sau un grup de angajați. Acest lucru vă permite să testați software-ul, să evaluați eficiența acestuia, să colectați feedback și să detectați probleme neașteptate.

După finalizarea fazei pilot și efectuarea ajustărilor necesare la software, îl lansați la nivelul întregii companii.

Implementarea eficientă a software-ului de monitorizare a angajaților nu înseamnă doar instalarea acestuia și rezolvarea problemelor tehnice, ci și instruirea managerilor și a personalului cu privire la modul de utilizare eficientă a acestuia.

Această formare trebuie să îi învețe pe manageri cum să utilizeze software-ul, să interpreteze rapoartele acestuia, să adere la politicile de monitorizare ale companiei și să abordeze problemele care pot apărea.

În ceea ce privește angajații, aceștia ar trebui să înțeleagă ce este monitorizat, cum vor fi utilizate datele, care este politica de monitorizare a companiei și să răspundă oricăror întrebări sau preocupări pe care le pot avea.

Implementarea unei soluții de monitorizare a angajaților nu este un proces unic. Reglementările privind confidențialitatea se schimbă, software-ul dezvoltă noi caracteristici, iar obiectivele dvs. de monitorizare pot evolua în timp. Acesta este motivul pentru care revizuirea periodică a practicilor și politicilor de monitorizare ale companiei este vitală pentru a rămâne în conformitate și pentru a vă asigura că acestea sunt încă relevante pentru obiectivele dvs.

Reglementările din California sunt stricte în ceea ce privește confidențialitatea personală. În calitate de proprietar de întreprindere sau de manager care dorește să utilizeze o soluție de monitorizare a angajaților, trebuie să căutați un echilibru între interesele legitime ale organizației dvs. și conformitatea cu legile aplicabile. Acest echilibru constă în cunoașterea solidă a reglementărilor privind confidențialitatea, practici transparente, justificabile și proporționale și alegerea cu atenție a software-ului de monitorizare.