أفضل الممارسات لتتبع أنشطة التصفح دون المساس بالثقة

عادةً ما يتضمن تتبع أنشطة التصفح في مكان العمل تسجيل المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها، واستعلامات البحث، والنشاط على وسائل التواصل الاجتماعي، والمحادثات (بما في ذلك أحيانًا سجلات الرسائل). في بعض الأحيان، قد يتتبع صاحب العمل أيضًا عمليات نقل الملفات وضربات المفاتيح (على سبيل المثال، الرسائل أو استعلامات البحث).

قد تستخدم المؤسسات واحدة من عدة طرق لمراقبة نشاط الإنترنت:

1. مراقبة الشبكة من خلال تكوين جهاز التوجيه: إعداد جهاز التوجيه لتسجيل حركة المرور على الإنترنت;
2. يمكن لخوادم البروكسي وجدران الحماية تسجيل حركة المرور على الإنترنت للمراجعة الإدارية. كما يمكنها منع الوصول إلى المواقع غير الملائمة;
3. يقوم برنامج مراقبة الموظفين بتسجيل جميع أنشطة الكمبيوتر الخاصة بالموظفين، بما في ذلك سجل التصفح ونشاط وسائل التواصل الاجتماعي، كما أنه يحتوي على وظيفة حظر المواقع.

تعتمد قانونية تتبع نشاط الإنترنت على قوانين الولاية والقوانين المحلية في منطقتك. على سبيل المثال، بموجب قانون الولايات المتحدة، عادةً ما تكون مراقبة الموظفين قانونية. يسمح قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) بشكل عام لأصحاب العمل بمراقبة الأجهزة والشبكات المملوكة للشركة إذا كانوا يسعون لتحقيق أغراض تجارية مشروعة. تحث بعض الولايات المؤسسات على إخطار الموظفين بأنشطة التتبع؛ بينما تترك ولايات أخرى الإخطار لتقدير صاحب العمل. يُنصح أصحاب العمل أيضًا بأن تكون لديهم سياسة واضحة تحدد نطاق المراقبة وممارساتها.

تنظم اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) تتبع نشاط الكمبيوتر الخاص بالموظفين في الاتحاد الأوروبي. وبموجبها، يجب على المؤسسات أن تقصر جمع البيانات على ما هو ضروري للغاية لأغراض العمل المشروعة، وإبلاغ الموظفين بشأن المراقبة، وغالبًا ما تحصل على موافقتهم.

تُطبّق لوائح مماثلة لحماية البيانات في أستراليا والهند وكندا والدنمارك وبلدان أخرى.

هناك ولايات قضائية أخرى لديها حماية أكثر صرامة للخصوصية. في اليونان، على سبيل المثال، تُحظر المراقبة الإلكترونية في اليونان ما لم يكن لدى صاحب العمل تصريح قانوني أو لأغراض تجارية مشروعة. تشترط هولندا أن يكون لدى المؤسسات مصالح تجارية مشروعة تفوق حقوق الخصوصية للموظفين لتنفيذ مراقبة الموظفين. تحد فنلندا من مراقبة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات واستخدام الكمبيوتر.

في هذا القسم، استعرضنا بإيجاز فقط مشروعية مراقبة الموظفين في مختلف الولايات القضائية. بشكل عام، على الرغم من أن مراقبة الموظفين قانونية بشكل عام في معظم البلدان، إلا أن هناك تركيزًا متزايدًا على تحقيق التوازن بين مصالح صاحب العمل وحقوق خصوصية الموظفين. نوصي باستشارة مستشارك القانوني قبل تنفيذ ممارسات التتبع في مؤسستك.

يمكن أن يفيد تتبع أنشطة التصفح كلاً من المؤسسات والموظفين وإليك الطريقة:

1. تعمل المراقبة على تحسين الإنتاجية. قد يكون من الصعب مقاومة إغراء التحقق من رسائل الدردشة الواردة أو موقع التسوق الإلكتروني، ولا يستطيع الجميع مقاومة ذلك. يكشف تتبع أنشطة التصفح عن الموظفين الذين يقضون وقتاً مفرطاً في أنشطة غير متعلقة بالعمل، مثل التصفح الشخصي ووسائل التواصل الاجتماعي ومنصات الفيديو وغيرها. من خلال هذه المعلومات، يمكن للمديرين اتخاذ تدابير لتحسين التركيز والإنتاجية، على سبيل المثال، عن طريق حظر المشتتات.
2. تكشف البيانات المجمعة عن وجود ثغرات في المهارات. إذا كان الموظف يبحث بشكل متكرر في جوجل عن كيفية استخدام تطبيق معين مطلوب للعمل، فقد يحتاج إلى تدريب إضافي. قد يمنحك تحليل سجل تصفح الموظف فكرة عن المهارات والمعرفة التي يفتقر إليها. بعد ذلك، يمكنك التخطيط لبرامج التدريب والتطوير وفقاً لذلك.
3. يزيد التتبع من أمان البيانات. يمكن لحل DLP القوي اكتشاف ومنع وصول الموظفين غير المصرح لهم إلى بيانات الشركة الحساسة أو مشاركتها أو تنزيلها.
4. تساعد المراقبة على زيادة أمان شبكة الشركة. يمكن للبرامج المتخصصة تحديد محاولات الوصول إلى مواقع الويب الضارة أو تنزيل الملفات المصابة.

على الرغم من كل فوائده، إلا أن تتبع أنشطة تصفح الموظفين قد يأتي بنتائج عكسية إذا تم تنفيذه بشكل غير أخلاقي. الشاغل الرئيسي هنا هو خصوصية الموظفين. فللموظفين الحق في الخصوصية، وقد يؤدي استخدام أساليب مراقبة تطفلية للغاية إلى انعدام الثقة، وبيئة عمل عدائية، وحتى تداعيات قانونية. قد يشعر الموظفون بأنهم خاضعون لإدارة دقيقة وغير موثوق بهم، مما قد يقلل من رضاهم الوظيفي ويجعلهم يبحثون عن ظروف أفضل في شركات أخرى.

يرتبط تتبع نشاط الإنترنت بتحديات تقنية أيضاً. فقد يكون تنفيذ أنظمة المراقبة وصيانتها أمراً معقداً ومكلفاً. إلى جانب ذلك، حتى الحلول الأكثر موثوقية عرضة للأخطاء. فقد تضع علامة على الأنشطة المشروعة على أنها مشبوهة، مما يؤدي إلى تدقيق غير ضروري للموظفين.

يتطلب تنفيذ مراقبة الموظفين نهجًا دقيقًا للتخفيف من هذه الصعوبات وجني جميع المزايا.

لقد جمعنا أفضل الممارسات لتنفيذ برامج التتبع.

يقدم السوق اليوم الكثير من أدوات مراقبة الموظفين لتتبع أنشطة التصفح. CleverControl هو أحد الحلول الأكثر تقدمًا وموثوقية في هذا المجال. فهو يتتبع سجل التصفح لكل موظف، واستعلامات البحث، والوقت الذي يقضيه في كل موقع إلكتروني، ونشاطه على وسائل التواصل الاجتماعي. يتم تجميع البيانات التي تم جمعها في مخططات ورسوم بيانية إحصائية واضحة، مما يسمح بتحليل سريع للإنتاجية الفردية والاتجاهات على مستوى الفريق. كما توفر المنصة أيضاً إعدادات مرنة لحظر المواقع، بحيث يمكنك الحد من عوامل التشتيت ومساعدة الموظفين على التركيز على العمل.

من الصعب أن يكسب المدير ثقة فريقه من خلال مراقبة نشاطهم سراً. الصدق هو دائماً أفضل سياسة. نوصي بإبلاغ الموظفين بأسباب تنفيذ تدابير التتبع بشكل علني، حتى لو لم يكن اختصاصك القضائي يتطلب ذلك. التحلي بالشفافية بشأن البيانات التي يتم جمعها: المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها، والوقت الذي يقضيه الموظفون على هذه المواقع، ولقطات الشاشة، وسجلات وسائل التواصل الاجتماعي، وما إلى ذلك. كلما كان ذلك ممكنًا، اطلب موافقة الموظف على المراقبة، خاصةً بالنسبة للأساليب الأكثر تطفلاً.

إذا كان ذلك مقبولاً لأغراض المراقبة الخاصة بك، فقم بإزالة معلومات التعريف الشخصية من تحليل النشاط لحماية خصوصية الموظفين. حاول التركيز على تحليل الاتجاهات بدلاً من النشاط الفردي. لا تتبع سجل تصفح موظف معين؛ بدلاً من ذلك، ابحث عن أنماط مثل الوقت المفرط على وسائل التواصل الاجتماعي أو زيارات المواقع الإلكترونية الخطرة.

حدد أهداف مراقبة واضحة ونطاق البيانات التي تحتاج إلى جمعها لتحقيقها. على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو الكشف عن عوامل تشتيت الانتباه، فيكفي تسجيل المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها والوقت الذي قضيته عليها. أما تسجيل الرسائل الواردة والصادرة على وسائل التواصل الاجتماعي فهو أمر مبالغ فيه في هذه الحالة.

يجب تتبع أنشطة التصفح على الأجهزة المملوكة للشركة وخلال ساعات العمل فقط. تجنب مراقبة نشاط الموظف خارج ساعات العمل أو على الأجهزة الشخصية. قد يكون الاستثناء الوحيد هو عندما يستخدم الموظف جهازًا شخصيًا للعمل. في هذه الحالة، يجب أن يكون حل المراقبة المختار مزودًا بوظيفة الدخول والخروج حتى يتمكن الموظف من إيقاف المراقبة عند انتهاء يوم العمل.

يجب أن يكون لدى المنظمة سياسة شاملة لاستخدام الإنترنت تحدد السلوك المقبول وغير المقبول على الإنترنت. إلى جانب ذلك، يجب أن تكون هناك سياسة منفصلة تحدد نطاق المراقبة، وكيفية استخدام البيانات التي يتم جمعها، ومدة الاحتفاظ بها، ومن يمكنه الوصول إليها. يجب أن تكون كلتا السياستين متاحة بسهولة للموظفين. يجب أن يفهم الفريق السياسات وآثارها وأن يكون لديهم قناة للتعبير عن مخاوفهم.

لا ينبغي أن تكون ممارسات الرصد ثابتة. وينبغي مراجعتها دورياً للتأكد من أنها لا تزال ضرورية وفعالة.

الاستماع بنشاط إلى ملاحظات الموظفين وتعديل التتبع لأي مخاوف تتعلق بالخصوصية. إلى جانب ذلك، يجب عليك البقاء على اطلاع دائم بقوانين الخصوصية والعمل ذات الصلة وضمان الامتثال للتغييرات.

يمكن أن يؤدي تتبع أنشطة التصفح الخاصة بالموظفين إلى تحسين إنتاجية الموظفين وتركيزهم بشكل كبير وتعزيز أمن الشركة. ومع ذلك، تتطلب ممارسات المراقبة نهجاً حذراً يسمح لك بتجنب جوانبها السلبية. من خلال إعطاء الأولوية للشفافية والتركيز على البيانات المجمعة واحترام خصوصية الموظفين، يمكنك تنفيذ مراقبة نشاط التصفح بطريقة تحافظ على الثقة وتعزز بيئة العمل الإيجابية.