أصبحت مراقبة نشاط الموظفين على الحاسوب أمرًا معتادًا في بيئة العمل الحديثة. لا يزال الإنترنت أحد أهم مصادر التشتت والمخاطر الأمنية المتعلقة ببيانات الشركة، ولهذا السبب تلجأ المزيد من المؤسسات إلى تتبع نشاط تصفح الإنترنت. ومع ذلك، غالبًا ما يشعر الموظفون بالاستياء من هذه المراقبة لأنهم يرونها نوعًا من عدم الثقة وانتهاكًا لخصوصيتهم. فقد يؤدي التتبع غير الأخلاقي لنشاط التصفح إلى تراجع الروح المعنوية للموظفين وثقتهم. في هذا المقال، سنستكشف مراقبة النشاط الإلكتروني للموظفين، وفوائدها، وتحدياتها، ومدى مشروعيتها، وكيفية تطبيقها بطريقة أخلاقية.
ما هو تتبع نشاط التصفح؟
عادةً ما يشمل تتبع نشاط التصفح في مكان العمل تسجيل المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها، واستعلامات البحث، والنشاط على وسائل التواصل الاجتماعي والمحادثات (وأحيانًا سجلات الرسائل). وقد يتتبع صاحب العمل أيضًا عمليات نقل الملفات وضغطات لوحة المفاتيح (مثل الرسائل أو استعلامات البحث).
يمكن للمؤسسات استخدام إحدى عدة طرق لمراقبة النشاط على الإنترنت:
- المراقبة الشبكية من خلال إعدادات الراوتر: بضبط الراوتر لتسجيل حركة مرور الإنترنت؛
- خوادم البروكسي وجدران الحماية، التي يمكنها تسجيل حركة مرور الإنترنت للمراجعة الإدارية، وكذلك حظر الوصول إلى المواقع غير اللائقة؛
- برامج مراقبة الموظفين، التي تسجل جميع أنشطة الموظف على الحاسوب، بما في ذلك سجل التصفح والنشاط على وسائل التواصل الاجتماعي، وتتضمن ميزة حظر المواقع.
هل تتبع نشاط التصفح قانوني في مكان العمل؟
تعتمد مشروعية تتبع النشاط على الإنترنت على القوانين المحلية والإقليمية في منطقتك. فعلى سبيل المثال، بموجب القانون الأمريكي، تُعد مراقبة الموظفين قانونية بشكل عام. إذ يسمح قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) بشكل عام لأصحاب العمل بمراقبة الأجهزة والشبكات المملوكة للشركة إذا كان ذلك يخدم أغراضًا تجارية مشروعة. وتحث بعض الولايات المؤسسات على إخطار الموظفين بأنشطة التتبع، بينما تترك ولايات أخرى مسألة الإخطار لتقدير صاحب العمل. كما يُنصح أصحاب العمل بوضع سياسة واضحة توضح نطاق وممارسات المراقبة.
وينظم القانون العام لحماية البيانات (GDPR) تتبع نشاط الموظفين على الحاسوب في الاتحاد الأوروبي. وبموجبه، يجب على المؤسسات أن تقصر جمع البيانات على ما هو ضروري بشكل صارم لتحقيق أغراض تجارية مشروعة، وأن تُعلم الموظفين بالمراقبة، وغالبًا ما يتعين عليها الحصول على موافقتهم.
وتنطبق لوائح مماثلة لحماية البيانات في أستراليا والهند وكندا والدنمارك ودول أخرى.
وتوجد في بعض الولايات القضائية الأخرى حماية أكثر صرامة للخصوصية. ففي اليونان مثلًا، تُحظر المراقبة الإلكترونية ما لم يكن لدى صاحب العمل تصريح قانوني أو غرض تجاري مشروع. وتشترط هولندا أن تكون لدى المؤسسات مصالح تجارية مشروعة تفوق حقوق خصوصية الموظف لتنفيذ مراقبة الموظفين. وتحد فنلندا من مراقبة البريد الإلكتروني والمكالمات واستخدام الحاسوب.
قدمنا في هذا القسم لمحة موجزة فقط عن مشروعية مراقبة الموظفين بموجب مختلف الأنظمة القانونية. وبشكل عام، وعلى الرغم من أن مراقبة الموظفين تُعد قانونية في معظم الدول، إلا أن هناك تركيزًا متزايدًا على تحقيق التوازن بين مصالح صاحب العمل وحقوق خصوصية الموظف. ونوصي باستشارة مستشارك القانوني قبل تطبيق ممارسات التتبع في مؤسستك.
كيف يمكن أن تفيد مراقبة نشاط التصفح عملك؟
يمكن أن يفيد تتبع نشاط التصفح كلًا من المؤسسات والموظفين، وإليك كيف:
- تحسّن المراقبة الإنتاجية. قد تكون مقاومة إغراء تفقّد الرسائل الواردة في المحادثات أو موقع للتسوق أمرًا صعبًا، ولا يستطيع الجميع مقاومته. ويكشف تتبع نشاط التصفح عن الموظفين الذين يقضون وقتًا مفرطًا في أنشطة لا علاقة لها بالعمل، مثل التصفح الشخصي، ووسائل التواصل الاجتماعي، ومنصات الفيديو وغيرها. وبهذه المعلومات، يمكن للمديرين اتخاذ إجراءات لتحسين التركيز والإنتاجية، مثل حظر مصادر التشتيت.
- تكشف البيانات المجمّعة عن الفجوات في المهارات. إذا كان الموظف يبحث باستمرار على غوغل عن كيفية استخدام تطبيق معين مطلوب للعمل، فقد يحتاج إلى تدريب إضافي. ويمكن أن يمنحك تحليل سجل تصفح الموظف فكرة عن المهارات والمعارف التي يفتقر إليها، وبناءً عليه يمكنك التخطيط لبرامج التدريب والتطوير.
- يزيد التتبع من أمن البيانات. يمكن لحل قوي لمنع فقدان البيانات (DLP) أن يكتشف ويمنع وصول الموظفين غير المصرح به إلى بيانات الشركة الحساسة أو مشاركتها أو تنزيلها.
- تساعد المراقبة في زيادة أمن شبكة الشركة. يمكن للبرامج المتخصصة تحديد محاولات الوصول إلى مواقع ضارة أو تنزيل ملفات مصابة.
تحديات مراقبة النشاط على الإنترنت
على الرغم من كل فوائدها، قد يأتي تتبع نشاط تصفح الموظفين بنتائج عكسية إذا تم تطبيقه بطريقة غير أخلاقية. والمصدر الرئيسي للقلق هنا هو خصوصية العامل. فللموظفين الحق في الخصوصية، وقد يؤدي استخدام أساليب مراقبة تدخلية للغاية إلى انعدام الثقة، وخلق بيئة عمل عدائية، بل وقد يترتب عليه عواقب قانونية. وقد يشعر الموظفون بأنهم يخضعون لإدارة تفصيلية مفرطة وعدم ثقة، مما قد يقلل من رضاهم الوظيفي ويدفعهم للبحث عن ظروف أفضل في شركات أخرى.
ويرتبط تتبع النشاط على الإنترنت أيضًا بتحديات تقنية. فتطبيق أنظمة المراقبة وصيانتها قد يكون معقدًا ومكلفًا. علاوة على ذلك، حتى أكثر الحلول موثوقية عرضة للأخطاء، إذ قد تُصنّف أنشطة مشروعة على أنها مشبوهة، مما يؤدي إلى تدقيق غير ضروري في تصرفات الموظفين.
يتطلب تطبيق مراقبة الموظفين نهجًا حذرًا للتخفيف من هذه الصعوبات وجني جميع الفوائد.
تتبع نشاط التصفح دون المساس بالثقة
لقد جمعنا أفضل الممارسات لتطبيق برامج التتبع.
اختر برنامجًا موثوقًا
يقدم السوق اليوم العديد من أدوات مراقبة الموظفين لتتبع نشاط التصفح. ويُعد CleverControl أحد أكثر الحلول تطورًا وموثوقية في هذا المجال. فهو يتتبع سجل تصفح كل موظف، واستعلامات البحث، والوقت الذي يقضيه على كل موقع، ونشاطه على وسائل التواصل الاجتماعي. ويتم تجميع البيانات في رسوم بيانية وإحصائية واضحة، مما يتيح تحليلًا سريعًا للإنتاجية الفردية والاتجاهات على مستوى الفريق. كما توفر المنصة إعدادات مرنة لحظر المواقع، بحيث يمكنك الحد من مصادر التشتيت ومساعدة الموظفين على التركيز في العمل.
التزم بمبادئ الشفافية
نادرًا ما يكسب المدير ثقة فريقه دون تواصل واضح بشأن مراقبة النشاط. فالصدق هو دائمًا السياسة الأفضل. ونوصي بإبلاغ الموظفين صراحةً بأسباب تطبيق إجراءات التتبع، حتى لو لم تكن ولايتك القضائية تفرض ذلك. وكن شفافًا بشأن البيانات التي يتم جمعها: المواقع التي تمت زيارتها، والوقت المستغرق في هذه المواقع، ولقطات الشاشة، وسجلات وسائل التواصل الاجتماعي، وما إلى ذلك. واحرص كلما أمكن على الحصول على موافقة الموظف على المراقبة، خاصةً للطرق الأكثر تدخلًا.
ركّز على البيانات المجمّعة عند الإمكان
إذا كان ذلك مقبولًا لأغراض المراقبة لديك، فأزل المعلومات التي تحدد هوية الأفراد من تحليل النشاط لحماية خصوصية الموظفين. حاول التركيز على تحليل الاتجاهات بدلًا من النشاط الفردي. لا تتبع سجل تصفح موظف معين؛ بل ابحث عن أنماط مثل قضاء وقت مفرط على وسائل التواصل الاجتماعي أو زيارة مواقع محفوفة بالمخاطر.
حدّد نطاق المراقبة
حدّد أهدافًا واضحة للمراقبة ونطاق البيانات التي تحتاج إلى جمعها لتحقيقها. فمثلًا، إذا كان الهدف هو الكشف عن مصادر التشتيت، فيكفي تسجيل المواقع التي تمت زيارتها والوقت المستغرق فيها. أما تسجيل الرسائل الواردة والصادرة على وسائل التواصل الاجتماعي فيُعد مبالغًا فيه في هذه الحالة.
ينبغي تتبع أنشطة التصفح فقط على الأجهزة المملوكة للشركة وخلال ساعات العمل. تجنب مراقبة نشاط الموظف خارج ساعات العمل أو على الأجهزة الشخصية. وقد يكون الاستثناء الوحيد عندما يستخدم الموظف جهازًا شخصيًا للعمل. في هذه الحالة، ينبغي أن يتضمن حل المراقبة المختار وظيفة تسجيل الحضور والانصراف، بحيث يمكن للموظف إيقاف المراقبة عند انتهاء يوم العمل.
ضع إرشادات واضحة وشاركها
ينبغي أن يكون لدى المؤسسة سياسة شاملة لاستخدام الإنترنت تحدد السلوك المقبول وغير المقبول على الإنترنت. علاوة على ذلك، ينبغي أن تكون هناك سياسة منفصلة توضح نطاق المراقبة، وكيفية استخدام البيانات المجمّعة، ومدة الاحتفاظ بها، ومن يمكنه الوصول إليها. وينبغي أن تكون كلتا السياستين متاحتين بسهولة للموظفين. ويجب أن يفهم الفريق السياسات وتبعاتها، وأن تتوفر له قناة للتعبير عن مخاوفه.
راجع وعدّل بانتظام
ينبغي ألا تكون ممارسات المراقبة ثابتة. بل يجب مراجعتها دوريًا للتأكد من أنها لا تزال ضرورية وفعّالة.
استمع بفاعلية إلى ملاحظات الموظفين وعدّل التتبع بما يتوافق مع أي مخاوف تتعلق بالخصوصية. علاوة على ذلك، ينبغي أن تبقى على اطلاع بقوانين الخصوصية والعمل ذات الصلة، وتضمن الامتثال لأي تغييرات.
خاتمة
يمكن أن يُحسّن تتبع نشاط تصفح الموظفين إنتاجيتهم وتركيزهم بشكل كبير، ويعزز أمن الشركة. ومع ذلك، تتطلب ممارسات المراقبة نهجًا حذرًا يتيح لك تجنب جوانبها السلبية. ومن خلال إعطاء الأولوية للشفافية، والتركيز على البيانات المجمّعة، واحترام خصوصية الموظفين، يمكنك تطبيق مراقبة نشاط التصفح بطريقة تحافظ على الثقة وتعزز بيئة عمل إيجابية.
