Sledování počítačové aktivity se stalo běžnou součástí moderního pracoviště. Podle nedávného evropského průzkumu, který zahrnul více než 70 tisíc pracovníků z 27 členských zemí EU, zaměstnavatelé automaticky sledují pracovní dobu u více než třetiny českých zaměstnanců, přičemž podobný podíl je sledován i při vstupu a výstupu z pracovní budovy. Internet přitom zůstává jedním z hlavních zdrojů rozptýlení a bezpečnostních rizik pro firemní data, což vysvětluje, proč se stále více organizací obrací ke sledování internetové aktivity. Zaměstnanci však bývají monitorováním často nespokojeni, protože ho vnímají jako projev nedůvěry a narušení svého soukromí. Neetické sledování internetové aktivity může vést ke snížení morálky a důvěry zaměstnanců. V tomto článku se podíváme na sledování online aktivity zaměstnanců, jeho výhody, výzvy a legalitu, a na to, jak jej zavést eticky.
Co je sledování internetové aktivity?
Sledování internetové aktivity na pracovišti obvykle zahrnuje zaznamenávání navštívených webových stránek, vyhledávacích dotazů, aktivity na sociálních sítích a chatů (občas včetně záznamů zpráv). Zaměstnavatel může někdy sledovat i přenosy souborů a stisky kláves (například zprávy nebo vyhledávací dotazy).
Organizace mohou pro sledování internetové aktivity využívat některou z několika metod:
- Síťové sledování prostřednictvím konfigurace routeru: nastavení routeru tak, aby zaznamenával internetový provoz;
- Proxy servery a firewally mohou zaznamenávat internetový provoz pro administrativní kontrolu a mohou také blokovat přístup na nevhodné webové stránky;
- Software pro monitorování zaměstnanců zaznamenává veškerou počítačovou aktivitu zaměstnance, včetně historie prohlížení a aktivity na sociálních sítích, a disponuje funkcí blokování stránek.
Je sledování internetové aktivity na pracovišti legální?
Legalita sledování internetové aktivity závisí na státních a místních zákonech ve vaší oblasti. Podle práva USA je například sledování zaměstnanců obvykle legální. Zákon o ochraně soukromí elektronických komunikací (ECPA) obecně umožňuje zaměstnavatelům monitorovat zařízení a sítě ve vlastnictví firmy, pokud sledují legitimní obchodní účely. Některé státy nabádají organizace, aby zaměstnance o sledovacích aktivitách informovaly; jiné státy ponechávají oznamovací povinnost na uvážení zaměstnavatele. Zaměstnavatelům se také doporučuje mít jasně stanovenou politiku popisující rozsah a postupy sledování.
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) upravuje sledování počítačové aktivity zaměstnanců v EU. Podle něj musí organizace omezit sběr dat na to, co je striktně nezbytné pro legitimní obchodní účely, informovat zaměstnance o sledování a často musí získat i jejich souhlas.
Podobné předpisy na ochranu dat platí v Austrálii, Indii, Kanadě, Dánsku a dalších zemích.
Jiné jurisdikce mají přísnější ochranu soukromí. V Řecku je například elektronické sledování zakázáno, pokud zaměstnavatel nemá zákonné oprávnění nebo legitimní obchodní účel. Nizozemsko vyžaduje, aby organizace měly legitimní obchodní zájmy převažující nad právem zaměstnanců na soukromí, aby mohly zavést sledování zaměstnanců. Finsko omezuje sledování e-mailů, hovorů a používání počítače.
V této části jsme podali pouze stručný přehled legality sledování zaměstnanců v různých jurisdikcích. Celkově platí, že ačkoliv je sledování zaměstnanců ve většině zemí obecně legální, klade se stále větší důraz na vyvážení zájmů zaměstnavatele s právem zaměstnanců na soukromí. Doporučujeme se poradit se svým právním poradcem, než ve vaší organizaci zavedete sledovací postupy.
Jak může sledování internetové aktivity prospět vašemu podnikání?
Sledování internetové aktivity může prospět jak organizacím, tak zaměstnancům, a to následujícím způsobem:
- Sledování zvyšuje produktivitu. Odolat pokušení podívat se na příchozí zprávy v chatu nebo na nákupní web může být náročné a ne každý tomu dokáže odolat. Sledování internetové aktivity odhaluje zaměstnance, kteří tráví nadměrné množství času činnostmi nesouvisejícími s prací, jako je osobní surfování, sociální sítě, video platformy a další. S touto informací mohou manažeři přijmout opatření ke zlepšení soustředění a produktivity, například blokováním rozptýlení.
- Shromážděná data odhalují mezery ve znalostech. Pokud zaměstnanec často vyhledává na Googlu, jak používat určitou aplikaci potřebnou pro práci, může potřebovat další školení. Analýza historie prohlížení zaměstnance vám může napovědět, jaké dovednosti a znalosti mu chybí. Na základě toho pak můžete odpovídajícím způsobem naplánovat školicí a rozvojové programy.
- Sledování zvyšuje bezpečnost dat. Kvalitní DLP řešení dokáže odhalit a zabránit neoprávněnému přístupu zaměstnanců k citlivým firemním datům, jejich sdílení nebo stahování.
- Sledování pomáhá zvýšit bezpečnost firemní sítě. Specializovaný software dokáže identifikovat pokusy o přístup na škodlivé weby nebo stahování infikovaných souborů.
Výzvy při sledování internetové aktivity
Navzdory všem svým výhodám se sledování internetové aktivity zaměstnanců může obrátit proti vám, pokud je zavedeno neeticky. Hlavním problémem je zde soukromí zaměstnance. Zaměstnanci mají právo na soukromí, a použití příliš invazivních metod sledování může vést k nedůvěře, nepřátelskému pracovnímu prostředí a dokonce i k právním důsledkům. Zaměstnanci mohou mít pocit přehnané kontroly a nedůvěry, což může snížit jejich pracovní spokojenost a přimět je hledat lepší podmínky v jiných firmách.
Sledování internetové aktivity je spojeno i s technickými výzvami. Zavádění a udržování sledovacích systémů může být složité a nákladné. Kromě toho jsou i ta nejspolehlivější řešení náchylná k chybám. Mohou legitimní aktivity označit jako podezřelé, což vede ke zbytečné kontrole zaměstnanců.
Zavedení sledování zaměstnanců vyžaduje pečlivý přístup, aby se tyto obtíže zmírnily a bylo možné využít všech výhod.
Sledování internetové aktivity bez narušení důvěry
Shromáždili jsme osvědčené postupy pro zavádění sledovacího softwaru.
Vyberte spolehlivý software
Dnešní trh nabízí řadu nástrojů pro monitorování zaměstnanců určených ke sledování internetové aktivity. CleverControl je jedním z nejpokročilejších a nejspolehlivějších řešení v této oblasti. Sleduje historii prohlížení každého zaměstnance, vyhledávací dotazy, čas strávený na jednotlivých webových stránkách a aktivitu na sociálních sítích. Shromážděná data jsou agregována do přehledných statistických grafů a diagramů, které umožňují rychlou analýzu individuální produktivity a trendů v rámci celého týmu. Platforma také nabízí flexibilní nastavení blokování stránek, takže můžete omezit rozptýlení a pomoci zaměstnancům soustředit se na práci.
Dodržujte zásady transparentnosti
Manažer si jen stěží získá důvěru svého týmu bez jasné komunikace o sledování aktivity. Upřímnost je vždy tou nejlepší politikou. Doporučujeme otevřeně sdělovat zaměstnancům důvody zavedení sledovacích opatření, i když to vaše jurisdikce nevyžaduje. Buďte transparentní ohledně toho, jaká data se shromažďují: navštívené webové stránky, čas strávený na nich, snímky obrazovky, záznamy ze sociálních sítí atd. Kdykoli je to možné, žádejte souhlas zaměstnanců se sledováním, zejména u invazivnějších metod.
Zaměřte se pokud možno na agregovaná data
Pokud je to pro účely vašeho sledování přijatelné, odstraňte z analýzy aktivity osobní identifikační údaje, abyste chránili soukromí zaměstnanců. Snažte se zaměřit spíše na analýzu trendů než na individuální aktivitu. Nesledujte historii prohlížení konkrétního zaměstnance; místo toho hledejte vzorce, jako je nadměrný čas na sociálních sítích nebo návštěvy rizikových webových stránek.
Omezte rozsah sledování
Stanovte si jasné cíle sledování a rozsah dat, která je třeba shromáždit pro jejich dosažení. Pokud je například cílem odhalit rozptýlení, postačí zaznamenávat navštívené webové stránky a čas na nich strávený. Zaznamenávání příchozích a odchozích zpráv na sociálních sítích je v takovém případě nadměrné.
Internetová aktivita by měla být sledována pouze na zařízeních ve vlastnictví firmy a pouze během pracovní doby. Vyhněte se sledování aktivity zaměstnanců mimo pracovní dobu nebo na osobních zařízeních. Jedinou výjimkou může být situace, kdy zaměstnanec používá pro práci osobní zařízení. V takovém případě by zvolené sledovací řešení mělo mít funkci pro zaznamenávání příchodu a odchodu, aby zaměstnanec mohl sledování na konci pracovního dne zastavit.
Vytvořte a sdílejte jasné pokyny
Organizace by měla mít komplexní zásady pro používání internetu, které definují přijatelné a nepřijatelné online chování. Kromě toho by měly existovat samostatné zásady popisující rozsah sledování, způsob využití shromážděných dat, dobu jejich uchovávání a osoby, které k nim mají přístup. Obě zásady by měly být pro zaměstnance snadno dostupné. Tým musí zásadám a jejich důsledkům rozumět a mít k dispozici kanál pro vyjádření svých obav.
Pravidelně kontrolujte a upravujte
Sledovací postupy by neměly být neměnné. Měly by být pravidelně přezkoumávány, aby se zajistilo, že jsou stále potřebné a účinné.
Aktivně naslouchejte zpětné vazbě zaměstnanců a upravujte sledování podle případných obav týkajících se soukromí. Kromě toho byste měli sledovat aktuální vývoj v oblasti ochrany soukromí a pracovního práva a zajistit soulad se všemi změnami.
Závěrem
Sledování internetové aktivity zaměstnanců může výrazně zlepšit jejich produktivitu a soustředění a posílit bezpečnost firmy. Sledovací postupy však vyžadují pečlivý přístup, který vám umožní vyhnout se jejich negativním stránkám. Upřednostněním transparentnosti, zaměřením na agregovaná data a respektováním soukromí zaměstnanců můžete zavést sledování internetové aktivity způsobem, který zachovává důvěru a podporuje pozitivní pracovní prostředí.
