Het monitoren van computeractiviteit is de norm geworden op de moderne werkvloer. Uit onderzoek van Capterra blijkt dat bijna de helft (43%) van de werknemers bij mkb-bedrijven zegt dat hun werkgever software of andere middelen gebruikt om hen te monitoren. Internet blijft een van de belangrijkste bronnen van afleiding en beveiligingsrisico's voor bedrijfsgegevens, wat verklaart waarom steeds meer organisaties overgaan tot het volgen van surfgedrag. Werknemers zijn echter vaak ontevreden over monitoring, omdat zij dit ervaren als een gebrek aan vertrouwen en een inbreuk op hun privacy. Onethisch volgen van surfgedrag kan leiden tot een lager moreel en minder vertrouwen bij werknemers. In dit artikel bespreken we het monitoren van de online activiteit van werknemers, de voordelen, uitdagingen en wettelijkheid ervan, en hoe u dit op ethische wijze kunt invoeren.

Wat is het volgen van surfgedrag?

Het volgen van surfgedrag op de werkvloer omvat doorgaans het registreren van bezochte websites, zoekopdrachten, activiteit op sociale media en gesprekken (soms inclusief berichtenlogboeken). Soms kan de werkgever ook bestandsoverdrachten en toetsaanslagen volgen (bijvoorbeeld berichten of zoekopdrachten).

Organisaties kunnen verschillende methoden gebruiken om internetactiviteit te monitoren:

  1. Netwerkmonitoring via routerconfiguratie: de router zo instellen dat internetverkeer wordt geregistreerd;
  2. Proxyservers en firewalls kunnen internetverkeer registreren voor administratieve controle en kunnen ook toegang tot ongepaste websites blokkeren;
  3. Software voor werknemersmonitoring registreert alle computeractiviteit van een werknemer, waaronder de browsegeschiedenis en activiteit op sociale media, en beschikt over een functie voor het blokkeren van websites.

Is het volgen van surfgedrag op de werkvloer legaal?

De wettelijkheid van het volgen van internetactiviteit hangt af van de nationale en lokale wetgeving in uw regio. Volgens de Amerikaanse wetgeving is werknemersmonitoring bijvoorbeeld doorgaans legaal. De Electronic Communication Privacy Act (ECPA) staat werkgevers over het algemeen toe om bedrijfseigendommen en -netwerken te monitoren, mits zij legitieme zakelijke doelen nastreven. Sommige staten sporen organisaties aan om werknemers te informeren over trackingactiviteiten; andere staten laten deze melding over aan het oordeel van de werkgever. Werkgevers wordt ook aangeraden een duidelijk beleid te hebben waarin de reikwijdte en praktijken van monitoring worden beschreven.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt het monitoren van de computeractiviteit van werknemers binnen de EU. Volgens deze verordening moeten organisaties gegevensverzameling beperken tot wat strikt noodzakelijk is voor legitieme zakelijke doeleinden, personeel informeren over de monitoring, en vaak hun toestemming verkrijgen.

Vergelijkbare regelgeving voor gegevensbescherming geldt in Australië, India, Canada, Denemarken en andere landen.

Andere rechtsgebieden kennen strengere privacybescherming. In Griekenland is elektronische bewaking bijvoorbeeld verboden, tenzij de werkgever over wettelijke toestemming of een legitiem zakelijk doel beschikt. Nederland vereist dat organisaties over legitieme zakelijke belangen beschikken die zwaarder wegen dan de privacyrechten van werknemers om werknemersmonitoring in te voeren. Finland beperkt het monitoren van e-mails, telefoongesprekken en computergebruik.

In dit deel hebben we slechts een kort overzicht gegeven van de wettelijkheid van werknemersmonitoring in verschillende rechtsgebieden. Over het algemeen geldt dat, hoewel werknemersmonitoring in de meeste landen wettelijk is toegestaan, er steeds meer nadruk wordt gelegd op het in balans brengen van de belangen van de werkgever met de privacyrechten van werknemers. Wij raden aan om vóór het invoeren van trackingpraktijken binnen uw organisatie een juridisch adviseur te raadplegen.

Hoe kan het monitoren van surfgedrag uw bedrijf ten goede komen?

Het volgen van surfgedrag kan zowel organisaties als werknemers ten goede komen, en wel als volgt:

  1. Monitoring verbetert de productiviteit. De verleiding weerstaan om binnengekomen chatberichten of een winkelwebsite te bekijken, kan lastig zijn, en niet iedereen kan dat volhouden. Het volgen van surfgedrag brengt aan het licht welke werknemers overmatig veel tijd besteden aan activiteiten die niets met werk te maken hebben, zoals privé-surfen, sociale media, videoplatforms en dergelijke. Met deze informatie kunnen managers maatregelen nemen om de concentratie en productiviteit te verbeteren, bijvoorbeeld door afleidingen te blokkeren.
  2. Verzamelde gegevens onthullen kennishiaten. Als een werknemer regelmatig googelt hoe een bepaalde applicatie voor het werk te gebruiken, heeft deze mogelijk extra training nodig. Het analyseren van de browsegeschiedenis van een werknemer kan u een aanwijzing geven welke vaardigheden en kennis ontbreken. Daarna kunt u dienovereenkomstig trainings- en ontwikkelingsprogramma's plannen.
  3. Tracking verhoogt de gegevensbeveiliging. Een robuuste DLP-oplossing kan ongeoorloofde toegang, delen of downloaden van gevoelige bedrijfsgegevens door werknemers detecteren en voorkomen.
  4. Monitoring helpt de netwerkbeveiliging van het bedrijf te versterken. Gespecialiseerde software kan pogingen identificeren om toegang te krijgen tot schadelijke websites of geïnfecteerde bestanden te downloaden.

Uitdagingen bij het monitoren van internetactiviteit

Ondanks alle voordelen kan het volgen van surfgedrag van werknemers averechts werken wanneer dit op onethische wijze wordt ingevoerd. De belangrijkste zorg hierbij is de privacy van de werknemer. Werknemers hebben recht op privacy, en het gebruik van te opdringerige monitoringmethoden kan leiden tot wantrouwen, een vijandige werkomgeving en zelfs juridische gevolgen. Werknemers kunnen het gevoel krijgen dat ze te veel worden gecontroleerd en niet vertrouwd worden, wat hun werktevredenheid kan verminderen en hen ertoe kan aanzetten betere voorwaarden bij andere bedrijven te zoeken.

Het volgen van internetactiviteit brengt ook technische uitdagingen met zich mee. Het implementeren en onderhouden van monitoringsystemen kan complex en kostbaar zijn. Bovendien zijn zelfs de meest betrouwbare oplossingen gevoelig voor fouten. Ze kunnen legitieme activiteiten als verdacht markeren, wat leidt tot onnodige controle van werknemers.

Het invoeren van werknemersmonitoring vereist een zorgvuldige aanpak om deze moeilijkheden te verminderen en alle voordelen te benutten.

Surfgedrag volgen zonder het vertrouwen te schaden

We hebben de beste praktijken verzameld voor het invoeren van trackingsoftware.

Kies betrouwbare software

De huidige markt biedt tal van tools voor werknemersmonitoring om surfgedrag te volgen. CleverControl is een van de meest geavanceerde en betrouwbare oplossingen op dit gebied. Het volgt de browsegeschiedenis van elke werknemer, zoekopdrachten, de tijd die op elke website wordt doorgebracht, en activiteit op sociale media. De verzamelde gegevens worden samengevoegd in duidelijke statistische diagrammen en grafieken, waardoor een snelle analyse van individuele productiviteit en teambrede trends mogelijk is. Het platform biedt ook flexibele instellingen voor het blokkeren van websites, zodat u afleidingen kunt beperken en werknemers kunt helpen zich op hun werk te concentreren.

Houd u aan de principes van transparantie

Een manager wint moeilijk het vertrouwen van zijn team zonder duidelijke communicatie over activiteitenmonitoring. Eerlijkheid is altijd het beste beleid. We raden aan om de redenen voor het invoeren van trackingmaatregelen openlijk aan werknemers te communiceren, zelfs als uw rechtsgebied dit niet vereist. Wees transparant over welke gegevens worden verzameld: bezochte websites, tijd die op deze websites wordt doorgebracht, screenshots, logboeken van sociale media, enzovoort. Vraag wanneer mogelijk om toestemming van werknemers voor monitoring, vooral bij meer opdringerige methoden.

Focus waar mogelijk op geaggregeerde gegevens

Als dit acceptabel is voor uw monitoringdoeleinden, verwijder dan persoonlijk identificeerbare informatie uit de activiteitenanalyse om de privacy van werknemers te beschermen. Probeer u te richten op het analyseren van trends in plaats van individuele activiteit. Volg niet de browsegeschiedenis van een specifieke werknemer; zoek in plaats daarvan naar patronen zoals overmatige tijd op sociale media of bezoeken aan risicovolle websites.

Beperk de reikwijdte van monitoring

Definieer duidelijke monitoringdoelen en de reikwijdte van de gegevens die u moet verzamelen om deze te bereiken. Als het doel bijvoorbeeld is om afleidingen aan het licht te brengen, volstaat het om bezochte websites en de tijd die daarop wordt doorgebracht vast te leggen. Het registreren van inkomende en uitgaande berichten op sociale media is in dit geval overdreven.

Surfgedrag mag alleen worden gevolgd op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf en alleen tijdens werktijd. Vermijd het monitoren van werknemersactiviteit buiten werktijd of op persoonlijke apparaten. De enige uitzondering kan zijn wanneer een werknemer een persoonlijk apparaat voor werk gebruikt. In dat geval moet de gekozen monitoringoplossing beschikken over een in- en uitklokfunctie, zodat de werknemer de monitoring kan stoppen aan het einde van de werkdag.

Stel duidelijke richtlijnen op en deel deze

De organisatie moet beschikken over een uitgebreid internetgebruiksbeleid dat acceptabel en onacceptabel online gedrag definieert. Daarnaast moet er een apart beleid zijn dat de reikwijdte van de monitoring beschrijft, hoe de verzamelde gegevens worden gebruikt, hoe lang deze worden bewaard, en wie er toegang toe heeft. Beide beleidsdocumenten moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor werknemers. Het team moet de beleidsregels en de implicaties ervan begrijpen en moet over een kanaal beschikken om hun zorgen te uiten.

Regelmatig herzien en aanpassen

Monitoringpraktijken mogen niet in steen gebeiteld zijn. Ze moeten periodiek worden herzien om te garanderen dat ze nog steeds noodzakelijk en effectief zijn.

Luister actief naar feedback van werknemers en pas de tracking aan op basis van eventuele privacyzorgen. Daarnaast moet u op de hoogte blijven van relevante privacy- en arbeidswetgeving en naleving van wijzigingen waarborgen.

Tot Slot

Het volgen van het surfgedrag van werknemers kan de productiviteit en concentratie van werknemers aanzienlijk verbeteren en de beveiliging van het bedrijf versterken. Monitoringpraktijken vereisen echter een zorgvuldige aanpak waarmee u de negatieve kanten ervan kunt vermijden. Door prioriteit te geven aan transparantie, u te richten op geaggregeerde gegevens en de privacy van werknemers te respecteren, kunt u het monitoren van surfgedrag zo invoeren dat het vertrouwen behouden blijft en een positieve werkomgeving wordt bevorderd.