Моніторинг комп'ютерної активності став нормою на сучасному робочому місці. Інтернет залишається одним з головних джерел відволікання та ризиків безпеки для даних компанії, тому дедалі більше організацій звертаються до відстеження активності перегляду. Проте співробітники часто незадоволені моніторингом, оскільки сприймають його як недовіру та порушення своєї приватності. Неетичне відстеження активності перегляду може призвести до зниження морального духу та довіри співробітників. У цій статті ми розглянемо моніторинг онлайн-активності співробітників, його переваги, виклики та законність, а також те, як впровадити його етично.
Що таке відстеження активності перегляду?
Відстеження активності перегляду на робочому місці зазвичай включає запис відвіданих вебсайтів, пошукових запитів, активності в соціальних мережах та розмов (іноді включно з журналами повідомлень). Іноді роботодавець також може відстежувати передачу файлів і натискання клавіш (наприклад, повідомлення чи пошукові запити).
Організації можуть використовувати один із кількох методів моніторингу інтернет-активності:
- Мережевий моніторинг через конфігурацію роутера: налаштування роутера для запису інтернет-трафіку;
- Проксі-сервери та фаєрволи можуть записувати інтернет-трафік для адміністративного перегляду, а також блокувати доступ до неналежних вебсайтів;
- Програмне забезпечення для моніторингу співробітників записує всю комп'ютерну активність співробітника, включно з історією перегляду та активністю в соціальних мережах, і має функцію блокування сайтів.
Чи законним є відстеження активності перегляду на робочому місці?
Законність відстеження інтернет-активності залежить від державних і місцевих законів у вашому регіоні. Наприклад, за законодавством США моніторинг співробітників зазвичай є законним. Закон про захист приватності електронних комунікацій (ECPA) загалом дозволяє роботодавцям відстежувати пристрої та мережі, що належать компанії, якщо вони переслідують законні бізнес-цілі. Деякі штати спонукають організації повідомляти співробітників про діяльність з відстеження; інші штати залишають повідомлення на розсуд роботодавця. Роботодавцям також рекомендується мати чітку політику, яка описує обсяг і практики моніторингу.
Загальний регламент про захист даних (GDPR) регулює відстеження комп'ютерної активності співробітників у ЄС. Згідно з ним, організації повинні обмежувати збір даних тим, що суворо необхідно для законних бізнес-цілей, інформувати персонал про моніторинг і часто отримувати їхню згоду.
Подібні регламенти щодо захисту даних застосовуються в Австралії, Індії, Канаді, Данії та інших країнах.
Інші юрисдикції мають суворіший захист приватності. У Греції, наприклад, електронне спостереження заборонено, якщо роботодавець не має законного дозволу або законної бізнес-мети. Нідерланди вимагають, щоб організації мали законні бізнес-інтереси, які переважають права співробітників на приватність, для впровадження моніторингу співробітників. Фінляндія обмежує моніторинг електронних листів, дзвінків та використання комп'ютера.
У цьому розділі ми надали лише короткий огляд законності моніторингу співробітників у різних юрисдикціях. Загалом, хоча моніторинг співробітників у більшості країн є законним, спостерігається дедалі більший акцент на балансі між інтересами роботодавця та правами співробітників на приватність. Ми рекомендуємо проконсультуватися з юридичним радником перед впровадженням практик відстеження у вашій організації.
Як моніторинг активності перегляду може принести користь вашому бізнесу?
Відстеження активності перегляду може принести користь як організаціям, так і співробітникам, і ось як:
- Моніторинг підвищує продуктивність. Боротися зі спокусою перевірити вхідні повідомлення в чаті або сайт покупок може бути складно, і не всі можуть цьому опиратися. Відстеження активності перегляду виявляє співробітників, які витрачають надмірно багато часу на діяльність, не пов'язану з роботою, таку як особисте перегортання сторінок, соціальні мережі, відеоплатформи та інше. Маючи цю інформацію, менеджери можуть вживати заходів для покращення концентрації та продуктивності, наприклад, блокуючи відволікаючі фактори.
- Зібрані дані виявляють прогалини в навичках. Якщо співробітник часто гуглить, як користуватися певним застосунком, необхідним для роботи, йому може знадобитися додаткове навчання. Аналіз історії перегляду співробітника може дати вам підказку про те, яких навичок і знань йому бракує. Після цього ви можете відповідно спланувати програми навчання та розвитку.
- Відстеження підвищує безпеку даних. Надійне рішення DLP може виявляти та запобігати несанкціонованому доступу, поширенню чи завантаженню співробітниками конфіденційних даних компанії.
- Моніторинг допомагає підвищити безпеку мережі компанії. Спеціалізоване програмне забезпечення може виявляти спроби отримати доступ до шкідливих вебсайтів або завантажити заражені файли.
Виклики моніторингу інтернет-активності
Незважаючи на всі свої переваги, відстеження активності перегляду співробітників може мати зворотний ефект, якщо його впроваджено неетично. Головна проблема тут — приватність працівника. Співробітники мають право на приватність, і використання надто інвазивних методів моніторингу може призвести до недовіри, ворожого робочого середовища і навіть юридичних наслідків. Співробітники можуть відчувати, що їх надмірно контролюють і не довіряють їм, що може знизити їхнє задоволення роботою та спонукати шукати кращі умови в інших компаніях.
Відстеження інтернет-активності також пов'язане з технічними викликами. Впровадження та підтримка систем моніторингу може бути складним і дорогим. Крім того, навіть найнадійніші рішення схильні до помилок. Вони можуть позначати законну діяльність як підозрілу, що призводить до непотрібного пильного контролю за співробітниками.
Впровадження моніторингу співробітників вимагає обережного підходу, щоб пом'якшити ці труднощі та отримати всі переваги.
Відстеження активності перегляду без шкоди для довіри
Ми зібрали найкращі практики впровадження програмного забезпечення для відстеження.
Оберіть надійне програмне забезпечення
Сучасний ринок пропонує безліч інструментів моніторингу співробітників для відстеження активності перегляду. CleverControl — одне з найпередовіших і найнадійніших рішень у цій сфері. Воно відстежує історію перегляду кожного співробітника, пошукові запити, час, проведений на кожному вебсайті, та активність у соціальних мережах. Зібрані дані узагальнюються в чітких статистичних діаграмах і графіках, що дозволяє швидко аналізувати індивідуальну продуктивність і тенденції в межах усієї команди. Платформа також пропонує гнучкі налаштування блокування сайтів, тож ви можете обмежити відволікаючі фактори та допомогти співробітникам зосередитися на роботі.
Дотримуйтеся принципів прозорості
Менеджеру навряд чи вдасться завоювати довіру своєї команди без чіткої комунікації щодо моніторингу активності. Чесність завжди є найкращою політикою. Ми рекомендуємо відкрито повідомляти співробітникам про причини впровадження заходів відстеження, навіть якщо ваша юрисдикція цього не вимагає. Будьте прозорими щодо того, які дані збираються: відвідані вебсайти, час, витрачений на цих сайтах, знімки екрана, журнали соціальних мереж тощо. Коли це можливо, отримуйте згоду співробітників на моніторинг, особливо для більш інвазивних методів.
Фокусуйтеся на агрегованих даних, коли це можливо
Якщо це прийнятно для цілей вашого моніторингу, видаліть персонально ідентифіковану інформацію з аналізу активності, щоб захистити приватність співробітників. Намагайтеся зосередитися на аналізі тенденцій, а не окремої активності. Не відстежуйте історію перегляду конкретного співробітника; натомість шукайте закономірності, як-от надмірний час у соціальних мережах або відвідування ризикованих вебсайтів.
Обмежте обсяг моніторингу
Визначте чіткі цілі моніторингу та обсяг даних, які вам потрібно зібрати для їх досягнення. Наприклад, якщо мета — виявити відволікаючі фактори, достатньо буде фіксувати відвідані вебсайти та час, проведений на них. Запис вхідних і вихідних повідомлень у соціальних мережах у цьому випадку буде надмірним.
Активність перегляду слід відстежувати лише на пристроях, що належать компанії, і лише в робочий час. Уникайте моніторингу активності співробітників поза робочим часом або на особистих пристроях. Єдиним винятком може бути випадок, коли співробітник використовує особистий пристрій для роботи. У цьому випадку обране рішення для моніторингу повинно мати функцію реєстрації початку та завершення роботи, щоб співробітник міг зупинити моніторинг наприкінці робочого дня.
Створіть і поширте чіткі рекомендації
Організація повинна мати комплексну політику використання інтернету, яка визначає прийнятну та неприйнятну поведінку в мережі. Крім того, повинна існувати окрема політика, яка описує обсяг моніторингу, спосіб використання зібраних даних, тривалість їх зберігання та те, хто має до них доступ. Обидві політики повинні бути легкодоступними для співробітників. Команда повинна розуміти політики та їхні наслідки, а також мати канал для висловлення своїх занепокоєнь.
Регулярно переглядайте та коригуйте
Практики моніторингу не повинні бути незмінними. Їх слід періодично переглядати, щоб переконатися, що вони все ще необхідні та ефективні.
Активно прислухайтеся до відгуків співробітників і коригуйте відстеження відповідно до будь-яких занепокоєнь щодо приватності. Крім того, вам слід бути в курсі відповідних законів про приватність і трудове законодавство та забезпечувати відповідність будь-яким змінам.
Підсумки
Відстеження активності перегляду співробітників може значно покращити продуктивність і концентрацію співробітників та зміцнити безпеку компанії. Однак практики моніторингу вимагають обережного підходу, який дозволить вам уникнути їхніх негативних сторін. Надаючи пріоритет прозорості, зосереджуючись на агрегованих даних і поважаючи приватність співробітників, ви можете впровадити моніторинг активності перегляду таким чином, щоб зберегти довіру та сприяти позитивному робочому середовищу.
