أهم 5 أخطاء ترتكبها الشركات عند مراقبة الموظفين عن بُعد

يعد الإفراط في استخدام تقنيات المراقبة الجائرة أحد أهم الأخطاء التي يمكن أن يرتكبها المديرون. من المفهوم أنه من المغري للشركة أن تعرف بالضبط ما يفعله الموظفون في العمل بالدقيقة، وما هي التطبيقات التي يستخدمونها، والرسائل التي يكتبونها في محادثة غير رسمية مع زميل لهم، أو حتى الدخول إلى كاميرا الويب الخاصة بهم ومعرفة ما يفعلونه. ويبرر المديرون هذه الإجراءات بمخاوف تتعلق بالإنتاجية أو الأمن، ولكن في كثير من الحالات، يمكن أن يأتي هذا التدقيق بنتائج عكسية مذهلة. ومن غير المستغرب أن يرى الموظفون في مثل هذه المراقبة العميقة انعداماً للثقة وانتهاكاً فظاً للخصوصية. 39% من الموظفين يعترفون بأن المراقبة تفسد علاقاتهم مع صاحب العمل، ويرى 43% منهم أنها السبب في انخفاض الروح المعنوية في الشركة. تضع المراقبة المفرطة ضغوطًا نفسية غير ضرورية على الموظفين، وتولد الاستياء، وتخلق ثقافة الشك والإدارة التفصيلية، ومن المحتمل أن تؤدي إلى ارتفاع معدل دوران الموظفين.

هناك نهج أكثر فعالية يتمثل في قصر المراقبة على البيانات الضرورية فقط لتقييم الإنتاجية والحفاظ على الأمن. إلى جانب ذلك، من الضروري أن تكون منفتحاً وشفافاً مع الموظفين بشأن سياسات المراقبة.

يتطور هذا الخطأ من الخطأ السابق. فبدلاً من تقييم إنتاجية الموظف ونتائجه، قد يركز المدير فقط على تتبع نشاطه اليومي وقياسه كمياً: عدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، أو الوقت الذي يقضيه على تطبيقات ومواقع معينة، أو حتى عدد مرات النقرات بالماوس. وغني عن القول أن مثل هذه المقاييس لا تقدم سوى نظرة عامة سطحية على عمل الموظف ولا تعكس إنتاجيته أو قيمته للمؤسسة. فقد يبدو الموظف "نشطًا" على جهاز الكمبيوتر الخاص به لساعات دون أن ينجز فعليًا أي عمل ذي معنى. وفي الوقت نفسه، قد يحقق موظف آخر نتائج مهمة في فترة أقصر من خلال العمل المركز، ويقطعها بمقاطع فيديو مضحكة للقطط أو تصفح الميمات للاسترخاء. لا يأخذ تتبع النشاط فقط في الحسبان أنماط العمل الفردية وقد يجعل الموظفين يعطون الأولوية "للظهور بمظهر المشغول" على تقديم نتائج ذات جودة.

إن اتباع نهج فعال في إدارة الموظفين عن بُعد يعني وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس والتركيز على النتائج الملموسة وجودة المنجزات بدلاً من سجلات الأنشطة الدقيقة. عندما تثق بالموظفين في إدارة وقتهم والتركيز على النتائج، فإنهم سيعملون بطريقة تناسب نقاط قوتهم وتفيد الشركة في نهاية المطاف.

الشفافية والتواصل هما حجر الزاوية في أي نوع من أنواع مراقبة الموظفين، خاصة في ظروف العمل عن بُعد. ولسوء الحظ، تقرر العديد من الشركات عدم إبلاغ موظفيها بشأن المراقبة على الإطلاق. تلك التي تفعل ذلك تفشل في توفير سياسات مراقبة واضحة في الغالبية العظمى من الحالات - فقط ثلث الموظفين (32%) الذين شملهم استطلاع فوربس أدفايزر (Forbes Advisor) تلقوا أي إرشادات أو سياسات تتعلق بالمراقبة.

قد لا يؤدي هذا الإهمال إلى الإضرار بمعنويات الموظفين فحسب، بل قد يؤدي أيضًا إلى فرض غرامات باهظة لعدم الامتثال لقوانين ولوائح الخصوصية.

يجب على الشركات نشر سياسات المراقبة الخاصة بها، بما في ذلك أسباب المراقبة، ونطاق البيانات التي يتم جمعها، ومن يمكنه الوصول إلى السجلات، ومدة تخزينها. ومن خلال التحديثات المنتظمة وفرص الحوار حول ممارسات المراقبة، سيشعر الموظفون بالاطلاع والاحترام وستقل مقاومتهم للمراقبة.

الخطأ التالي في المراقبة هو الميل إلى تطبيق نهج واحد على جميع الموظفين عن بُعد، بغض النظر عن أدوارهم أو مستويات خبرتهم أو سجلاتهم الراسخة. مثل هذا النهج يتجاهل الطبيعة المتنوعة لفرق العمل عن بُعد ومستويات الثقة القائمة مع الموظفين الأفراد. إن مراقبة أخصائي مخضرم عالي الأداء بنفس التدقيق الذي يخضع له الموظف الجديد سيجعل هذا الأخصائي يشعر بعدم الثقة والتضييق عليه. كما أن الموظفين الموثوق بهم الذين يزدهرون بالاستقلالية سيشعرون بالإحباط بشكل خاص بسبب نهج "مقاس واحد يناسب الجميع".

وعلى العكس من ذلك، فإن تكييف نهج المراقبة مع احتياجات الفريق المحددة، ومستويات الثقة، والمسؤوليات الفردية سيكون أكثر فائدة لإدارة الفريق عن بُعد. إن إدراك أن الأدوار المختلفة قد تتطلب مستويات مختلفة من الإشراف، وتوفير الدعم للموظفين الجدد، وإعطاء حرية نسبية للموظفين المخضرمين سيكون نظام مراقبة أكثر فعالية وأقل إحباطاً للمعنويات.

ربما يكون انخفاض رفاهية الموظفين الناجم عن التتبع الشديد أحد أكثر الأخطاء التي يتم تجاهلها في المراقبة. فحتى لو لاحظ المديرون زيادة مستويات التوتر والقلق والإرهاق، فإنهم نادراً ما يربطون ذلك بأساليب المراقبة التي يتبعونها. وفي الوقت نفسه، فإن المراقبة المستمرة قد تدفع الموظفين إلى الظهور بمظهر المشغولين، متجاهلين فترات الراحة التي هم في أمس الحاجة إليها، وتعيق قدرتهم على التركيز والأداء الفعال. فالشركات التي تعطي الأولوية للمراقبة المستمرة على حساب رفاهية الموظفين تخلق بيئة عمل سامة تؤدي إلى العزلة وانخفاض الإنتاجية وانخفاض المشاركة وارتفاع معدلات التغيب عن العمل ودوران الموظفين.

تُعد بيئة العمل الداعمة والمبنية على الثقة ضرورية للنجاح على المدى الطويل، خاصة في فرق العمل عن بُعد. فبالإضافة إلى سياسات المراقبة الواضحة والتركيز على النتائج، يجب على المؤسسات تشجيع التواصل المفتوح حول عبء العمل والإجهاد والنظر في تنفيذ مبادرات الرفاهية المصممة خصيصاً للموظفين عن بُعد.

تعد إدارة الموظفين عن بُعد مهمة صعبة، ويمكن أن يؤدي تتبع الموظفين إما إلى تزييت العجلات أو جلب المزيد من المتاعب، اعتمادًا على كيفية تنفيذها. إن المراقبة الجائرة، وإعطاء الأولوية للنشاط على النتائج، وانعدام الشفافية، واتباع نفس النهج مع جميع الموظفين، وإهمال رفاهية الموظفين، هي أخطاء فادحة في المراقبة. إن ارتكابها يعني تقويض ثقة موظفيك وإنتاجيتهم وخلق بيئة مرهقة وخانقة، حيث لا يوجد مجال للتحفيز والإبداع. يجب على المؤسسات إعادة تقييم نهجها وتنفيذ المراقبة بشكل أخلاقي وشفاف مع التركيز على النتيجة. هل تريد معرفة كيفية القيام بذلك؟ اطلع على الدليل على مراقبة الموظفين عن بُعد إن تبني نهج متوازن وأخلاقي في إدارة الموظفين عن بُعد ليس مجرد مسألة تتعلق بأفضل الممارسات؛ بل هو أمر ضروري لبناء قوة عاملة مزدهرة ومستدامة عن بُعد على المدى الطويل.