Top 5 fouten die bedrijven maken bij het monitoren van externe werknemers

Overmatig gebruik van invasieve monitoringtechnieken is een van de grootste fouten die managers kunnen maken. Het is begrijpelijkerwijs verleidelijk voor een bedrijf om tot op de minuut precies te weten wat werknemers op het werk doen, welke apps ze gebruiken, welke berichten ze typen in een casual chat met een collega, of zelfs toegang te krijgen tot hun webcam en te zien wat ze aan het doen zijn. Managers rechtvaardigen deze maatregelen met productiviteits- of veiligheidsoverwegingen, maar in veel gevallen kan een dergelijke controle een spectaculair averechts effect hebben. Het zal niemand verbazen dat werknemers een dergelijke vergaande controle zien als een gebrek aan vertrouwen en een grove schending van hun privacy. 39% van de werknemers geeft toe dat monitoring hun relatie met de werkgever verziekt en 43% ziet het als de reden voor een dalende bedrijfsmoraal. Overmatig toezicht legt onnodige psychologische druk op werknemers, wekt wrok, creëert een cultuur van wantrouwen en micromanagement en leidt mogelijk tot een hoger verloop.

Een effectievere aanpak is om het monitoren te beperken tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het evalueren van de productiviteit en het handhaven van de veiligheid. Daarnaast is het essentieel om open en transparant te zijn met werknemers over het monitoringbeleid.

Deze fout vloeit voort uit de vorige. In plaats van de output en resultaten van de medewerker te beoordelen, kan de manager zich alleen richten op het bijhouden en kwantificeren van hun dagelijkse activiteiten: het aantal verzonden e-mails, de tijd die wordt doorgebracht op bepaalde apps en sites, of zelfs de frequentie van muisklikken. Het hoeft geen betoog dat dergelijke statistieken slechts een oppervlakkig overzicht geven van het werk van de medewerker en niet hun productiviteit of waarde voor de organisatie weerspiegelen. Een medewerker kan urenlang "actief" lijken op zijn computer zonder echt iets zinvols te doen. Ondertussen kan een ander in een kortere periode aanzienlijke resultaten behalen door geconcentreerd te werken en dit te onderbreken met grappige kattenvideo's of het bekijken van memes om te ontspannen. Het bijhouden van alleen activiteit houdt geen rekening met individuele werkstijlen en kan ervoor zorgen dat werknemers prioriteit geven aan "bezig lijken" boven het leveren van kwaliteitsresultaten.

Een effectieve benadering van het managen van werknemers op afstand betekent het stellen van duidelijke, meetbare doelen en focussen op tastbare resultaten en de kwaliteit van deliverables in plaats van op nauwgezette activiteitenlogboeken. Wanneer je medewerkers vertrouwt in het beheren van hun tijd en zich richt op resultaten, zullen ze werken op een manier die past bij hun sterke punten en uiteindelijk het bedrijf ten goede komt.

Transparantie en communicatie zijn de hoekstenen van elke vorm van werknemersmonitoring, vooral bij werk op afstand. Helaas besluiten veel bedrijven hun werknemers helemaal niet te informeren over monitoring. De bedrijven die dat wel doen, bieden in de meeste gevallen geen duidelijk monitoringbeleid - slechts een derde (32%) van de door Forbes Advisor ondervraagde werknemers heeft richtlijnen of beleid met betrekking tot monitoring ontvangen.

Dergelijke nalatigheid kan niet alleen resulteren in een beschadigde werknemersmoraal, maar ook in fikse boetes voor het niet naleven van de privacywet- en regelgeving.

Bedrijven moeten hun monitoringbeleid communiceren, inclusief de redenen voor monitoring, de reikwijdte van de verzamelde gegevens, wie toegang heeft tot de logs en hoe lang ze worden opgeslagen. Met regelmatige updates en mogelijkheden voor dialoog over monitoringpraktijken zullen werknemers zich geïnformeerd en gerespecteerd voelen en zich minder verzetten tegen monitoring.

De volgende fout bij het monitoren is de neiging om één benadering toe te passen op alle medewerkers op afstand, ongeacht hun rol, ervaringsniveau of bewezen staat van dienst. Een dergelijke benadering negeert de diversiteit van externe teams en de mate van vertrouwen die is opgebouwd met individuele werknemers. Als je een ervaren, goed presterende specialist net zo nauwlettend in de gaten houdt als een nieuwkomer, zal de professional zich gewantrouwd en verstikt voelen. Betrouwbare werknemers die gedijen op onafhankelijkheid zullen vooral gedemotiveerd raken door de one-size-fits-all benadering.

Integendeel, het afstemmen van de monitorbenadering op specifieke teambehoeften, vertrouwensniveaus en individuele verantwoordelijkheden zal gunstiger zijn voor teambeheer op afstand. Erkennen dat verschillende rollen verschillende niveaus van toezicht kunnen vereisen, ondersteuning bieden aan nieuwkomers en relatieve vrijheid geven aan doorgewinterde werknemers zal een effectiever en minder demoraliserend controlesysteem zijn.

Het afnemen van het welzijn van werknemers door agressief monitoren is misschien wel een van de meest over het hoofd geziene fouten bij het monitoren. Zelfs als managers verhoogde stressniveaus, angst en burn-out opmerken, koppelen ze dit zelden aan hun monitoringmethoden. Ondertussen kan constant toezicht werknemers ertoe aanzetten druk te lijken, broodnodige pauzes te negeren en hun vermogen om zich te concentreren en effectief te presteren belemmeren. Bedrijven die prioriteit geven aan voortdurende controle ten koste van het welzijn van hun werknemers creëren een giftige werkomgeving die leidt tot isolement, verminderde productiviteit, minder betrokkenheid en een hoger ziekteverzuim en personeelsverloop.

Een ondersteunende en op vertrouwen gebaseerde werkomgeving is essentieel voor succes op de lange termijn, vooral in externe teams. Naast een duidelijk controlebeleid en focus op de resultaten, moeten organisaties open communicatie over werkdruk en stress aanmoedigen en overwegen om welzijnsinitiatieven te implementeren die speciaal zijn ontworpen voor werknemers op afstand.

Personeelsbeheer op afstand is een uitdagende taak en het volgen van werknemers kan zowel de wielen oliën als meer problemen opleveren, afhankelijk van hoe het wordt geïmplementeerd. Invasieve monitoring, prioriteit geven aan activiteit boven resultaten, gebrek aan transparantie, dezelfde aanpak voor alle werknemers en het verwaarlozen van het welzijn van werknemers zijn kritieke fouten bij het monitoren. Als je deze fouten maakt, ondermijn je het vertrouwen en de productiviteit van je werknemers en creëer je een stressvolle, verstikkende omgeving waar geen ruimte is voor motivatie en creativiteit. Organisaties moeten hun aanpak opnieuw evalueren en monitoring op een ethische en transparante manier implementeren met een focus op het resultaat. Wil je weten hoe je dat doet? Bekijk onze gids over het monitoren van werknemers op afstand. Het omarmen van een evenwichtige en ethische benadering van het beheer van werknemers op afstand is niet alleen een kwestie van best practice; het is essentieel voor het opbouwen van een bloeiend en duurzaam personeelsbestand op afstand op de lange termijn.