Top 5 greșeli pe care le fac companiile atunci când monitorizează angajații la distanță

Utilizarea excesivă a tehnicilor invazive de monitorizare este una dintre cele mai importante greșeli pe care le pot face managerii. Este lesne de înțeles că o companie este tentată să știe exact ce fac angajații la serviciu, la minut, ce aplicații folosesc, ce mesaje scriu într-o discuție ocazională cu un coleg sau chiar să le acceseze camera web și să vadă ce fac. Managerii justifică aceste măsuri prin preocupări legate de productivitate sau securitate, însă, în multe cazuri, un astfel de control se poate întoarce spectaculos împotriva lor. Deloc surprinzător, angajații văd o astfel de monitorizare profundă drept o lipsă de încredere și o încălcare grosolană a vieții private. 39% dintre angajați recunosc că monitorizarea le strică relațiile cu angajatorul, iar 43% consideră că aceasta este motivul pentru scăderea moralului companiei. Monitorizarea excesivă pune o presiune psihologică inutilă asupra angajaților, generează resentimente, creează o cultură a suspiciunii și a micromanagementului și poate duce la creșterea fluctuației de personal.

O abordare mai eficientă este limitarea monitorizării la datele care sunt strict necesare pentru evaluarea productivității și menținerea securității. În plus, este esențial să fiți deschis și transparent cu angajații cu privire la politicile de monitorizare.

Această greșeală evoluează de la cea anterioară. În loc să evalueze producția și rezultatele angajatului, managerul s-ar putea concentra doar pe urmărirea și cuantificarea activității sale zilnice: numărul de e-mailuri trimise, timpul petrecut pe anumite aplicații și site-uri sau chiar frecvența clicurilor pe mouse. Inutil de spus că astfel de măsurători oferă doar o imagine superficială a activității angajatului și nu reflectă productivitatea sau valoarea acestuia pentru organizație. Un angajat poate părea "activ" la computer ore în șir, fără să efectueze de fapt nicio activitate semnificativă. Între timp, un altul ar putea obține rezultate semnificative într-o perioadă mai scurtă prin muncă concentrată, întrerupând-o cu videoclipuri amuzante cu pisici sau navigând pe meme-uri pentru a se relaxa. Urmărirea doar a activității nu ține cont de stilurile individuale de lucru și poate face ca angajații să acorde prioritate "a părea ocupați" în detrimentul obținerii unor rezultate de calitate.

O abordare eficientă a gestionării angajaților de la distanță înseamnă stabilirea unor obiective clare și măsurabile și concentrarea pe rezultate tangibile și pe calitatea produselor livrate, mai degrabă decât pe jurnalele meticuloase de activitate. Atunci când aveți încredere în angajați să își gestioneze timpul și să se concentreze pe rezultate, aceștia vor lucra într-un mod care se potrivește cu punctele lor forte și care, în cele din urmă, aduce beneficii companiei.

Transparența și comunicarea sunt pietrele de temelie ale oricărui tip de monitorizare a angajaților, în special în condiții de muncă la distanță. Din păcate, multe companii decid să nu își informeze deloc angajații cu privire la monitorizare. Cele care o fac nu reușesc să ofere politici clare de monitorizare în marea majoritate a cazurilor - doar o treime (32%) dintre angajații intervievați de Forbes Advisor au primit orientări sau politici privind monitorizarea.

O astfel de neglijență poate duce nu numai la scăderea moralului angajaților, ci și la amenzi mari pentru nerespectarea legilor și reglementărilor privind confidențialitatea.

Întreprinderile ar trebui să își comunice politicile de monitorizare, inclusiv motivele monitorizării, domeniul de aplicare al datelor colectate, cine poate accesa jurnalele și cât timp sunt acestea stocate. Cu actualizări regulate și oportunități de dialog cu privire la practicile de monitorizare, angajații se vor simți informați și respectați și vor fi mai puțin refractari la monitorizare.

Următoarea greșeală în monitorizare este tendința de a aplica o singură abordare tuturor angajaților de la distanță, indiferent de rolurile, nivelurile de experiență sau istoricul lor. O astfel de abordare ignoră natura diversă a echipelor la distanță și nivelurile de încredere stabilite cu angajații individuali. Monitorizarea unui specialist veteran cu performanțe ridicate cu aceeași atenție ca și a unui nou angajat va face ca profesionistul să se simtă neîncrezător și sufocat. Angajații de încredere care prosperă prin independență vor fi deosebit de demotivați de abordarea de tip "mărime unică pentru toți".

Dimpotrivă, adaptarea abordărilor de monitorizare la nevoile specifice ale echipei, la nivelurile de încredere și la responsabilitățile individuale va fi mai benefică pentru gestionarea echipei la distanță. Recunoașterea faptului că diferite roluri pot necesita diferite niveluri de supraveghere, oferirea de sprijin noilor angajați și acordarea unei libertăți relative angajaților experimentați va constitui un sistem de monitorizare mai eficient și mai puțin demoralizant.

Scăderea bunăstării angajaților cauzată de urmărirea agresivă este probabil una dintre cele mai neglijate greșeli în monitorizare. Chiar dacă managerii observă niveluri crescute de stres, anxietate și epuizare, rareori le leagă de metodele lor de monitorizare. Între timp, supravegherea constantă poate împinge angajații să pară ocupați, ignorând pauzele atât de necesare, și le poate împiedica capacitatea de a se concentra și de a performa eficient. Companiile care acordă prioritate monitorizării constante în detrimentul bunăstării angajaților creează un mediu de lucru toxic care duce la izolare, scăderea productivității, scăderea implicării și creșterea ratei absenteismului și a fluctuației personalului.

Un mediu de lucru de susținere și încredere este esențial pentru succesul pe termen lung, în special în echipele la distanță. În plus față de politicile clare de monitorizare și concentrarea pe rezultate, organizațiile ar trebui să încurajeze comunicarea deschisă cu privire la volumul de muncă și stres și să ia în considerare implementarea inițiativelor de bunăstare concepute special pentru angajații de la distanță.

Gestionarea angajaților de la distanță este o sarcină dificilă, iar urmărirea angajaților poate fie să ungă roțile, fie să aducă mai multe probleme, în funcție de modul în care este implementată. Monitorizarea invazivă, prioritizarea activității în detrimentul rezultatelor, lipsa de transparență, aceeași abordare pentru toți angajații și neglijarea bunăstării angajaților sunt greșeli critice în monitorizare. Să le faci înseamnă să subminezi încrederea și productivitatea angajaților și să creezi un mediu stresant, sufocant, în care nu există loc pentru motivație și creativitate. Organizațiile ar trebui să își reevalueze abordarea și să implementeze monitorizarea în mod etic și transparent, cu accent pe rezultat. Vreți să știți cum să o faceți? Consultați site-ul nostru ghid privind monitorizarea angajaților la distanță. Adoptarea unei abordări echilibrate și etice a gestionării angajaților la distanță nu este doar o chestiune de bune practici; este esențială pentru construirea unei forțe de muncă la distanță înfloritoare și durabilă pe termen lung.