Według amerykańskiego Biura Statystyki Pracy, prawie 23% pracowników, czyli 32,6 miliona osób, pracowało zdalnie przynajmniej częściowo w 2024 roku. Globalnie, 16% firm jest obecnie w pełni zdalnych. Liczby te dowodzą, że praca zdalna jest nadal popularnym trendem, podobnie jak monitorowanie pracowników. Dzięki narzędziom do śledzenia, organizacje chcą mieć pewność, że ich pracownicy zdalni są tak samo produktywni i zaangażowani jak w biurze. Poza tym monitorowanie pracowników pomaga zminimalizować zagrożenia bezpieczeństwa, które są zwykle wyższe, gdy pracownicy pracują zdalnie. Jednak w swojej determinacji do utrzymania produktywności, wzmocnienia bezpieczeństwa i zapewnienia zgodności z przepisami, firmy często popełniają błędy w monitorowaniu. Błędy te podważają zaufanie i morale oraz rujnują produktywność, którą organizacje chcą zwiększyć.
W tym artykule omówimy 5 najczęściej popełnianych przez firmy błędów w zdalnym zarządzaniu pracownikami.
Błąd 1: Nadmierne poleganie na inwazyjnych technikach monitorowania
Nadużywanie inwazyjnych technik monitorowania jest jednym z najważniejszych błędów, jakie mogą popełnić menedżerowie. Zrozumiałe jest, że firma chce wiedzieć dokładnie, co pracownicy robią w pracy z dokładnością co do minuty, z jakich aplikacji korzystają, jakie wiadomości wpisują na czacie z kolegą, a nawet uzyskać dostęp do ich kamery internetowej i zobaczyć, co robią. Menedżerowie uzasadniają te środki troską o produktywność lub bezpieczeństwo, ale w wielu przypadkach taka kontrola może przynieść spektakularne skutki odwrotne do zamierzonych. Nic dziwnego, że pracownicy postrzegają tak dogłębne monitorowanie jako brak zaufania i niegrzeczne naruszenie prywatności. 39% pracowników przyznaje, że monitorowanie psuje ich relacje z pracodawcą, a 43% uważa je za przyczynę spadku morale w firmie. Nadmierne monitorowanie wywiera niepotrzebną presję psychologiczną na pracowników, rodzi niechęć, tworzy kulturę podejrzliwości i mikrozarządzania oraz potencjalnie prowadzi do większej rotacji.
Bardziej skutecznym podejściem jest ograniczenie monitorowania do danych, które są absolutnie niezbędne do oceny produktywności i utrzymania bezpieczeństwa. Poza tym ważne jest, aby być otwartym i przejrzystym wobec pracowników w zakresie polityki monitorowania.
Błąd 2: Koncentrowanie się na działaniach, a nie na wynikach
This mistake evolves from the previous one. Instead of assessing the employee's output and results, the manager might focus solely on tracking and quantifying their daily activity: number of emails sent, time spent on particular apps and sites, or even the frequency of mouse clicks. Needless to say, such metrics provide only a superficial overview of the employee's work and do not reflect their productivity or value to the organization. An employee might appear "active" on their computer for hours without actually completing any meaningful work. Meanwhile, another might achieve significant results in a shorter period through focused work, breaking it with funny cat videos or browsing memes to relax. Tracking activity only does not account for individual work styles and may make employees prioritize "appearing busy" over delivering quality results.
Skuteczne podejście do zarządzania pracownikami zdalnymi oznacza wyznaczanie jasnych, mierzalnych celów i koncentrowanie się na namacalnych wynikach i jakości dostarczanych produktów, a nie na drobiazgowych dziennikach aktywności. Kiedy zaufasz pracownikom, że będą zarządzać swoim czasem i skupiać się na wynikach, będą pracować w sposób, który odpowiada ich mocnym stronom i ostatecznie przynosi korzyści firmie.
Błąd 3: Brak przejrzystości i komunikacji
Przejrzystość i komunikacja to podstawy każdego rodzaju monitoringu pracowników, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej. Niestety, wiele firm decyduje się w ogóle nie informować swoich pracowników o monitoringu. Te, które to robią, w zdecydowanej większości przypadków nie zapewniają jasnych zasad monitorowania - tylko jedna trzecia (32%) pracowników ankietowanych przez Forbes Advisor otrzymała jakiekolwiek wytyczne lub zasady dotyczące monitorowania.
Takie zaniedbanie może skutkować nie tylko pogorszeniem morale pracowników, ale także wysokimi karami za nieprzestrzeganie przepisów i regulacji dotyczących prywatności.
Firmy powinny komunikować swoje zasady monitorowania, w tym powody monitorowania, zakres gromadzonych danych, kto może uzyskać dostęp do dzienników i jak długo są one przechowywane. Dzięki regularnym aktualizacjom i możliwościom dialogu na temat praktyk monitorowania, pracownicy będą czuli się poinformowani i szanowani oraz będą mniej odporni na monitorowanie.
Błąd 4: Podejście uniwersalne
Kolejnym błędem w monitorowaniu jest tendencja do stosowania jednego podejścia do wszystkich pracowników zdalnych, niezależnie od ich ról, poziomu doświadczenia lub ustalonych osiągnięć. Takie podejście ignoruje zróżnicowany charakter zespołów zdalnych i poziom zaufania ustanowiony z poszczególnymi pracownikami. Monitorowanie doświadczonego specjalisty o wysokiej wydajności z taką samą uwagą jak nowo zatrudnionego sprawi, że poczuje się on nieufny i stłamszony. Niezawodni pracownicy, którzy rozwijają się dzięki niezależności, będą szczególnie zdemotywowani przez uniwersalne podejście.
Wręcz przeciwnie, dostosowanie podejścia do monitorowania do konkretnych potrzeb zespołu, poziomów zaufania i indywidualnych obowiązków będzie bardziej korzystne dla zdalnego zarządzania zespołem. Uznanie, że różne role mogą wymagać różnych poziomów nadzoru, zapewnianie wsparcia nowym pracownikom i dawanie względnej swobody doświadczonym pracownikom będzie bardziej skutecznym i mniej demoralizującym systemem monitorowania.
Błąd 5: Zaniedbywanie dobrego samopoczucia i zdrowia psychicznego pracowników
Spadek samopoczucia pracowników spowodowany agresywnym śledzeniem jest prawdopodobnie jednym z najczęściej pomijanych błędów w monitorowaniu. Nawet jeśli menedżerowie zauważają zwiększony poziom stresu, niepokoju i wypalenia, rzadko wiążą je ze swoimi metodami monitorowania. Tymczasem ciągły nadzór może zmuszać pracowników do wydawania się zajętymi, ignorowania bardzo potrzebnych przerw i utrudniać im skupienie się i efektywne działanie. Firmy nadające priorytet ciągłemu monitorowaniu kosztem dobrego samopoczucia pracowników tworzą toksyczne środowisko pracy, które prowadzi do izolacji, zmniejszonej produktywności, niższego zaangażowania oraz wyższych wskaźników absencji i rotacji.
Wspierające i oparte na zaufaniu środowisko pracy ma zasadnicze znaczenie dla długoterminowego sukcesu, zwłaszcza w zespołach zdalnych. Oprócz jasnych zasad monitorowania i skupienia się na wynikach, organizacje powinny zachęcać do otwartej komunikacji na temat obciążenia pracą i stresu oraz rozważyć wdrożenie inicjatyw dotyczących dobrego samopoczucia, zaprojektowanych specjalnie dla pracowników zdalnych.
Wniosek
Zdalne zarządzanie pracownikami jest trudnym zadaniem, a śledzenie pracowników może albo naoliwić koła, albo przynieść więcej kłopotów, w zależności od tego, jak zostanie wdrożone. Inwazyjne monitorowanie, przedkładanie aktywności nad wyniki, brak przejrzystości, takie samo podejście do wszystkich pracowników i zaniedbywanie dobrego samopoczucia pracowników to krytyczne błędy w monitorowaniu. Ich popełnianie oznacza podważanie zaufania i produktywności pracowników oraz tworzenie stresującego, dusznego środowiska, w którym nie ma miejsca na motywację i kreatywność. Organizacje powinny ponownie ocenić swoje podejście i wdrożyć monitorowanie w sposób etyczny i przejrzysty, koncentrując się na wynikach. Chcesz wiedzieć, jak to zrobić? Sprawdź nasze przewodnik na temat monitorowania pracowników zdalnych. Przyjęcie zrównoważonego i etycznego podejścia do zarządzania pracownikami zdalnymi to nie tylko kwestia najlepszych praktyk; jest to niezbędne do budowania dobrze prosperującej i zrównoważonej siły roboczej w dłuższej perspektywie.
