Świat cyfrowy wprowadza wiele zmian do naszego życia. Nie ma sensu zaprzeczać, że postęp najnowocześniejszych technologii informatycznych sprzyja komunikacji między ludźmi. Każdy dąży do tworzenia, rozwijania i projektowania czegoś nowego. Monitoring online również nieustannie ewoluuje. Pracodawcy coraz częściej zastanawiają się, jak zwiększyć produktywność każdego pracownika. W efekcie powstały innowacyjne technologie, takie jak oprogramowanie do monitorowania pracowników. Dzisiejszy artykuł omówi podstawy jednej z funkcji monitorowania pracowników — śledzenia aktywności w internecie.
Czym Jest Śledzenie Online Aktywności Przeglądania Pracowników?
Śledzenie online aktywności przeglądania pracowników to narzędzie służące do nadzorowania i rejestrowania działań pracowników w godzinach pracy. Jego główne cele to:
- zapewnienie zgodności z polityką firmy
- zwiększenie produktywności
- ochrona przed zagrożeniami bezpieczeństwa
Ochrona przed zagrożeniami bezpieczeństwa obejmuje śledzenie odwiedzanych stron internetowych, czasu spędzonego online oraz wykorzystania przepustowości łącza.
Według badań Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie, niemal co piąty polski pracownik (19%) świadomie naraża swoją firmę na ryzyko związane z siecią, podczas gdy 33% po prostu nie zdaje sobie sprawy z zagrożeń i nie czuje się odpowiedzialnych za bezpieczeństwo sieciowe. Tego rodzaju dane tłumaczą, dlaczego coraz więcej polskich firm sięga po oprogramowanie do monitorowania korzystania z internetu, aby wcześnie wykrywać ryzykowne zachowania i ograniczać narażenie na tego typu incydenty.
Monitorowanie korzystania z internetu przez pracowników jest uzasadnione wyłącznie w ramach godzin pracy. A dopóki firmy i ich kadra zarządzająca nie naruszają praw pracowniczych, nie ma powodu, aby nie korzystać z takich innowacyjnych rozwiązań.
Cel Monitorowania Korzystania z Internetu przez Pracowników
Istnieje oczywiście wiele powodów, dla których firmy korzystają z tej funkcji. Oto najważniejsze z nich:
- Produktywność: ta funkcja oprogramowania pomaga niemal całkowicie wyeliminować aktywności niezwiązane z pracą w biurze. Jak już wspomniano, znaczna część zagrożeń bezpieczeństwa w polskich firmach wynika z nieświadomego lub ryzykownego zachowania pracowników w sieci. Oprogramowanie do monitorowania korzystania z internetu umożliwia kontrolę nad procesem pracy i zwiększa ogólną produktywność.
- Bezpieczeństwo: kontrola korzystania z internetu pomaga chronić wrażliwe dane firmy przed kradzieżą cybernetyczną. Ponadto blokuje dostęp do złośliwego oprogramowania i niebezpiecznych stron internetowych.
- Optymalizacja Zasobów: śledząc wykorzystanie przepustowości łącza, firmy mogą lepiej zarządzać zasobami swojej sieci. To z kolei zapewnia, że ważne procesy biznesowe otrzymują niezbędną przepustowość i nie są spowalniane przez niepotrzebne użycie.
- Zarządzanie Ryzykiem: ta opcja pomaga ograniczać ryzyko poprzez identyfikowanie i reagowanie na niewłaściwe lub niebezpieczne zachowania, takie jak dostęp do zabronionych treści. Niezapobieganie takim zachowaniom może prowadzić do problemów prawnych lub zaszkodzić reputacji firmy.
Jak Działa Monitorowanie Aktywności Internetowej Pracowników?
Po pierwsze — instalacja agenta: najpierw agent jest instalowany na docelowych urządzeniach — komputerach, laptopach i tabletach. Programy te działają bez obciążania systemu. Rejestrują aktywność internetową, nie ingerując w normalne korzystanie z komputera. Zainstalowany agent zbiera:
- odwiedzane strony internetowe
- uruchomione aplikacje i czas ich używania
- przesłane lub pobrane pliki
- naciśnięcia klawiszy i tekst wyświetlany na ekranie
- zrzuty ekranu
Po drugie — zbieranie i przechowywanie danych: w ustalonych odstępach czasu oprogramowanie wysyła zebrane dane do wybranego magazynu w chmurze. Informacje przesyłane przez narzędzie do monitorowania aktywności internetowej pracownika mogą być dwojakiego rodzaju: zanonimizowane lub powiązane z konkretną osobą. Dane te są odpowiednio szyfrowane i bezpiecznie przechowywane. Dostęp do nich mają wyłącznie upoważnieni menedżerowie.
Po trzecie — raportowanie i analiza: wiele programów do monitorowania pracowników oferuje panele w czasie rzeczywistym. Panele te pokazują bieżące działania pracowników — jakie aplikacje lub strony internetowe są używane — a także poziomy produktywności. Panele te nie są jedynym sposobem analizy otrzymanych danych. Raportowane dane obejmują:
- dzienniki aktywności
- korzystanie z aplikacji
- kategoryzację stron internetowych
- oprogramowanie do śledzenia czasu
Dostępne są również dodatkowe funkcje, takie jak monitorowanie w czasie rzeczywistym, powiadomienia i alerty, blokowanie użytkowników oraz optymalizacja produktywności. Krótko mówiąc, oprogramowanie zapewnia dostęp do danych niezbędnych do zwiększenia produktywności pracowników.
Jak Firmy Monitorują Korzystanie z Internetu przez Pracowników?
Istnieje wiele opcji kontrolowania korzystania z internetu. Oprogramowanie do monitorowania pracowników oferuje taką możliwość. Jako przykład weźmiemy CleverControl wraz z jego głównymi produktami. Przyjrzyjmy się bliżej temu, co oferuje ta branża.
Oprogramowanie do Monitorowania Zdalnego
Oprogramowanie do monitorowania zdalnego dzieli się na dwie różne funkcje: monitorowanie zdalne za pośrednictwem bezpiecznych kont internetowych oraz monitorowanie na żywo w czasie rzeczywistym. Przyjrzyjmy się głównym funkcjom.
Monitorowanie zdalne za pośrednictwem bezpiecznych kont internetowych oferuje następujące opcje:
- jak Twoja przestrzeń pracy zmienia się z minuty na minutę
- jakie zadania się pojawiają i zyskują priorytet
- jakie unikalne pomysły są wyrażane i omawiane
Jeśli chodzi o monitorowanie na żywo w czasie rzeczywistym, oznacza to, że personel administracyjny ma dostęp do następujących elementów zainstalowanych na komputerze pracownika:
- aplikacji
- stron internetowych
- plików
- wiadomości
- e-maili.
Należy jednak pamiętać, że każdy pracownik ma prawne prawo wiedzieć, czy jest monitorowany. Przepisy prawne dotyczące tego zagadnienia stale się zmieniają — dlatego ważne jest, aby być na bieżąco. W Polsce artykuł 22³ Kodeksu pracy wprost dopuszcza monitorowanie korzystania z internetu przez pracownika, pod warunkiem że jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania powierzonych narzędzi. Pracodawca musi jednak poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.
Co Jeszcze Oferują CleverControl i Inne Platformy:
- zrzuty ekranu
- monitorowanie wymiennych urządzeń pamięci masowej (USB, HDD, SD)
- kontrolę drukowania
Każda z wymienionych funkcji ma na celu ograniczenie korzystania z internetu do celów niezwiązanych z pracą.
Czego jeszcze używają firmy do monitorowania aktywności online i korzystania z internetu przez pracowników? Monitorowanie audio i wideo obejmuje nagrywanie dźwięku, rozpoznawanie twarzy, zrzuty z kamery internetowej oraz nagrania z mikrofonu. Przełożony może również monitorować media społecznościowe, jeśli są one wykorzystywane do celów służbowych.
Wszystkie wymienione funkcje oprogramowania pokazują, że firmy starają się jak najbardziej zwiększyć produktywność, biorąc pod uwagę skalę ryzykownych zachowań pracowników w sieci.
Czy Monitorowanie Aktywności Internetowej Pracowników Jest Legalne?
Zdecydowanie tak! Przepisy prawne zależą od kraju, w którym działa organizacja. Przyjrzyjmy się ramom prawnym obowiązującym w Polsce jako państwie członkowskim Unii Europejskiej.
W Polsce monitorowanie danych pracowników jest regulowane przez Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO) UE w połączeniu z artykułem 22³ Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca może wprowadzić monitorowanie korzystania z internetu przez pracownika, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania powierzonych narzędzi pracy, przy czym monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu, najpóźniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Nadzór nad przestrzeganiem tych zasad sprawuje Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), który w przeszłości nakładał wysokie kary na pracodawców za prowadzenie ukrytego lub niezgodnego z przepisami monitoringu.
Jeśli informacje są pozyskiwane w ramach tych przepisów prawnych, mogą być monitorowane, rejestrowane i analizowane.
Najczęściej Zadawane Pytania
Jakie Są Wyzwania Związane z Monitorowaniem Korzystania z Internetu przez Pracowników?
Typowe wyzwania to:
- obawy dotyczące prywatności
- zgodność z przepisami prawnymi
- morale pracowników
- wdrożenie techniczne
- nadmiar danych
- koszty
Jak Monitorować Korzystanie z Internetu przez Pracowników w Przypadku Pracy Hybrydowej lub Zdalnej?
W przypadku hybrydowego lub zdalnego trybu pracy możliwe jest korzystanie z tych samych narzędzi programowych, które wymieniono powyżej, poprzez zdalny dostęp do komputerów za pomocą oprogramowania do monitorowania pracowników.
Czy Pracodawca Może Śledzić Korzystanie z WiFi?
Tak, wiele firm faktycznie monitoruje i rejestruje ruch przechodzący przez ich sieć ze względów prawnych i bezpieczeństwa. Jeśli korzystasz z WiFi do celów prywatnych, dane te prawdopodobnie zostaną zarejestrowane. Ponieważ są one przechowywane przez pewien czas, mogą być również analizowane.
Jak Mogę Monitorować Przepustowość Sieci Pracowników?
Przepustowość sieci pracowników możesz monitorować za pomocą narzędzi do monitorowania sieci. Śledzą one wykorzystanie przepustowości, identyfikują źródła dużego ruchu i analizują przepływ danych w Twojej sieci.
Podsumowanie
Podsumujmy kluczowe wnioski z powyższego tekstu:
- W większości przypadków monitorowanie korzystania z internetu jest legalne. Oczywiście zależy to od przepisów danego kraju, ale nadal możliwe jest korzystanie z takiego oprogramowania.
- W wielu krajach pracodawca musi poinformować pracowników o instalacji tego oprogramowania.
- Istnieje wiele narzędzi, funkcji i podfunkcji, które pomagają pracodawcom sprawdzać działania swojego personelu.
- Zainstalowanie agenta na docelowym komputerze lub innym urządzeniu i uzyskanie pierwszych zapisów zajmuje niewiele czasu.
- Głównym celem takiego monitorowania jest zmniejszenie odsetka działań niezwiązanych z pracą. Innymi słowy, produktywność pracowników znacznie się poprawi.
