Większość pracy odbywa się dziś przy komputerze, dlatego właśnie tam zaglądają menedżerowie, gdy chcą zrozumieć, jak wykorzystywany jest czas pracy, czy dane są bezpieczne albo dlaczego projekt ciągle się opóźnia. Program do monitorowania może odpowiedzieć na te pytania – albo stworzyć nowe problemy, jeśli zostanie wdrożony bez jasnego celu, spisanych zasad i szczerej rozmowy z zespołem.
W tym poradniku wyjaśniamy, co można monitorować na firmowych komputerach, czego wymagają Kodeks pracy i RODO w Polsce oraz jak w sześciu krokach wprowadzić monitoring, który pracownicy rozumieją i akceptują.
Co można monitorować na komputerze służbowym
Narzędzia do monitorowania zbierają bardzo różne rodzaje danych. Im bardziej szczegółowe dane, tym mocniejszego uzasadnienia wymaga ich zbieranie.
| Co jest rejestrowane | Co pokazuje | Typowe zastosowanie | Ingerencja w prywatność |
|---|---|---|---|
| Godziny pracy, czas aktywności i bezczynności | Kiedy pracownicy zaczynają i kończą pracę oraz robią przerwy | Obecność, ewidencja czasu pracy, obciążenie pracą | Niska |
| Aplikacje i strony internetowe | Z jakich programów i stron się korzysta i jak długo | Trendy produktywności, licencje na oprogramowanie | Średnia |
| Zrzuty ekranu | Obraz ekranu w określonych odstępach czasu | Sprawdzanie bieżącej pracy, rozstrzyganie sporów | Wysoka |
| Podgląd ekranu na żywo i nagrywanie | Ekran w czasie rzeczywistym lub w formie wideo | Szkolenia, wsparcie, postępowania wyjaśniające | Wysoka |
| Naciśnięcia klawiszy | Wszystko, co jest wpisywane, także prywatne wiadomości | Rzadko uzasadnione poza dochodzeniami w sprawach bezpieczeństwa | Bardzo wysoka |
| Pliki, USB i poczta e-mail (DLP) | Dane opuszczające firmę | Ochrona informacji poufnych | Średnia do wysokiej |
Czy monitorowanie komputerów pracowników jest legalne?
W większości krajów tak – na firmowych urządzeniach, w uzasadnionym celu biznesowym i przy poinformowanym zespole. Szczegóły zależą od kraju.
- Monitorowania prywatnych urządzeń lub prywatnych kont pracowników bez jasnego porozumienia
- Potajemnego monitoringu „na wszelki wypadek”
- Zbierania większej ilości danych, niż wymaga deklarowany cel, np. rejestrowania naciśnięć klawiszy, gdy celem jest ewidencja czasu pracy
- Przechowywania nagrań bezterminowo lub udostępniania ich wszystkim
Ten rozdział ma charakter ogólnego przeglądu i nie stanowi porady prawnej. Przepisy się zmieniają, dlatego aktualne wymagania warto sprawdzić z wykwalifikowanym prawnikiem.
Jak monitorować komputery pracowników: 6 kroków
1. Określenie problemu do rozwiązania
„Widzieć, co ludzie robią przez cały dzień” to nie jest cel. „Zrozumieć, dlaczego zgłoszenia do działu wsparcia trwają dłużej po południu” albo „dopilnować, by dane klientów nie wyciekały na pendrive’ach” – to już tak. Jasny cel podpowiada, co monitorować, a czego nie ruszać.
2. Sprawdzenie przepisów w miejscu pracy zespołu
Punktem wyjścia jest powyższy przegląd dla Polski. Jeśli zespół pracuje zdalnie, zasady kontroli pracy zdalnej trzeba ustalić ze związkiem zawodowym albo w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników, gdy w firmie nie działa związek. Osoby pracujące z innego kraju mogą podlegać przepisom miejsca, w którym faktycznie pracują, a te mogą się różnić od obowiązujących w siedzibie firmy.
3. Spisanie zasad monitoringu
Niech będą krótkie i konkretne:
4. Poinformowanie zespołu przed startem
Zasady trzeba wpisać do regulaminu pracy, układu zbiorowego albo obwieszczenia i przekazać pracownikom najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu; nowe osoby otrzymują tę informację przed dopuszczeniem do pracy. Warto też wyjaśnić powody osobiście – ludzie znacznie łatwiej akceptują monitorowanie, gdy znają jego granice. Więcej w artykule o tym, jak informować pracowników o monitoringu.
5. Start od najmniej inwazyjnych ustawień
Na początek wystarczą godziny pracy, czas aktywności oraz kategorie aplikacji i stron. Zrzuty ekranu lub nagrywanie ekranu warto dodawać tylko dla stanowisk lub sytuacji, w których da się uzasadnić taką potrzebę. Najlepiej przeprowadzić krótki pilotaż z jednym zespołem i dopracować ustawienia przed wdrożeniem w całej firmie.
6. Dane do usprawniania procesów, a nie do pilnowania ludzi
Najpierw warto przyjrzeć się trendom w zespole: przeciążone stanowiska, narzędzia spowalniające pracę, spotkania, które „zjadają” całe popołudnie. Dane indywidualne najlepiej omawiać w cztery oczy i dać pracownikom dostęp do ich własnych raportów. Monitoring, który prowadzi do lepszego rozłożenia obowiązków, buduje zaufanie; monitoring służący wyłącznie przyłapywaniu ludzi – niszczy je.
Jak wybrać program do monitorowania komputerów
Warto szukać narzędzia dopasowanego do celu, a nie tego z najdłuższą listą funkcji. Dla większości małych i średnich firm podstawą są:
CleverControl
Nasze narzędzie łączy rejestrację czasu pracy i obecności z czytelnym obrazem korzystania z firmowych komputerów – aplikacje, strony internetowe, czas aktywności i bezczynności, zrzuty ekranu oraz podgląd ekranu na żywo – w jednym panelu webowym dla zespołów biurowych, zdalnych i hybrydowych.
- Pomiar produktywności i aktywność na komputerze w jednym narzędziu
- Blokowanie stron internetowych i scentralizowane raporty
- Licencja na urządzenie – wygodna przy wspólnych komputerach
- Brak wbudowanych funkcji płacowych, fakturowania i rozliczania projektów
- Monitoring na żywo i nagrywanie ekranu wymagają planu Pro
Ceny: plan Standard od 5,30 USD za komputer miesięcznie w planie 12-miesięcznym dla pięciu komputerów; rabat 20% od 30 komputerów i 30% od 100. Zobacz aktualne ceny.
Inne opcje warte uwagi
Pełne porównania znajdą Państwo w zestawieniu najlepszych programów do monitorowania pracowników oraz w naszym wyborze dla małych firm.
Najczęstsze błędy
Podsumowanie
Informować pracowników na piśmie, co jest monitorowane, po co i kto ma wgląd.
Zbierać minimum danych potrzebnych do odpowiedzi na postawione pytanie.
Wykorzystywać wyniki do poprawy obciążenia pracą i procesów, a nie do mikrozarządzania.
Więcej o tym, gdzie przebiega granica, można przeczytać w artykule o etycznych granicach monitorowania pracowników.
Chcą Państwo spróbować? Wystarczy pobrać CleverControl i przeprowadzić pilotaż z jednym zespołem.
