Jak legalnie i skutecznie monitorować pracowników

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% większy wzrost ruchu. Poczucie pilności będzie się utrzymywać, ponieważ rośnie zagrożenie cyberatakami (zwłaszcza przestępstwami związanymi z kradzieżą tożsamości). W jednym z ostatnich raportów stwierdzono, że rośnie również zagrożenie związane z wykorzystaniem informacji wewnętrznych. W istocie, 43% wszystkich naruszeń pochodzą od jednostek wewnątrz organizacji.

Następnie, oczywiście, jest pojęcie zarządzania wydajnością, które może być skutecznym narzędziem do poprawy wydajności, napędzania wzrostu i pielęgnowania kultury innowacji. Przy tak wielu korzyściach płynących z używania aplikacji do monitorowania pracowników, zrozumiałe jest, dlaczego firmy są teraz skłonne do inwestowania w ich wdrażanie. Jednak przed dokonaniem zakupu, ważne jest, aby firmy najpierw przeanalizowały cały krajobraz monitoringu pracowników.

Pytania takie jak - Które narzędzie do monitoringu sprawdzi się najlepiej w moim modelu biznesowym? Czy będzie to skuteczny sposób na zwiększenie produktywności i zaangażowania pracowników? Jak go zainstalować? Jak prawne aspekty korzystania z niego wpłyną na mój biznes? Czy monitorowanie pracowników będzie etyczne? Co z prywatnością pracowników i ochroną danych? Czy powinna istnieć określona polityka w tym zakresie? - należy odpowiedzieć przed podjęciem decyzji o użyciu oprogramowania do monitorowania pracowników.

Aby Ci w tym pomóc, oto lista kontrolna z kilkoma wskazówkami, jak skutecznie i zgodnie z prawem monitorować pracowników.

Przed zainstalowaniem oprogramowania do monitorowania pracowników należy zapoznać się z polityką zgodności obowiązującą w firmie. Upewnij się, że wszyscy pracownicy są świadomi polityki ochrony danych i prywatności, jak również możliwych reperkusji za naruszenie tych zasad. Polityka monitorowania pracowników może na przykład stwierdzać, że firma może monitorować komunikację z klientami i sprzedawcami lub aktywność online swoich pracowników. Dobrym pomysłem jest również uwzględnienie w polityce możliwości monitorowania korzystania z urządzeń należących do firmy. Posiadanie tych zasad w miejscu pomoże zmniejszyć wszelkie możliwe problemy prawne w przyszłości dotyczące korzystania z oprogramowania do monitorowania pracowników.

Krajobraz prawny może być trudny. Przepisy dotyczące prywatności i ochrony danych różnią się w zależności od kraju. Ważne jest, aby znać swoje zobowiązania prawne i lokalne przepisy dotyczące oprogramowania do monitorowania pracowników przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Na przykład w Europie GDPR (General Data Protection Regulation) określa wytyczne dotyczące gromadzenia danych osobowych, do których przestrzegania zobowiązane są wszystkie firmy w Unii Europejskiej (UE). W USA, ECPA (Electronic Communications Privacy Act) wprowadza nieco więcej elastyczności, pozwalając pracodawcom na monitorowanie działań na urządzeniach należących do firmy. Jednocześnie jednak, prawo to kładzie kres celowemu przechwytywaniu komunikacji ustnej lub elektronicznej.

W innych miejscach na świecie, takich jak Indie, jest to nieco bardziej swobodne. Nie ma konkretnych przepisów regulujących korzystanie z oprogramowania do monitorowania pracowników. Na razie jest to szara strefa. Ogólnie rzecz biorąc, używanie takiego oprogramowania jest dozwolone, o ile nie prowadzi do naruszenia prywatności. Pracodawcy powinni znaleźć równowagę pomiędzy monitorowaniem pracowników a poszanowaniem ich prywatności. (Więcej na ten temat w następnej części)

Tak więc, aby zapewnić płynną żeglugę prawną, ważne jest, aby wybrać narzędzie do monitorowania pracowników, które jest zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych i prywatności w danym kraju lub regionie. Zalecamy zasięgnięcie porady prawnej lub skonsultowanie się z firmami, które specjalizują się w prawie ochrony prywatności i danych. Będą one w stanie doradzić Ci w kwestii legalności korzystania z oprogramowania do monitorowania pracowników. Możesz również bezpośrednio omówić to z wybranym dostawcą oprogramowania.

Jak wyjaśniono powyżej, ważne jest, aby zabezpieczyć wkład pracowników przed wdrożeniem narzędzia monitorowania. Jeśli pracownicy wiedzą o narzędziu monitorującym, są bardziej skłonni do podporządkowania się. Przejrzystość narzędzia monitorującego pomoże poprawić relacje między pracownikami a pracodawcą, obniżyć napięcie i zwiększyć wydajność. Co więcej, pracownicy będą prawdopodobnie bardziej lojalni wobec swojej firmy, jeśli będą ufać, że ich pracodawca szanuje ich prawa i chroni je.

Czynienie przejrzystości, swoim etycznym kompasem z pewnością nie szkodzi twojej firmie. Pokazuje, że jesteś gotów wykonać skok wiary w nieznaną przyszłość. Taki poziom szczerości w komunikacji pozwoli Ci zbudować trwałe relacje, zaufanie i lojalność - co może przyczynić się do poprawy wizerunku marki, zmniejszenia rezygnacji z usług i zwiększenia zaangażowania.

Wracając do wydajności narzędzia do monitorowania pracowników, ważne jest, aby zrozumieć, jakie funkcje Twoja firma faktycznie potrzebuje. Co więcej, należy zrozumieć, jak sprawić, by oprogramowanie działało skutecznie. Niektórzy właściciele firm zwracają się do monitorowania pracowników tylko po tym, jak stają w obliczu problemu, takiego jak niska wydajność lub wysoka rotacja. Jest to zarówno reaktywna, jak i nieoptymalna strategia. Najskuteczniejszym sposobem na zapewnienie, że monitoring pracowników jest stosowany prawidłowo i skutecznie, jest wdrożenie go na wczesnym etapie procesu.

Robiąc to, oto o czym należy pamiętać:

• Narzędzie jest wyczerpujące, ponieważ może monitorować korzystanie z Internetu, nagrywać ekrany, rejestrować naciśnięcia klawiszy, śledzić czas i lokalizację pracowników itp.

• Jest łatwy w konfiguracji i skaluje się wraz z rozwojem firmy.

• Narzędzie ułatwia informatyczne i zrozumiałe wizualizacje dashboardów.

• Narzędzie pozwala na łatwe zarządzanie i konserwację.

• Jest łatwy w montażu i nie wymaga dodatkowych urządzeń.

• Narzędzie stanowi uzupełnienie strategii i celów biznesowych.

• Narzędzie działa we wszystkich głównych systemach operacyjnych: Windows, MacOS.

• Łatwo go skonfigurować i wdrożyć w wielu lokalizacjach.

• Pozycja prawna oprogramowania jest zdefiniowana i wyraźnie określona w jego polityce użytkowania.

Monitoring pracowników często postrzegany jest jako sposób na sprawowanie kontroli nad pracownikami. Nie zawsze tak jest. W rzeczywistości może być również stosowany jako potężne narzędzie zachęcające do autonomii i pozwalające pracownikom wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie. Na przykład oprogramowanie, które monitoruje korzystanie z Internetu przez pracowników, może sprawić, że praca będzie bardziej efektywna poprzez zmniejszenie ilości zwrotów między pracownikami a ich kierownikami. Może to znacząco wpłynąć na psychologiczny klimat miejsca pracy.

W tym świetle, oto co polecamy: Wybierz narzędzie do monitorowania, które może "zginać" w zależności od Twojego modelu biznesowego. Na przykład prosty, samoobsługowy sposób wdrażania i monitorowania wydajności pracowników wzmocni ich pozycję - wszystko to przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążenia poznawczego przełożonych.

Upewnij się, że nie tracisz z oczu swoich celów podczas wdrażania narzędzia do monitorowania pracowników. Kluczowe jest ciągłe mierzenie skuteczności oprogramowania w realizacji celów biznesowych.

Rozważ to: Clever Control został wdrożony przez organizację w następstwie nielegalnego dostępu do danych i wycieku poufnych informacji. Wkrótce udało się ustalić, kto ma dostęp do poufnych informacji, a tym samym ograniczyć wycieki. W rzeczywistości, wdrożenie pozwoliło im zaoszczędzić 500 godzin czasu administratorów IT - dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu dostępem, które zostało wprowadzone w celu zminimalizowania dostępu do informacji poufnych.

Takie korzyści nie zawsze są gwarantowane, jednak w większości przypadków można spodziewać się wzrostu produktywności, wyższego poziomu zaangażowania pracowników oraz możliwości dokładniejszego pomiaru wydajności - a wszystko to przy niższych kosztach.

Monitorowanie pracowników nie jest łatwym tematem. Jednak zorganizowane, etyczne podejście zmniejszy odpowiedzialność prawną i upewni się, że interesy i wartości firmy są zgodne - ostatecznie cały proces będzie korzystny dla wszystkich.

Chcesz wprowadzić monitoring pracowników w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami, aby omówić swoje możliwości.