A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.
While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."
Obecnie jednak różne modele pracy (in-house, hybrydowy, zdalny) zaspokajają potrzeby związane z miejscem pracy na całym świecie. Naturalne jest, że w miarę jak firmy dostosowują się do nowych sposobów zatrudniania, muszą również opracować sposoby poprawy motywacji pracowników w nowoczesnym miejscu pracy.
Oczywiście firmy, które potrafią skutecznie zarządzać pracownikami, mają większe szanse na to, aby pracowali oni ciężej i dłużej, z większym skupieniem i determinacją. To wyjaśnia, dlaczego na przestrzeni lat obserwuje się stały wzrost wykorzystania narzędzi do śledzenia wydajności - jest to pewny sposób na monitorowanie i poprawę wyników pracowników. Te systemy kontroli stają się również coraz bardziej złożone, oferując więcej informacji, które mogą pomóc w poprawie wyników wydajności pracowników.
Systemy sterowania wysoko w górę
Ostatnie badanie przeprowadzone przez Top10VPN wykazało 54-procentowy wzrost zainteresowania rozwiązaniami do monitorowania pracowników - przy czym głównym motorem tego wzrostu była pandemia. W rzeczywistości, nawet w czasach przed pandemią, badanie Gartnera przeprowadzone wśród 239 dużych korporacji potwierdziło zapotrzebowanie na lepsze narzędzia kontroli. W analizie podano, że ponad 50% organizacji stosowało różnego rodzaju systemy zarządzania wydajnością - wzrost z 30% udokumentowanych w 2015 roku.
Być może nie jest to zaskakujące, 32% pracowników zdalnych w Wielkiej Brytanii, w badaniu Opinium, wspomniało, że są monitorowani. Niedawno Capterra wyszła z badaniem kanadyjskiej siły roboczej, ujawniając, jak różne funkcje (obecność pracowników, zarządzanie czasem, zarządzanie obciążeniem pracą, aktywność komputerowa i komunikacja cyfrowa) są monitorowane w celu poprawy wydajności. Podobne badanie dotyczyło Azji Południowo-Wschodniej i wykazało, że 78% firm korzysta z systemów śledzenia wydajności, aby wzmocnić hybrydowe miejsce pracy.
Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.
Ograniczenie rozproszenia uwagi dzięki systemom kontroli
Pracownicy pracujący w systemie kontroli strategicznej są bardziej skłonni do dostosowania się do celów, zadań i wartości organizacji. Zamiast być rozpraszanym przez zewnętrzne informacje lub wpływy, będą bardziej skoncentrowani na swojej pracy. Ponadto, gdy pracownicy wiedzą, że zależy Ci na tym, jak radzą sobie w pracy, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą zmotywowani.
Nasuwa się jednak pytanie - czy monitorowanie aktywności jest rzeczywiście korzystne? Odpowiedź jest w zasadzie twierdząca. Może pomóc w ilościowym określeniu rzeczywistego wpływu różnych strategii, dzięki czemu ograniczone zasoby mogą być kierowane bardziej precyzyjnie, aby dać najlepsze wyniki. Ale co ważniejsze, jest to klucz do zmniejszenia rozproszenia uwagi w miejscu pracy, zwłaszcza w czasach, gdy pracownicy są rozproszeni po całym świecie i pracują zdalnie.
Poniżej przedstawiamy pięć sposobów, w jaki rozwiązania do monitorowania pracowników mogą pomóc ograniczyć rozproszenie uwagi w miejscu pracy i poprawić wydajność pracowników.
Zarządzanie użytkowaniem Internetu.
Internet jest doskonałym źródłem informacji; jednak może być również dużym źródłem rozproszenia. Na przykład każdy, kto kiedykolwiek utknął na Facebooku lub Instagramie przez wiele godzin, wie, jak złe mogą być algorytmy sprzedające natychmiastową gratyfikację. Takie cyberslacking skutkuje stratą czasu i produktywności.
Niepokojące jest to, że około 40% aktywności internetowej pracowników nie ma związku z ich pracą. Problem nasila się w środowiskach zdalnych, gdy pracownicy regularnie korzystają z urządzeń osobistych. Mówiąc wprost, jest to kosztowne rozproszenie uwagi, które odbija się na głównej produktywności firmy.
Aby tego uniknąć, konieczne jest, aby pracodawcy opracowali politykę dotyczącą korzystania z Internetu, która obejmuje kluczowe obszary, takie jak:
Śledzenie i zarządzanie czasem
A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."
W tym samym kierunku, badanie z 2019 roku udokumentowało pozytywny związek między zarządzaniem czasem a wyznaczaniem celów, ustalaniem priorytetów, zarządzaniem przerwami i planowaniem. Podczas gdy oba te badania stawiają środowiska akademickie na czele swoich badań, trendy w świecie biznesu również potwierdziły monitorowanie aktywności i śledzenie czasu jako sposób na poprawę motywacji pracowników.
Jak realizowana jest skuteczna praktyka śledzenia i zarządzania czasem?
Zarządzanie wydajnością
Badanie oceniające 800 000 pracowników przez dwa lata po nadejściu pandemii potwierdziło, że praca zdalna przyczynia się do wzrostu produktywności. W rzeczywistości, w raporcie opublikowanym przez Prodoscore ujawniono, że produktywność rok do roku wzrosła o 47% od 2020 roku.
Jednak najnowsze badania twierdzą również, że osoby pracujące w domu są o 70% mniej produktywne niż ich odpowiednicy. Cóż, w co wierzyć? Naturalne jest założenie, że praca zdalna lub w konfiguracji hybrydowej zwiększy wygodę i produktywność, ale w ostatecznym rozrachunku jest to miecz obosieczny. Mówiąc dokładniej, o ile praca zdalna zwiększa produktywność, jest również pożywką dla rozproszenia uwagi i prokrastynacji.
Co głębsze, takie dane mogą pomóc:
Analiza i zarządzanie zachowaniem
Kwestie takie jak cyberprzemoc, zagrożenia wewnętrzne i molestowanie seksualne są ostatnio stale obecne w wiadomościach. I są to dokładnie te rodzaje problemów, na które powinni zwracać uwagę menedżerowie zasobów ludzkich.
Według globalnego raportu Ponemon Institute "2022 Cost of Insider Threats Global" organizacje z sektora usług finansowych musiały zmierzyć się z 47% wzrostem kosztów zarządzania zagrożeniami insiderów. Nie chodzi o to, że przypadki są bardziej dotkliwe czy ostre, ale ryzyko jest z pewnością wyższe.
Ponadto, monitoring wideo może pomóc w identyfikacji i zatrzymaniu zagrożeń wewnętrznych. Na przykład, zdalnie zainstalowany sprzęt do nadzoru może obserwować ruchy w sieci, które mogą wskazywać na zbliżające się naruszenie lub kradzież.
Jak to się ma do motywacji pracowników? Obserwacja zachowań pracowników i identyfikacja potencjalnego zagrożenia może pomóc w zbudowaniu skutecznego systemu zarządzania zachowaniami, co z kolei pomaga zabezpieczyć firmę przed wieloma nieszczęściami i problemami.
Oprócz wszystkich omówionych powyżej modeli, z motywacją pracowników mogą być związane takie aspekty jak zarządzanie listą płac, zarządzanie dostępem itp. A to najlepiej osiągnąć za pomocą holistycznego programu monitorowania pracowników.
CleverControl - dodaje sił do działań związanych z monitorowaniem pracowników
At CleverControl, we've built a suite of tools that aim to make employee monitoring as easy as possible. The end result is a robust reporting and analytics platform that can be used to pursue the monitoring goals – enhanced productivity, improved uptime, better morale, and above all, motivated workforces.
Oto dwa studia przypadków, które ilustrują, jak nasze rozwiązania można wykorzystać do realizacji różnych celów biznesowych.
Studium przypadku 1: Radzenie sobie z zagrożeniami wewnętrznymi
Pewna organizacja stanęła przed osobliwym problemem identyfikacji pracownika, który uzyskiwał nielegalny dostęp do danych i wykradał z firmy wysoce poufne informacje. Była to kwestia poważnego zaniepokojenia, ponieważ organizacja pracowała nad pewnymi wrażliwymi projektami. Firma próbowała wprowadzić i egzekwować kodeks postępowania, jednak miał on zbyt reaktywny charakter.
Korzystnie, używając CleverControl platforma, udało im się dość szybko zidentyfikować sprawcę. Sprawcą był dobrze znany pracownik zatrudniony na pół etatu, który pracował również nad kilkoma innymi projektami w firmie. Działania pracownika zostały nagrane i przesłane jako dowód na poparcie ich twierdzeń. Na dodatek rozwiązanie to, na podstawie zrzutów ekranu, pomogło również odkryć fakt, że połowa biura wykorzystywała komputery firmowe do wydobycia.
Wynik:
Firma była w stanie ograniczyć ryzyko kolejnego podobnego zdarzenia i wymusiła szereg środków bezpieczeństwa. Nowe środki obejmowały obowiązkowe audyty, regularne sesje uświadamiające z pracownikami, sprawdzanie danych o zatrudnieniu itp. Udało się również zaoszczędzić prawie 500 godzin czasu pracy administratora IT dzięki automatycznemu zarządzaniu dostępem oraz tysiące dolarów rocznie.
Studium przypadku 2: Ograniczenie odejścia pracowników
Firma ta zmagała się z problemem odejścia pracowników. Co roku w danym dziale wielu pracowników kończyło swoje usługi i odchodziło z organizacji. Większość informatyków zabierała ze sobą cały dostęp, co potęgowało problem.
Firma musiała zidentyfikować przyczynę odejścia pracowników i zapobiec jej ponownemu wystąpieniu. Zainstalowali CleverControl, aby monitorować wszystkich pracowników, a także utrzymać kontrolę dostępu. Zaczęli śledzić metryki, aby znaleźć pewne podobieństwa w danych pracowników.
Wynik:
Firma była w stanie zidentyfikować potencjalne problemy i rozwiązać je zanim się pojawią. Niektóre z odkrytych problemów dotyczyły: wynagrodzenia, świadczeń, kultury pracy, kontroli dostępu itp. W rzeczywistości, dzięki narzędziu do przeszukiwania sieci, udało się zidentyfikować księgowego, który szukał nowej pracy. Firma zaoferowała jej lepsze wynagrodzenie i związane z nim świadczenia, które chętnie przyjęła.
The Bottom Line
"Whether it's a matter of spotting an insider threat or keeping tabs on employee productivity, the above case studies clearly show that employee monitoring is a powerful tool that can be leveraged to solve complex business problems."
"Along those lines, it's essential to understand that employee motivation is a key factor in ensuring the longevity of an organisation. At CleverControl, we make sure that no company goes without effective employee monitoring, which is a key element in improving employee morale."
Aby dowiedzieć się więcej o naszych rozwiązaniach i o tym, jak mogą one pomóc w zwiększeniu motywacji pracowników, skontaktuj się z nami już dziś!
