Kontrola i motywacja: Co sprawia, że pracownicy dobrze pracują

Badanie z 2021 r. dotyczące wpływu pracy zdalnej wywołanej przez COVID-19 na motywację ujawniło, że pracownikom trudniej jest się "skupić" i utrzymać swoją "rutynę" pracy. Było to bardzo zgodne z szeregiem badań przeprowadzonych w latach 2010-2015, które miały na celu nakreślenie różnic w motywacji między pracą zdalną a pracą w firmie.

Choć było to jeszcze przed nadejściem pandemii, badania ukazały pracę zdalną w złym świetle - wskazując na wyraźną, 17-punktową różnicę pomiędzy czynnikami motywacyjnymi. W rzeczywistości autorzy posunęli się do stwierdzenia, że był to "odpowiednik przejścia z jednej z najlepszych do najbardziej nędznych kultur."

Obecnie jednak różne modele pracy (in-house, hybrydowy, zdalny) zaspokajają potrzeby związane z miejscem pracy na całym świecie. Naturalne jest, że w miarę jak firmy dostosowują się do nowych sposobów zatrudniania, muszą również opracować sposoby poprawy motywacji pracowników w nowoczesnym miejscu pracy.

Oczywiście firmy, które potrafią skutecznie zarządzać pracownikami, mają większe szanse na to, aby pracowali oni ciężej i dłużej, z większym skupieniem i determinacją. To wyjaśnia, dlaczego na przestrzeni lat obserwuje się stały wzrost wykorzystania narzędzi do śledzenia wydajności - jest to pewny sposób na monitorowanie i poprawę wyników pracowników. Te systemy kontroli stają się również coraz bardziej złożone, oferując więcej informacji, które mogą pomóc w poprawie wyników wydajności pracowników.

Ostatnie badanie przeprowadzone przez Top10VPN wykazało 54-procentowy wzrost zainteresowania rozwiązaniami do monitorowania pracowników - przy czym głównym motorem tego wzrostu była pandemia. W rzeczywistości, nawet w czasach przed pandemią, badanie Gartnera przeprowadzone wśród 239 dużych korporacji potwierdziło zapotrzebowanie na lepsze narzędzia kontroli. W analizie podano, że ponad 50% organizacji stosowało różnego rodzaju systemy zarządzania wydajnością - wzrost z 30% udokumentowanych w 2015 roku.

Być może nie jest to zaskakujące, 32% pracowników zdalnych w Wielkiej Brytanii, w badaniu Opinium, wspomniało, że są monitorowani. Niedawno Capterra wyszła z badaniem kanadyjskiej siły roboczej, ujawniając, jak różne funkcje (obecność pracowników, zarządzanie czasem, zarządzanie obciążeniem pracą, aktywność komputerowa i komunikacja cyfrowa) są monitorowane w celu poprawy wydajności. Podobne badanie dotyczyło Azji Południowo-Wschodniej i wykazało, że 78% firm korzysta z systemów śledzenia wydajności, aby wzmocnić hybrydowe miejsce pracy.

W tym samym duchu Mark Turner, dyrektor generalny Instant Group, powiedział, że strategiczne wykorzystanie "monitoringu" może pomóc "zidentyfikować problemy z zasobami, usprawnić procesy i zidentyfikować luki", jednocześnie pomagając pracownikom w ustalaniu priorytetów i zarządzaniu obciążeniem pracą.

Pracownicy pracujący w systemie kontroli strategicznej są bardziej skłonni do dostosowania się do celów, zadań i wartości organizacji. Zamiast być rozpraszanym przez zewnętrzne informacje lub wpływy, będą bardziej skoncentrowani na swojej pracy. Ponadto, gdy pracownicy wiedzą, że zależy Ci na tym, jak radzą sobie w pracy, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą zmotywowani.

Nasuwa się jednak pytanie - czy monitorowanie aktywności jest rzeczywiście korzystne? Odpowiedź jest w zasadzie twierdząca. Może pomóc w ilościowym określeniu rzeczywistego wpływu różnych strategii, dzięki czemu ograniczone zasoby mogą być kierowane bardziej precyzyjnie, aby dać najlepsze wyniki. Ale co ważniejsze, jest to klucz do zmniejszenia rozproszenia uwagi w miejscu pracy, zwłaszcza w czasach, gdy pracownicy są rozproszeni po całym świecie i pracują zdalnie.

Poniżej przedstawiamy pięć sposobów, w jaki rozwiązania do monitorowania pracowników mogą pomóc ograniczyć rozproszenie uwagi w miejscu pracy i poprawić wydajność pracowników.

1. Zarządzanie użytkowaniem Internetu.

   Internet jest doskonałym źródłem informacji; jednak może być również dużym źródłem rozproszenia. Na przykład każdy, kto kiedykolwiek utknął na Facebooku lub Instagramie przez wiele godzin, wie, jak złe mogą być algorytmy sprzedające natychmiastową gratyfikację. Takie cyberslacking skutkuje stratą czasu i produktywności.

   Niepokojące jest to, że około 40% aktywności internetowej pracowników nie ma związku z ich pracą. Problem nasila się w środowiskach zdalnych, gdy pracownicy regularnie korzystają z urządzeń osobistych. Mówiąc wprost, jest to kosztowne rozproszenie uwagi, które odbija się na głównej produktywności firmy.

   Aby tego uniknąć, konieczne jest, aby pracodawcy opracowali politykę dotyczącą korzystania z Internetu, która obejmuje kluczowe obszary, takie jak:

   • Godziny korzystania z internetu (najlepiej podczas planowanych przerw)

   • Przydzielenie konkretnych urządzeń i połączeń do pracy, zamiast polegania na urządzeniach osobistych.

   • Informacje zwrotne dotyczące korzystania z Internetu w celu zrozumienia skuteczności i obszarów wymagających poprawy

   Korzystnie, wszystkie te obszary mogą być monitorowane i regulowane za pomocą narzędzia do monitorowania Internetu. Na przykład funkcje takie jak filtry URL, blokady aplikacji, blokowanie stron internetowych i automatyczne raporty mogą pomóc w identyfikacji problemów w czasie rzeczywistym w celu proaktywnego rozwiązania.

   Jak to się ma do motywacji pracowników? Zamiast pozwalać na wkradanie się rozproszenia, pracodawcy mogą zrobić miejsce na gamifikację, dać pracownikom zachętę do bycia produktywnym i pozostania na drodze do realizacji celów firmy.

2. Śledzenie i zarządzanie czasem

   Ostatnie badania przeprowadzone przez naukowców z University of North Dakota wykazały pozytywną korelację pomiędzy efektywnym zarządzaniem czasem a pielęgnowaniem własnej motywacji. Badania te rozwinęły dalej fakt, że zarządzanie czasem wzmacnia "postrzegany sukces".

   W tym samym kierunku, badanie z 2019 roku udokumentowało pozytywny związek między zarządzaniem czasem a wyznaczaniem celów, ustalaniem priorytetów, zarządzaniem przerwami i planowaniem. Podczas gdy oba te badania stawiają środowiska akademickie na czele swoich badań, trendy w świecie biznesu również potwierdziły monitorowanie aktywności i śledzenie czasu jako sposób na poprawę motywacji pracowników.

   Jak realizowana jest skuteczna praktyka śledzenia i zarządzania czasem?

   • Kontrolując godziny wejścia i wyjścia z pracy, pracodawcy mogą udokumentować czas poświęcony na wykonanie zarówno wcześniej ustalonych, jak i pilnych zadań. Mogą również upewnić się, że nikt nie jest przepracowany.

   • Kontrolując czas bezczynności, pracodawcy mogą zidentyfikować "przestoje" w pracy swoich pracowników i podjąć niezbędne kroki, aby ograniczyć rozpraszające produktywność czynniki.

   • Śledzenie godzin pracy może dodatkowo zapewnić optymalną frekwencję i uwzględnić potrzebę krótko- lub długoterminowych przerw.

   Jak to się ma do motywacji pracowników? Śledzenie i monitorowanie pomaga zidentyfikować zarówno szczytowe, jak i słabe okresy aktywności pracowników. Można je również wykorzystać do zidentyfikowania możliwości zwiększenia produktywności, takich jak te, które pojawiają się podczas przerw i po godzinach pracy. Co więcej, takie monitorowanie w czasie rzeczywistym może pomóc:

   • Ustalanie priorytetów pilnych zadań

   • Zaplanuj przerwy i nagrody

   • Rozpoznanie czynników rozpraszających uwagę i dostarczenie odpowiednich rozwiązań, aby je ograniczyć

   • Proaktywnie dostosowywać obciążenie pracą, itp.

3. Zarządzanie wydajnością

   Badanie oceniające 800 000 pracowników przez dwa lata po nadejściu pandemii potwierdziło, że praca zdalna przyczynia się do wzrostu produktywności. W rzeczywistości, w raporcie opublikowanym przez Prodoscore ujawniono, że produktywność rok do roku wzrosła o 47% od 2020 roku.

   Jednak najnowsze badania twierdzą również, że osoby pracujące w domu są o 70% mniej produktywne niż ich odpowiednicy. Cóż, w co wierzyć? Naturalne jest założenie, że praca zdalna lub w konfiguracji hybrydowej zwiększy wygodę i produktywność, ale w ostatecznym rozrachunku jest to miecz obosieczny. Mówiąc dokładniej, o ile praca zdalna zwiększa produktywność, jest również pożywką dla rozproszenia uwagi i prokrastynacji.

   I tu właśnie przydają się systemy kontroli - mogą one pomóc w utrzymaniu metryk wydajności w nienaruszonym stanie poprzez wdrożenie keyloggera, robienie zrzutów ekranu z aktywności w czasie rzeczywistym, ustanowienie kontroli nad drukowaniem oraz wspieranie nagrywania obrazu i dźwięku z kamery internetowej i mikrofonu itp. Wgląd w te dane może być wykorzystany do zarządzania obciążeniem pracą, przydzielania zadań i udzielania pracownikom natychmiastowej informacji zwrotnej.

   Co głębsze, takie dane mogą pomóc:

   • Przeglądanie wzorców aktywności pracowników i identyfikowanie zakłóceń w wydajności

   • Tworzenie istotnych celów i punktów odniesienia dla poprawy wydajności

   • Zapewnienie interaktywnej platformy dla coachingu i informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym

   • Podejmowanie świadomych decyzji w zakresie planowania sukcesji i zatrudniania pracowników.

   Aby uzyskać jeszcze bardziej szczegółowe informacje na temat różnych narzędzi monitorowania, zalecamy przeczytanie artykułu o 20 najpopularniejszych programach do monitorowania w 2022 roku.

4. Analiza i zarządzanie zachowaniem

   Kwestie takie jak cyberprzemoc, zagrożenia wewnętrzne i molestowanie seksualne są ostatnio stale obecne w wiadomościach. I są to dokładnie te rodzaje problemów, na które powinni zwracać uwagę menedżerowie zasobów ludzkich.

   Według globalnego raportu Ponemon Institute "2022 Cost of Insider Threats Global" organizacje z sektora usług finansowych musiały zmierzyć się z 47% wzrostem kosztów zarządzania zagrożeniami insiderów. Nie chodzi o to, że przypadki są bardziej dotkliwe czy ostre, ale ryzyko jest z pewnością wyższe.

   Ponadto, monitoring wideo może pomóc w identyfikacji i zatrzymaniu zagrożeń wewnętrznych. Na przykład, zdalnie zainstalowany sprzęt do nadzoru może obserwować ruchy w sieci, które mogą wskazywać na zbliżające się naruszenie lub kradzież.

   Jak to się ma do motywacji pracowników? Obserwacja zachowań pracowników i identyfikacja potencjalnego zagrożenia może pomóc w zbudowaniu skutecznego systemu zarządzania zachowaniami, co z kolei pomaga zabezpieczyć firmę przed wieloma nieszczęściami i problemami.

   Oprócz wszystkich omówionych powyżej modeli, z motywacją pracowników mogą być związane takie aspekty jak zarządzanie listą płac, zarządzanie dostępem itp. A to najlepiej osiągnąć za pomocą holistycznego programu monitorowania pracowników.

W CleverControl zbudowaliśmy pakiet narzędzi, które mają na celu maksymalne ułatwienie monitorowania pracowników. Efektem końcowym jest solidna platforma raportowo-analityczna, którą można wykorzystać do realizacji celów monitoringu - zwiększenia produktywności, poprawy czasu pracy, poprawy morale, a przede wszystkim zmotywowania pracowników.

Oto dwa studia przypadków, które ilustrują, jak nasze rozwiązania można wykorzystać do realizacji różnych celów biznesowych.

Studium przypadku 1: Radzenie sobie z zagrożeniami wewnętrznymi

Pewna organizacja stanęła przed osobliwym problemem identyfikacji pracownika, który uzyskiwał nielegalny dostęp do danych i wykradał z firmy wysoce poufne informacje. Była to kwestia poważnego zaniepokojenia, ponieważ organizacja pracowała nad pewnymi wrażliwymi projektami. Firma próbowała wprowadzić i egzekwować kodeks postępowania, jednak miał on zbyt reaktywny charakter.

Korzystnie, używając CleverControl platforma, udało im się dość szybko zidentyfikować sprawcę. Sprawcą był dobrze znany pracownik zatrudniony na pół etatu, który pracował również nad kilkoma innymi projektami w firmie. Działania pracownika zostały nagrane i przesłane jako dowód na poparcie ich twierdzeń. Na dodatek rozwiązanie to, na podstawie zrzutów ekranu, pomogło również odkryć fakt, że połowa biura wykorzystywała komputery firmowe do wydobycia.

Wynik:

Firma była w stanie ograniczyć ryzyko kolejnego podobnego zdarzenia i wymusiła szereg środków bezpieczeństwa. Nowe środki obejmowały obowiązkowe audyty, regularne sesje uświadamiające z pracownikami, sprawdzanie danych o zatrudnieniu itp. Udało się również zaoszczędzić prawie 500 godzin czasu pracy administratora IT dzięki automatycznemu zarządzaniu dostępem oraz tysiące dolarów rocznie.

Studium przypadku 2: Ograniczenie odejścia pracowników

Firma ta zmagała się z problemem odejścia pracowników. Co roku w danym dziale wielu pracowników kończyło swoje usługi i odchodziło z organizacji. Większość informatyków zabierała ze sobą cały dostęp, co potęgowało problem.

Firma musiała zidentyfikować przyczynę odejścia pracowników i zapobiec jej ponownemu wystąpieniu. Zainstalowali CleverControl, aby monitorować wszystkich pracowników, a także utrzymać kontrolę dostępu. Zaczęli śledzić metryki, aby znaleźć pewne podobieństwa w danych pracowników.

Wynik:

Firma była w stanie zidentyfikować potencjalne problemy i rozwiązać je zanim się pojawią. Niektóre z odkrytych problemów dotyczyły: wynagrodzenia, świadczeń, kultury pracy, kontroli dostępu itp. W rzeczywistości, dzięki narzędziu do przeszukiwania sieci, udało się zidentyfikować księgowego, który szukał nowej pracy. Firma zaoferowała jej lepsze wynagrodzenie i związane z nim świadczenia, które chętnie przyjęła.

"Niezależnie od tego, czy chodzi o dostrzeżenie zagrożenia wewnętrznego, czy o śledzenie produktywności pracowników, powyższe studia przypadków wyraźnie pokazują, że monitoring pracowników jest potężnym narzędziem, które można wykorzystać do rozwiązywania złożonych problemów biznesowych."

"Zgodnie z tymi założeniami należy zrozumieć, że motywacja pracowników jest kluczowym czynnikiem zapewniającym długowieczność organizacji. W CleverControl dbamy o to, aby żadna firma nie obyła się bez skutecznego monitoringu pracowników, który jest kluczowym elementem poprawy morale pracowników."

Aby dowiedzieć się więcej o naszych rozwiązaniach i o tym, jak mogą one pomóc w zwiększeniu motywacji pracowników, skontaktuj się z nami już dziś!