Jak sprawić, by monitorowanie było mniej stresujące dla pracowników?

W dniu 30 maja 2023 r. Guardian opublikował artykuł pt. artykuł citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.

Oczywiście całkowite zignorowanie wpływu monitorowania pracowników na pracowników byłoby nieszczere i właśnie z tego powodu postanowiliśmy zajrzeć w głąb branży monitorowania pracowników, aby lepiej zrozumieć wpływy i naciski wbudowane w funkcje monitorowania w przedsiębiorstwach. Ponieważ jako pionierski dostawca rozwiązań do monitorowania pracowników wiemy z pierwszej ręki, że ciągły nadzór nad szczegółowymi przepływami pracy nie jest najlepszym sposobem na zbudowanie zdrowego miejsca pracy.

Z pewnością narzędzia do monitorowania pracowników są obecnie istotnym trybikiem w miejscu pracy. Prawie każdy, kogo znamy, polega na jakiejś formie rozwiązania do monitorowania pracowników, a jak wskazaliśmy w naszych wcześniejszych artykułach, takie poleganie doprowadziło również do wzrostu wydajności pracowników. Przeczytaj nasze artykuł o tym, jak CleverControl wspierał firmy w zwiększaniu produktywności pracowników o ponad 5% podczas eksperymentowania z 4-dniowym tygodniem pracy.

Na potrzeby tego artykułu chcemy jednak podkreślić psychologiczny efekt ciągłego nadzoru i sposób, w jaki przedsiębiorstwa mogą faktycznie wykorzystać rozwiązania w zakresie nadzoru, aby stworzyć bardziej produktywne i zdrowe środowisko pracy.

Aby wspomnieć o kilku z nich, poniżej wymieniono prawdopodobnie najczęstsze czynniki psychologiczne związane z systemami monitorowania, o których wiadomo, że powodują stres:

• Poczucie bycia obserwowanym przez cały czas - brak możliwości uwolnienia się.

• Rywalizacja między pracownikami oparta na monitorowaniu wyników, a nie wydajności.

• Strach przed niepotrzebną ingerencją - np. wkraczaniem pracodawców w przestrzeń osobistą

• Różne godziny i poziomy produktywności

• Poczucie braku zaufania i szacunku, co prowadzi do braku poczucia odpowiedzialności i zaangażowania w pracę.

• Niepotrzebna presja związana z pośpiechem w pracy, która wprowadza strach przed popełnieniem błędu lub niedotrzymaniem terminów, zwłaszcza gdy jest się stale monitorowanym.

Powyższe problemy sprawiają, że pracownicy czują się zestresowani i niezadowoleni ze środowiska pracy, co jest zrozumiałe. W końcu kto chciałby być pod stałą obserwacją swoich kolegów i przełożonych, czując się jednocześnie niezasłużenie poddawanym takiej kontroli?

Ale czy te problemy rzeczywiście wynikają z używania narzędzi do monitorowania? A może jest to coś głębszego - coś, co można rozwiązać poprzez wdrożenie zdrowego podejścia do monitorowania?

Odpowiedź na to pytanie wskazuje na to, "kto" korzysta z narzędzia i "jak" to robi. W rzeczywistości wszystkie wyżej wymienione czynniki wskazują, że pracownicy niekoniecznie obawiają się korzystania z narzędzia do monitorowania, ale obawiają się zakresu jego wykorzystania i możliwości wykorzystania danych z monitorowania przeciwko nim bez odpowiedniej uwagi. Jest to zdecydowanie coś, czym przedsiębiorstwa powinny się martwić.

Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.

W tym celu, oto kilka natychmiastowych środków, które przedsiębiorstwa mogą podjąć, aby rozwiązać ten problem:

1. Wyznaczanie osiągalnych celów w zakresie produktywności

   Ludzie nie mogą być produktywni przez cały czas; muszą mieć czas na refleksję, relaks i zajęcie. W przeciwnym razie grozi im wypalenie. Wyznaczając cele w zakresie produktywności, należy rozważyć robienie przerw i zastanowienie się nad wykonywaną pracą. Ponadto, analizując dane z monitoringu, należy wziąć pod uwagę specyficzne cechy pracowników. Niektórzy ludzie wolą zapisywać swoje myśli na papierze niż na komputerze; program może uznać ten czas za bezczynność.

2. Ustanowienie jasnego kontekstu

   Pracodawcy muszą być transparentni w kwestii tego, dlaczego monitoring jest prowadzony i w jaki sposób pomoże on firmie i jej pracownikom. Ważne jest ustalenie jasnych zasad i przepisów, które określają, co jest obserwowane, w jaki sposób informacje będą wykorzystywane i czego oczekuje się od pracowników w zakresie prywatności.

3. Budowanie zaufania

   Budowanie zaufania ma kluczowe znaczenie. Pracodawcy muszą pamiętać, że monitorowanie nie ma na celu mikrozarządzania lub kwestionowania kompetencji pracowników, ale raczej poprawę wydajności, zwiększenie bezpieczeństwa i utrzymanie zgodności. Demonstrowanie zaufania do możliwości i etyki pracy pracowników może złagodzić stres.

4. Ustal jasne zasady i cele monitorowania

   Należy opracować dobrze zdefiniowane i łatwo dostępne zasady monitorowania, które określają cel, zakres i ograniczenia działań monitorujących. Pracownicy powinni jasno rozumieć, co będzie monitorowane i w jaki sposób jest to zgodne z celami organizacyjnymi.

   Każdy pracownik powinien również znać swój cel produktywności i tolerancje (dopuszczalne odchylenia od niego). Należy ich poinformować, że dane dotyczące ich produktywności nie są publicznie dostępne i są wykorzystywane wyłącznie w kontekście zarządzania wydajnością.

   Nadrzędną ideą powinno być informowanie pracowników o tym, jaki system monitorowania jest stosowany i dlaczego. W rzeczywistości, aby zmniejszyć nerwowość, zacznij monitorować swoich pracowników stopniowo.

5. Współistnienie prywatności i odpowiedzialności

   Należy dążyć do znalezienia równowagi między ochroną prywatności pracowników a upewnieniem się, że są oni pociągani do odpowiedzialności. Należy stosować minimalnie inwazyjne strategie monitorowania, koncentrując się na działaniach związanych z pracą. Należy unikać nadmiernego monitorowania, które wykracza poza to, co jest wymagane z prawdziwych powodów biznesowych - coś, co CleverControl płynnie ułatwia.

   Na przykład, nadzór kamer internetowych i funkcje nagrywania dźwięku są opcjonalne i nie są domyślnie włączone. Ze względów bezpieczeństwa mogą one być niezbędne w niektórych firmach lub funkcjach zawodowych, takich jak platformy nauczania online, ale jeśli pracodawca ich nie potrzebuje lub uważa, że są one uciążliwe, może je po prostu wyłączyć.

6. Egzekwowanie regularnych informacji zwrotnych i uznania

   Ustanowienie kultury konstruktywnej informacji zwrotnej i uznania. Wykorzystuj dane z monitoringu, aby pomagać pracownikom w doskonaleniu się, a nie karać ich i szpiegować. Regularnie komunikuj się z pracownikami na temat ich wyników, postępów i osiągnięć. Uznanie ich wysiłków może pomóc złagodzić stres związany z monitorowaniem i stworzyć pozytywne środowisko pracy.

7. Ochrona danych i prywatności

   Podejmij kroki w celu ochrony prywatności i danych swoich pracowników. Upewnij się, że uzyskane dane są bezpiecznie przechowywane (zarówno w systemach lokalnych, jak i w chmurze), dostępne tylko dla upoważnionych osób i wykorzystywane wyłącznie zgodnie z ich przeznaczeniem, wprowadzając silne środki bezpieczeństwa. Jasno informuj o stosowanych środkach ochrony danych, aby uspokoić pracowników.

8. Posiadanie organu odwoławczego

   Upewnij się, że pracownicy zawsze mają możliwość wysłuchania ich problemów związanych z systemami monitorowania. W tym celu należy zapewnić pomoc ludzką w rozwiązywaniu problemów, które są wprowadzane i pomijane przez systemy monitorowania. Komfort i dobre samopoczucie pracowników są równie ważne jak ich produktywność i jako takie muszą być traktowane priorytetowo. Pracodawcy nie mogą jedynie zakładać, że ich pracownicy są świadomi istnienia systemu monitoringu i wyrażają zgodę na jego stosowanie.

9. Powoli

   Posiadanie jasnego wglądu w szczegóły produktywności może być wystarczająco kuszące, aby szybko wziąć je pod uwagę podczas oceny. Zaleca się jednak, aby przedsiębiorstwa stopniowo wprowadzały narzędzia monitorujące, zawsze pamiętając o tym, do czego pracownicy są przyzwyczajeni w odniesieniu do swojej pracy i co to dla nich oznacza. Ideą powinno być stworzenie pozytywnej zmiany w sposobie myślenia, która sprawi, że pracownicy poczują się bardziej komfortowo.

10. Szanuj granice

    Przestrzeń osobista pracowników i godziny wolne od pracy muszą być szanowane. Należy więc unikać inwazyjnych praktyk nadzoru, które ingerują w prywatne życie pracowników poza pracą. Jest to szczególnie ważne, ponieważ może to prowadzić do stresu psychicznego - czegoś, co może prowadzić do zwiększonej rotacji pracowników i utorować drogę do takich kwestii, jak ciche odejście z pracy.

Monitorowanie pracowników to powtarzająca się praktyka, dlatego ważne jest, aby mieć jasno określony cel i stale podkreślać dobre samopoczucie pracowników. Jeśli monitorowanie odbywa się w sposób przemyślany i z należytą uwagą na punkty bólu, na które pracownicy są wrażliwi, doprowadzi to do pozytywnych rezultatów.

Myślisz o skonfigurowaniu funkcji monitorowania? Pomożemy Ci odkryć sposoby na uczynienie go bardziej użytecznym w kontekście Twojej wyjątkowej działalności, przy jednoczesnym poszanowaniu prywatności pracowników. Skontaktuj się z nami już dziś!