Jak i dlaczego monitorować korzystanie z Internetu przez pracowników?

Według badań American Management Association, 80% pracodawców monitoruje swoich pracowników w taki czy inny sposób, od śledzenia firmowych telefonów po rejestrowanie e-maili. Monitorowanie korzystania z Internetu przez pracownika jest jednym z najbardziej wartościowych i graficznych źródeł informacji o jego dniu pracy. Pokaże, czy dana osoba odwiedza strony związane z pracą, czy też wykorzystuje czas i urządzenie będące własnością firmy do rozrywki, zakupów lub randek.

Według statystyk przedstawionych przez Zippia.com, 64% pracowników przyznaje, że codziennie odwiedza w pracy strony niezwiązane z pracą. 45% pracowników wymienia również media społecznościowe wśród głównych czynników rozpraszających, a 44% pracowników przyznaje się do pisania SMS-ów podczas pracy. Przeciętny pracownik spędza prawie 3 z 8 godzin pracy na czynnościach niezwiązanych z pracą, co może kosztować firmę 1,7 miliona dolarów rocznie na każdych 100 pracowników. Biorąc pod uwagę powyższe statystyki, konieczność monitorowania korzystania z Internetu przez pracowników nie budzi żadnych wątpliwości.

Monitorowanie tego, jak Twoi pracownicy korzystają z Internetu, może przynieść więcej korzyści niż tylko dowiedzenie się, czy Twoi pracownicy pracują, czy nie.

• Poprawa produktywności. Ujawnienie i ograniczenie rozproszenia uwagi w miejscu pracy wpłynie na poprawę efektywności pracowników. Z jednej strony, pracownicy będą mieli ograniczony dostęp do źródeł rozproszenia. Z drugiej strony, monitoring działa jak dźwignia psychologiczna. Jeśli pracownicy wiedzą o monitoringu, będą poświęcać mniej czasu na bezproduktywne działania.

• Ograniczenie ryzyka wycieku danych. Podobnie jak w przypadku poprawy wydajności, działa to w obie strony. Rejestrowanie każdej akcji czy wiadomości może sprawić, że wiele potencjalnych kretów zmieni zdanie. Poza tym, monitorowanie korzystania z Internetu ostrzeże pracowników przed odwiedzaniem niebezpiecznych lub nielegalnych stron, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu firmy. Jeśli dojdzie do naruszenia bezpieczeństwa, raporty z monitoringu pomogą znaleźć sprawcę zakłócenia.

• Ujawnienie wąskich gardeł. Even when employees do not visit unproductive or dangerous websites, they may not use their work time efficiently. While analyzing the employee's Internet history, you may sometimes discover problems they face at work. For example, extensive searches of work-related "how to" guides may signal the employee's lack of experience or training in this field. Visiting thematic health websites may tell you about the employee's health problems or impending burnout. Working with these problems, for example, offering additional training or extra days off will help keep employees and improve your image as an employer.

• Zmniejszenie rotacji pracowników. Strony z ofertami pracy w internetowej historii pracownika są alarmującym sygnałem, że może on opuścić firmę. Dobrym sposobem na poradzenie sobie z taką sytuacją jest rozmowa z pracownikiem. Wypracowanie problemów, z którymi boryka się pracownik, może pomóc w zatrzymaniu cennego aktywu w firmie.

Monitorowanie Internetu odbywa się za pomocą specjalnego oprogramowania i zazwyczaj oznacza śledzenie następujących elementów:

• Odwiedzone miejsca;

• Monitoring portali społecznościowych i komunikatorów;

• Wyszukiwane zapytania;

• Czas spędzony na stronie internetowej;

• Kategoryzowanie odwiedzanych stron internetowych według typu i produktywności;

• Blokowanie niechcianych stron internetowych.

CleverControl obejmuje wszystkie powyższe elementy i oferuje pełny monitoring korzystania z Internetu przez pracowników.

• CleverControl obejmuje wszystkie powyższe elementy i oferuje pełny monitoring korzystania z Internetu przez pracowników. przechwytuje wszystkie odwiedzane strony internetowe w najpopularniejszych przeglądarkach. Poza tym pobiera historię przeglądania pracownika na dwa tygodnie przed instalacją. CleverControl wyszczególnia również najczęściej używane strony internetowe i czas na nich spędzony.

• Wszystkie odwiedzane miejsca są oznaczane przez system jako produktywne lub nieproduktywne. Następnie oprogramowanie oblicza stosunek miejsc produktywnych do nieproduktywnych i na jego podstawie przedstawia ocenę produktywności każdego pracownika.

• Strony internetowe są również sklasyfikowane według kategorii: udostępnianie plików, rozrywka, zakupy, kariera i edukacja. Na stronie aktywności użytkownika można śledzić, z jakich kategorii stron internetowych pracownik korzysta najczęściej. Funkcja ta pozwala również na natychmiastowe zauważenie wszelkich niepożądanych typów stron.

• CleverControl śledzi aktywność pracowników w najbardziej popularne komunikatory i media społecznościowe, takich jak Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp, Line itp. Program kluczowo rejestruje wpisywane wiadomości i wykonuje zrzuty ekranu z czatu. Dodatkowo rejestruje, ile czasu pracownik spędza na mediach społecznościowych i czatach i uwzględnia te informacje w raportach statystycznych.

• Oprogramowanie rejestruje nie tylko odwiedzane strony internetowe, ale także kwerendy. Fraza zapytania i link do wyników wyszukiwania są dostępne na pulpicie nawigacyjnym monitoringu.

• Oprócz monitoringu, CleverControl zapewnia site-blocking funkcje. Możesz zablokować niechciane źródła według kategorii, słów kluczowych lub adresów URL lub ograniczyć dostęp do wszystkich stron internetowych z wyjątkiem tych dozwolonych.

Podsumowując, CleverControl obejmuje wszystkie aspekty korzystania z Internetu, które są ważne dla oceny produktywności pracowników.

Najważniejszą zasadą przy wdrażaniu każdego rodzaju monitoringu jest zgodność z lokalnymi i stanowymi prawami i przepisami. Przepisy te mogą być bardzo różne w zależności od lokalizacji. Aby jednak uniknąć problemów prawnych, zalecamy poinformowanie pracowników o systemie monitoringu i uzyskanie ich zgody na monitorowanie.

Wdrażając system monitoringu w swojej firmie możesz napotkać jeszcze kilka innych pułapek. Możemy polecić ten artykuł będzie dla Ciebie doskonałym źródłem pomocy podczas tego procesu.