Jak i dlaczego monitorować korzystanie z Internetu przez pracowników?

Według badań American Management Association, 80% pracodawców monitoruje swoich pracowników w taki czy inny sposób, od śledzenia firmowych telefonów po rejestrowanie e-maili. Monitorowanie korzystania z Internetu przez pracownika jest jednym z najbardziej wartościowych i graficznych źródeł informacji o jego dniu pracy. Pokaże, czy dana osoba odwiedza strony związane z pracą, czy też wykorzystuje czas i urządzenie będące własnością firmy do rozrywki, zakupów lub randek.

Według statystyk przedstawionych przez Zippia.com, 64% pracowników przyznaje, że codziennie odwiedza w pracy strony niezwiązane z pracą. 45% pracowników wymienia również media społecznościowe wśród głównych czynników rozpraszających, a 44% pracowników przyznaje się do pisania SMS-ów podczas pracy. Przeciętny pracownik spędza prawie 3 z 8 godzin pracy na czynnościach niezwiązanych z pracą, co może kosztować firmę 1,7 miliona dolarów rocznie na każdych 100 pracowników. Biorąc pod uwagę powyższe statystyki, konieczność monitorowania korzystania z Internetu przez pracowników nie budzi żadnych wątpliwości.

Monitorowanie tego, jak Twoi pracownicy korzystają z Internetu, może przynieść więcej korzyści niż tylko dowiedzenie się, czy Twoi pracownicy pracują, czy nie.

• Poprawa produktywności. Ujawnienie i ograniczenie rozproszenia uwagi w miejscu pracy wpłynie na poprawę efektywności pracowników. Z jednej strony, pracownicy będą mieli ograniczony dostęp do źródeł rozproszenia. Z drugiej strony, monitoring działa jak dźwignia psychologiczna. Jeśli pracownicy wiedzą o monitoringu, będą poświęcać mniej czasu na bezproduktywne działania.

• Ograniczenie ryzyka wycieku danych. Podobnie jak w przypadku poprawy wydajności, działa to w obie strony. Rejestrowanie każdej akcji czy wiadomości może sprawić, że wiele potencjalnych kretów zmieni zdanie. Poza tym, monitorowanie korzystania z Internetu ostrzeże pracowników przed odwiedzaniem niebezpiecznych lub nielegalnych stron, które mogłyby zagrozić bezpieczeństwu firmy. Jeśli dojdzie do naruszenia bezpieczeństwa, raporty z monitoringu pomogą znaleźć sprawcę zakłócenia.

• Ujawnienie wąskich gardeł. Nawet jeśli pracownicy nie odwiedzają bezproduktywnych lub niebezpiecznych stron, mogą nie wykorzystywać efektywnie swojego czasu pracy. Analizując historię internetową pracownika, możesz czasem odkryć problemy, z jakimi boryka się on w pracy. Na przykład, intensywne przeszukiwanie związanych z pracą poradników "jak to zrobić" może sygnalizować brak doświadczenia lub przeszkolenia pracownika w tej dziedzinie. Odwiedzanie tematycznych stron o zdrowiu może powiedzieć o problemach zdrowotnych pracownika lub zbliżającym się wypaleniu zawodowym. Praca z tymi problemami, na przykład oferowanie dodatkowych szkoleń lub dodatkowych dni wolnych, pomoże zatrzymać pracowników i poprawić Twój wizerunek jako pracodawcy.

• Zmniejszenie rotacji pracowników. Strony z ofertami pracy w internetowej historii pracownika są alarmującym sygnałem, że może on opuścić firmę. Dobrym sposobem na poradzenie sobie z taką sytuacją jest rozmowa z pracownikiem. Wypracowanie problemów, z którymi boryka się pracownik, może pomóc w zatrzymaniu cennego aktywu w firmie.

Monitorowanie Internetu odbywa się za pomocą specjalnego oprogramowania i zazwyczaj oznacza śledzenie następujących elementów:

• Odwiedzone miejsca;

• Monitoring portali społecznościowych i komunikatorów;

• Wyszukiwane zapytania;

• Czas spędzony na stronie internetowej;

• Kategoryzowanie odwiedzanych stron internetowych według typu i produktywności;

• Blokowanie niechcianych stron internetowych.

CleverControl obejmuje wszystkie powyższe elementy i oferuje pełny monitoring korzystania z Internetu przez pracowników.

• CleverControl obejmuje wszystkie powyższe elementy i oferuje pełny monitoring korzystania z Internetu przez pracowników. przechwytuje wszystkie odwiedzane strony internetowe w najpopularniejszych przeglądarkach. Poza tym pobiera historię przeglądania pracownika na dwa tygodnie przed instalacją. CleverControl wyszczególnia również najczęściej używane strony internetowe i czas na nich spędzony.

• Wszystkie odwiedzane miejsca są oznaczane przez system jako produktywne lub nieproduktywne. Następnie oprogramowanie oblicza stosunek miejsc produktywnych do nieproduktywnych i na jego podstawie przedstawia ocenę produktywności każdego pracownika.

• Strony internetowe są również sklasyfikowane według kategorii: udostępnianie plików, rozrywka, zakupy, kariera i edukacja. Na stronie aktywności użytkownika można śledzić, z jakich kategorii stron internetowych pracownik korzysta najczęściej. Funkcja ta pozwala również na natychmiastowe zauważenie wszelkich niepożądanych typów stron.

• CleverControl śledzi aktywność pracowników w najbardziej popularne komunikatory i media społecznościowe, takich jak Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp, Line itp. Program kluczowo rejestruje wpisywane wiadomości i wykonuje zrzuty ekranu z czatu. Dodatkowo rejestruje, ile czasu pracownik spędza na mediach społecznościowych i czatach i uwzględnia te informacje w raportach statystycznych.

• Oprogramowanie rejestruje nie tylko odwiedzane strony internetowe, ale także kwerendy. Fraza zapytania i link do wyników wyszukiwania są dostępne na pulpicie nawigacyjnym monitoringu.

• Oprócz monitoringu, CleverControl zapewnia site-blocking funkcje. Możesz zablokować niechciane źródła według kategorii, słów kluczowych lub adresów URL lub ograniczyć dostęp do wszystkich stron internetowych z wyjątkiem tych dozwolonych.

Podsumowując, CleverControl obejmuje wszystkie aspekty korzystania z Internetu, które są ważne dla oceny produktywności pracowników.

Najważniejszą zasadą przy wdrażaniu każdego rodzaju monitoringu jest zgodność z lokalnymi i stanowymi prawami i przepisami. Przepisy te mogą być bardzo różne w zależności od lokalizacji. Aby jednak uniknąć problemów prawnych, zalecamy poinformowanie pracowników o systemie monitoringu i uzyskanie ich zgody na monitorowanie.

Wdrażając system monitoringu w swojej firmie możesz napotkać jeszcze kilka innych pułapek. Możemy polecić ten artykuł będzie dla Ciebie doskonałym źródłem pomocy podczas tego procesu.