Wszystko jest pod kontrolą: Jak wdrożyć program monitoringu i nie stracić zespołu

Wszystko jest pod kontrolą: Jak wdrożyć program monitoringu i nie stracić zespołu

W 2021 roku ExpressVPN przeprowadził m.in. badanie aby zrozumieć implikacje nadzoru dla pracowników zdalnych.

  • Około 83% pracowników zarysowało "obawy etyczne" związane z monitoringiem pracowników.

  • 56% pracowników zgłosiło, że odczuwało stres i niepokój z powodu nadzoru pracodawcy

  • W rzeczywistości 48% pracowników zgodziło się na obniżenie wynagrodzenia, jeśli oznaczałoby to, że nie będą monitorowani.

Ale skąd takie poczucie niepokoju? Cóż, niektórych pracowników przeraża brak prywatności w ich środowisku pracy, a to głównie z powodu natrętnej polityki monitorowania przyjętej przez niektórych pracodawców.

W istocie, monitorowanie pracowników jest niezwykle opłacalne - zwłaszcza jeśli chodzi o identyfikację wąskich gardeł w produktywności, zapewnienie przestrzegania protokołów bezpieczeństwa i zwiększenie ogólnej wydajności. Jednak często brak jednolitego, solidnego programu monitoringu może prowadzić do poważnych konsekwencji - takich jak spadek morale pracowników.

Sprawa monitoringu natrętnego - jak wpływa na Twój zespół

Jakiś czas temu niemiecka firma handlowa została zobowiązana do zapłaty grzywna w wysokości 12,6 mln dolarów w odpowiedzi na wykorzystanie przez nią kamer nadzoru wideo do monitorowania aktywności w miejscu pracy - co naruszało przepisy dotyczące prywatności określone przez ten kraj i Unię Europejską. Podobnie, firma produkująca sprzęt komputerowy w Norwegii została ukarana przez władze grzywną w wysokości 24 000 dolarów, ponieważ przeniosła na swoje serwery osobiste adresy e-mail.

Nic więc dziwnego, że pracownicy niechętnie poddają się monitoringowi. Tech.co Niedawno przeprowadzono wywiady z pracownikami, którzy zostali poddani natrętnym działaniom monitorującym. Odpowiedzi były dość odkrywcze - z pracownikami mówiącymi, że "czuli się naruszeni". Jeden pracownik powiedział nawet: "W pewnym momencie zapytałem, czy muszę wprowadzić przerwy na toaletę".

To coś, co wiele mówi o tym, jak trudne może być pogodzenie monitorowania miejsca pracy z troską o prywatność, gdy natrętne i obcesowe praktyki monitorowania są powszechne.

Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest zmniejszenie zaufania, jakie pracownicy czują wobec Twojej firmy. Zjada to produktywność i z pewnością może mieć nawet negatywny wpływ na utrzymanie pracowników, nie wspominając o problemach regulacyjnych, które mogą się pojawić. W 2021 roku, włoski SA nałożyła na gminę (kontrolera) grzywnę w wysokości 80 000 EUR z uwagi na naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych wobec skargi złożonej przez pracownika na gromadzenie jego danych wrażliwych.

W celu uniknięcia negatywnych skutków prawnych, które często wiążą się z wdrożeniem natrętnego programu monitoringu, niezwykle ważne jest zbudowanie zaufania w zespole. Aby pomóc Ci stworzyć podstawy skutecznego programu monitorowania pracowników, zebraliśmy kilka istotnych wskazówek, które możesz zastosować.

Jak wdrożyć program monitoringu i nie stracić zespołu

W jednym z naszych ostatnich badań okazało się, że dodatkowy dzień wolny od pracy zwiększenie wydajności pracowników o ponad 5% . W kolejnej ankiecie udało nam się nakreślić, jak czas aktywny i nieaktywny wzrosła/spadła przed i po przerwie świątecznej . W jaki sposób to zrobiliśmy? Analizując dane z monitoringu online, które nasi klienci gromadzili przez ten okres. I jak to pomogło? Byliśmy w stanie nakreślić proaktywne działania, które nasi klienci powinni podjąć, aby pomóc swoim pracownikom czuć się lepiej i pracować lepiej.

Chodzi o to, że dane nie kłamią. Ale aby mieć te dane do dyspozycji, musisz mieć pewność, że masz kontrolę nad swoimi pracownikami, zespołami i ich wymaganiami. I właśnie to jest celem "dyskretnego programu monitorowania". Od usprawnienia przepływu pracy do identyfikacji problemów i wąskich gardeł, dyskretny program monitorowania może zoptymalizować procesy, nadać priorytet zadaniom, które wymagają uwagi, zwiększyć wydajność operacyjną, zwiększyć produktywność pracowników i wzmocnić wynik finansowy.

Oto jak wdrożyć taki program monitoringu i nie stracić zespołu:

  1. Zacznij od zdefiniowania celów kontroli

    Aby wdrożyć swój program monitoringu, należy najpierw określić cele kontroli. Oznacza to, że:

    • Określenie celów, które chcesz osiągnąć poprzez program monitoringu

    • Określenie obowiązków dla każdego członka zespołu

    • Ustalenie wytycznych, co jest dopuszczalne, a co nie

    • Przygotowanie mapy drogowej, jak ma działać program monitoringu

    Dzięki temu będziesz miał jasny obraz tego, czego potrzebuje Twój zespół i jakie wymagania musisz spełnić. W szczególności "mapa drogowa" stanowi podstawę do dalszych rozważań, takich jak granice nadzoru, standardy ochrony danych, kontrola konsensualna itp.

  2. Ocena kryteriów monitorowania

    Następnie musisz upewnić się, że oceniasz kryteria monitorowania. Może to pociągnąć za sobą coś takiego jak:

    • Określenie rodzaju kanału, który będzie monitorowany (np. e-mail, internet, rozmowy telefoniczne)

    • Określenie czasu, w którym funkcja monitorowania będzie aktywna

    • Ocena poziomu nadzoru, który należy wprowadzić

    • Ocena, czy ten poziom mieści się w zakresie ustaw (więcej o tym później)

  3. Poinformuj personel o potencjalnej funkcji monitorowania

    Kluczowe znaczenie ma uzyskanie zgody pracowników i informowanie ich o funkcjach monitoringu. Uzyskanie świadomej zgody jest niezbędne dla skutecznego programu monitoringu, ponieważ zapewnia, że jesteś odpowiedzialny za program i nie przekraczasz granic. W tym celu należy:

    • Poinformowanie pracowników, dlaczego i jak będą monitorowani

    • Wyjaśnienie celów kontroli (wymienienie celów, które chcesz osiągnąć)

    • Informowanie o korzyściach/reperkusjach wynikających z przestrzegania/nieprzestrzegania wytycznych (np. działania dyscyplinarne lub grzywny)

    • Odpowiadanie na pytania i wątpliwości pracowników

    Tutaj jest coś godnego uwagi: Podczas gdy GDPR kładzie nacisk na poszukiwanie swobodnie wyrażonej zgody od pracowników, nie oznacza to, że na podstawie tej zgody można prowadzić jakąkolwiek praktykę nadzoru lub zbierania danych osobowych. Na przykład, jeśli pracownik wyrazi zgodę na zainstalowanie kamery CCTV w celu nadzoru, nie oznacza to, że pracodawca może to zrobić. Co jeśli monitoring wideo nie jest dozwolony przez prawo lub nie podlega jurysdykcji lokalnej? To może być podstępny scenariusz - najlepiej go unikać.

  4. Przeanalizuj przepisy obowiązujące w danym regionie

    Do tej pory ustaliliśmy, że konieczne jest upewnienie się, że masz solidną wiedzę na temat prawa w twoim regionie, które reguluje rodzaj działań monitorujących, w które możesz się zaangażować.

    Jak te prawa mogą sugerować kierunki działania monitoringu? Przyjrzyjmy się kilku przykładom:

  5. Wybierz system monitorowania pracowników

    Teraz, gdy masz już dobre wyczucie obowiązków, które musisz spełnić, nadszedł czas na wybór odpowiedniej platformy do monitorowania pracowników. Ale jak się za to zabrać, zwłaszcza gdy rynek wydaje się nasycony morzem różnych rozwiązań? Aby Ci w tym pomóc, oto kilka pytań, na które warto odpowiedzieć:

    • Czy oprogramowanie do monitorowania pracowników może działać dyskretnie? Czy jest zaprojektowane w taki sposób, że nie narusza prywatności pracowników?

    • Czy jest on łatwy do wdrożenia? Czy po zapisaniu się do programu można od razu przystąpić do pracy?

    • Jak działają moduły raportowania? Czy można łatwo wygenerować raporty dotyczące produktywności, obecności, komunikacji i zadań?

    • Czy mieści się w zakresie odpowiednich przepisów? Czy spełnia standardy Twojej lokalnej jurysdykcji?

    • Czy zmniejsza ilość pracy ręcznej dla pracowników, aby pomóc im skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach? Na przykład, czy system monitoringu redukuje ręczną pracę papierkową w zakresie tworzenia timesheets i raportów?

    Na koniec dnia idealnym rozwiązaniem będzie:

    • Nie rzuca się w oczy: Zapewnienie całościowego wglądu w miejsce pracy bez przeszkadzania pracownikom

    • Intuicyjne: Łatwa obsługa i uprząż

    • Elastyczny: Rozszerzalność i skalowalność w miarę rozwoju firmy

    • Możliwość dostosowania: Umożliwia skonfigurowanie określonych zasad

    • Zgodność: Wspieraj lokalne ustawodawstwo i prawa

    • Skalowalne: Możliwość obsługi wielu przepływów pracy i procesów

    • Ekonomiczny: Umożliwia poprawę efektywności operacyjnej i usunięcie wąskich gardeł.

  6. Skonsultuj się z lokalnym prawnikiem

    Chociaż ogólne zasady są szeroko zarysowane w przepisach, nadal istnieją niuanse, które należy zbadać. Na przykład, powiedzmy, że pracownicy są ustanowieni w UE, podczas gdy firma ma siedzibę w Singapurze. Jakie rodzaje zasad miałyby zastosowanie do obu krajów? Aby uchwycić te niuanse, należy skorzystać z usług eksperta prawnego. Oni również z powodzeniem poprowadzą Cię w sprawie opłacalności konkretnego oprogramowania monitorującego, które wybrałeś.

  7. Nie oceniaj przez pierwsze kilka tygodni lub miesięcy

    Jak każdy inny nowy projekt, musisz dać temu czas, aby się zadomowił. Nie uzyskasz natychmiastowego obrazu efektywności. W miarę możliwości pozwól pracownikom na dostosowanie się do systemu monitorowania przez kilka tygodni lub miesięcy. Nie należy od razu przystępować do oceny, bo istnieje ryzyko, że będzie ona zbyt surowa.

    W międzyczasie kontynuuj zbieranie danych. Do czasu, gdy zrobisz ocenę, będziesz miał głębokie spostrzeżenia związane z:

    • Wydajność pracy w odniesieniu do czasu aktywnego i nieaktywnego

    • Czy są jakieś problemy, które pojawiają się na co dzień

    • Wydajność projektu w odniesieniu do ograniczeń czasowych i budżetowych

    • Jeśli jakieś luki w zabezpieczeniach pojawiają się zbyt często

    • Czy istnieje powszechne niewłaściwe wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa

    • Czy dyskretność systemu monitoringu działa zgodnie z Państwa oczekiwaniami

    • Czy sam system monitorowania działa zgodnie z oczekiwaniami

    Takie spostrzeżenia prowadziłyby do wzorców, które pomogłyby Ci określić, jak poprawić przepływy pracy. Pomogłoby to również skorelować wdrożenie ze zmiennymi takimi jak całkowita produktywność, przestoje i inne czynniki.

  8. Zdefiniuj na nowo politykę i nagrody

    Teraz nadszedł czas, aby ponownie zaangażować pracowników i włączyć ich w ideę bycia monitorowanym. W tym miejscu należy na nowo zdefiniować politykę i zachęcić ludzi do myślenia o

    • Potencjalne korzyści z funkcjonującego systemu monitorowania (przynajmniej jako narzędzie motywacyjne)

    • Nagrody związane z wykonywaniem zadań zgodnie z określonym standardem

    • Konsekwencje spadku poniżej określonego standardu

    • Zachęty oparte na poziomach osiągnięć

    Podejmując te kroki, zachęcasz pracowników do wzięcia odpowiedzialności za swoje wyniki. Będą bardziej otwarci na przyczynianie się do sukcesu firmy. Z perspektywy pracodawcy, jest to niezwykle opłacalne, aby wykuć konkretną organizację pracy.

    Na przykład, jeśli masz pracowników zdalnych i musisz dokładnie śledzić ich przestrzeganie zasad pracy w domu, możesz udostępnić im kalendarz online i zachęcić ich do sprawdzania się z odpowiednią częstotliwością. Możesz zachęcić ich do wyznaczenia celów wydajności i zapewnić regularne aktualizacje. Możesz również dostarczać raporty z postępów, dzięki którym będziesz mógł sprawdzić, czy nie dochodzi do jakichś szalonych nadużyć.

  9. Ulepszanie i doskonalenie

    Po wprowadzeniu programu monitoringu w firmie, zawsze jest miejsce na ulepszenia. Musisz stale sprawdzać system, aby iść do przodu. Możesz zauważyć, że pracownicy nie wykonują wystarczająco dużo pracy. Albo, że kilku z nich się obija. Być może nie otrzymujesz terminowych raportów z postępów. Może pracownicy nie biorą na własność informacji zwrotnej. Być może, oprogramowanie brakuje jakiejś funkcji, która jest kluczowa dla Twoich potrzeb.

    Wszystkie takie obserwacje wskazują na jedno: trzeba dopracować podejście. Stale rozmawiaj z pracownikami, aby zarządzać ich oczekiwaniami. Ustal punkty kontrolne i oceniaj postępy. Dokonaj przeglądu polityk i upewnij się, że są one tak samo aktualne jak zawsze.

The Bottom Line

Program monitoringu będzie uznany za sukces, jeśli pomoże Ci poprawić kulturę pracy i przepływ pracy. W tym celu konieczne jest zainstalowanie solidnego, kompleksowego i dyskretne oprogramowanie do monitorowania pracowników Dostosuj procesy operacyjne po rozpoznaniu wąskich gardeł i nieefektywności oraz ustal jasną wizję ze swoim zespołem.