Monitorowanie wydajności pracowników: 6 skutecznych metod

Wydajność pracowników jest podstawą każdej firmy, która chce pozostać konkurencyjna. Wysoko wydajni pracownicy zwiększają zyski i zadowolenie klientów, tworząc pozytywny wizerunek firmy.

Monitorowanie wydajności pracowników ma zasadnicze znaczenie dla zrozumienia indywidualnego wkładu, identyfikacji obszarów wymagających poprawy i nagradzania najlepszych wyników. Terminowe pomiary wspierające produktywność są kluczem do pomocy każdemu pracownikowi i firmie w ujawnieniu ich prawdziwego potencjału. Wydajność to jednak szeroki termin; jego znaczenie może się różnić w zależności od organizacji, dziedziny i stanowiska. Co dokładnie powinien oceniać menedżer i jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić? Odpowiemy na te pytania w tym artykule.

W tradycyjnym rozumieniu wydajność pracownika to jakość, efektywność i ilość wykonanej pracy.

Aby ocenić jakość pracy, należy sprawdzić, czy praca pracownika spełnia oczekiwania i standardy branżowe/firmowe. Sprawdź, czy pracownik osiągnął swoje cele i dał z siebie wszystko podczas pracy nad zadaniem. W zależności od dziedziny i stanowiska, wskaźnikami jakościowymi mogą być:

• Zadowolenie klienta: jak zadowoleni są klienci z pracy pracownika; jak dobrze i szybko pracownik radzi sobie z ich prośbami; czy pracownik przestrzega kodeksu postępowania itp.

• Praca zespołowa i współpraca: jak dobrze pracownik współpracuje z innymi, przyczynia się do realizacji celów zespołu i wspiera współpracowników.

• Inicjatywa: czy pracownik jest zdolny do podejmowania nowych zadań, proponowania nowych pomysłów i samodzielnego rozwiązywania problemów.

• Zdolność adaptacji: elastyczność pracownika w radzeniu sobie ze zmieniającymi się sytuacjami i nowymi wyzwaniami.

• Komunikacja: jak skutecznie pracownik może komunikować się ze współpracownikami, klientami i kierownictwem.

Ilość odnosi się do wydajności pracownika - liczby wyprodukowanych elementów. Może się wydawać, że ilość może być mierzona tylko w produkcji, ale w rzeczywistości może odnosić się do każdego elementu, w tym niematerialnego: wygenerowanej sprzedaży, ukończonych projektów, wykonanych połączeń itp.

Wydajność mierzy, jak szybko i skutecznie wykonywane są zadania, takie jak czas na wyprodukowaną jednostkę lub czas reakcji na obsługę klienta. Odnosi się do dotrzymywania terminów, wykonywania zadań na czas bez poświęcania jakości i korzystania z najbardziej efektywnych metod osiągania celów pracy. Wydajność może być mierzona w:

• Wyprodukowane elementy/zrealizowane zadania na godzinę/dzień/miesiąc;

• Czas przestoju maszyny - czas, w którym sprzęt nie działa z powodu konserwacji, awarii lub innych problemów;

• Zużycie materiałów i odpady - ilość materiałów lub materiałów eksploatacyjnych, które są zużywane lub wyrzucane;

• Czas cyklu - czas potrzebny na ukończenie procesu od początku do końca;

• Defekty na jednostkę - liczba błędów lub defektów znalezionych w jednostce produkcji.

Wiele nowoczesnych organizacji traktuje priorytetowo dobre samopoczucie i zaangażowanie pracowników wraz z tradycyjnymi wskaźnikami. Takie podejście jest uzasadnione. Niezaangażowani pracownicy częściej opuszczają pracę, są nieproduktywni i negatywnie wpływają na swoich współpracowników i klientów. Kosztuje to firmy około 34% rocznego wynagrodzenia takiego pracownika lub 450-550 miliardów dolarów rocznie w samych Stanach Zjednoczonych. Wręcz przeciwnie, wysoce zaangażowane zespoły wykazują o 23% wyższą rentowność.

Mierząc zaangażowanie, menedżerowie mogą przyjrzeć się

• Ogólna satysfakcja z pracy;

• Zadowolenie pracowników z równowagi między życiem zawodowym a prywatnym;

• Postrzeganie przez pracowników możliwości rozwoju i kariery w firmie;

• Zadowolenie z kultury organizacyjnej firmy;

• Dobrowolna/niedobrowolna rotacja;

• Absencja.

Oprócz ilości, jakości, wydajności i zaangażowania, warto przyjrzeć się wskaźnikom behawioralnym, które również mogą wpływać na wydajność:

• Etyka pracy: poświęcenie, zaangażowanie i profesjonalizm pracownika.

• Obecność i punktualność: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Zgodność: przestrzeganie przez pracownika zasad, procedur i przepisów firmy.

Ocena wyników to systematyczny proces oceny wydajności pracowników w odniesieniu do wcześniej ustalonych celów i oczekiwań. Jest to świetna metoda omawiania osiągnięć, ujawniania obszarów wymagających poprawy i wyznaczania nowych celów.

Oceny wyników wymagają intensywnych przygotowań. Zacznij od ustalenia jasnych oczekiwań: nakreśl obowiązki i oczekiwania dotyczące wydajności oraz ustal jasne i mierzalne cele. Monitoruj wydajność pracowników przez określony czas i zbieraj dane ilościowe i jakościowe. Informacje zwrotne od menedżerów, współpracowników i klientów będą cennym wkładem w ogólny obraz wydajności.

Podczas przeglądu postaraj się stworzyć komfortowe i otwarte środowisko do dyskusji. Zaoferuj zarówno pozytywne wzmocnienie, jak i konstruktywną informację zwrotną na temat obszarów wymagających poprawy. Bądź konkretny - podaj przykłady potwierdzające Twoją opinię. Zachęć pracownika do podzielenia się swoją perspektywą i obawami. Na koniec przeglądu, stwórz plan, aby zająć się kwestiami związanymi z wydajnością i obszarami wymagającymi poprawy.

Oceny wyników są skuteczne, jeśli są przeprowadzane regularnie. Jednak 69% firm organizuje je tylko raz lub dwa razy w roku, co nie jest wystarczające.

80% of employees woli otrzymywać regularne informacje zwrotne zamiast corocznych przeglądów. Indywidualne spotkania kontrolne to świetny sposób na wypełnienie pustki między ocenami wyników i bycie na bieżąco z przepływem pracy. Podczas gdy oceny wyników koncentrują się głównie na przeszłych wynikach i obejmują dłuższe okresy, spotkania kontrolne służą utrzymaniu regularnej komunikacji i upewnieniu się, że wszystko jest na dobrej drodze. Zazwyczaj odbywają się one częściej, często co tydzień lub co dwa tygodnie, i mają bardziej nieformalny charakter. Check-iny koncentrują się na konkretnych projektach, zajmując się codziennymi zadaniami i zapewniając wsparcie w odpowiednim czasie.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników jest cennym narzędziem do monitorowania wydajności. Gromadzi ono obszerne dane na temat korzystania z komputera przez pracownika, pozwalając zobaczyć, gdzie upływa czas pracy i jak wykorzystywane są zasoby firmy, aby zapewnić zgodność z polityką firmy i wzmocnić bezpieczeństwo.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników gromadzi i analizuje dane dotyczące aktywności i przedstawia je w formie graficznych wykresów trendów produktywności, frekwencji oraz wykorzystania oprogramowania i Internetu. Zaawansowane narzędzia zapewniają dodatkowe funkcje, takie jak strumieniowanie na żywo ekranów pracowników, co pozwala zobaczyć, nad czym pracują. CleverControl, wiodące oprogramowanie do monitorowania wydajności pracowników, wprowadziło niedawno AI Scoring. Algorytm oparty na sztucznej inteligencji analizuje aktywność pracownika, porównuje ją ze standardami branżowymi, oblicza indywidualny wynik produktywności i dostarcza rekomendacje.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników oszczędza menedżerom wiele czasu i wysiłku. Zamiast ręcznie przeglądać raporty wydajności i obecności, mogą oni uzyskać statystyki za jednym kliknięciem myszy. Dzięki ich wszechstronnej funkcjonalności i dogłębnej analizie, takie programy mogą być wykorzystywane jako sposób monitorowania wydajności pracowników samodzielnie lub w połączeniu z innymi metodami. Na przykład, zebrane informacje mogą być wykorzystywane do corocznych przeglądów wydajności. Oprogramowanie do monitorowania pracowników może być wykorzystywane do zbierania wskaźników jakościowych i wydajnościowych oraz do oceny zaangażowania pracowników.

Wdrożenie oprogramowania do monitorowania pracowników wymaga przejrzystości i poszanowania prywatności. Używaj go do mierzenia produktywności i identyfikowania obszarów wymagających poprawy. Zbieraj tylko te dane, które są absolutnie niezbędne i zapewnij zgodność z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Zaleca się powiadomienie pracowników o monitorowaniu i wyjaśnienie celów monitorowania, aby uniknąć tworzenia niepotrzebnej presji i problemów z zaufaniem.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami jest kolejnym cennym narzędziem do śledzenia wydajności. Podczas gdy programy do monitorowania pracowników śledzą ogólną aktywność pracowników, czas bezczynności/aktywności i czynniki rozpraszające, menedżerowie zadań koncentrują się na konkretnych projektach i zadaniach. Systemy te mogą monitorować postępy w realizacji zadań przez pracowników, umożliwiając wczesną identyfikację potencjalnych problemów i zapewnienie wsparcia w odpowiednim czasie. Możesz zobaczyć, ile czasu zajmuje pracownikowi ukończenie zadania, śledzić postępy pracowników i rozliczać ich z dotrzymywania terminów. Możesz obserwować obciążenie pracą każdego pracownika, równomiernie rozdzielać je na cały zespół, a także ujawniać najlepszych i mających trudności pracowników.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami dobrze sprawdza się w gromadzeniu ilościowych, jakościowych i efektywnościowych wskaźników wydajności. Aby jak najlepiej wykorzystać te narzędzia, należy wyznaczyć jasne, osiągalne cele dla każdego pracownika, śledzić postępy i przekazywać informacje zwrotne w odpowiednim czasie.

Oceny koleżeńskie to uzyskiwanie informacji zwrotnych na temat wydajności pracownika od jego kolegów. Takie oceny uzupełniają informacje zwrotne od menedżerów i podwładnych i oferują inną cenną perspektywę. Poza tym, pracownicy mogą czuć się bardziej zaangażowani i docenieni, gdy ich rówieśnicy są zaangażowani w ocenę ich wyników.

Aby zachęcić do szczerych opinii, upewnij się, że recenzje są anonimowe i koncentrują się na konkretnych umiejętnościach i zachowaniach związanych z rolą pracownika.

Angażowanie pracowników w ocenę ich wyników jest cenną metodą monitorowania. Promuje odpowiedzialność, zwiększa zaangażowanie i pokazuje unikalną perspektywę. Pracownicy mają szansę wyrazić swoje przemyślenia na temat swoich wyników, zadań, współpracowników, potencjalnych obaw i sugestii.

Samokontrola może pomóc pracownikom lepiej zrozumieć ich mocne i słabe strony. Może nawet zwiększyć produktywność: pracownicy mają większe szanse na osiągnięcie swoich celów, gdy aktywnie śledzą swoje postępy i dostosowują się w razie potrzeby.

Dostosowanie strategii monitorowania wydajności pracowników do konkretnych potrzeb firmy ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia optymalnych wyników. Dostępne są różne metody, ale najskuteczniejsze podejście często obejmuje kombinację technik.

Wykorzystując moc regularnych ocen wyników, indywidualnych odpraw, oprogramowania do monitorowania pracowników, narzędzi do zarządzania zadaniami, wzajemnych ocen i samokontroli, można stworzyć kompleksowy system, który wspiera rozwój pracowników, sprzyja pozytywnemu środowisku pracy i napędza ogólny sukces biznesowy.