Minder maar efficiënter werken: kan dat?

Minder maar efficiënter werken: kan dat?

De wereld praat al lang over een vierdaagse werkweek (en iemand is er al mee bezig). Tegenstanders hebben het over enorme verliezen voor bedrijven en economieën in het algemeen.

Aanhangers van het idee zeggen dat werknemers bereid zijn langer en efficiënter te werken in de resterende vier werkdagen omwille van een extra vrije dag per week.

Als hoofd van een bedrijf dat tijdcontrolesystemen ontwikkelt, ben ik er zeker van dat het de efficiëntie van het werk kan verhogen. Maar niet zoveel dat het een hele werkdag vrijmaakt.

De werkplek is een dynamische omgeving waar de omstandigheden en uitdagingen voortdurend veranderen. De behoefte van werknemers aan flexibiliteit, vindingrijkheid en aanpassingsvermogen is nog nooit zo groot geweest.

Toch blijven veel organisaties een manier van werken versterken die niet alleen achterhaald maar ook onnodig is. Meer werken en harder werken zijn nietjes van een succesvolle carrière. Het is iets dat veel mensen bij hun collega's blijven benadrukken. We zijn geconditioneerd om te geloven dat de meest productieve mensen die lang werken andere productiviteitsfactoren over het hoofd hebben gezien. Hard werken levert resultaten op, maar slim werken heeft blijvende waarde.

Dit geldt vooral op het werk, waar concurrerend blijven van het grootste belang is voor succes. Omdat niemand 24/7 kan werken, zijn hier drie eenvoudige strategieën om de productiviteit op het werk te verhogen en je leven daarbuiten in balans te houden.

Wat is precies productiviteit?

Productief zijn wordt in het woordenboek gedefinieerd als "de kwaliteit of de kracht hebben om iets te creëren, vooral in overvloed". Net zoals "efficiëntie" een maat is voor hoe efficiënt een bedrijf is, is "productiviteit" slechts een maat voor hoe productief een bedrijf is.

Wie zich bezighoudt met productiviteit streeft naar een maximale output met de middelen die hem ter beschikking staan. Als zij bijvoorbeeld een enorm budget hebben, zullen zij ernaar streven zoveel mogelijk werk te creëren. Zelfs als zij een beperkt budget hebben, zullen zij ernaar streven zoveel mogelijk werk af te maken.

Minder werken is in de huidige kenniseconomie belangrijker dan ooit. Een groeiend aantal werkende volwassenen voelt echter de druk om langer en harder te werken dan ooit. Gemiddeld werkt de gemiddelde Amerikaanse werknemer 40 uur per week, maar bijna een derde van de volwassenen werkt 45 uur of meer per week.

De gemiddelde werkende volwassene besteedt ongeveer 47 uur per week aan werk en woon-werkverkeer samen. Dan blijft er weinig tijd over voor iets anders. Minder werken betekent niet alleen een evenwichtig leven, maar ook productiever zijn en meer dingen gedaan krijgen met minder tijd voor activiteiten die niet direct verband houden met onze professionele doelen.

Efficiënt werken betekent vaststellen op welke gebieden u productiever kunt zijn. Slim werken betekent uw tijd en inspanningen optimaliseren om meer gedaan te krijgen in dezelfde hoeveelheid tijd. Hier volgen enkele tips over hoe u minder, maar efficiënter en effectiever kunt werken:

Taken moeten worden geprioriteerd

Werkprojecten moeten worden geprioriteerd op basis van de hoeveelheid werk en de verwachte deadlines. Gun uzelf voldoende tijd voor elk project, maar zet een timer als uitdaging om het werk sneller af te krijgen.

Ga niet van het ene werk naar het andere. Concentreer u op één taak tegelijk, gebruik de productiviteitsbenadering die bekend staat als "chunking", en laat u opgaan in het volbrengen van goed werk. Neem een pauze en schakel over op een ander soort werk wanneer de timer afgaat om jezelf gefocust te houden.

Je missie op het werk kennen is een van de belangrijkste elementen om volledig effectief te worden. Hoe kun je immers geschikte prioriteiten stellen als je niet weet waar je werk om draait? (Als je geen prioriteiten stelt, zul je voortdurend bedolven worden onder een berg werk, niet in staat om te vertellen wat belangrijk is en wat niet).

Voer een functieanalyse uit om het werkelijke doel van uw werk en de doelstellingen waaraan u moet voldoen om vooruit te komen te bepalen. Dit zal u helpen bij het identificeren van uw meest kritische doelen, zodat u kunt beginnen met het efficiënt prioriteren van werk.

Verminder afleidingen

Wanneer je aan opdrachten werkt, streef er dan naar om afleiding tot een minimum te beperken. Zet het volume van je telefoon zachter en houd hem uit het zicht. Schakel alle andere geluiden uit, zoals televisieprogramma's of muziek, die uw vermogen om u op uw werk te concentreren in de weg staan. Stel verwachtingen aan uw collega's

Grote projecten verdelen

Een groot project kan te veel lijken. Ook al weet je dat het belangrijk is, je blijft het naar de bodem van de stapel schuiven. In plaats van het te vermijden, kun je proberen die grote opdracht op te delen in kleinere klusjes. Kies er een handvol uit om in de loop van de week af te werken en plan ze in je agenda. De wetenschap dat je vooruitgang boekt in de richting van een groot doel zal je motiveren om je andere taken af te maken.

Vermijd interactie met uw collega's niet, maar beperk dit tot de pauzes om te voorkomen dat u heen en weer springt tussen werk en spel.

Minder werken

Als het gaat om succesvol werken, impliceert de hoeveelheid moeite die je in een project steekt niet automatisch een kwalitatief hoogstaande output. Als je er te lang over doet om je werk af te maken omdat je vermoeid, afgeleid of ongeorganiseerd bent, is dat een duidelijke aanwijzing dat je te hard werkt.

Een effectieve en productieve werknemer zijn houdt in dat je prioriteiten stelt en voldoende tijd geeft om je taak naar behoren af te ronden. Goede werkgewoonten leiden tot positieve, consistente resultaten. De meest cruciale stap die u kunt nemen om efficiënter te werken is het opstellen van een dagelijkse strategie.

Vraag hulp aan je collega's.

Samenwerken met anderen is een van de beste manieren om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Studies tonen aan dat mensen efficiënter werken als ze in groepsverband werken. Wanneer u in groepen werkt, kunt u ideeën, gedachten en perspectieven delen, wat een geweldige manier is om te brainstormen over nieuwe manieren om over een probleem na te denken.

U kunt ook aanbieden om uw collega's te helpen met hun taken als u eerder bent dan gepland. Als u uw collega's helpt, draagt u niet alleen bij aan een gezondere werkomgeving, maar werkt u ook minder. Dat komt omdat het helpen van anderen uw tijd vrijmaakt, zodat u zich op uw werk kunt concentreren.

Vaker pauzes nemen

Langdurig werken zonder pauze maakt je minder productief, minder geconcentreerd en vatbaarder voor het maken van fouten. Het zou helpen als je om de paar uur een pauze neemt.

Maar niet elke pauze is voldoende. Het zou helpen als u manieren vindt om uit te rusten en te ontspannen terwijl u zich op uw werk blijft concentreren. Een manier om dit te doen is een timer instellen voor 20 minuten en iets doen dat niets met je werk te maken heeft.

U kunt bijvoorbeeld naar muziek luisteren, buiten wandelen of zitten en ademhalen. Dit zal u helpen ontspannen en uw hersenen de tijd geven om informatie te verwerken en nieuwe ideeën en strategieën te ontwikkelen die u zullen helpen efficiënter te werken.

Efficiëntie en productiviteit

Het belangrijkste wat u kunt doen om uw productiviteit op het werk te verhogen, is tijdmanagementvaardigheden ontwikkelen. Zonder dat zouden uw dagen aanvoelen als een uitzinnige sprint, waarbij elk project, e-mail en telefoontje om uw aandacht vraagt.

Begin met het bekijken van uw dagindeling. Weet u hoe u uw tijd dagelijks doorbrengt? Zo niet, dan kan het antwoord u verrassen.

Zodra u weet hoeveel tijd u aan elke taak besteedt, moet u leren hoe u prioriteiten kunt stellen. U kunt zich concentreren op het werk dat de meeste waarde toevoegt als u weet welke taken cruciaal zijn en welke kunnen worden verschoven of gedelegeerd.

Doelen stellen is een ander cruciaal aspect van productief werken. Na het uitvoeren van een functieanalyse zou u een goed idee moeten hebben van wat uw rol inhoudt. Stel met deze kennis doelen voor de korte en lange termijn. Het voordeel hiervan is dat je doelen dienen als een routekaart - je komt immers nergens als je niet weet waar je naartoe gaat!

Effectief en productief werken vereist ook een goede organisatie. Als je ongeorganiseerd bent, kun je veel tijd verliezen met het zoeken naar misplaatste spullen. Leer dus hoe je correct archiveert en hoe je een effectieve planning maakt.

Communicatieve vaardigheden

Bedenk hoe vaak we dagelijks converseren. We voeren telefoongesprekken, wonen vergaderingen bij, stellen e-mails op, geven presentaties en hebben contact met klanten. Het kan lijken alsof we de hele dag in gesprek zijn met anderen om ons heen. Daarom zijn goede communicatievaardigheden cruciaal, vooral als u efficiënter wilt werken.

Begin met het aanscherpen van uw actieve luistervaardigheden. Dit betekent dat u zich inspant om te horen en te begrijpen wat anderen tegen u zeggen.

Conclusie

Minder en efficiënter werken kan een uitdaging zijn, maar het is mogelijk als je geconcentreerd blijft en deze tips volgt. Minder werken betekent niet alleen minder uren werken; het betekent efficiënter werken zodat je meer gedaan krijgt in minder tijd.

Efficiënter werken betekent vaststellen op welke gebieden u productiever kunt zijn. Slim werken betekent uw tijd en inspanningen optimaliseren om meer gedaan te krijgen in dezelfde hoeveelheid tijd.