Technologieën en trends voor werken op afstand 2023

De pandemie heeft de trend om op afstand te werken versneld en heeft geleid tot een aanzienlijke verschuiving in de manier waarop mensen werken. Deze verschuiving heeft nieuwe uitdagingen en kansen voor bedrijven gecreëerd en heeft de behoefte aan technologie ter ondersteuning van werk op afstand op de voorgrond geplaatst.

Ondernemingen stappen snel over van de traditionele kantoorruimte naar een hybride model dat een evenwicht biedt tussen werken op afstand en werken in persoon. Naar verwachting zal hybride werk in de Verenigde Staten tegen 2022 53% bereiken, tegenover 32% in 2019. Deze verschuiving wordt gedreven door verschillende factoren, waaronder de aanhoudende COVID-19 pandemie, technologische vooruitgang en het groeiende besef dat werken op afstand productief en kosteneffectief kan zijn.

• Meer flexibiliteit: Een van de grootste voordelen van werken op afstand is de flexibiliteit die het werknemers biedt. Met werk op afstand zijn werknemers niet langer gebonden aan een specifieke locatie en kunnen ze overal werken waar een internetverbinding is. Dit betekent dat werknemers een werkschema kunnen opstellen dat past bij hun persoonlijke leven, wat leidt tot een beter evenwicht tussen werk en privéleven en een grotere arbeidssatisfactie.

• Lagere kosten: Werken op afstand kan ook leiden tot kostenbesparingen voor werknemers en werkgevers. Werknemers hoeven niet langer kosten te maken voor woon-werkverkeer, zoals vervoer, parkeren en andere gerelateerde kosten. Werkgevers kunnen geld besparen op kantoorruimte, nutsvoorzieningen en apparatuur zoals bureaus, stoelen en computers.

• Toegang tot een bredere talentenpool: Met werk op afstand hebben werkgevers toegang tot een veel grotere pool van talent wereldwijd. Dit betekent dat ze de beste kandidaten voor hun behoeften kunnen vinden, ongeacht hun locatie. Dit kan ook helpen om de diversiteit op de werkplek te vergroten, aangezien werken op afstand kan helpen om barrières zoals geografie, handicaps en andere factoren weg te nemen die iemands vermogen om in een traditionele kantooromgeving te werken kunnen beperken.

• Verhoogde productiviteit: Studies hebben aangetoond dat telewerkers productiever zijn dan hun collega's op kantoor. Dit komt door het gebrek aan afleiding en onderbrekingen die vaak voorkomen in een traditionele kantooromgeving. Werknemers op afstand kunnen ook een werkomgeving creëren die het beste past bij hun behoeften, wat de concentratie en productiviteit kan verhogen.

• Meer moreel en tevredenheid bij de werknemers: Werken op afstand wordt in verband gebracht met een hoger moreel en arbeidstevredenheid van de werknemers. Dit komt door de grotere flexibiliteit en controle die telewerkers hebben over hun werkomgeving en de mogelijkheid om werk en privé beter te combineren. Dit kan resulteren in een grotere betrokkenheid en motivatie van de werknemers, wat leidt tot betere prestaties en een hogere productiviteit.

• Verbeterde samenwerking en communicatie: Met de komst van technologieën voor werken op afstand, zoals virtuele vergaderingen, instant messaging en tools voor projectbeheer, kunnen werknemers op afstand effectief samenwerken en communiceren met hun teamleden. Dit kan de algehele kwaliteit van het werk verbeteren en een gevoel van gemeenschap en teamwerk bevorderen.

• Meer duurzaamheid: Werken op afstand kan de koolstofuitstoot en andere milieueffecten verminderen, omdat minder mensen naar hun werk pendelen en er minder kantoorruimte nodig is. Dit kan bijdragen tot een duurzamere toekomst voor iedereen en tot de strijd tegen klimaatverandering.

• Beter behoud van werknemers: Gebleken is dat werken op afstand het behoud van werknemers vergroot, omdat werknemers langer bij hun werkgever kunnen blijven en zich meer verbonden voelen met hun werk. Dit kan leiden tot meer stabiliteit en continuïteit op de werkplek, waarvan zowel werknemers als werkgevers kunnen profiteren.

• Meer diversiteit en inclusiviteit: Werken op afstand kan een grotere diversiteit en inclusiviteit op de werkplek bevorderen, omdat bedrijven een grotere groep sollicitanten in aanmerking kunnen nemen, ongeacht hun locatie of fysieke mogelijkheden. Dit kan leiden tot een meer inclusieve en diverse werkplek, waarbij verschillende perspectieven, ideeën en ervaringen op tafel komen.

• Werken op afstand zal blijven bestaan:

  De COVID-19 pandemie heeft de trend naar werken op afstand versneld, en verwacht wordt dat dit ook na de pandemie zo zal blijven. Veel werknemers zijn gewend geraakt aan thuiswerken en zullen dat blijven doen, zelfs nadat het veilig is om terug te keren naar kantoor. Bedrijven die aarzelen om werken op afstand toe te staan, zullen het moeten omarmen naarmate meer werknemers erom vragen.

• Hybride kantoren worden de norm:

  Als gevolg van de aanhoudende trend om op afstand te werken, gaan bedrijven over op een hybride model, waarbij werknemers zowel op kantoor als thuis werken. Dit model biedt bedrijven meer flexibiliteit en kostenbesparingen. Bedrijven moeten zorgen voor de nodige infrastructuur en ondersteuning om hun werknemers effectief in staat te stellen thuis te werken.

• Toenemend gebruik van cloud-diensten:

  Bedrijven zullen hun activiteiten blijven verplaatsen naar de cloud om te profiteren van de voordelen ervan, zoals grotere schaalbaarheid, beveiliging en samenwerking. Bedrijven kunnen hun IT-kosten verlagen, hun gegevensbeheer verbeteren en hun operationele efficiëntie verhogen door over te stappen op de cloud.

• Samenwerkingsinstrumenten zullen een belangrijke rol spelen:

  Nu meer werknemers thuis werken, wordt de behoefte aan praktische samenwerkingstools nog belangrijker. Videoconferenties, projectbeheertools en virtuele samenwerkingsplatforms zullen ervoor zorgen dat teams op afstand verbonden en productief blijven. Bedrijven zullen moeten investeren in de juiste hulpmiddelen en hun werknemers de nodige opleiding moeten geven om ervoor te zorgen dat ze effectief kunnen samenwerken.

• De investeringen in veiligheid zullen worden voortgezet:

  Naarmate meer bedrijven clouddiensten invoeren, zullen zij ook meer investeren in beveiligingsmaatregelen om hun gegevens en systemen te beschermen. Hieronder vallen encryptie, multi-factor authenticatie en tools voor beveiligingsbeheer. Bedrijven zullen ervoor moeten zorgen dat hun gegevens veilig zijn, vooral als het gaat om gevoelige informatie zoals klantgegevens en financiële informatie.

• Focus op werknemerservaring:

  Bedrijven zullen meer nadruk leggen op een positieve werknemerservaring voor werknemers op afstand en ter plaatse. Dit omvat het aanbieden van flexibele werktijden, ergonomische werkplekken en welzijnsprogramma's. Bedrijven zullen ervoor moeten zorgen dat hun werknemers gelukkig en productief zijn en zich gewaardeerd en gesteund voelen door hun werkgevers.

• De opkomst van kunstmatige intelligentie:

  Kunstmatige intelligentie zal in 2023 blijven groeien omdat bedrijven routinetaken willen automatiseren, de productiviteit willen verbeteren en nieuwe inzichten uit hun gegevens willen halen. Bedrijven zullen het potentieel van AI moeten begrijpen en investeren in de juiste tools en technologieën om er hun voordeel mee te doen.

• Meer investeringen in duurzaamheid:

  Bedrijven zullen meer investeren in duurzame praktijken om hun koolstofvoetafdruk te verkleinen en het milieu te beschermen. Dit omvat het gebruik van hernieuwbare energiebronnen, vermindering van afval en vermindering van hun afhankelijkheid van papier. Bedrijven moeten hun impact op het milieu serieus nemen en ervoor zorgen dat ze hun steentje bijdragen om hun koolstofvoetafdruk te verkleinen.

• Nadruk op evenwicht tussen werk en privé:

  De trend naar evenwicht tussen werk en privéleven zal aanhouden, waarbij bedrijven flexibele werkregelingen, telewerken en betaald verlof aanbieden om hun werknemers te ondersteunen. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun werknemers een gezond evenwicht tussen werk en privéleven hebben en niet overwerkt of gestrest zijn.

• Ontwikkeling van nieuwe technologieën:

  De ontwikkeling van nieuwe technologieën zoals 5G, edge computing en het internet der dingen zal de toekomst van werk blijven bepalen. Het zal bedrijven nieuwe mogelijkheden bieden om hun activiteiten te verbeteren en hun klanten beter van dienst te zijn. Bedrijven moeten de nieuwste technologieën bijhouden en snel toepassen om hun concurrenten voor te blijven.

• Cloud-gebaseerde productiviteitstools:

  Platformen zoals Google Workspace en Microsoft 365 bieden bedrijven tools voor communicatie, samenwerking en documentbeheer. Deze tools zijn toegankelijk vanaf elke plek met een internetverbinding, waardoor teams effectief kunnen samenwerken, zelfs als ze niet fysiek op de exacte locatie zijn.

• Video conferencing tools:

  Videoconferentieplatforms zoals Zoom, Skype en Microsoft Teams zijn essentiële hulpmiddelen geworden voor werk op afstand. Hiermee kunnen teams virtuele vergaderingen en presentaties houden en in realtime samenwerken. Dankzij de mogelijkheid om schermen te delen en face-to-face gesprekken te voeren, kunnen teams op afstand zich verbonden en betrokken voelen, zelfs als ze mijlenver van elkaar verwijderd zijn.

• Project management software:

  Tools zoals Asana, Trello en Monday.com helpen teams samen te werken en hun werk te volgen, zodat projecten op tijd en binnen het budget worden afgerond. Deze tools bieden real-time updates en stellen teams in staat om te communiceren en bestanden te delen op één centrale locatie, waardoor het gemakkelijker wordt om projecten te beheren en de deadlines te halen.

• Opslag en delen van bestanden:

  Cloud-platforms zoals Google Drive, OneDrive en Dropbox zijn veilige en gecentraliseerde opslagplaatsen voor bedrijfsgegevens en bestanden. Teams hebben overal toegang tot en kunnen samenwerken aan documenten, waardoor het gemakkelijk is om aan projecten te werken en informatie te delen.

• Communicatiemiddelen:

  Platforms zoals Slack, Microsoft Teams en WhatsApp zijn essentiële hulpmiddelen geworden voor teams op afstand om in realtime te communiceren, een gemeenschap te bevorderen en de samenwerking te verbeteren. Deze tools bieden ook een gecentraliseerde locatie voor alle teamgesprekken, waardoor het volgen en beheren van de communicatie eenvoudiger wordt.

• Tijd en aanwezigheid software:

  Tools zoals Toggl en Harvest helpen bedrijven om de werkuren en productiviteit van werknemers bij te houden. Dit is vooral nuttig voor teams op afstand, omdat het ervoor zorgt dat alle teamleden verantwoordelijk worden gehouden en dat projecten op tijd worden afgerond.

• Cloud-gebaseerde HR software:

  Platformen zoals BambooHR, Gusto en Workday bieden bedrijven een gecentraliseerde locatie voor het beheer van alle HR-gerelateerde taken, waaronder personeelsdossiers, benefitsadministratie en salarisadministratie. Hierdoor kunnen HR-afdelingen hun taken effectief uitvoeren, zelfs als ze zich fysiek in een ander kantoor bevinden dan de rest van het team.

• Cloud-based boekhoudsoftware:

  Met tools als QuickBooks, Xero en FreshBooks kunnen bedrijven hun financiën overal beheren, waarbij financiële updates in realtime worden gegeven en het gemakkelijker wordt om uitgaven bij te houden en budgetten te beheren. Dit is bijzonder nuttig voor teams op afstand, omdat het ervoor zorgt dat alle financiële informatie toegankelijk en up-to-date is, ongeacht waar de teamleden zich bevinden.

  Naast deze basistools beginnen bedrijven nieuwe technologieën te verkennen die specifiek zijn ontworpen voor werken op afstand. Zo creëren virtuele en augmented reality-technologieën immersieve werkomgevingen, waardoor teams op afstand het gevoel krijgen dat ze op de exacte locatie samenwerken.

  Kunstmatige intelligentie en machine learning worden ook gebruikt om werkprocessen op afstand te verbeteren, waarbij tools als virtuele assistenten en chatbots helpen om routinetaken te automatiseren en tijd vrij te maken voor kritischer studies. Hierdoor kunnen teams op afstand productiever en efficiënter werken, omdat ze zich kunnen richten op taken van een hoger niveau in plaats van te worden opgehouden door administratieve taken.

Nu kantoren op afstand en hybride kantoren steeds populairder worden, spelen personeelsbewakingssystemen een cruciale rol bij het doeltreffend beoordeling van het werk van de werknemers. Deze systemen bieden organisaties waardevolle inzichten in de prestaties van hun werknemers, waardoor zij verbeterpunten kunnen vaststellen en de nodige veranderingen kunnen doorvoeren om de productiviteit en efficiëntie te verbeteren. Enkele van de belangrijkste voordelen van personeelsmonitoringsystemen zijn de volgende:

• Verbeterde productiviteit: Werknemersvolgsystemen helpen de prestaties van werknemers te volgen en te controleren, zodat organisaties kunnen vaststellen op welke gebieden werknemers hun doelstellingen niet halen en de nodige maatregelen kunnen nemen om hun prestaties te verbeteren.

• Verhoogde naleving: Systemen voor toezicht op werknemers helpen ervoor te zorgen dat werknemers het bedrijfsbeleid en de voorschriften naleven, waardoor het risico van niet-naleving en mogelijke juridische gevolgen worden beperkt.

• Beter tijdsbeheer: Werknemersvolgsystemen kunnen de activiteiten van werknemers bijhouden, inclusief de tijd die zij aan taken en projecten besteden, waardoor organisaties hun tijd en middelen beter kunnen beheren.

• Verhoogde nauwkeurigheid: Systemen voor toezicht op werknemers kunnen organisaties voorzien van nauwkeurige gegevens over de prestaties van werknemers, zodat zij met kennis van zaken beslissingen kunnen nemen over de beste toewijzing van middelen en de verbetering van de efficiëntie.

• Verbeterde werknemersprestaties: Monitoringsystemen voor werknemers geven feedback over hun prestaties, helpen hen te bepalen waar zij zich kunnen verbeteren en moedigen hen aan harder en efficiënter te werken.

Concluderend kunnen we stellen dat systemen voor toezicht op werknemers onmisbaar zijn voor de beoordeling van het werk van werknemers. Doordat deze systemen organisaties waardevolle inzichten verschaffen in de prestaties van werknemers, helpen zij de productiviteit te verbeteren, de naleving te bevorderen, de tijd beter te beheren, de nauwkeurigheid te vergroten en de prestaties van werknemers te verbeteren.

CleverControl is monitoring software voor werknemers, ontworpen om organisaties te helpen de activiteiten van hun werknemers op te sporen en te controleren. De software biedt een uitgebreid overzicht van de computeractiviteiten van de medewerkers, inclusief bezochte websites, gebruikte applicaties en gemaakte toetsaanslagen, waardoor organisaties verbeterpunten kunnen identificeren en de productiviteit kunnen optimaliseren. Met functies zoals real-time monitoring, gedetailleerde rapportage en aanpasbare waarschuwingen biedt CleverControl organisaties de tools die ze nodig hebben om het werk van hun medewerkers effectief te monitoren en te beoordelen.