Hoe uw dag te plannen als u tegen een vast schema bent

Veel creatieve mensen verzetten zich tegen regels, verwerpen het idee van planning en daardoor verliest hun leven de zo gewenste harmonie.

Als u zo iemand bent en niet klaar bent voor de routine, is het tijd om het idee van het organiseren van uw tijd volgens iemands regels af te wijzen en uw persoonlijke efficiëntie te verbeteren volgens uw eigen creatieve tempo, levensritme en de polsslag daarvan.

De ontwerper en auteur van boeken over design Stephen Bradley merkte ooit op: "Of je het nu weet of niet, design heeft altijd zijn eigen interne ritme. Het geeft betekenis aan de ruimte en creëert een bepaalde stemming. Het is door het ritme dat mensen het ontwerp kunnen waarderen."

Als deze aanpak u bekend voorkomt, zal ik enkele ideeën met u delen, die ik heb opgedaan tijdens mijn beroepsleven en werkervaring als time management coach. Ze zullen u helpen om de tijd die u hebt en uw kracht, interesses en taken effectief te verdelen.

Meestal lukt het iemand meer te doen in een maand als hij of zij niet te veel plant. Het natuurlijke ritme van de meeste mensen leidt ertoe dat in een maand één groot project kan worden afgerond of één persoonlijk doel kan worden bereikt. Het betekent niet dat je de hele maand alleen aan dit doel of project moet wijden, soms moet je ook moeilijkere zaken aanpakken, zoals bijvoorbeeld de keuze en installatie van de nieuwe software of de organisatie van de ruimte in de studio. Als u voor een maand drie van dergelijke kwesties hebt gepland, zult u in geen ervan slagen. Als u echter een maand wijdt aan één bepaalde taak, zult u die hoogstwaarschijnlijk afronden of bijna afronden. Houd rekening met dit maandelijkse ritme en u zult meer voldoening krijgen.

Bovendien moet u bedenken hoe uw kracht en energie over de week zijn verdeeld. Uitzonderingen zijn natuurlijk mogelijk, maar de meeste mensen zijn in staat om niet meer dan twee uitstapjes per maand te maken en het ritme niet te verliezen. Denk ook aan de emotionele kosten van het organiseren van feestjes of het ontvangen van gasten. Deze brengen allemaal aangename afwisseling in je leven, maar halen je uit het ritme, vooral wanneer een uitzondering een regel wordt.

Projecten, vergaderingen, noodzakelijke werkzaamheden veranderen van week tot week, maar u moet het ritme van de week aanhouden dat het meest geschikt is voor uw activiteiten. Denk als een ontwerper: maak een ontwerp en pas uw planning aan volgens het bepaalde project (in dit geval de werkweek).

Na veel experimenteren heb ik voor mezelf het volgende perfecte ritme ingesteld:

• Er zijn een paar "inleidende" uren op de maandagochtend die ik wijd aan het maken van een weekplan en het verwerken van de informatie die in het weekend is verzameld.

• Op woensdagmiddag ben ik volledig bezig met het hoofdproject. De hele week ben ik bezig met trivia, maar als ik me moet concentreren op het belangrijke werk - bijvoorbeeld het schrijven van een boek - is het beter om een helft van de dag vrij te maken van vergaderingen. Dan ga ik naar mijn favoriete café en werk zonder afgeleid te worden en zonder pauzes. Ik moet hierbij twee belangrijke voordelen opmerken: mijn werk gaat door en tegelijkertijd heb ik een korte rust van de dagelijkse routine.

• Vrijdagavond het weekend voorbereiden. Ik besteed ongeveer drie uur aan het afwerken van al het werk dat meer tijd vergde dan ik had verwacht, het afhandelen van betalingen en rekeningen die beter voor het weekend kunnen worden afgehandeld.

Minstens één avond in de week is gewijd aan het oplossen van persoonlijke problemen of aan rust. Ik ben zeer sociaal, maar zelfs extraverte mensen hebben af en toe een vrije dag nodig.

Natuurlijk kunnen al deze punten op elk moment worden omgeschakeld en aangepast. Ik geef echter de voorkeur aan dit ritme, omdat ik zo maximale voldoening kan halen uit het werk dat ik doe en het weekend kan besteden aan mijn gezin en rust.

Niemand heeft ooit een universele formule voor de dagindeling kunnen opstellen. Sommige mensen vermijden het checken van e-mails in de ochtend, anderen adviseren juist het omgekeerde te doen. Het gaat erom dat je eerlijk toegeeft wat voor jou persoonlijk de beste manier is om de 24 uur te verdelen voor een maximale efficiëntie.

Wat mij betreft, ik besteed het eerste uur of anderhalf uur aan het plannen van mijn dag, e-mails en kleine dringende taken, daarna richt ik me op het moeilijkere werk. Van 10 tot 11 uur beantwoord ik de telefoontjes van klanten. Ik besteed liever niet meer dan vier uur per dag aan vergaderingen en laat het laatste half uur over voor het samenvatten van de resultaten. Sommige van mijn cliënten geven er de voorkeur aan om 's ochtends letterlijk een paar minuten e-mails te checken en zich dan tot de lunch op het hoofdwerk te concentreren. Na de lunchpauze regelen zij vergaderingen of behandelen zij dringende taken.

Het is noodzakelijk te wijzen op uw persoonlijke voorkeuren: wanneer u het meest geconcentreerd bent, wanneer het u het beste uitkomt om vergaderingen te beleggen, en welke tijd moet worden besteed aan het verwerken van ingewikkelde informatie en het maken van plannen om in de noodzakelijke richting te gaan.

Wees eerlijk tegen jezelf - laat je tijd besteden aan het aanpassen van de dagelijkse planning, anders zul je altijd "achter de planning aanlopen" en spijt hebben van de dingen die je niet hebt gedaan.

U doet er bijvoorbeeld verstandig aan een dag voor en een dag na uw vakantie te besteden aan het op orde brengen van uw zaken en op die dagen geen vergaderingen te beleggen. Het zal goed zijn, als u de helft van de dag na een conferentie of een ander groot evenement gebruikt om persoonlijke banden aan te halen, kennissen te maken en uw aantekeningen door te nemen - dit is de enige manier om het meeste uit het voorbije evenement te halen. Een van mijn kennissen vertelde me eens dat ze na een conferentie in een andere stad liever 's ochtends naar huis vliegt dan 's avonds. De nacht in een hotel geeft haar de gelegenheid om al haar werk af te maken voordat ze weer naar huis gaat. En denk eraan: hoe meer het evenement ingaat tegen je normale dagelijkse routine, hoe meer tijd je nodig hebt om je normale werkritme te herstellen.

Pas uw maand-, week- en dagritme aan en u krijgt de nodige orde in uw werk en evenveel noodzakelijke flexibiliteit bij het nemen van beslissingen. Het is tijd om uit te zoeken welk tempo en ritme voor jou persoonlijk geschikt zijn.