Hoe werknemers legaal en effectief controleren

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% meer toename van het verkeer. Het gevoel van urgentie zal aanhouden aangezien de dreiging van cyberaanvallen (met name identiteitsdiefstal) toeneemt. In een recent rapport werd gemeld dat ook bedreigingen met voorkennis toenemen. In feite, 43% van de totale inbreuken komen van de entiteiten binnen de organisatie.

En dan is er natuurlijk nog het begrip prestatiemanagement, dat een effectief middel kan zijn om de productiviteit te verbeteren, groei te stimuleren en een cultuur van innovatie te bevorderen. Met zoveel voordelen van apps voor het monitoren van werknemers is het begrijpelijk dat bedrijven nu geneigd zijn te investeren in de implementatie ervan. Maar voordat ze tot aanschaf overgaan, is het cruciaal dat bedrijven eerst het totale landschap van personeelsmonitoring analyseren.

Vragen als - Welke monitoring tool werkt het beste voor mijn bedrijfsmodel? Zal het een effectieve manier zijn om de productiviteit en betrokkenheid van werknemers te verhogen? Hoe installeer ik het? Hoe zullen de juridische aspecten van het gebruik ervan mijn bedrijf beïnvloeden? Is het ethisch verantwoord om werknemers te monitoren? Hoe zit het met de privacy en gegevensbescherming van de werknemers? Moet er een vast beleid komen? - moeten worden beantwoord voordat daadwerkelijk wordt besloten om software voor het monitoren van werknemers te gebruiken.

Om u daarbij te helpen, is hier een checklist met enkele richtlijnen over hoe u werknemers effectief en legaal kunt controleren.

Bekijk het nalevingsbeleid van uw bedrijf voordat u software voor het monitoren van werknemers installeert. Zorg ervoor dat alle werknemers op de hoogte zijn van het gegevensbeschermings- en privacybeleid en van de mogelijke gevolgen van overtreding van dat beleid. In een beleid voor werknemersbewaking kan bijvoorbeeld staan dat het bedrijf de communicatie met klanten en leveranciers of de online activiteiten van zijn werknemers mag bewaken. Het is ook een goed idee om in uw beleid op te nemen dat u het gebruik van apparaten van het bedrijf kunt controleren. Een dergelijk beleid helpt eventuele juridische problemen in de toekomst met betrekking tot het gebruik van software voor het monitoren van werknemers te beperken.

Het juridische landschap kan lastig zijn. Privacy- en gegevensbeschermingswetten verschillen van land tot land. Het is cruciaal dat u uw wettelijke verplichtingen en de lokale regelgeving inzake software voor het monitoren van werknemers kent voordat u een definitieve beslissing neemt.

In Europa, bijvoorbeeld, schetst GDPR of de Algemene Verordening Gegevensbescherming de richtlijnen voor het verzamelen van persoonsgegevens die alle bedrijven binnen de Europese Unie (EU) moeten naleven. In de VS zorgt de ECPA (Electronic Communications Privacy Act) voor wat meer flexibiliteit door werkgevers toe te staan activiteiten op bedrijfsapparaten te controleren. Tegelijkertijd stelt de wet echter paal en perk aan het opzettelijk onderscheppen van mondelinge of elektronische communicatie.

Elders in de wereld, zoals in India, is het wat soepeler. Er zijn geen specifieke regels voor het gebruik van software voor het monitoren van werknemers. Het is vooralsnog een grijs gebied. Maar in het algemeen is het gebruik van dergelijke software toegestaan zolang het niet leidt tot inbreuk op de privacy. En werkgevers wordt aangeraden een evenwicht te vinden tussen het monitoren van werknemers en het respecteren van hun privacy. (Meer hierover in de volgende paragraaf)

Voor een vlotte juridische afhandeling is het dus belangrijk dat u een instrument voor werknemerscontrole kiest dat voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy in uw land of regio. Wij raden u aan juridisch advies in te winnen of contact op te nemen met bedrijven die gespecialiseerd zijn in privacy- en gegevensbeschermingswetgeving. Zij kunnen u adviseren over de rechtmatigheid van het gebruik van software voor het monitoren van werknemers. U kunt dit ook rechtstreeks bespreken met de softwareleverancier die u hebt gekozen.

Zoals hierboven uiteengezet, is het belangrijk zich te verzekeren van de inbreng van uw werknemers alvorens een monitoringinstrument te implementeren. Als de werknemers op de hoogte zijn van een controle-instrument, is de kans groter dat ze zich eraan houden. De transparantie van het controle-instrument zal de relatie tussen de werknemers en hun werkgever verbeteren, de spanningen verminderen en de productiviteit verhogen. Bovendien zullen de werknemers waarschijnlijk loyaler zijn aan hun bedrijf als ze erop vertrouwen dat hun werkgever hun rechten respecteert en hen beschermt.

Transparantie, uw ethisch kompas, schaadt uw bedrijf zeker niet. Het laat zien dat u bereid bent een sprong in het onbekende te wagen. Die mate van openhartigheid in de communicatie stelt u in staat duurzame relaties, vertrouwen en loyaliteit op te bouwen - wat allemaal kan bijdragen tot een beter merkimago, minder verloop en een grotere betrokkenheid.

Om terug te komen op de efficiëntie van de tool voor werknemerscontrole, is het belangrijk te begrijpen welke functies uw bedrijf echt nodig heeft. Meer nog, u moet begrijpen hoe u de software effectief kunt laten werken. Sommige ondernemers wenden zich pas tot personeelsmonitoring nadat ze met een probleem zijn geconfronteerd, zoals een lage productiviteit of een hoog verloop. Dat is zowel een reactieve als een suboptimale strategie. De meest effectieve manier om ervoor te zorgen dat werknemersmonitoring goed en effectief wordt gebruikt, is om het vroeg in het proces te implementeren.

Als je dat doet, moet je dit in gedachten houden:

• De tool is uitgebreid in die zin dat het internetgebruik kan controleren, schermen kan opnemen, toetsaanslagen kan loggen, de tijd en locatie van werknemers kan volgen, enz.

• Het is eenvoudig te configureren en schaalt mee met de groei van uw bedrijf.

• De tool maakt informatieve en gemakkelijk te begrijpen dashboardvisualisaties mogelijk.

• De tool maakt eenvoudig beheer en onderhoud mogelijk.

• Het is eenvoudig te installeren en vereist geen extra apparatuur.

• De tool vult uw bedrijfsstrategie en doelstellingen aan.

• De tool werkt op alle grote besturingssystemen: Windows, MacOS.

• Het is eenvoudig op te zetten en in te zetten op meerdere locaties.

• De juridische status van de software wordt gedefinieerd en expliciet vermeld in het gebruiksbeleid.

Werknemerscontrole wordt vaak gezien als een manier om controle uit te oefenen over de werknemers. Dat is niet altijd het geval. In feite kan het ook worden gebruikt als een krachtig instrument om autonomie aan te moedigen en werknemers in staat te stellen hun werk effectiever te doen. Zo kan software die het internetgebruik van werknemers controleert, het werk efficiënter maken door het heen en weer gepraat tussen werknemers en hun managers te verminderen. Dit kan het psychologische klimaat op de werkplek aanzienlijk beïnvloeden.

In dat licht is dit wat wij aanbevelen: Kies een monitoringtool die kan 'flexen' afhankelijk van uw bedrijfsmodel. Een eenvoudige, zelfbedieningsmanier om bijvoorbeeld de productiviteit van werknemers te implementeren en te controleren, zal de werknemers mondiger maken - terwijl de cognitieve belasting van de toezichthouders wordt verminderd.

Zorg ervoor dat u uw doelstellingen niet uit het oog verliest wanneer u een tool voor werknemerscontrole implementeert. Het is essentieel om voortdurend de effectiviteit van de software te meten om uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Overweeg dit: Clever Control werd door een organisatie geïmplementeerd na illegale toegang tot gegevens en het lekken van vertrouwelijke informatie. Al snel waren ze in staat om vast te stellen wie toegang had tot de vertrouwelijke informatie, waardoor het lekken werd beteugeld. In feite bespaarde de implementatie hen 500 uur tijd van IT-beheerders - dankzij geautomatiseerd toegangsbeheer dat werd ingesteld om de toegang tot vertrouwelijke informatie tot een minimum te beperken.

Dergelijke voordelen zijn niet altijd gegarandeerd, maar in de meeste gevallen kunt u een hogere productiviteit, een grotere betrokkenheid van de werknemers en de mogelijkheid om de prestaties nauwkeuriger te meten verwachten - en dat alles tegen lagere kosten.

Het monitoren van werknemers is geen gemakkelijk onderwerp. Een gestructureerde, ethische aanpak vermindert echter de juridische aansprakelijkheid en zorgt ervoor dat de belangen en waarden van uw bedrijf op één lijn liggen - waardoor het hele proces uiteindelijk voor iedereen een win-win situatie wordt.

Wilt u de monitoring van medewerkers in uw organisatie opzetten? Neem contact met ons op om uw mogelijkheden te bespreken.