Controle en motivatie: Wat maakt dat werknemers goed werken?

Uit een studie van 2021 over de impact van werken op afstand door COVID-19 op de motivatie bleek dat werknemers het moeilijker vinden om zich te "focussen" en hun werk"routine" te behouden. Dit kwam sterk overeen met een reeks onderzoeken die tussen 2010 en 2015 zijn uitgevoerd naar het verschil in motivatie tussen werken op afstand en intern werken.

Hoewel dit lang voor de komst van de pandemie was, lieten de onderzoeken een slecht beeld zien van werk op afstand - en wezen ze op een kloof van 17 punten tussen motivatiefactoren. De auteurs stelden zelfs dat dit het "equivalent was van de overgang van een van de beste naar de meest miserabele culturen".

Momenteel voorzien verschillende werkmodellen (intern, hybride, op afstand) in de behoeften van de werkplek wereldwijd. En het is niet meer dan normaal dat bedrijven, nu ze zich aanpassen aan de nieuwe vormen van aanwerving, ook manieren moeten bedenken om de motivatie van werknemers op de moderne werkplek te verbeteren.

Bedrijven die hun werknemers effectief kunnen aansturen, hebben uiteraard meer kans om hen harder en langer te laten werken, met meer focus en vastberadenheid. Dit verklaart waarom er in de loop der jaren een gestage toename is geweest van het gebruik van instrumenten voor het bijhouden van prestaties - een zekere manier om de resultaten van werknemers te controleren en te verbeteren. Deze controlesystemen worden ook steeds complexer en bieden meer informatie die kan helpen om de resultaten van werknemers te verbeteren.

Een recente studie van Top10VPN meldde een stijging van 54% in de neiging naar oplossingen voor werknemerscontrole - met de pandemie als de primaire drijfveer achter deze stijging. Zelfs in het tijdperk vóór de pandemie bevestigde het onderzoek van Gartner onder 239 grote ondernemingen de vraag naar betere controletools. De analyse meldde dat meer dan 50% van de organisaties verschillende soorten prestatiebeheersystemen gebruikte - tegenover 30% in 2015.

Misschien is het niet verrassend dat 32% van de werknemers op afstand in het Verenigd Koninkrijk, volgens een onderzoek van Opinium, aangeeft dat zij worden gecontroleerd. Onlangs kwam Capterra met een onderzoek onder Canadese werknemers, waaruit bleek hoe verschillende functies (aanwezigheid van werknemers, tijdbeheer, werkdrukbeheer, computeractiviteit en digitale communicatie) worden gecontroleerd om de prestaties te verbeteren. Een soortgelijk onderzoek richtte zich op Zuidoost-Azië en liet zien dat 78% van de bedrijven systemen voor het volgen van prestaties gebruikt om de hybride werkplek te versterken.

Volgens Mark Turner, CEO van Instant Group, kan het strategisch gebruik van "monitoring" helpen "bij het opsporen van personeelsproblemen, het stroomlijnen van processen en het identificeren van hiaten", terwijl het werknemers helpt bij het stellen van prioriteiten en het beheren van de werklast.

Werknemers die werken binnen een strategisch controlesysteem zullen eerder afgestemd zijn op de doelen, doelstellingen en waarden van de organisatie. In plaats van te worden afgeleid door externe informatie of invloeden, zullen ze meer gefocust zijn op hun werk. Bovendien, wanneer uw werknemers weten dat u belang hecht aan hun prestaties op het werk, zullen ze eerder gemotiveerd zijn.

Dit roept echter de vraag op: is activity monitoring echt nuttig? Het antwoord is in feite ja. Het kan helpen het werkelijke effect van verschillende strategieën te kwantificeren, zodat beperkte middelen gerichter kunnen worden ingezet voor de beste resultaten. Maar wat belangrijker is, het is essentieel om afleiding op de werkplek te verminderen, vooral in tijden waarin het personeel over de hele wereld is verspreid en op afstand werkt.

Dit gezegd zijnde, zijn hier vijf manieren waarop oplossingen voor het monitoren van werknemers kunnen helpen om afleiding op de werkplek te beperken en de prestaties van werknemers te verbeteren.

1. Internet Gebruiksbeheer.

   Het internet is een geweldige bron van informatie; het kan echter ook een grote bron van afleiding zijn. Iedereen die bijvoorbeeld ooit urenlang op Facebook of Instagram heeft gezeten, weet hoe slecht de instant-bevredigingsalgoritmen kunnen zijn. Deze cyberslacking resulteert in verspilde tijd en productiviteit.

   Alarmerend is dat ongeveer 40% van de internetactiviteiten van werknemers geen betrekking heeft op hun werk. Het probleem wordt nog groter wanneer werknemers op afstand regelmatig hun persoonlijke apparaten gebruiken. Simpel gezegd is het een dure afleiding die de kernproductiviteit van het bedrijf aantast.

   Om dit te voorkomen, is het essentieel dat werkgevers een beleid ontwikkelen rond internetgebruik, dat betrekking heeft op belangrijke gebieden zoals:

   • De uren van internetgebruik (bij voorkeur tijdens geplande pauzes)

   • Toewijzing van specifieke apparaten en verbindingen voor het werk, in plaats van te vertrouwen op persoonlijke apparaten.

   • Feedback over internetgebruik om inzicht te krijgen in effectiviteit en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn

   Gunstig is dat al deze gebieden kunnen worden bewaakt en gereguleerd via een internet monitoring tool. Zo kunnen functies als URL-filters, app-blokkers, website-blokkering en automatische rapporten helpen om problemen in real-time te identificeren voor een proactieve oplossing.

   Hoe hangt dit samen met de motivatie van werknemers? In plaats van afleiding toe te laten, kunnen werkgevers ruimte maken voor gamification, werknemers een stimulans geven om productief te zijn en op koers te blijven met de bedrijfsdoelstellingen.

2. Tijdregistratie en -beheer

   Een recente studie van onderzoekers van de Universiteit van North Dakota vond een positieve correlatie tussen effectief tijdbeheer en het voeden van zelfmotivatie. Het onderzoek ging verder in op het feit dat tijdbeheer het "waargenomen succes" versterkt.

   Langs dezelfde lijnen documenteerde een studie uit 2019 een positieve relatie tussen tijdmanagement en het stellen van doelen, prioritering, onderbrekingsbeheer en planning. Terwijl deze beide studies de academische wereld in de voorhoede van hun onderzoek plaatsen, hebben trends in het bedrijfsleven ook activiteitenmonitoring en het bijhouden van de tijd gevalideerd als een manier om de motivatie van werknemers te verbeteren.

   Hoe wordt een effectieve praktijk voor tijdregistratie en -beheer gerealiseerd?

   • Door de in- en uitkloktijden bij te houden, kunnen werkgevers de tijd documenteren die is besteed aan zowel vooraf vastgestelde als dringende taken. Ze kunnen er ook voor zorgen dat niemand overwerkt raakt.

   • Door de inactiviteitstijd in de gaten te houden, kunnen werkgevers de "downtime" in de dag van hun werknemers opsporen en de nodige maatregelen nemen om productiviteitsverlies door afleiding tegen te gaan.

   • Uurtracking kan verder zorgen voor een optimale aanwezigheid en de behoefte aan korte- of langetermijnpauzes.

   Hoe houdt dit verband met de motivatie van werknemers? Tracking en toezicht helpen zowel piek- als dalperioden in de activiteit van werknemers te identificeren. Het kan ook worden gebruikt om productiviteitsverhogende mogelijkheden te identificeren, zoals die welke zich voordoen tijdens pauzes en na werktijd. Meer diepgaand kan dergelijke real-time monitoring helpen:

   • Prioriteit geven aan dringende taken

   • Pauzes en beloningen plannen

   • Afleidingen identificeren en relevante oplossingen aanreiken om ze te beteugelen

   • Proactief de werklast aanpassen, enz.

3. Beheer van prestaties

   Een studie waarin 800.000 werknemers gedurende twee jaar na de komst van de pandemie werden geëvalueerd, bevestigde dat werken op afstand bijdraagt tot een verhoging van de productiviteit. In een door Prodoscore gepubliceerd rapport bleek zelfs dat de productiviteit op jaarbasis sinds 2020 met 47% is toegenomen.

   Het laatste onderzoek beweert echter ook dat thuiswerkers 70% minder productief zijn dan hun collega's. Tja, wat te geloven? Het ligt voor de hand te veronderstellen dat werken op afstand of in een hybride opstelling het gemak vergroot en de productiviteit verhoogt, maar uiteindelijk is het een tweesnijdend zwaard. Om precies te zijn, hoezeer werken op afstand de productiviteit ook verhoogt, het is ook een broedplaats voor afleiding en uitstelgedrag.

   En dit is waar controlesystemen van pas komen - zij kunnen helpen de prestatiecijfers intact te houden door een keylogger te implementeren, screenshots te maken van real-time activiteit, controle uit te oefenen op afdrukken, en video- en geluidsopnamen via webcam en microfoon te bevorderen, enz. Inzichten uit deze gegevens kunnen worden gebruikt om de werklast te beheren, taken opnieuw toe te wijzen en onmiddellijke feedback te geven aan werknemers.

   Meer diepgaand kunnen dergelijke gegevens helpen:

   • Activiteitenpatronen van werknemers beoordelen en verstoringen van de productiviteit vaststellen

   • Zinvolle doelstellingen en benchmarks creëren voor betere prestaties

   • Een interactief platform bieden voor real-time coaching en feedback

   • Gefundeerde beslissingen nemen wat betreft opvolgingsplanning en aanwerving.

   Voor nog meer gedetailleerde informatie over verschillende monitoring tools raden wij u aan het artikel over 20 de meest populaire monitoring software in 2022 te lezen.

4. Gedragsanalyse en -management

   Kwesties als cyberpesten, bedreigingen van binnenuit en seksuele intimidatie zijn de laatste tijd voortdurend in het nieuws. En dit zijn precies het soort problemen waar human resource managers naar zouden moeten kijken.

   Volgens het rapport 2022 Cost of Insider Threats Global van het Ponemon Institute hebben organisaties in de financiële dienstverlening te maken gekregen met een stijging van 47% van de kosten voor het beheer van bedreigingen met voorkennis. Het is niet zo dat de gevallen ernstiger of acuter zijn, maar de risico's zijn zeker hoger.

   Bovendien kan videobewaking verder helpen bij het identificeren en oppakken van bedreigingen van binnenuit. Zo kan op afstand geïnstalleerde bewakingsapparatuur een oogje houden op online bewegingen die kunnen wijzen op een dreigende inbreuk of diefstal.

   Hoe houdt dit verband met de motivatie van werknemers? Door het gedrag van werknemers in de gaten te houden en een potentiële bedreiging vast te stellen, kan een effectief gedragsbeheersysteem worden opgebouwd, dat op zijn beurt het bedrijf helpt beschermen tegen een aantal tegenslagen en problemen.

   Naast alle hierboven uitgewerkte modellen kunnen ook aspecten als loonlijstbeheer, toegangsbeheer, enz. hand in hand gaan met de motivatie van werknemers. En dit kan het best worden bereikt met behulp van een holistisch programma voor personeelsmonitoring.

Bij CleverControl hebben we een reeks tools ontwikkeld om het monitoren van werknemers zo eenvoudig mogelijk te maken. Het eindresultaat is een robuuste rapportage en analyse platform dat kan worden gebruikt om de monitoring doelen na te streven - verhoogde productiviteit, verbeterde uptime, beter moreel, en bovenal, gemotiveerd personeel.

Hier zijn twee casestudies die illustreren hoe onze oplossingen kunnen worden gebruikt om verschillende bedrijfsdoelstellingen aan te pakken.

Casus 1: Omgaan met bedreigingen van binnenuit

Een organisatie had het bijzondere probleem om de werknemer te identificeren die zich illegaal toegang verschafte tot gegevens en zeer vertrouwelijke informatie van het bedrijf stal. Dit was een ernstige zaak omdat de organisatie aan enkele gevoelige projecten werkte. Het bedrijf probeerde een gedragscode in te voeren en af te dwingen, maar die was te reactief van aard.

Gunstig, met behulp van de CleverControl platform, konden ze de schuldige vrij snel identificeren. De dader was een bekende parttime werknemer die ook aan verschillende andere projecten in het bedrijf werkte. De acties van de werknemer werden opgenomen en geüpload als bewijs om hun beweringen te staven. Bovendien hielp de oplossing, aan de hand van schermafbeeldingen, ook aan het licht te brengen dat de helft van het kantoor bedrijfscomputers gebruikte voor mijnbouw.

Resultaat:

Het bedrijf kon het risico van een soortgelijk voorval beperken en voerde een aantal veiligheidsmaatregelen in. De nieuwe maatregelen omvatten verplichte audits, regelmatige bewustmakingssessies met werknemers, achtergrondcontroles, enz. Ze waren ook in staat om bijna 500 uur tijd van de IT-beheerder te besparen door geautomatiseerd toegangsbeheer en duizenden dollars per jaar.

Casus 2: Vermindering van het personeelsverloop

Dit bedrijf worstelde met het probleem van het personeelsverloop. De betrokken afdeling had elk jaar veel werknemers die hun diensten beëindigden en de organisatie verlieten. De meeste IT-specialisten namen alle toegang mee, wat het probleem nog groter maakte.

Het bedrijf moest de oorzaak van het verloop vaststellen en voorkomen dat dit opnieuw zou gebeuren. Ze installeerden CleverControl om alle werknemers te controleren en ook de toegangscontrole in stand te houden. Ze begonnen de statistieken bij te houden om een aantal overeenkomsten te vinden in de gegevens van de werknemers.

Resultaat:

Het bedrijf kon potentiële problemen identificeren en oplossen voordat ze toesloegen. Enkele van de ontdekte problemen waren: salaris, voordelen, werkcultuur, toegangscontrole, enz. Via de web-searching tool konden ze zelfs een accountant identificeren die op zoek was naar een nieuwe baan. Het bedrijf bood hem een beter salaris en aanverwante voordelen, wat hij graag accepteerde.

"Of het nu gaat om het opsporen van een bedreiging van binnenuit of het in de gaten houden van de productiviteit van werknemers, de bovenstaande casestudies laten duidelijk zien dat het monitoren van werknemers een krachtig instrument is dat kan worden ingezet om complexe bedrijfsproblemen op te lossen."

"In die zin is het essentieel om te begrijpen dat de motivatie van werknemers een belangrijke factor is voor het voortbestaan van een organisatie. Bij CleverControl zorgen we ervoor dat geen enkel bedrijf het zonder een doeltreffende opvolging van de werknemers moet stellen, wat een sleutelelement is om het moreel van de werknemers te verbeteren."

Voor meer informatie over onze oplossingen en hoe ze kunnen helpen de motivatie van werknemers te verhogen, neem vandaag nog contact met ons op!