Weerstand en acceptatie: Hoe werknemers reageren op nieuwe monitoringsystemen

Het integreren van nieuwe software in je bedrijf kan tijd en moeite kosten, vooral als werknemers er niet vertrouwd mee zijn. Het kan nog moeilijker zijn om het te implementeren als werknemers zich ertegen verzetten, wat ook het geval kan zijn bij systemen voor het monitoren van werknemers.

Het is geen verrassing dat 43% van de mensen, zeggen dat software voor het monitoren van werknemers het bedrijfsmoreel negatief beïnvloedt. Een andere één op de vier mensen hun baan zouden opzeggen wanneer ze kennismaken met monitoringsoftware, wat het adoptieproces van hun software zou kunnen vertragen.

Het goede nieuws is dat het niet onmogelijk is om nieuwe bewakingstools, -technieken en -systemen te introduceren bij uw personeel. Op voorwaarde dat u voor een veilige basis zorgt, kunt u uw werknemers aanmoedigen om met succes door veranderingen te navigeren.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe (en waarom) werknemers positief of negatief reageren op monitoringsystemen. Het bevat ook praktische tips voor het verkrijgen van authentieke buy-in, inclusief strategieën die je kunt gebruiken om weerstand tegen verandering te verminderen.

Voordat we ons gaan verdiepen in het waarom achter het wat, kijken we eerst naar de soorten werknemersmonitoringsystemen.

• Digitaal bijhouden van activiteiten: Ontworpen om toetsaanslagen, webgeschiedenis en cursorbewegingen bij te houden om de efficiëntie te bepalen en de veiligheid op de werkplek te bevorderen.

• Videobewaking: Videotechnologieën kunnen werknemers opnemen terwijl ze aan het werk zijn, mogelijk door hun schermen of videobeelden vast te leggen via webcams.

• Communicatiebewaking: Dit programma houdt toezicht op e-mails, sms'jes en andere berichten binnen het bedrijf om spammers, phishers en/of slechte actoren te minimaliseren.

Medewerkersmonitoringsystemen worden steeds gebruikelijker in moderne bedrijven, van startups en scaleups tot grote ondernemingen. Vandaag de dag is maar liefst 96% van de bedrijven die alleen op afstand werken gebruiken monitoringsoftware voor werknemers en nog eens 85% van de werknemers in persoon meldt het gebruik ervan.

Het is niet moeilijk te begrijpen waarom monitoringsystemen steeds populairder worden - ze zijn veilig, voldoen aan de voorschriften en zijn nuttig voor productiviteitsbeoordelingen. Ze kunnen echter ook stress en weerstand oproepen bij teamleden, wat wijst op het belang van de juiste invoering van software.

Er zijn drie belangrijke redenen waarom werknemers negatief kunnen reageren op monitoringsoftware:

• Bezorgdheid over privacy: Sommige werknemers zien monitoringsystemen als een inbreuk op hun persoonlijke ruimte. Ze kunnen gestrest raken van het constante toezicht en zich zorgen maken of ze wel goed worden vertegenwoordigd tijdens functioneringsgesprekken. Onderzoek toont aan dat werknemers die privacyschending op het werk ervaren hogere niveaus van psychologische stress en een lagere werktevredenheid.

• Autonomie en vertrouwenskwesties: Het monitoren van software kan ertoe leiden dat sommige werknemers zich bedreigd voelen door een waargenomen gebrek aan professioneel respect. Ze kunnen zich ook ondermijnd voelen door hun supervisors en managers en zich zorgen maken over het verlies van autonomie op het werk. Een gevoel van verlies van autonomie kan leiden tot burn-out bij werknemers

• Generatie en technologische attitudes: Hoe jonger een werknemer is, hoe waarschijnlijker het is dat hij/zij comfortabel met technologie. Onderzoeken tonen aan dat oudere werknemers stress en angst ervaren als ze gevraagd worden om technologie te gebruiken - en dat de kans veel groter is dat ze dit niet doen. hun baan opzeggen en ander werk zoeken. Terwijl jongere werknemers monitoringsoftware als een standaardpraktijk kunnen beschouwen, zijn oudere werknemers misschien niet zo bekend met het hulpmiddel. Ze kunnen ook het gevoel hebben dat ze oneerlijk gestraft worden in vergelijking met hun jongere collega's.

Het is duidelijk dat mensen een diepgewortelde angst voor verandering hebben, vooral als het gaat om controlesystemen op de werkplek. Dat betekent echter niet dat het niet in de kiem gesmoord kan worden.

Hier zijn enkele manieren om werknemers te helpen de kloof te overbruggen:

Studies tonen aan dat een verwijt-vrij cultuur kan angst en vrees onder het personeel drastisch verminderen. Duidelijke uitleg, demonstraties en trainingsseminars kunnen veel bijdragen aan het verminderen van angst.

Vertrouwen verdient vertrouwen,' zoals het gezegde luidt - en nergens is dit zo duidelijk als bij de introductie van nieuwe software. Huidige benchmarks laten zien dat 75% van de werknemers wantrouwt zijn CEO en nog eens 57% zijn directe managers. Het herstellen van het vertrouwen in werknemers zou echter kunnen leiden tot meer buy-in en vertrouwen.

Een hoger niveau van vertrouwen wordt direct geassocieerd met het uitproberen van nieuwe dingen (het nemen van risico's) en boven alles gaan. Het kan ook contraproductief gedrag zoals opgeven, valsspelen of sabotage verminderen.

Neurowetenschappen wijzen op drie 'C's' die bij verandering komen kijken: competentie, case en comfort. Ten eerste moeten mensen geloven dat ze de competentie hebben om succesvol te kunnen veranderen. Ze moeten ook een duidelijke reden hebben voor deze verandering en geloven dat zijzelf en anderen er baat bij hebben. Ten slotte moeten ze de 'comfort'-factor omarmen - die begint nadat ze iets nieuws hebben getest (en dus met succes hebben geaccepteerd).

Laten we, met deze factoren in gedachten, eens kijken hoe we acceptatie kunnen bevorderen bij de introductie van nieuwe monitoringsoftware.

De introductie van een nieuw monitoringsysteem voor werknemers vereist planning, finesse en een groot inlevingsvermogen. Het is echter veel beter mogelijk om nieuwe programma's te introduceren naast bijgewerkte verwachtingen, documentatie en communicatiebeleid.

Hier volgen enkele tips van experts uit de sector:

1. Ontwikkel een uitgebreid controlebeleid. Dit moet duidelijke grenzen voor werknemers bevatten, evenals ethische richtlijnen voor beide partijen. Het kan ook nuttig zijn om toestemmings- en opt-outmechanismen op te schrijven (als dit iets is waar uw bedrijf achter staat).

2. Bouw vertrouwen op door transparantie. Je wilt je werknemers goed op de hoogte houden, hopelijk al enkele maanden voor de implementatie. Regelmatige communicatie over de volgende stappen is belangrijk, zodat werknemers zich niet verloren voelen in de rook. Je kunt ook overwegen om wekelijkse nieuwsbrieven met updates uit te brengen of een video op te nemen waarin je exacte beleid en procedures worden uitgelegd. Op die manier hoeven werknemers minder te stressen over aankomende veranderingen en voelen ze zich gewaardeerde leden van je team.

3. Breng controle in balans met het welzijn van werknemers. Iedereen zou bang zijn voor veranderingen in hun workflow, en de eerste fases van de implementatie van nieuwe software kan een uitdaging zijn voor minder technisch onderlegde werknemers. Daarom kan het verstandig zijn om bij het gebruik van software voor werknemersmonitoring te focussen op collectieve verbetering in plaats van op bestraffende maatregelen.

4. Train managers in ethical monitoring practices. Considering believe showing empathy improves employee retention, you should prioritize training for supervisory crew. You can do this by presenting internal resources or partnering with a third-party provider for support. Of course, it may be easier to do this with a professional onboarding session (depending on the employee monitoring system you choose). 96% van de werknemers Omdat empathie het behoud van werknemers verbetert, moet je prioriteit geven aan training voor het toezichthoudend personeel. Je kunt dit doen door interne bronnen te presenteren of samen te werken met een externe leverancier voor ondersteuning. Natuurlijk kan het makkelijker zijn om dit te doen met een professionele inwerksessie (afhankelijk van het personeelsvolgsysteem dat je kiest).

5. Focus op de voordelen, niet op de nadelen. De buy-in van werknemers begint bij hun behoeften, niet bij die van het bedrijf. Een betere beveiliging van de organisatie kan zeker een voordeel zijn van software voor het monitoren van werknemers, maar het zal waarschijnlijk niet overkomen bij de dagelijkse werknemers. Om deze reden kan het verstandig zijn om te focussen op werknemersgerichte voordelen en uw team eraan te herinneren hoe het hun workflow zal verbeteren. Dit kan een focus zijn op eerlijke prestatiebeoordelingen, persoonlijke productiviteitsinzichten en zelfs geldelijke beloningen.