Alles is onder controle: Hoe een monitoringprogramma implementeren en geen team verliezen
In 2021 voerde ExpressVPN een studie om de gevolgen van toezicht op de werknemers op afstand te begrijpen.
About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.
56% van de werknemers gaf aan stress en angst te hebben gevoeld als gevolg van het werkgeverstoezicht
48% van de werknemers ging zelfs akkoord met een loonsverlaging als dat betekende dat ze niet gecontroleerd zouden worden.
Maar waarom zo'n gevoel van onbehagen? Wel, sommige werknemers zijn bang voor het gebrek aan privacy in hun werkomgeving, en dat komt vooral door het opdringerige controlebeleid van sommige werkgevers.
In wezen is het monitoren van werknemers enorm nuttig - vooral als het gaat om het identificeren van knelpunten in de productiviteit, het waarborgen van de naleving van beveiligingsprotocollen en het verbeteren van de algemene prestaties. Het ontbreken van een uniform, robuust monitoringprogramma kan echter vaak ernstige gevolgen hebben, zoals een daling van het moreel van de werknemers.
De argumenten voor opdringerige bewaking - hoe het uw team beïnvloedt
Een tijdje geleden moest een Duits detailhandelsbedrijf een boete van 12,6 miljoen dollar als reactie op het gebruik van videobewakingscamera's om de activiteiten op de werkplek te controleren - iets wat in strijd was met de privacyregels van het land en de Europese Unie. Ook een computerhardwarebedrijf in Noorwegen kreeg van de autoriteiten een boete van 24.000 dollar omdat het persoonlijke e-mailadressen naar zijn servers overbracht.
Geen wonder dat werknemers aarzelen om gecontroleerd te worden. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."
Nu, dat zegt veel over hoe moeilijk het kan zijn om controle op de werkplek te verzoenen met privacyproblemen wanneer opdringerige en opdringerige controlepraktijken schering en inslag zijn.
Het laatste wat u wilt, is het vertrouwen dat werknemers in uw bedrijf hebben, aantasten. Het vreet aan de productiviteit en kan zeker zelfs een negatief effect hebben op het behoud van werknemers, om nog maar te zwijgen van de zorgen over de regelgeving. In 2021 heeft de Italiaanse SA aan een gemeente (controleur) een boete opgelegd van 80.000 euro wegens schending van de wetgeving inzake gegevensbescherming tegen de klacht van een werknemer over de verzameling van zijn gevoelige informatie.
Om de terugslag van de regelgeving te voorkomen die vaak gepaard gaat met de inzet van een opdringerig bewakingsprogramma, is het van het grootste belang vertrouwen op te bouwen binnen uw team. Om u te helpen de basis te leggen voor een effectief bewakingsprogramma voor werknemers, hebben we enkele essentiële tips opgesteld die u kunt volgen.
Hoe een controleprogramma implementeren en geen team verliezen
In een van onze recente onderzoeken bleek dat een extra vrije dag de productiviteit van werknemers met meer dan 5% verhoogd. In een ander onderzoek konden wij aangeven hoe de actieve en inactieve tijden toegenomen/afgenomen voor en na de kerstvakantie. Hoe hebben we dat gedaan? Door de online monitoringgegevens te analyseren die onze klanten in die periode verzamelden. En hoe heeft dat geholpen? We konden de proactieve maatregelen schetsen die onze klanten zouden moeten nemen om hun werknemers te helpen zich beter te voelen en beter te werken.
The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.
Dit is hoe je zo'n controleprogramma implementeert en het team niet verliest:
Begin met het definiëren van de controledoelstellingen
Voor de uitvoering van uw controleprogramma is het absoluut noodzakelijk eerst de controledoelstellingen vast te stellen. Dit betekent:
Het identificeren van de doelstellingen die u met uw monitoringprogramma wilt bereiken
Verantwoordelijkheden voor elk lid van het team vaststellen
Richtsnoeren opstellen over wat aanvaardbaar is en wat niet
Een stappenplan opstellen voor hoe u het monitoringprogramma wilt laten werken
By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.
Evaluatie van de criteria voor toezicht
Vervolgens moet u ervoor zorgen dat u de criteria voor het toezicht evalueert. Dit kan zoiets inhouden als:
Bepaling van het type kanaal dat zal worden gecontroleerd (bv. e-mail, internet, telefoongesprekken)
Bepalen van de tijden waarop de bewakingsfunctie actief is
Evaluatie van het niveau van toezicht dat u nodig hebt
Beoordelen of dat niveau onder de wetten valt (waarover later meer)
Laat het personeel weten over de mogelijke bewakingsfunctie
Het is van cruciaal belang dat het personeel toestemming krijgt en op de hoogte blijft van de monitoringfuncties. Geïnformeerde toestemming is noodzakelijk voor een effectief monitoringprogramma, omdat het garandeert dat u verantwoordelijk bent voor het programma en dat u geen grenzen overschrijdt. Daartoe zou dit effectief inhouden:
Het personeel vertellen waarom en hoe zij zullen worden gecontroleerd
Uitleg over de doelstellingen van de controle (een opsomming van de doelstellingen die u wilt bereiken)
De voordelen/gevolgen vertellen van het al dan niet naleven van de richtsnoeren (bijvoorbeeld disciplinaire maatregelen of boetes).
De vragen en zorgen van uw personeel beantwoorden
Hier is iets opmerkelijks: GDPR legt weliswaar de nadruk op het verkrijgen van vrijelijk gegeven toestemming van de werknemers, maar dat betekent niet dat op basis van die toestemming toezicht kan worden gehouden of persoonsgegevens kunnen worden verzameld. Als een werknemer bijvoorbeeld toestemming geeft voor de installatie van een CCTV-camera voor toezicht, betekent dat niet dat de werkgever dat mag doen. Wat als videobewaking wettelijk niet is toegestaan of niet onder de bevoegdheid van de lokale jurisdictie valt? Dit kan een lastig scenario zijn - het is het beste om het te vermijden.
Bestudeer de relevante regiospecifieke wetten
Inmiddels hebben we vastgesteld dat het absoluut noodzakelijk is dat u goed op de hoogte bent van de wetten in uw regio die bepalen welke controleactiviteiten u kunt uitvoeren.
Hoe kunnen deze wetten aanwijzingen geven voor de controlefunctie? Laten we enkele voorbeelden bekijken:
In de Europese Unie (EU) is de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) zorgt ervoor dat werkgevers toestemming vragen voor het verzamelen van persoonsgegevens. Het monitoren van werknemers is toegestaan, maar het monitoringprogramma mag geen inbreuk maken op de persoonlijke, gevoelige informatie van de werknemers.
In de VS is de Electronic Communications Privacy Act van 1986 zorgt ervoor dat werkgevers een duidelijke, gerechtvaardigde reden hebben voor toezicht op elektronische en mondelinge communicatie op de werkplek.
Kies een bewakingssysteem voor werknemers
Nu u een goed idee hebt van de verplichtingen waaraan u moet voldoen, is het tijd om het juiste platform voor werknemersbewaking te kiezen. Maar hoe doet u dat, vooral wanneer de markt verzadigd lijkt door een zee van verschillende oplossingen? Om u daarbij te helpen, zijn hier enkele vragen om te beantwoorden:
Kan de software voor werknemerscontrole onopvallend functioneren? Is het zo ontworpen dat het geen inbreuk maakt op de privacy van de werknemer?
Is het gemakkelijk te implementeren? Kun je direct na inschrijving voor het programma aan de slag?
Hoe werken de rapportagemodules? Kunt u gemakkelijk rapporten genereren over productiviteit, aanwezigheid, communicatie en opdrachten?
Valt het onder de relevante wetgeving? Voldoet het aan de normen van uw lokale jurisdictie?
Vermindert het handmatig werk voor werknemers zodat zij zich op creatievere taken kunnen concentreren? Vermindert het controlesysteem bijvoorbeeld het handmatige papierwerk met betrekking tot het opstellen van timesheets en rapporten?
Uiteindelijk zal een ideale oplossing zijn:
Onopvallend: Totale zichtbaarheid van de werkplek zonder de werknemers te storen
Intuïtief: Gemakkelijk te gebruiken en in te spannen
Flexibel: Uitbreidbaar en schaalbaar als het bedrijf groeit
Aanpasbaar: Hiermee kunt u een specifiek beleid instellen
Conform: Steun uw lokale wetgeving en wetten
Schaalbaar: Kan een reeks workflows en processen ondersteunen
Kostenefficiënt: Hiermee kunt u de operationele efficiëntie verbeteren en knelpunten elimineren
Raadpleeg een plaatselijke advocaat
Hoewel de algemene regels in de verordeningen in grote lijnen zijn uiteengezet, zijn er nog steeds nuances die moeten worden onderzocht. Stel bijvoorbeeld dat de werknemers in de EU zijn gevestigd, terwijl het bedrijf in Singapore is gevestigd. Welke beginselen zijn dan op beide landen van toepassing? Om deze nuances vast te leggen, moet u een juridisch deskundige inschakelen. Deze zou u ook met succes kunnen begeleiden bij de levensvatbaarheid van de specifieke bewakingssoftware die u hebt gekozen.
Evalueer niet voor de eerste paar weken of maanden.
Net als elk ander nieuw project, moet u dit de tijd geven om zich in te werken. U krijgt niet onmiddellijk een momentopname van de doeltreffendheid. Laat de werknemers zoveel mogelijk wennen aan het controlesysteem gedurende enkele weken of maanden. Begin niet meteen met evaluaties, anders loopt u het risico te hard te zijn.
Blijf ondertussen de gegevens verzamelen. Tegen de tijd dat u een evaluatie doet, zult u diepgaande inzichten hebben in verband met:
Arbeidsproductiviteit met betrekking tot actieve en inactieve tijd
of er problemen zijn die dagelijks opduiken
Projectprestaties met betrekking tot tijd en budgettaire beperkingen
Als er te vaak beveiligingsproblemen opduiken
of er sprake is van wijdverbreid misbruik van bedrijfsmiddelen
Of de onopvallendheid van het bewakingssysteem werkt volgens uw verwachtingen
Of het bewakingssysteem zelf de verwachte resultaten oplevert
Dergelijke inzichten leiden tot patronen waarmee u kunt vaststellen hoe u de workflows kunt verbeteren. Het zou u ook helpen de uitvoering te correleren met variabelen zoals totale productiviteit, stilstand en andere factoren.
Herdefinieer het beleid en de beloningen
Nu is het tijd om de werknemers opnieuw te betrekken bij het idee dat ze gecontroleerd worden. Hier moet u het beleid opnieuw definiëren en mensen aanmoedigen om na te denken over
De potentiële voordelen van het bestaande controlesysteem (ten minste als motiveringsinstrument)
De beloningen in verband met het presteren volgens een bepaalde norm
De gevolgen van het zakken onder een bepaalde norm
De stimulansen op basis van de prestatieniveaus
Door deze stappen te zetten, moedigt u werknemers aan om hun prestaties in eigen hand te nemen. Ze zouden meer openstaan om bij te dragen aan het succes van het bedrijf. Vanuit het perspectief van de werkgever is dit enorm nuttig om concrete werkstromen te smeden.
Als u bijvoorbeeld personeel op afstand hebt en u moet nauwlettend in de gaten houden of zij zich aan hun thuiswerkverplichtingen houden, kunt u online een agenda delen en hen aanmoedigen om met de juiste frequentie in te checken. U kunt hen prestatiedoelen laten stellen en regelmatig updates geven. Ook kunt u voortgangsrapporten verstrekken, zodat u wellicht kunt zien of er sprake is van ongebreideld misbruik.
Verfijnen en verbeteren
Als u in uw bedrijf een bewakingsprogramma opzet, is er altijd ruimte voor verbetering. U moet het systeem voortdurend herzien om vooruitgang te blijven boeken. Misschien merkt u dat de werknemers niet genoeg werk verzetten. Of een paar van hen verslappen. Misschien ontvangt u geen tijdige voortgangsrapporten. Misschien nemen de medewerkers geen verantwoordelijkheid voor de feedback. Misschien mist de software een functie die essentieel is voor uw behoeften.
Al deze opmerkingen wijzen op één ding: u moet de aanpak verfijnen. Blijf in gesprek met de werknemers om hun verwachtingen te managen. Maak er een punt van om controlepunten in te stellen en de vooruitgang te evalueren. Herzie het beleid en zorg ervoor dat het nog steeds relevant is.
De kern van de zaak
Een bewakingsprogramma wordt als een succes beschouwd als het u helpt de werkcultuur en workflow te verbeteren. Daarvoor is het essentieel dat u een robuust, uitgebreid en software voor onopvallend toezicht op werknemers verfijn de operationele processen nadat u de knelpunten en inefficiënties hebt opgespoord, en stel samen met uw team een duidelijke visie vast.