Toezicht op werknemers of bewaking?

Tijdsbeheer is een zeer belangrijk onderdeel van de organisatie van het werkproces in elk bedrijf. Maar als sommige managers de neiging hebben om de vrijheden van sommige werknemers door de vingers te zien, gebruiken anderen de methode van totale controle. Maar welke aanpak productiever is en niet te ver gaat, kunt u te weten komen in dit artikel.

Volgens deskundigen zijn er in elk bedrijf drie soorten werknemers. Het zijn goed presterende specialisten, gemiddelde werknemers die hun taken "OK" uitvoeren, en zij die plannen niet kunnen uitvoeren en regelmatig de discipline overtreden. En voor elk van deze werknemers moeten de leidinggevenden een andere aanpak hebben. "Het is duidelijk dat je een oogje dicht kunt knijpen voor zeldzame gevallen waarin waardevolle professionele werknemers te laat komen," zegt hoogleraar bedrijfsvoering Sara Ramos, "wat de tweede categorie betreft moet je elke laattijdigheid bijhouden, de reden achterhalen en, afhankelijk van hoe relevant de reden is, een passende beslissing nemen. Een berisping is in deze gevallen mogelijk.

Als de werknemer herhaaldelijk te laat komt en de reden daarvoor onbeduidend is, kan een berisping de werknemer stimuleren zijn gedrag te corrigeren en de kwaliteit van het werk te verbeteren. Het negeren van deze feiten zal daarentegen aanzetten tot verdere nalatigheid en het daaropvolgende te laat komen. Als de reden voor te laat komen geldig is, kan de werknemer vergeven worden." Bij consequente overtreders van de discipline moet u een andere tactiek toepassen. In dit geval is een berisping vereist, maar met feedback. "Toegestaan aantal disciplinaire schendingen is in elk bedrijf anders, ze moeten worden beheerst door de Zakelijke gedragscode en bedrijfsnormen," zegt Sara Ramos, "Hoe meer er individuele interpretaties zijn met betrekking tot deze kwestie, hoe meer het nalatige werknemers uitlokt."

Deskundigen merken op dat het niet gaat om de hoeveelheid tijd die de werknemer te laat komt, maar om de regelmaat van het te laat komen. Dat is wat uiteindelijk leidt tot een daling van de productiviteit. "Het te laat komen kan zowel systematisch zijn als een zeldzame uitzondering in het gedrag van de werknemer," zegt blogger Jesse Allen, "Bestraffing ervan is op zijn plaats als de werknemer het herhaaldelijk doet en geen maatregelen heeft genomen om de redenen voor het te laat komen weg te nemen. Het verdient echter aanbeveling om de werknemer soms te helpen de redenen te achterhalen en hem of haar te helpen de stiptheid te verbeteren."

Naast te laat komen kan de productiviteit aanzienlijk dalen doordat werknemers onder werktijd persoonlijke zaken ter sprake brengen. Zoals leidinggevenden aangeven, kunnen de meest "vindingrijke" werknemers zelfs hun eigen bedrijf beginnen en middelen aan het bedrijf onttrekken, zoals het stelen van klanten. "De activiteit van elke werknemer kan zowel productief als onproductief zijn," zegt CleverControl Projectleider Christopher Hughes, "Als SMM-marketing manager tijd doorbrengt in Facebook, werkt hij of zij aan de ontwikkeling van het bedrijf. En als hetzelfde wordt gedaan door een programmeur, is het een persoonlijke zaak. Op dezelfde manier worden vacaturesites, wanneer ze door een HR-manager worden bezocht, een instrument voor het oplossen van bedrijfsproblemen, maar wanneer ze door een verkoper worden bezocht, worden ze een teken dat de werknemer van plan is te vertrekken." Voor elk beroep is er dus een eigen lijst van productieve en onproductieve programma's en websites.

Voor het monitoren van werknemers kunnen leidinggevenden speciale systemen gebruiken om informatie over hun ondergeschikten te verzamelen. Deze methode is vooral relevant voor IT- en SMM-medewerkers. "Het specifieke van de SMM-manager is dat het resultaat van elke stap ruim van tevoren kan worden gevolgd," zegt Jesse Allen, "je hoeft de medewerker niet eens af te leiden, want de statistieken staan open en worden voortdurend bijgewerkt. Het is duidelijk wanneer hij of zij het meest actief is en wanneer niet. Bovendien is het resultaat duidelijk zichtbaar waardoor bijsturing mogelijk is." De controle zelf is onzichtbaar voor de werknemer, zodat hij of zij niet kan zeggen op welke momenten de controle precies is uitgevoerd, en veronderstelt dat deze constant is. Dit motiveert om altijd efficiënt te werken.

"In gesprekken met onze klanten hebben we een soort drempel vastgesteld - 80% van de werktijd moet worden besteed aan werktaken," zegt Christopher Hughes, "de rest van de tijd kan worden besteed aan pauzes, persoonlijke zaken en vrije tijd. Het is overigens noodzakelijk om werknemers aan te moedigen niet voor hun computer te gaan zitten. Het is het beste om naar buiten te gaan en wat frisse lucht te halen."

Om niet te ver te gaan in het monitoren van werknemers en niet te worden beschouwd als de uitvoerende tiran, raden deskundigen aan volgsystemen alleen te gebruiken voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen, maar niet om werknemers te straffen of te beschuldigen. "Als een werknemer te veel tijd doorbrengt op entertainmentwebsites, moet u hem of haar meer werktaken geven, - zegt de oprichter van StarrCounter Jacob Rogers. - Als een werknemer altijd te laat op het werk is, nooit laat op kantoor blijft en de toegewezen taken niet op tijd uitvoert, dan loopt hij of zij ver achter op de collega's en verdient hij of zij geen bonussen. En als hij of zij daar in het begin van de maand op wordt gewezen, dan zal deze werknemer waarschijnlijk proberen geen fouten te maken. Om niet te ver te gaan met het toezicht, is het dus noodzakelijk om de werknemers in het stadium van de invoering van het systeem te bevrijden van alle angsten en misverstanden, om duidelijke regels en het doel van het gebruik van dit toezicht vast te stellen.". In ieder geval mogen de door het bedrijf vastgestelde normen voor het toezicht op de werknemers geen protesten in het team veroorzaken.

"Een werknemer moet er tijdens zijn aanstelling kennis van nemen en dus de regels aanvaarden. Er is geen productiviteit zonder controle, en deze moet in detail worden ingesteld om tijd te besparen. De straf voor een overtreding moet onvermijdelijk zijn, evenals een beloning voor goede prestaties," zegt Jesse Allen.